E gemeinsame Feeler vun Ufänger Geschäftsleit ass datt se net genuch Opmierksamkeet bezuelen fir Daten ze sammelen an ze analyséieren, d'Aarbechtsprozesser ze optimiséieren an d'Schlësselindikatoren ze iwwerwaachen. Dëst féiert zu enger reduzéierter Produktivitéit an enger suboptimaler Verschwendung vun Zäit a Ressourcen. Wann d'Prozesser schlecht sinn, musst Dir déiselwecht Feeler e puer Mol korrigéieren. Wéi d'Zuel vun de Clienten eropgeet, verschlechtert de Service, an ouni Datenanalyse gëtt et kee kloert Verständnis vu wat muss verbessert ginn. Als Resultat ginn Entscheedungen op engem Schlag gemaach.
Fir kompetitiv ze sinn, muss modern Geschäft, nieft Qualitéitsprodukter a Servicer, transparent Prozesser hunn an analytesch Daten sammelen. Ouni dëst ass et schwéier de richtege Stand vun Affären am Geschäft ze verstoen an déi richteg Entscheedungen ze treffen. Dofir ass et wichteg an Ärem Arsenal déi néideg Tools ze hunn, déi net nëmme praktesch sinn ze benotzen, awer och Iech erlaben Är Aarbecht ze vereinfachen an déi transparentst Prozesser méiglech ze kreéieren.
Haut ginn et eng grouss Zuel vun Tools a Léisungen. Awer déi meescht Entrepreneuren benotzen se net well se entweder net de Wäert an hinnen gesinn, oder verstinn net wéi se se benotzen, oder si sinn deier oder komplizéiert oder 100500 méi. Awer déi, déi et erausfonnt hunn, fonnt oder selwer esou Tools erstallt hunn, hunn mëttelfristeg schonn e Virdeel.
Fir méi wéi 10 Joer hunn ech IT-Produkter a Léisungen erstallt, déi Entreprisen hëllefen, Gewënn duerch Automatisatioun an digital Transformatioun vu Prozesser ze erhéijen. Ech hunn gehollef Dosende vu Startups ze fannen an Dosende vun Online Tools erstallt ze ginn, déi vun Honnerte vun Dausende vu Leit ronderëm d'Welt benotzt ginn.
Hei ass ee vun de gudde Beispiller a menger Praxis déi d'Virdeeler vun der digitaler Transformatioun weist. Fir eng kleng amerikanesch Affekotefirma, mäi Team an ech hunn en Tool erstallt fir legal Dokumenter ze generéieren, et huet Affekoten erlaabt Dokumenter méi séier ze generéieren. A spéider, nodeems d'Funktionalitéit vun dësem Tool erweidert ass, hu mir en Online Service erstallt an d'Firma komplett transforméiert. Elo servéiere se Clienten net nëmmen an hirer Stad, mee am ganze Land. Iwwer dräi Joer ass d'Kapitaliséierung vun der Firma e puer Mol gewuess.
An dësem Artikel wäert ech mat Iech real Erfahrung deelen vun engem transparent System schafen fir Schlëssel Affär Indicateuren Iwwerwachung. Ech probéieren de Wäert vun der Benotzung vun digitale Léisungen ze instilléieren, ech wäert weisen datt et net schwéier ass an net ëmmer deier ass. Also, loosst eis goen!
Wéi et alles begéint
Wann Dir eppes wëllt hunn wat Dir ni gehat hutt, musst Dir eppes maachen wat Dir ni gemaach hutt.
Coco Chanel
Meng Fra war midd am Congé de maternité ze sinn, a mir hu beschloss e klengt Geschäft opzemaachen - e Spillraum fir Kanner. Well ech mäin eegent Geschäft hunn, këmmert meng Fra ganz de Spillraum, an ech hëllefen mat strategesche Froen an Entwécklung.
