Mir hunn e puer Mol geschriwwen iwwer wéi eis Technologien hëllefen an esouguer veraarbecht Informatioun aus all Typ vun Dokumenter a gitt Daten an Comptabilitéitssystemer. Haut wäerte mir Iech soen wéi mir ëmgesat hunn в - de gréisste Fournisseur vun Hëtzt a waarmt Waasser zu Moskau.
Stellt Iech vir an der Plaz vun engem gewéinleche Comptabel. Mir wëssen datt et net einfach ass, awer probéiert et trotzdem. All Dag kritt Dir eng grouss Zuel vu Pabeier Rechnungen, Rechnungen, Certificaten an sou op. A besonnesch vill - an den Deeg virun der Soumissioun vun Rapporten. All Detailer a Betrag musse séier a suergfälteg iwwerpréift ginn, nei tippen an an de Comptabilitéitssystem agefouert ginn, manuell Transaktiounen duerchgefouert ginn an an d'Archiv geschéckt ginn, sou datt se spéider fir d'Verifizéierung vun den internen Auditeuren, de Steierservice, den Tarifreguléierungsautoritéiten a anerer. Schwéier? Awer dëst ass eng laangjäreg Geschäftspraxis déi a ville Firmen existéiert. Zesumme mam MIPC hu mir dës ustrengend Aarbecht vereinfacht a méi bequem gemaach. Wann Dir interesséiert sidd wéi et war, wëllkomm ënner Kaz.
Op der Foto ass Moskau CHPP-21, de gréisste Produzent vun thermesch Energie an Europa. D'Hëtzt op dëser Gare generéiert gëtt vum MIPC un 3 Milliounen Awunner vum Norde vu Moskau geliwwert. .
MIPC huet eng Dosen an eng hallef Filialen zu Moskau. Si servéieren 15 km Heiznetzwierker, 811 Thermalstatiounen a Kesselhaiser, 94 Heizpunkten a 10 Pompelstatiounen, a bauen och nei Wärmeversuergungssystemer. D'Firma kaaft eng Vielfalt vun Ausrüstung a Servicer fir Geschäftsaktivitéiten: . Dokumenter an all Ënnerdeelung-Initiator vum Kaf gi vu spezielle Mataarbechter gehandhabt - Kuratore vu Kontrakter.
Wéi ass d'Ausféierung vu Kontrakter an enger grousser Firma organiséiert? Wann Curatoren an engem Accord kommen, kréien se vill wichteg Pabeier Dokumenter aus Géigespiller: waybills, Akten vum Service, Rechnungen, Certificaten, etc.. Normalerweis, scannt de Curator Affär Pabeieren an dann befestegt d'Scannen op d'Uerdnung am Betrib Ressource Gestioun System. De Finanzkontroller kontrolléiert all d'Donnéeë manuell. Duerno hëlt de Curator d'Originaldokumenter an d'Comptabilitéitsdepartement. Oder de Courrier mécht dat, an dann kann den Transfert vun Dokumenter méi laang daueren - vun e puer Stonnen bis e puer Deeg.
An alles wier gutt, awer, wéi a villen anere Firmen:
- Pabeiere kënnen e puer Deeg virum Bericht an d'Comptabilitéitsdepartement kommen. Da musse Comptabelen Dag an Nuecht op der Aarbechtsplaz. Dir musst manuell kontrolléieren ob all Rechnungen, Rechnungen, asw. Zur selwechter Zäit gëtt 90% vun der Zäit vum Comptabel fir d'Wiederdréckung vun Daten verbruecht - Detailer, Zommen, Datumen, Artikelnummeren, asw. Dofir besteet e Risiko fir Feeler ze maachen.
- Dokumenter kënne scho mat Feeler kommen. An heiansdo feelen e puer Rechnungen oder Certificaten. Heiansdo stellt sech an de leschten Deeg virum Bericht eraus. Wéinst dësem kënnen d'Konditioune vun der Genehmegung vun den Dokumenter verspéit ginn.
