Hallo jiddereen, mäin Numm ass Konstantin Kuznetsov, ech sinn de CEO a Grënner vu RocketSales. Am IT Beräich ass eng Geschicht zimlech heefeg wann d'Entwécklungsdepartement an hirem eegenen Universum lieft. Dësen Universum huet Befeuchter op all Desktop, eng Rëtsch Gadgeten a Botzmëttelen fir Monitore a Keyboards, an, héchstwahrscheinlech, säin eegene Aufgab- a Projektmanagementsystem.
Wat ass dran?
Vläicht ass et fir e puer näischt. Mee mir sinn an e Problem gerannt. Mir bauen an automatiséieren Verkafssystemer, implementéieren CRM, kreéieren eng Cloudinfrastruktur fir d'Geschäft. Zousätzlech zu Entwécklungs- a Produktiounsdepartementer enthalen Clientprojeten dacks Bemarker, Verkeefer, Comptabelen an aner Mataarbechter. A mir hunn ugefaang iwwer ze denken wéi een effektiven Projektmanagementprozess organiséiert.
Wann den Entwécklungs- a Produktiounsprozess an enger Plattform wéi Jira oder GitLab organiséiert ass, dann keen, ausser Entwécklung, versteet wat wat ass. Fir en Drëtt-Partei Employé un de Projet ze verbannen, musst Dir mat him treffen, de Kontext erklären, d'Aufgab iergendwou fixéieren, kontrolléiert dann de Grad vun der Bereetschaft bei Aarbechtschatzen, kritt d'Resultat duerch den Chat, a füügt et op Jira. An esou all Kéier.
D'Entwécklung ass vun aneren Deeler vun der Firma ofgeschnidden, si wësse net wéi se eis kënnen involvéieren, a mir wëssen net ob se eisen Input brauchen.
Virun e puer Joer hu mir d'Asana Plattform entdeckt. An dësem Artikel wëll ech Iech soen wéi mir den Entwécklungs- a Produktiounsmanagementprozess organiséiert hunn fir:
- déi ganz Firma huet an engem eenzegen Ökosystem geschafft,
- jidderee hat genuch Funktionalitéit,
- et war méiglech d'Käschte vun all Projet a Stonnen a Suen ze schätzen,
- mat Clientë schaffen war laangfristeg: net am Kader vun enger Aufgab, mä am Kader vun engem ganze Projet mat engem konstante Réckstand vun Iddien.
E bëssen iwwer d'Asana kennen ze léieren
Ech hunn 10 Joer no praktesch Software fir Projektmanagement gesicht. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 an Dosende vun aneren Task Tracker hunn de Stäerkttest net gepackt. Dunn hunn ech Asana fonnt. An alles huet geklappt.
An eiser Meenung no ass et déi bescht a séierst wuessend Aufgab a Projektmanagement Plattform. Haut ass Asana de weltwäite Leader a Popularitéit a Benotzer Zefriddenheet. Dëst gëtt bewisen duerch d'Grafik vun der Bewäertung g2.
Mir sinn Asana Fans, mir hu souguer zertifizéiert fir et bei eise Clienten ëmzesetzen.
Ech wäert kuerz de Prozess vum Verkaf bis Projet Ëmsetzung beschreiwen
Well mir IT Servicer verkafen, ass eisen Trichter zimlech laang a bis zum Schluss geet et un d'Produktiounsdepartement an heiansdo d'Entwécklung.
De Verkafsdepartement mécht Standardmanipulatiounen: Audit, Genehmegung vun der kommerziell Propositioun, Ënnerschrëft vum Kontrakt, Transfert vun der Transaktioun op d'Produktioun. D'Produktioun kann de Kontrakt net akzeptéieren: et muss de Budget enthalen, den Datum vum Transfert op d'Produktioun, de geschätzte Zäitfong fir d'Ëmsetzung vum Projet.
Dank dem amoCRM + Asana Bündel, wann Dir en Deal vum Verkafsdepartement op d'Produktioun an zréck transferéiert, gëtt d'Aarbecht néierens ënnerbrach. D'Verantwortungsberäich vum Verkafsdepartement gëtt a blo ugewisen, d'Produktiounsdepartement an orange, an d'Entwécklungsdepartement a rosa.