D'Detailer vun der Ouverture vun engem Geschäft sinn eng ganz aner Geschicht, awer an der Bühn vun der Sammelen vun Daten an Analyse vun Konkurrenten, zousätzlech fir d'spezifesch Probleemer vun dësem Geschäft z'erhéijen, hu mir op d'Problemer vun internen Prozesser opgepasst, mat deenen déi meescht Konkurrenten net kämpfen. .
Zu menger Iwwerraschung huet am XNUMX. Joerhonnert bal keen CRM an iergendenger Form gehal; vill hunn records schrëftlech, an Notizbicher gehal. Zur selwechter Zäit hunn d'Propriétairen selwer beschwéiert datt d'Mataarbechter klauen, Feeler beim Berechnung maachen a si musse vill Zäit verbréngen fir nei ze berechnen an ze iwwerpréiwen mat Entréen am Comptabilitéitsbuch, Daten iwwer Reservatiounen an Depositioune ginn verluer, Cliente verloossen aus onbekannte Grënn hinnen.
D'Analyse vun den gesammelten Donnéeën hu mir gemierkt datt mir hir Feeler net widderhuelen wëllen a mir brauchen en transparenten System deen dës Risiken op e Minimum reduzéiert. Als éischt hu mir ugefaang no fäerdege Léisungen ze sichen, awer mir konnten déi net fannen, déi eis Ufuerderungen voll erfëllen. An dunn hunn ech decidéiert mäin eegene System ze maachen, obwuel net ideal, awer funktionnéiert a preiswert (bal gratis).
Wann Dir e Tool auswielt, hunn ech déi folgend Critèren berücksichtegt: et sollt preiswert sinn, et soll flexibel an zougänglech sinn, an et sollt einfach ze benotzen. Ech konnt e vollwäertege, mächtegen an deiere System fir dëst Geschäft schreiwen, awer mir haten wéineg Zäit an e klenge Budget, plus hu mir net ganz verstanen ob eise Projet funktionnéiert, an et wier onraisonnabel fir vill Ressourcen ze verbréngen dësem System. Dofir, an der Zäit vum Test vun der Hypothese, hunn ech beschloss mat MVP (Minimum Viable Product - Minimum Viable Product) unzefänken an eng funktionéierend Versioun an der kuerst méiglecher Zäit mat minimaler Investitioun ze maachen, a mat der Zäit fäerdeg ze maachen oder nei ze schaffen.
Als Resultat ass mäi Choix op Google Servicer gefall (Drive, Sheets, Calendar). D'Haaptquell vun Input / Output Informatioun ass Google Sheets, well meng Fra Erfahrung huet mat Spreadsheets ze schaffen, si kann eleng Ännerungen maachen wann néideg. Ech hunn och d'Tatsaach berücksichtegt datt d'Tool och vu Mataarbechter benotzt gëtt, déi vläicht net ganz gutt sinn am Computer ze benotzen, an hinnen ze léieren wéi een Daten an en Dësch gitt wäert vill méi einfach sinn wéi se ze léieren wéi se mat e puer spezialiséiert schaffen Programm wéi 1C.
D'Donnéeën, déi an d'Tabellen agefouert goufen, ännert sech an Echtzäit, dat ass, zu all Moment kënnt Dir d'Situatioun vun der Gesellschaft gesinn, Sécherheet ass agebaut, Dir kënnt Zougang zu bestëmmte Persounen beschränken.
Entwécklung vun Architektur an Daten Struktur
D'Kannerspillzëmmer bitt verschidde Basisservicer.
- Standard Visite - wann e Client Zäit a senge Kanner Spillraum kaaft.
- Iwwerwaacht Besuch - wann e Client Zäit a senge Kanner Spillraum kaaft an extra fir d'Iwwerwaachung bezilt. Dat ass, de Client kann d'Kand verloossen an iwwer säi Geschäft goen, an de Raumaarbechter kuckt a spillt mam Kand während der Absence vum Elterendeel.