- No der Verëffentlechung späichere Comptabelen Rechnungen, Rechnungen an handelen an ënnerschiddleche Pabeier an elektroneschen Archiven. Firwat ass et schwéier? Zum Beispill schafft MIPC un Tariffer, also ass et verpflicht, regelméisseg iwwer seng Käschten un d'Exekutivautoritéiten ze berichten. A wann de nächste Staat oder Steier Audit an d'Comptabilitéit Departement kënnt, Mataarbechter mussen fir eng laang Zäit fir Dokumenter sichen.
Wéi de Schema vun der Aarbecht vun der Comptablesmethod Departement vun MIPC ausgesinn virun:
MIPC war deen éischten an der Energieindustrie fir dëse Schema nei ze designen an ze vereinfachen fir Dealer zouzemaachen a Berichter méi séier ofzeginn, Maartännerungen an der Beschaffung besser ze bewäerten a seng finanziell Strategie ze plangen. Onofhängeg, eleng, war et net einfach de laangfristeg etabléiert Schema vun Aarbecht vun Comptablesmethod ze änneren, sou d'Firma decidéiert et zesumme mat engem Partner ze transforméieren - ABBYY.
Net méi séier gesot wéi gemaach
Eng Equipe vun ABBYY Spezialisten implementéiert eng universell Plattform fir intelligent Informatiounsveraarbechtung am MIPC an konfiguréiert:
- flexibel Beschreiwunge (Datenextraktioun Templates) fir Dokument Veraarbechtung. Iwwer wat et ass a fir wat et ass, hu mir am Detail op Habré geschwat и . MIPC veraarbecht méi wéi 30 Aarte vun Dokumenter mat der Léisung (zum Beispill en Akt vun installéierter Ausrüstung oder en Akt fir eng Agencegebühr) an extrahéiert méi wéi 50 Attributer aus hinnen (Dokumentnummer, Gesamtbetrag mat TVA, Numm vum Keefer, Verkeefer, Optraghueler, Quantitéit vu Wueren, asw.);
- Connector fir Kontrollen auszeféieren an Daten eropzelueden, déi ABBYY FlexiCapture, SAP an OpenText verbonnen hunn. Dank dem Connector gouf et méiglech automatesch d'Donnéeën aus der Bestellung an dem Kontrakt géint verschidde Verzeichnisser ze kontrolléieren. Mir schwätzen iwwer dëst ënnert;
- Export vun Dokumenter an en elektroneschen Archiv baséiert op OpenText. Elo sinn all Dokumentscanner op enger Plaz gespäichert;
- Entworf Comptablesmethod Entréen an SAP ERP mat Linken op gescannt Dokumenter.
Dunn hunn ABBYY a MIPC Mataarbechter e Sichform entwéckelt fir datt de Comptabel wichteg Rechnungen duerch all Attribut am elektroneschen Archiv a Sekonnen fanne konnt an se fir Steierkontrolle ofginn.
D'Sich ass méiglech duerch 26 verschidde Critèren (d'Bild ass klickbar):
Nodeems MIPC de ganze System erfollegräich getest huet, gouf et a Betrib geholl. De ganze Projet, dorënner Genehmegungen, Erklärungen a Verbesserungen, gouf an 10 Méint ëmgesat.
Schema vun der Aarbecht no der Ëmsetzung vun ABBYY FlexiCapture:
Fillt Dir wéi wann näischt geännert huet? Jo, de Geschäftsprozess ass d'selwecht bliwwen, et ass just datt déi meescht vun de Funktiounen elo vun der Maschinn ausgefouert ginn.
Wiring, komm!
Wéi geet et elo? Ugeholl, de Kurator vum Kontrakt krut eng Rei vu primäre Dokumenter fir en Deal fir d'Versuergung vu Pompelen fir thermesch Kraaftwierker, oder zum Beispill de Bau vun Heiznetzwierker. De Spezialist brauch net méi d'Vollständegkeet an den Inhalt vun den Dokumenter selwer ze kontrolléieren, e Courrier ze ruffen an d'Originaldokumenter un d'Comptabilitéitsdepartement schécken. De Curator scannt einfach den ënnerschriwwene Set vu primären Dokumenter, an dann iwwerhuelen Technologien.
