Automatizuokite žmogiškųjų išteklių procesus naudodami „Microsoft Teams“, „PowerApps“ ir „Power Automate“. Darbuotojų prašymai išeiti

Laba diena visiems! Šiandien norėčiau pasidalinti nedideliu pavyzdžiu, kaip automatizuoti naujų darbuotojų išėjimo užklausų kūrimo procesą naudojant Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate ir Teams produktus. Įgyvendinant šį procesą nereikės pirkti atskirų PowerApps ir Power Automate vartotojų planų, pakaks Office365 E1/E3/E5 prenumeratos. „SharePoint“ svetainėje kursime sąrašus ir stulpelius, „PowerApps“ padės sukurti formą, o „Power Automate“ suteiks galimybių pritaikyti verslo procesų logiką. Galutinį procesą prijungsime prie MS Teams komandos. Negaiškime laiko ir pažiūrėkime, kas atsitiks.

Pirmajame etape sudarome sąrašus ir detales. Mums reikia sąrašų:

1. Darbuotojų prašymai išeiti
2. Padaliniai
3. HR pagal skyrius
4. Administratoriai

Kiekvienas sąrašas ateityje atliks savo vaidmenį, o kuris iš jų – pamatysime. Sukurkite išsamią informaciją ir sukonfigūruokite naršymo meniu:

„PowerApps“

Dabar sukurkime „Darbuotojų išėjimo užklausų“ sąrašo formą naudodami „PowerApps“. Galutinėje formoje jis atrodys taip:

Lauke „Darbuotojas“ pasirenkate iš „Office 365“ vartotojų sąrašo, iš kalendoriaus nurodoma „Išėjimo data“, departamento kataloge nurodoma „Padalinys“, o iš „HR pagal skyrių“ pasirenkama „HR“. katalogas:

Tačiau būtina užtikrinti, kad HR sąrašas, kurį galima pasirinkti, būtų filtruojamas pagal formoje nurodytą skyrių. Naudokime formulę duomenims „PowerApps“ filtruoti. Lauko „HR“ ypatybei „Prekės“ rašome:

Be to, galite šiek tiek pakoreguoti numatytąją formos lauko Būsenos reikšmę. Lauko „Būsena“ ypatybei „Numatytasis“ rašome:

Jei atidaroma elemento kūrimo forma, lauke „Būsena“ bus įrašyta reikšmė „Naujas“, kitu atveju formos būsenos lauke bus pakeista dabartinio elemento „SharePoint“ stulpelio reikšmė.

Viena iš „PowerApps“ problemų yra nesugebėjimas lengvai nuskaityti duomenų iš „SharePoint“ grupių. Dėl šios priežasties neįmanoma lengvai sukonfigūruoti formoje esančių laukų ar objektų matomumo / pasiekiamumo, jei norite pasikliauti tuo, kad vartotojas yra SharePoint grupės narys. Bet jūs galite išspręsti problemą. Specialiai šiam tikslui iš anksto sukūrėme administratorių sąrašą:

Šiame sąraše yra laukas „Darbuotojas“, kurio tipas „Vartotojas arba grupė“, rodomas tik formoje, ir laukas „Vardas“, kuriame įrašytas pasirinkto darbuotojo vardas, pavardė, rodomas tik sąrašo rodinyje. Dabar pabandykime nedidelę „PowerApps“ gudrybę. Pavyzdžiui, galite konfigūruoti bet kurio lauko pasiekiamumą, jei dabartinis vartotojas yra administratorių sąraše. Lauke „Išleidimo data“ raskite ypatybę „Rodymo režimas“ ir parašykite:

Pagal šią formulę, jei Administratorių sąraše yra bent vienas darbuotojas, kurio prisijungimas sutampa su dabartinio vartotojo prisijungimu, tada lauką bus galima redaguoti, kitu atveju – peržiūrėti. Siekdami didesnio patikimumo, prisijungimą sumažiname mažosiomis raidėmis, kitaip gali nutikti įvairiausių atvejų.

Galbūt pastebėjote, kad formos antraštėje yra mygtukas „Veiksmai su programa“:

Šis mygtukas pateks į kitą ekraną, kuriame patogumo sumetimais surenkami visi galimi programos veiksmai:

Paspaudus kiekvieną mygtuką, atsidaro papildomo veiksmo langas, pavyzdžiui, pasirinkus veiksmą „Atšaukti programą“, atsidaro papildomas langas su galimybe įvesti komentarą:

Paspaudus mygtuką „Patvirtinti“, programos būsena pasikeičia ir tai galima padaryti net nepaleidus „Power Automate“ srauto. Mygtuko ypatybei „OnSelect“ naudokite funkciją „Patch“:

Naudodami Patch funkciją, atnaujiname užsakymų sąrašo prekę, filtruodami ją pagal esamos prekės ID. Pakeičiame lauko „Būsena“ reikšmę ir einame į pagrindinį ekraną. Kitų veiksmų mygtukų logika yra panaši.

Belieka sukonfigūruoti patvirtinimo eigą. Padarykime tai paprasčiausia forma.

Maitinimo automatizavimas

Mūsų patvirtinimo srautas bus paleistas automatiškai, kai bus sukurtas bilietas. Vykdymo metu prašymo būsena pasikeis, ją gaus skyriaus vedėjas, o vedėjui bus išsiųstas pranešimas apie naują prašymą el. Norėdami nustatyti lyderį, turime katalogą „Padaliniai“:

Sukurkite „Power Automate“ srautą:

Vykdydamas šį srautą, skyriaus vedėjas elektroniniu paštu gauna pranešimą apie naujos programos sukūrimą ir gali spustelėti nuorodą, kad priimtų sprendimą:

Spustelėjus mygtuką „Sutinku“ arba „Atmesti“, taip pat paleidžiamas „Power Automate“ srautas, kuris pakeičia programos būseną ir siunčia pranešimą el. paštu personalo specialistui:

Procesas paruoštas.

Komandos

Ir paskutinis prisilietimas yra bendradarbiavimo su šiuo procesu organizavimas. Norėdami tai padaryti, prijunkite procesą prie komandos MS Teams:

Dabar visi MS Teams komandos nariai turi prieigą prie naujo darbuotojo atsijungimo proceso atskirame skirtuke.

Žinoma, savo srauto logikoje galite pateikti kelių etapų patvirtinimus, taip pat galite naudoti patvirtinimų komponentą, kad priskirtumėte Power Automate užduotis. Taip pat galite tinkinti ataskaitas ir generuoti pranešimus, kurie bus siunčiami į „Microsoft Teams“ pokalbių robotą. Bet daugiau apie tai kituose straipsniuose. Ačiū už dėmesį ir geros dienos visiems!

Šaltinis: www.habr.com