Et ass wichteg datt d'Entwécklungsdepartement, am Géigesaz zum Designdepartement, net an all Projet involvéiert ass. Heiansdo System Setup erfuerdert keng personaliséiert Léisungen.
Also, wann de Manager de Projet fir d'Produktioun akzeptéiert huet, geet de Verkeefer Manager an 1 Klick op Asana (Screenshot). E Projet gëtt automatesch aus amoCRM an Asana erstallt.
Eng Aufgab (Aufgab) mat enger Projetskaart a kommerziellen Offeren gëtt automatesch op engem gemeinsame Clientprojet erstallt. All Clienten déi am Moment an der Produktioun sinn, ginn hei ugewisen. Hei gëtt e verantwortleche Manager ernannt, Terminë festgeluecht, d'Aart vun der Aarbecht ausgewielt an d'Taskstatus geännert.
De Manager kann ee vun de proposéierte automatesche Geschäftsprozesser an enger Aufgab starten:
- Fannt / erstellt e Clientprojet + Befestegt eng Aufgab do
- Fëllt d'Aufgab mat Informatioun iwwer den Deal aus
- Erstellt en Deal vun der aktueller Aufgab
De Projet ass mat all den Donnéeën, déi am amoCRM spezifizéiert sinn, gefëllt. Ofhängeg vun der Aart vu Servicer, gëtt eng Rei vun Ënneraufgaben direkt erstallt fir d'Ëmsetzung vun aktuellen Aarbechtsblocken. Et bleift fir de Projektmanager fir detailléiert Aufgaben ze zerstéieren, verantwortlech Persounen an Termin ze ginn.
Dëse Board hëlleft nei Projeten op d'Aarbecht ze huelen. Awer et ass onbequem fir déi aktuell Statusen an d'Präsenz vu Projeten a Gefor ze kontrolléieren.
Wéi mir Client Aufgaben a Projeten gruppéiere
Vum gemeinsame Verwaltungsrot vun alle Projete füügt de Manager de Projet op 3 weider Brieder derbäi:
- perséinleche Verwaltungsrot vum Client;
- Portfolio vun aktive Clienten;
- Manager Portfolio.
Loosst eis erausfannen firwat mir jiddereng vun den Entitéite brauchen.
Um Screenshot gesitt Dir perséinleche Verwaltungsrot vum Client.
Firwat dëse Bord?
Mir hu fréier un Aufgaben geduecht. D'Aufgab fäerdeg, ass gaang fir eng aner ze maachen. Et huet sech erausgestallt datt mir fir de Client genau d'Quantitéit un Aarbecht maachen, déi hie gefrot huet. Awer mir wollten laangfristeg Bezéiungen opbauen, also hu mir vun der Aarbecht mat Aufgaben op d'Clientë geschafft.
Mir suergen fir all Iddie fir Verbesserunge fir de Client opzeschreiwen. Och wann dëst e Gedanke ass, deen de Client zoufälleg an d'Loft gehäit huet, flécke mir et a maachen et of. Dëst ass wéi de Réckstand vun Aufgaben geformt gëtt, d'Aarbecht mam Client endet net.
Wat ass op dësem Bord?
Eis Asana ass mat verschiddene Servicer verbonnen:
- CRM-System (fir Interaktioun mam Verkafsdepartement),
- TimeDoctor (fir d'Zäit ze verfollegen),
- ERP-System (fir d'Aggregatioun vun all Daten an engem eenzegen Interface).
Mir hunn eng séier Ressource Kontrollpanel zu Asana bäigefüügt. Dir hover iwwer d'Aufgab a kuckt wien a wéi vill un der Aufgab geschafft huet, wéi en Bonus si verdéngt hunn.
D'Aarbecht vum Produktiounsdepartement gëtt vun der Stonn geschat, also war et wichteg fir eis strikt ze verfolgen wéi vill Zäit all Employé fir d'Léisung vum Client seng Aufgaben verbruecht huet.
