Tikiu, kad visi einame į restoraną su draugais ar kolegomis. O smagiai praleidęs padavėjas atneša čekį. Tada problemą galima išspręsti keliais būdais:
- Pirmasis metodas, „džentelmeniškas“. Prie čekio sumos pridedamas 10–15% „arbatpinigių“ padavėjui, o gauta suma paskirstoma po lygiai visiems vyrams.
- Antrasis metodas yra „socialistinis“. Čekis visiems dalijamas po lygiai, nepaisant to, kiek jie suvalgė ir išgėrė.
- Trečiasis metodas yra „sąžiningas“. Kiekvienas telefone įsijungia skaičiuotuvą ir pradeda skaičiuoti patiekalų kainą ir tam tikrą „arbatpinigių“ sumą, taip pat individualiai.
Restorano situacija labai panaši į situaciją su IT kaštais įmonėse. Šiame įraše kalbėsime apie išlaidų paskirstymą tarp padalinių.
Tačiau prieš pasinerdami į IT bedugnę, grįžkime prie restorano pavyzdžio. Kiekvienas iš minėtų „išlaidų paskirstymo“ metodų turi privalumų ir trūkumų. Akivaizdus antrojo būdo trūkumas: vienas galėjo valgyti vegetariškas Cezario salotas be vištienos, o kitas – ribeye kepsnį, tad kiekiai gali labai skirtis. „Sąžiningo“ metodo trūkumas yra tas, kad skaičiavimo procesas yra labai ilgas, o bendra pinigų suma visada yra mažesnė nei nurodyta čeke. Dažna situacija?
Dabar įsivaizduokime, kad pramogavome restorane Kinijoje, o čekis buvo atneštas kinų kalba. Ten aišku tik suma. Nors kai kas gali įtarti, kad tai visai ne suma, o dabartinė data. Arba, tarkime, tai vyksta Izraelyje. Jie skaito iš dešinės į kairę, bet kaip rašyti skaičius? Kas gali atsakyti be Google?
Kodėl IT ir verslui reikalingas paskirstymas?
Taigi IT skyrius teikia paslaugas visiems įmonės padaliniams, o realiai savo paslaugas parduoda verslo padaliniams. Ir nors gali nebūti formalių finansinių santykių tarp padalinių įmonėje, kiekvienas verslo padalinys turėtų bent jau suprasti, kiek jis išleidžia IT, kiek kainuoja naujų produktų pristatymas, naujų iniciatyvų išbandymas ir pan. Akivaizdu, kad už infrastruktūros modernizavimą ir plėtrą moka ne mitinis „modernizatorius, sistemų integratorių ir įrangos gamintojų globėjas“, o verslas, kuris turi suprasti šių kaštų efektyvumą.
Verslo padaliniai skiriasi dydžiu ir IT išteklių naudojimo intensyvumu. Taigi IT infrastruktūros atnaujinimo kaštų padalinimas padaliniams po lygiai yra antras būdas su visais trūkumais. Šiuo atveju labiau tinkamas „sąžiningas“ metodas, tačiau jis yra per daug darbo reikalaujantis. Optimaliausias variantas atrodo „kvazi sąžiningas“, kai išlaidos paskirstomos ne centais, o tam tikru pagrįstu tikslumu, kaip ir mokyklos geometrijoje skaičių π naudojame kaip 3,14, o ne visą skaičių seką. po kablelio.
IT paslaugų kainos įvertinimas labai naudingas holdinguose, turinčiuose vieną IT infrastruktūrą, kai sujungiama arba atskiriama dalis holdingo į atskirą struktūrą. Tai leidžia iš karto apskaičiuoti IT paslaugų kainą, kad planuojant būtų atsižvelgta į šias sumas. Be to, IT paslaugų kainos supratimas padeda palyginti įvairias IT išteklių naudojimo ir nuosavybės galimybes. Kai daugiatūkstantiniais kostiumais vilkintys vyrai kalba apie tai, kaip jų gaminys gali optimizuoti IT sąnaudas, padidinti tai, ką reikia didinti, o sumažinti, ką reikia sumažinti, IT paslaugų nuolatinių sąnaudų įvertinimas leidžia CIO aklai nepasitikėti rinkodaros pažadais. , bet tiksliai įvertinti laukiamą efektą ir kontroliuoti rezultatus.
Verslui paskirstymas – tai galimybė iš anksto suprasti IT paslaugų kainą. Bet koks verslo reikalavimas vertinamas ne kaip bendro IT biudžeto padidėjimas tiek procentų, o nustatomas kaip suma už konkretų reikalavimą ar paslaugą.