- Open Gebuertsdag - de Client lount en getrennten Dësch fir Iessen a Sëtzgäscht a bezilt fir e Standardbesuch am Spillraum, während de Raum wéi gewinnt funktionnéiert.
- Gebuertsdag zougemaach - de Client lount de ganze Raimlechkeeten; während der Locatiounszäit akzeptéiert de Raum keng aner Clienten.
Et ass wichteg fir de Besëtzer ze wëssen wéivill Leit de Raum besicht hunn, wéi en Alter si waren, wéi vill Zäit se verbruecht hunn, wéi vill Sue si verdéngt hunn, wéi vill Ausgaben et waren (et geschitt dacks datt den Administrateur eppes kaafen oder bezuelen fir eppes, zum Beispill, Liwwerung oder Waasser), Wéivill Gebuertsdeeg goufen et?
Wéi all IT-Projet, hunn ech ugefaang duerch d'Architektur vum zukünftege System ze denken an d'Datestruktur auszeschaffen. Well d'Fra fir d'Geschäft verantwortlech ass, weess si alles wat se brauch fir ze gesinn, ze kontrolléieren an ze regéieren, sou datt si als Client gehandelt huet. Zesummen hu mir e Brainstorm gemaach an Ufuerderunge fir de System opgestallt, op Basis vun deenen ech d'Funktionalitéit vum System geduecht hunn an déi folgend Struktur vun Dateien an Ordner am Google Drive erstallt hunn:
D'Dokument "Zesummefaassung" enthält allgemeng Informatiounen iwwert d'Firma: Akommes, Käschten, Analyse
D'Ausgabendokument enthält Informatioun iwwer d'Monatlech Ausgaben vun der Firma. Fir méi Transparenz, a Kategorien opgedeelt: Büroskäschten, Steieren, Personalkäschten, Reklammkäschten, aner Ausgaben.
Monatlecht Ausgaben
Resumé Dësch vun Ausgaben fir d'Joer
Den Akommes Dossier enthält 12 Google Sheets Dateien, ee fir all Mount. Dëst sinn d'Haaptaarbechtsdokumenter déi d'Mataarbechter all Dag ausfëllen. Si enthalen eng obligatoresch Dashboard Tab an Tabs fir all Aarbechtsdag. D'Dashboard Tab weist all déi néideg Informatioun fir den aktuelle Mount fir e schnelle Verständnis vun Affären, an erlaabt Iech och Präisser ze setzen an Servicer ze addéieren.
Dashboard Tab
Deeglech Tab
Am Prozess vun der Geschäftsentwécklung hunn zousätzlech Bedierfnesser ugefaang a Form vu Rabatter, Abonnementer, zousätzlech Servicer an Eventer ze erschéngen. Mir hunn dat och mat der Zäit ëmgesat, awer dëst Beispill weist d'Basisversioun vum System.
Schafung vun Funktionalitéit
Nodeems ech d'Haaptindikatoren erausfonnt hunn, d'Architektur an d'Datenaustausch tëscht Entitéiten ausgeschafft hunn, hunn ech ugefaang mat der Implementatioun. Dat éischt wat ech gemaach hunn war e Google Sheet Dokument a mengem Akommes Dossier erstellen. Ech hunn zwee Tabs dran erstallt: Dashboard an den éischten Dag vum Mount, an deem ech déi folgend Tabell bäigefüügt hunn.
Main Aarbechtsblat
Dëst ass den Haaptaarbechtsblat mat deem den Administrator schafft. Hien muss just déi néideg Felder ausfëllen (rout markéiert), an de System wäert automatesch all déi néideg Indicateuren Berechent.
Fir d'Inputfehler an d'Bequemlechkeet ze reduzéieren, gouf de Feld "Visit Type" als Dropdown-Lëscht vun de geliwwerte Servicer ëmgesat, déi mir op der Dashboard Säit änneren. Fir dëst ze maachen, addéiere mir Datenverifizéierung fir dës Zellen a weisen d'Band un, aus deem d'Daten huelen.