Wat gëtt d'Benotzung vum Board?
Als Resultat, am ERP System mir gesinn Projet Rapport. Status vun der Transaktioun, Projet Participanten, Budget fir de Projet, Zuel vun Stonnen geschafft an Termin.
Mir kënnen d'Käschte vun ähnlechen Entwécklungsprojeten viraussoen, d'KPI-Berechnung gëtt absolut transparent an et gëtt kee Raum fir Illusiounen datt d'Entwécklung nëmmen e puer Stonnen ass. Wann néideg, hu mir ëmmer eng Interface, déi mir de Client fir Berichterstattung weisen kënnen.
Asana Koffer
Dës Funktionalitéit ass an Asana fir eng laang Zäit implementéiert. Mä mir hunn et net direkt appréciéiert. Am Ufank hu mir einfach all d'Projete vun eise Manager an Portefeuillen gesammelt. Et huet sech erausgestallt datt während senger Zäit an der Firma Denis Kiselev mat 61 Clienten geschafft huet.
Dëst ze wëssen ass cool, awer net genuch fir d'Zäit ze sammelen. A mir hunn op Portefeuillen geschoss. Alles huet geännert wéi mir e Projet zu Asana zu engem Deal an engem CRM System gläichgestallt hunn.
Virdrun huet de Manager all Projeten abonnéiert an Notifikatioune vun all Ännerungen an der Inbox kritt (Notifikatiounsfeed). All Statusupdate gouf en neie Kommentar am Feed ugewisen, ugefaange mat dem Neisten. E Méindeg huet de Manager sech gesat an Aufgaben aus der Inbox sequenziell gemaach. Vun Prioritéite gouf net geschwat, heiansdo sinn wichteg Aufgaben net erreecht.
Elo gëtt et en Employé Portfolio an e Projet Departement Portfolio. An der éischter geréiert de Manager seng Projeten, déi zweet gëtt dem Manager Kontroll iwwer déi aktuell Aarbechtsbelaaschtung vun alle Mataarbechter.
Design Portfolio
Um Screenshot kënnt Dir d'Projete gesinn no Mataarbechter zortéiert.
Eemol d'Woch aktualiséiert de Projet Manager de Status vun all Projet. Schreift wat d'lescht Woch gemaach gouf a wat fir déi nächst geplangt ass. Setzt ee vun dräi Tags: ënner Kontroll, Risiko, ginn et Problemer.
De Manager ka séier bewäerten:
- den aktuelle Volume vun de Clienten am Design Departement,
- d'Zuel vun de Projeten an der Aarbecht vun all Manager,
- d'Zuel vun de vergaangene Projetsaufgaben,
- d'Präsenz vu Probleemer an d'Noutwennegkeet u Projeten ze bedeelegen,
- Projet Termin, Zäit verbraucht, Trichter Etapp a Projet Prioritéit.
Portfolioen hëllefen eis och ze berichten. Nodeems de Status vum Projet aktualiséiert gouf, gëtt e Bericht iwwer d'Aarbecht gemaach a geplangt automatesch an de Chat mam Client geschéckt.
Mataarbechter Portfolio
Och de Chef vum Projet Departement huet säin eegene Portfolio. Wann, pah-pah-pah, läscht hien sech, déi nei Persoun wäert all Projeten ënner senger Kontroll gesinn, déi hie muss weiderfueren.
Line Mataarbechter hunn och d'Kamoudheet vun der Portfolio Aarbechtsbelaaschtungsplanung geschätzt. An der Tab "Lueden" analyséiert Asana de Volume vun den Aufgaben andeems d'Deadlines berücksichtegt ginn a warnt wann en Employé en onhaltbaren Volume vun Aufgaben geplangt huet. Dir kënnt d'Deadline änneren an d'Detailer upassen ouni dës Tab ze verloossen.
Bug Resolutioun a personaliséiert Entwécklung
Eng separat Equipe ass verantwortlech fir eis Entwécklung. Als Deel vun engem Geschäftsprozess kritt et Aufgaben vun zwou Aarte:
- Käfer,
- nei Entwécklung.