Tikras atvejis
Esminis didelės įmonės CIO „skausmas“ buvo tai, kad reikėjo suprasti, kaip paskirstyti išlaidas tarp verslo padalinių ir pasiūlyti dalyvauti IT plėtroje proporcingai vartojimui.
Kaip sprendimą sukūrėme IT paslaugų skaičiuoklę, kuri galėjo paskirstyti visas IT išlaidas pirmiausia IT paslaugoms, o paskui verslo padaliniams.
Iš tikrųjų yra dvi užduotys: apskaičiuoti IT paslaugos kainą ir paskirstyti išlaidas verslo padaliniams, naudojantiems šią paslaugą, pagal tam tikrus veiksnius („kvazi sąžiningas“ metodas).
Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti paprasta, jei nuo pat pradžių IT paslaugos būtų tinkamai aprašytos, informacija įvesta į CMDB konfigūracijos duomenų bazę ir IT turto valdymo sistemą ITAM, sukurti resursų ir paslaugų modeliai bei sudarytas IT paslaugų katalogas. išvystyta. Iš tiesų, šiuo atveju bet kuriai IT paslaugai galima nustatyti, kokius išteklius ji naudoja ir kiek jie kainuoja, atsižvelgiant į nusidėvėjimą. Bet mes susiduriame su įprastu Rusijos verslu, ir tai nustato tam tikrus apribojimus. Taigi nėra CMDB ir ITAM, yra tik IT paslaugų katalogas. Kiekviena IT paslauga paprastai reiškia informacinę sistemą, prieigą prie jos, vartotojų palaikymą ir kt. IT paslauga naudoja infrastruktūros paslaugas, tokias kaip „DB serveris“, „Application Server“, „Data Storage System“, „Data Network“ ir kt. Atitinkamai, norint išspręsti priskirtas užduotis, būtina:
- nustatyti infrastruktūros paslaugų kainą;
- paskirstyti infrastruktūros paslaugų kainą IT paslaugoms ir apskaičiuoti jų savikainą;
- nustato IT paslaugų savikainos paskirstymo verslo padaliniams veiksnius (koeficientus) ir IT paslaugų savikainą paskirsto verslo padaliniams, taip paskirstant IT skyriaus išlaidų sumą tarp kitų įmonės padalinių.
Visos metinės IT išlaidos gali būti pavaizduotos kaip pinigų maišas. Dalis šio maišo buvo išleista įrangai, migracijos darbams, modernizavimui, licencijoms, paramai, darbuotojų atlyginimams ir kt. Tačiau sudėtingumas slypi ilgalaikio ir nematerialiojo turto apskaitos procedūroje IT srityje.
Paimkime SAP infrastruktūros modernizavimo projekto pavyzdį. Įgyvendinant projektą perkama įranga, licencijos, darbai atliekami su sistemos integratoriaus pagalba. Uždarydamas projektą vadovas turi sutvarkyti dokumentus, kad apskaitos įranga būtų įtraukta į ilgalaikį turtą, licencijos – į nematerialųjį turtą, o kiti projektavimo ir paleidimo darbai nurašomi į atidėtas sąnaudas. Problema numeris vienas: registruojantis kaip ilgalaikis turtas, kliento buhalteris nesirūpina, kaip jis bus vadinamas. Todėl ilgalaikiame turte gauname turtą „UpgradeSAPandMigration“. Jei įgyvendinant projektą buvo modernizuotas disko masyvas, kuris neturi nieko bendra su SAP, tai dar labiau apsunkina išlaidų paiešką ir tolesnį paskirstymą. Tiesą sakant, bet kokia įranga gali būti paslėpta už „UpgradeSAPandMigration“ turto, ir kuo daugiau laiko praeina, tuo sunkiau suprasti, kas iš tikrųjų ten buvo įsigyta.
Tas pats pasakytina ir apie nematerialųjį turtą, kurio skaičiavimo formulė yra daug sudėtingesnė. Papildomo sudėtingumo prideda ir tai, kad įrangos paleidimo ir įtraukimo į balansą momentas gali skirtis maždaug metais. Be to, nusidėvėjimas yra 5 metai, bet iš tikrųjų įranga gali dirbti daugiau ar mažiau, priklausomai nuo aplinkybių.
Taigi teoriškai galima apskaičiuoti IT paslaugų kainą 100% tikslumu, tačiau praktiškai tai yra ilgas ir gana beprasmis pratimas. Todėl pasirinkome paprastesnį būdą: kaštai, kuriuos nesunkiai galima priskirti bet kuriai infrastruktūrai ar IT paslaugai, priskiriami tiesiogiai atitinkamai paslaugai. Likusios išlaidos paskirstomos IT paslaugoms pagal tam tikras taisykles. Tai leis jums gauti maždaug 85% tikslumą, o to visiškai pakanka.