Mat dem Netzscannensystem schéckt den Employé Scans am TIFF- oder PDF-Format u sech selwer an engem waarmen Dossier oder per Mail. Hien mécht dann d'ABBYY FlexiCapture Capture Web Station op a wielt d'Zort vum Dokument, dee fir ze veraarbecht ginn. Zum Beispill, "Akaaf vu Wierker / Servicer mat enger Agence Tax", "Empfang vun Material an technesch Ressourcen (MTR)", oder "Comptabilitéit fir Immobilien".
D'Zort vum Set bestëmmt d'Zuel an d'Typen vun erfuerderlechen Dokumenter an Daten, déi de System muss klassifizéieren, unerkennen a verifizéieren.
De Curator lued Scans fir d'Unerkennung erop. De System kontrolléiert automatesch d'Disponibilitéit vun all Dokumenter, den Inhalt vun all Pabeier, an d'Detailer ginn um Server unerkannt - den Datum vum Kontrakt, Betrag, Adress, TIN, KPP an aner Donnéeën. Iwwregens, MIPC ass déi éischt Energiefirma a Russland fir dës Approche ze benotzen.
Wann de Curator net all d'Dokumenter eropgelueden huet oder eng Rechnung net all d'Donnéeën enthält, bemierkt de System dat a freet direkt den Employé de Feeler ze korrigéieren:
De System geschwuer a freet fehlend Dokumenter derbäi ze ginn (nodréiglech Screenshots si klicktbar):
De System huet gemierkt datt d'Dokument ofgelaf ass:
Sou muss den Employé net méi bestëmmen ob d'Dokument richteg ausgefouert gëtt. Wann alles richteg ass, da ginn déi meescht Datenkontrollen automatesch direkt op der Webinputstatioun statt. Et ass genuch fir d'Bestellungsnummer an der SAP ERP uginn. Duerno ginn déi unerkannt Donnéeën mat der am SAP veraarbecht Informatioun verglach: TIN a KPP vum Géigepartei, Kontraktnummeren a Betrag, TVA, Nomenklatur vu Wueren oder Servicer. D'Veraarbechtung an d'Kontroll vun engem Dokument dauert nëmmen e puer Minutten.
Geméiss den Detailer - TIN a KPP - kënnt Dir déi gewënscht Firma aus dem Verzeechnes wielen:
Wann et e Feeler an der Rechnung oder der Fragment ass, erlaabt et net datt d'Dokument an d'Archiv exportéiert gëtt. Zum Beispill, wann en Dokument falsch opgestallt ass oder ee vun de Charaktere falsch unerkannt ass, wäert de System dat uginn an den Employé froen all Ongenauegkeeten ze korrigéieren. Hei ass e Beispill:
De System huet festgestallt datt CJSC Vasilek net an der Lëscht vun MIPC Fournisseuren abegraff ass.
Dëst erlaabt d'Mataarbechter Feeler ze verfollegen och ier d'Dokument an d'Comptabilitéitsdepartement erakomm ass.
Wann all d'Kontrollen erfollegräich passéiert sinn, da gëtt an engem Klick eng gescannt Kopie vum Dokument an den OpenText elektroneschen Archiv geschéckt, an e Link an eng Kaart mat sengen Metadaten erschéngen am SAP. E Comptabel oder e Curator kann ëmmer am elektroneschen Archiv kucken fir eng Lëscht vun Dokumenter fir déi erfuerderlech Uerdnung an Informatioun iwwer wien, a wéi enger Zäitframe, a mat wéi engem Resultat d'Dokumenter veraarbecht hunn.
De Pyotr Petrovich huet an den elektroneschen Archiv gekuckt, ...
...fir ze kucken wien d'Dokumenter fir d'Bestellung #1111 eropgelueden huet.
Nom Eroplueden vun Daten a Scans vun ABBYY FlexiCapture op SAP, erschéngt e Projet Transaktioun mat virausgefëllten Donnéeën a Linken op gescannte Biller vun Dokumenter.