Bugs ginn iwwerpréift, beurteelt fir Kritizitéit an op d'Aarbecht vum technesche Support Service transferéiert.
Entwécklungsaufgaben kommen entweder aus dem Réckstand vun den internen Produkter vun der Firma, oder vum Projektmanager wann et eng entspriechend Demande vum Client gëtt.
Den Entwécklungsprozess, am Allgemengen, gesäit esou aus.
Aufgaben falen op der Entwécklung Verwaltungsrot zu Asana. Hei ass si.
Den Task Setter wielt den Typ vu "Bug" oder "Feature", setzt de Grad vun der Kritik un, weist de Client un, intern Departementer vun der Firma, déi vun der Aufgab betraff sinn. Wann d'Aufgab all Ufuerderunge vun den internen Reglementer entsprécht, klickt den Direkter op d'Blëtz Ikon an der ieweschter Bar iwwer d'Aufgab a lancéiert den automateschen Geschäftsprozess "Bewäerten an der Entwécklung".
De Chef vun der Entwécklung Departement kritt eng Notifikatioun iwwer eng nei Aufgab fir Evaluatioun, d'Aufgab selwer gëtt op eng separat Verwaltungsrot mam selwechten Numm während der Evaluatioun geplënnert.
No der Evaluatioun réckelt de Manager d'Aufgab op de Sprint entsprécht dem Mount vun der geplangter Ofschloss. Aufgaben sinn ëmmer op verschidde Brieder zur selwechter Zäit:
- am perséinleche Verwaltungsrot vum Projet Manager,
- op der Ënnerstëtzung Verwaltungsrot
- op der Entwécklung Verwaltungsrot.
All Participanten a Mataarbechter, déi d'Aufgab kontrolléieren, gesinn de Fortschrëtt, kréien Notifikatiounen an diskutéieren direkt an de Kommentaren op d'Aufgab. Wann d'Aufgab fäerdeg ass, "hëlt" de Projet Manager oder verantwortlech technesch Support Spezialist et op hir Säit fir weider um Projet ze schaffen.
Wat ass geschitt wa mir d'Entwécklungs- a Produktiounsdepartementer an en eenzegt Ëmfeld mam Team zréckginn?
Éischtens, Client Projete si méi laangfristeg ginn. Wéinst dem stänneg erfëllte Réckstand ass den Duerchschnëttscheck eropgaang.
Zweetens, d'Qualitéit vun de Projeten ass staark verbessert, well d'Entwécklungsdepartement zu all Moment eng Fro un Marketing, Verkaf, Comptabilitéit etc. Mir hunn d'Méiglechkeet déi néideg Kompetenzen vun der Équipe an Zäit ze verbannen a Léisunge vun engem ganz aneren Niveau ze bidden.
Drëttens a Mataarbechter, a Manager, a Clienten krut voll Transparenz an de geplangten a fäerdeg Aufgaben. Mir hunn geléiert Projeten ze MANAGE, realiséiert datt dëst en absolut technesche Prozess ass, aus deem de mënschleche Faktor bal komplett ausgeschloss ka ginn.
Véier, D'Equipe ass méi zesummegefaasst ginn. Virdru haten d'Mataarbechter wéineg Ahnung vu wat déi mythesch Entwécklungs- a Produktiounsdepartementer maachen.
Elo, de Prozess vun der Entwécklung an der technescher Konfiguratioun vu Systemer ze gesinn:
- de Verkafsdepartement fënnt doranner Iddien an Inspiratioun fir ze verkafen,
- Markéierer huelen regelméisseg nëtzlech Inhalter fir Posts, Artikelen, Positionéierungs- a Werbetexter,
- Manager analyséieren d'Bedierfnesser an d'Verhalen vun de Clienten, d'Strategie upassen.
Et huet sech als win-win-win-Transformatioun erausgestallt, an där mir, eise Clienten an eise Partner gewonnen hunn. Ech wier frou wann Dir Är Meenung an de Kommentaren deelt: war do eppes nëtzlech a mengem Artikel a wéi eng Projektmanagementmethoden benotzt Dir an der Entwécklung!
Source: will.com