Pirmame etape Infrastruktūros paslaugų sąnaudoms paskirstyti naudojamos IT projektų finansinės ir apskaitos ataskaitos bei „patikimas savanoriškumas“ tais atvejais, kai neįmanoma priskirti sąnaudų jokiai infrastruktūros paslaugai. Išlaidos paskirstomos arba tiesiogiai IT paslaugoms, arba infrastruktūros paslaugoms. Paskirstydami metines išlaidas, gauname išlaidų sumą už kiekvieną infrastruktūros paslaugą.
Antrame etape paskirstymo koeficientai tarp IT paslaugų nustatomi tokioms infrastruktūros paslaugoms kaip „Application Server“, „Database Server“, „Data Storage“ ir kt. Kai kurios infrastruktūros paslaugos, pvz., „Darbo vietos“, „Wi-Fi prieiga“, „Vaizdo konferencijos“ nėra paskirstytos IT paslaugoms ir yra tiesiogiai priskiriamos verslo padaliniams.
Šiame etape prasideda linksmybės. Kaip pavyzdį apsvarstykite tokią infrastruktūros paslaugą kaip „Application Servers“. Jis yra beveik visose IT paslaugose, dviejose architektūrose, su virtualizavimu ir be jo, su pertekliumi ir be jo. Paprasčiausias būdas – paskirstyti išlaidas proporcingai panaudotam branduoliui. Siekiant suskaičiuoti „identiškas papūgas“ ir nepainioti fizinių branduolių su virtualiais, atsižvelgiant į perteklinį prenumeratą, darome prielaidą, kad vienas fizinis branduolys yra lygus trims virtualiems. Tada „Application Server“ infrastruktūros paslaugos sąnaudų paskirstymo formulė kiekvienai IT paslaugai atrodys taip:
,
kur Rsp yra bendra „Application Servers“ infrastruktūros paslaugos kaina, o Kx86 ir Kr yra koeficientai, nurodantys x86 ir P serijos serverių dalį.
Koeficientai nustatomi empiriškai, remiantis IT infrastruktūros analize. Klasterio programinės įrangos, virtualizacijos programinės įrangos, operacinių sistemų ir taikomosios programinės įrangos kaina skaičiuojama kaip atskiros infrastruktūros paslaugos.
Paimkime sudėtingesnį pavyzdį. Infrastruktūros paslauga „Duomenų bazių serveriai“. Tai apima techninės įrangos ir duomenų bazių licencijų išlaidas. Taigi įrangos ir licencijų kaina gali būti išreikšta formule:
kur РHW ir РLIC yra atitinkamai bendra įrangos kaina ir bendra duomenų bazių licencijų kaina, o KHW ir KLIC yra empiriniai koeficientai, nustatantys aparatinės įrangos ir licencijų išlaidų dalį.
Be to, naudojant aparatinę įrangą, tai panašu į ankstesnį pavyzdį, tačiau su licencijomis situacija yra šiek tiek sudėtingesnė. Įmonės aplinkoje gali būti naudojamos kelių skirtingų tipų duomenų bazės, tokios kaip Oracle, MSSQL, Postgres ir kt. Taigi, konkrečios duomenų bazės, pavyzdžiui, MSSQL, paskirstymo konkrečiai paslaugai apskaičiavimo formulė atrodo taip:
kur KMSSQL yra koeficientas, lemiantis šios duomenų bazės dalį įmonės IT aplinkoje.
Situacija dar sudėtingesnė apskaičiuojant ir paskirstant duomenų saugojimo sistemą su skirtingais masyvo gamintojais ir skirtingų tipų diskais. Bet šios dalies aprašymas yra atskiro įrašo tema.
Rezultatas?
Šio pratimo rezultatas gali būti Excel skaičiuotuvas arba automatizavimo įrankis. Viskas priklauso nuo įmonės brandos, pradėtų procesų, įgyvendintų sprendimų ir vadovybės noro. Toks skaičiuotuvas ar vizualinis duomenų atvaizdavimas padeda teisingai paskirstyti išlaidas tarp verslo padalinių ir parodyti, kaip ir koks yra paskirstomas IT biudžetas. Ta pati priemonė gali nesunkiai parodyti, kaip paslaugos patikimumo didinimas (atleidimas) padidina jos sąnaudas ne serverio kaina, o atsižvelgiant į visas susijusias išlaidas. Tai leidžia verslui ir CIO „žaisti toje pačioje lentoje“ pagal tas pačias taisykles. Planuojant naujus gaminius galima iš anksto paskaičiuoti sąnaudas ir įvertinti pagrįstumą.
Igoris Tyukačiovas, „Jet Infosystems“ konsultantas
Šaltinis: www.habr.com