Fir de mënschleche Feeler an de Berechnungen ze reduzéieren, hunn ech eng automatesch Berechnung vun de Stonnen bäigefüügt, deen de Client am Raum verbruecht huet an d'Quantitéit u Sue, déi ze bezuelen.
Fir dëst ze maachen, muss den Administrator einfach d'Ankunftszäit vum Client (Kolonn E) an d'Departzäit (Kolonn F) am Format HH: MM markéieren. Fir d'Gesamtzäit ze berechnen, déi e Client am Spillraum verbréngt, benotzen ech dës Formel:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Fir automatesch d'Quantitéit u Sue fir d'Servicer ze berechnen, hu mir eng méi komplex Formel missen benotzen, well de Präis vun enger Stonn ka variéieren jee no der Aart vum Service. Dofir hunn ech d'Donnéeën un d'Servicertabel op der Dashboard Säit ze binden mat der QUERY Funktioun:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Zousätzlech zu den Haaptaktiounen hunn ech zousätzlech Funktiounen bäigefüügt fir onerwënscht IFERROR oder ISBLANK Feeler ze eliminéieren, souwéi d'ROUNDDOWN Funktioun - fir net mat de klenge Saachen ze stéieren, hunn ech de finalen Betrag no ënnen ofgerënnt, Richtung Client.
Nieft dem Haaptakommes (Locatiounszäit) gëtt et an engem Spillraum fir Kanner zousätzlech Akommes a Form vu Servicer oder de Verkaf vu Spillsaachen, an d'Mataarbechter maachen e puer kleng Ausgaben, zum Beispill d'Bezuelung fir Drénkwaasser oder d'Kaf vu Séissegkeeten fir Komplimenter, dat alles muss och berücksichtegt ginn.
Dofir hunn ech zwee méi Dëscher bäigefüügt, an deenen mir dës Donnéeën ophuelen:
Fir et méi einfach ze maachen mat de Schëlder ze schaffen, hunn ech se faarweg an d'Zellen bedingt Formatéierung bäigefüügt.
D'Haapttabelle si prett, elo musst Dir d'Haaptindikatoren an eng separat Tabelle setzen, fir datt Dir kloer gesitt wéi vill Dir an engem Dag verdéngt hutt a wéi vill vun dëse Suen an der Keesseberäich ass a wéi vill op der Kaart ass.
Fir d'Suen no Bezuelungsart ze totalen, hunn ech nach eng Kéier d'QUERY Funktioun benotzt:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Um Enn vum Aarbechtsdag muss den Administrateur nëmmen d'Recetten duebel iwwerpréiwen an net manuell nei Berechnung maachen. Mir zwéngen keng Persoun zousätzlech Aarbecht ze maachen, an de Besëtzer kann d'Situatioun zu all Moment kucken a kontrolléieren.
All déi néideg Dëscher si prett, elo duplizéieren mir just den Tab fir all Dag, nummeréieren et a kréien déi folgend.
Super! Bal alles ass prett, alles wat bleift ass all d'Haaptindikatoren fir de Mount op der Dashboard Tab ze weisen.
Fir de Gesamtakommes fir de Mount ze kréien, kënnt Dir déi folgend Formel schreiwen
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1wou D1 d'Zelle mat deegleche Recetten ass, an '1', '2' a sou weider sinn den Numm vun der Tab. Genau déiselwecht Manéier kréien ech Daten iwwer zousätzlech Akommes an Ausgaben.
Fir Kloerheet hunn ech beschloss, d'total Rentabilitéit per Kategorie ze weisen. Fir dëst ze maachen, muss ech eng komplex Auswiel a Gruppéierung vun all de Tabs maachen, a filteren dann eidel an onnéideg Linnen.