Drot Entworf:
Da kritt de Comptabel eng E-Mail Notifikatioun mat engem Link op de fäerdegen Entworf a scannt. De Spezialist brauch net méi mat Pabeier ze leiden. Alles wat hien muss maachen ass de finalen Betrag vun der Transaktioun an de Scans ze kontrolléieren, d'Präsenz vun engem Sigel, d'Ënnerschrëft an d'Transaktioun ze maachen. De Comptabel verbréngt elo manner wéi eng Minutt drop.
Projet Resultater
- Mat der Hëllef vun ABBYY Technologien huet MIPC vereinfacht a beschleunegt net nëmme Comptabilitéit, awer och finanziell Kontroll. Fir d'Verdrahtung ze maachen, mussen d'Mataarbechter net méi op de Courrier mat den originalen Dokumenter waarden - et ass genuch fir e Scan mat scho verifizéierten Daten aus dem elektroneschen Archiv an engem Klick ze kréien. Richteg, e Pabeierdokument ass nach ëmmer gebraucht. Awer elo kann et spéider op d'Comptabilitéit geschéckt ginn. Wann hien do ukomm ass, wäert den Employé d'Checkbox "Original krut" am Comptabilitéitssystem markéieren.
- D'Mataarbechter kréien direkt all déi néideg Donnéeën iwwer d'Transaktioun vu Scannen, maachen Transaktiounen op Zäit a preparéieren all Dokumenter fir Berichterstattung am Viraus. Elo fäerten se weder virun internen nach externe Kontrollen.
- Comptabelen maachen finanziell Transaktiounen 3 Mol méi séier, an MIPC mécht d'Berichterstattung 10 Deeg virdrun zou.
- All MIPC Filialen späicheren Comptabilitéitsdokumenter an engem eenzegen elektroneschen Archiv. Dank dëser, kënnt Dir all Rechnung, Kontrakt oder Certificat vun Réalisatioun fannen, wéi och all Attributer vun hinnen (Quantitéiten, TVA, Nomenclature vu Wueren oder Servicer) 4 Mol méi séier wéi virdrun.
- D'Léisung veraarbecht méi wéi 2,6 Millioune Säiten vun Dokumenter pro Joer.
Amplaz vun enger Konklusioun
MIPC benotzt fir 2 Joer a während dëser Zäit hunn ech Statistike gesammelt. Et huet sech erausgestallt datt Comptabelen 95% vun de Poste maachen ouni Ännerunge fir Entworf ze maachen. An dat heescht, datt esou Posten an Zukunft komplett automatesch iwwersprange kënnen. Et ass sou geschitt, datt dëst Produkt tatsächlech den éischte Schrëtt vun der Firma gouf op de Wee fir Elementer vun der "kënschtlecher Intelligenz" an de Geschäftsprozesser vun der Firma anzeféieren: MIPC entwéckelt e passende Programm.
Aner russesch Firmen automatiséieren och d'Aarbecht vun der Comptabilitéit: si maachen et méi einfach a méi praktesch. Zum Beispill, mat der Hëllef vun ABBYY Technologien, de Finanzkontrollservice "» Kritt kritesch Geschäftsinformatioun bis zu 2x méi séier a verbréngt 20% manner Zäit fir no de richtege Rechnungen a Liwwernotizen ze sichen. Intelligent Informatiounsveraarbechtungstechnologien hëllefen Mataarbechter vun der Comptabilitéitsdepartement vun der Holding "» direkt déi néideg finanziell Dokumenter während Mass Steier Audits fannen. Am Joer 2019 plangen d'Spezialisten vun der Firma ongeféier 10 Millioune Säiten vun Dokumenter ze veraarbecht.
Wëllt Dir méi iwwer de MIPC an ABBYY Projet gewuer ginn? Den 3. Abrëll um 11:00 wäert Vladimir Feoktistov, Adjoint Chef vum MIPC Informatiounstechnologie Center, iwwer d'Detailer vum Fall schwätzen op engem gratis . Maacht mat wann Dir Froen wëllt stellen.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY Corporate Blog Editor
Source: will.com