Rentabilitéit vunn der Kategorie
D'Haaptakommes Comptablesmethod Outil ass prett, elo wäerte mir just d'Datei fir all Mount vum Joer duplizéieren.
Nodeems ech en Outil erstallt hunn fir d'Rechnung an d'Iwwerwaachung vun Akommes ze kreéieren, hunn ech ugefaang eng Ausgabentabell ze kreéieren, an där mir all monatlecht Ausgaben berücksichtegen: Loyer, Pai, Steieren, Kaf vu Wueren an aner Ausgaben.
Am aktuelle Joer Dossier hunn ech e Google Sheet Dokument erstallt an hunn 13 Tabs, en Dashboard an zwielef Méint derbäi gesat.
Dashboard Tab
Fir Kloerheet, am Dashboard Tab hunn ech all déi néideg Informatioun iwwer finanziell Ausgaben fir d'Joer zesummegefaasst.
An an all monatlecht Tab hunn ech en Dësch erstallt, an deem mir all d'Bourskäschte vun der Firma no Kategorie verfollegen.
Mount Tab
Et huet sech als ganz praktesch erausgestallt, elo kënnt Dir all d'Käschte vun der Firma gesinn a kontrolléieren, a wann néideg, d'Geschicht kucken a souguer Analyse maachen.
Zënter Informatioun iwwer Akommes an Ausgaben ass a verschiddene Fichieren lokaliséiert an ass net ganz bequem ze iwwerwaachen, hunn ech beschloss eng Datei ze kreéieren an där ech all relevant Informatioun erstallt hunn fir de Besëtzer ze kontrolléieren an d'Firma ze managen. Ech hunn dëse Fichier "Resumé" genannt.
pivot Dësch
An dësem Fichier hunn ech en Dësch erstallt deen all Mount Daten aus Dëscher kritt, dofir hunn ech d'Standardfunktioun benotzt:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")wou ech d'Dokument ID als éischt Argument passéieren, an d'importéiert Gamme als zweet Parameter.
Dunn hunn ech den jäerlechen Gläichgewiicht zesummegestallt: wéi vill gouf verdéngt, wéi vill gouf ausginn, wat war de Gewënn, Rentabilitéit. Visualiséiert déi néideg Donnéeën.
A fir d'Bequemlechkeet, sou datt de Geschäftsbesëtzer all d'Donnéeën op enger Plaz gesinn an net duerch Dateien lafen, hunn ech d'Fäegkeet integréiert fir all Mount vum Joer ze wielen an d'Schlësselindikatoren an Echtzäit ze weisen.
Fir dëst ze maachen, hunn ech e Link tëscht Mount an Dokument ID erstallt
Duerno hunn ech eng Dropdown-Lëscht erstallt mat "Daten -> Data Validation", spezifizéiert d'Gamme vum Link an konfiguréiert Import mat engem dynamesche Link zum Dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Konklusioun
Wéi Dir kënnt gesinn, d'Verbesserung vun de Prozesser an Ärem Geschäft ass net sou schwéier wéi et schéngt, an Dir musst keng super Fäegkeeten hunn fir et ze maachen. Natierlech huet dëse System vill Defiziter, a wéi d'Geschäft wiisst wäert et onméiglech sinn et ze benotzen, awer fir e klengt Geschäft oder am Ufank beim Testen vun enger Hypothese ass dëst eng exzellent Léisung.
Dëse Spillraum huet fir d'drëtt Joer un dëser Léisung geschafft, an nëmmen dëst Joer, wa mir all d'Prozesser scho kloer verstinn, kennen mir eise Client an de Maart. Mir hu beschloss e vollwäertegt Online Business Management Tool ze kreéieren.
PS
Google Sheets benotze fir Äert Geschäft ze iwwerwaachen ass net ganz bequem, besonnesch vun Ärem Telefon. Also hunn ech gemaach , déi all Schlësselgeschäft Indikatoren an Echtzäit an engem praktesche Format weist
Source: will.com