Perėjimas iš „IBM Notes“ į „Microsoft Exchange“ ar „Office 365“ suteikia nemažai privalumų organizacijai, tačiau pats perkėlimo projektas atrodo bauginančiai ir nėra iki galo aišku, nuo ko pradėti perkėlimą. Pati „Exchange“ neapima vietinių įrankių, skirtų visiškam „Notes“ ir „Exchange“ perkėlimui arba sambūviui. Tiesą sakant, kai kurios perkėlimo ir sambūvio užduotys neįmanomos be trečiųjų šalių produktų. Šiame straipsnyje apžvelgsime septynis pagrindinius veiksmus, kurių reikia laikytis, remiantis geriausia praktika ir sėkmingo perkėlimo patirtimi.
Sėkmingas perkėlimas apima šiuos veiksmus:
- Preliminarus migracijos vertinimas.
- Užrašų ir mainų sambūvio nustatymas.
- Optimalaus perkėlimo tikslumo planas.
- Maksimalaus migracijos efektyvumo užtikrinimas.
- Vykdykite bandomąjį perkėlimą.
- Perėjimo laiko planavimas, siekiant sumažinti poveikį organizacijai.
- Paleiskite perkėlimą ir stebėkite jo eigą.
Šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip pasiruošti ir užbaigti perkėlimą naudojant du Quest sprendimus - и . Po pjūviu yra keletas detalių.
1 veiksmas: preliminarus migracijos įvertinimas
Dabartinės aplinkos inventorizacija
Jei nuspręsite, kad „Exchange“ yra tinkama platforma jūsų organizacijai, tereikia persikelti ten. Pirmiausia turite surinkti informaciją apie savo dabartinę aplinką, surinkti atsargų informaciją apie duomenis, kuriuos planuojate perkelti, nustatyti, ką galima pašalinti, kad būtų sumažinta vietos diske, apskaičiuoti galimą pralaidumą tarp aplinkų ir kt. Preliminarus vertinimas turėtų apimti šiuos klausimus:
- Kiek yra Notes domenų ir Domino serverių?
- Kiek pašto dėžučių turite? Kiek iš jų nenaudojama?
- Kiek vietos diske užima pirminiai pašto failai? Kiek jų yra archyvuose? Kiek jų yra vietinėse kopijose?
- Kur yra archyvai?
- Kiek vartotojų naudoja šifravimą? Ar reikia perkelti šifruotą turinį?
- Kiek asmeninių aplankų yra aplinkoje?
- Kurie vartotojai naudoja dokumentų nuorodas? Kiek vartotojų gavo nuorodas iš kitų vartotojų ir programų?
- Kiek duomenų ketinate perkelti? Pavyzdžiui, norite perkelti tik paskutinių šešių mėnesių duomenis.
- Ar vietiniai archyvai bus perkelti į asmeninius Exchange archyvus arba Outlook *.pst failus?
- Kokios yra pralaidumo ribos? Kiek duomenų galima perkelti
tam tikrą laikotarpį? - Kiek saugyklos reikės po perkėlimo?
Kaip migracija paveiks verslą ir veiklą
Projektas turi būti kruopščiai suplanuotas, kad būtų kuo mažiau prastovų ir sumažintas prarastas produktyvumas.
Pavyzdžiui, svarbu atsižvelgti į delegavimą tarp vartotojų – jei vartotojas persikelia, bet jo įgaliotasis lieka pirminėje platformoje, kaip tai paveiks jų kasdienį darbą? Kalbant plačiau, turite apsvarstyti, kaip perkėlimo projektas gali paveikti visus svarbiausius jūsų įmonės verslo procesus ir darbo eigą.
Taip pat svarbu atsižvelgti į svarbiausius „Notes“ kontaktinius taškus. Pavyzdžiui, kalbant apie pranešimų siuntimą, svarbu analizuoti programas ir apsvarstyti sąveiką tarp pašto nukreipimo ir programų, kad būtų išvengta verslo procesų trikdžių perkėlimo metu ir po jo. Būtinai užduokite šiuos klausimus:
- Kurie vartotojai turi delegatų ir kaip šių santykių nutraukimas galėtų paveikti verslo procesus?
- Kokios programos ir verslo procesai yra susieti su el. pašto aplinka? Bet koks pagrindinis programos ir el. pašto paslaugos integravimas, pvz., patvirtinimo procesas, bus labai svarbus planuojant perkėlimą.
- Kokie komponentai ir svarbios programos savybės turėtų būti išsaugotos?
- Kaip galite naudoti integruotas naujos platformos funkcijas, kad pasiektumėte reikiamą funkcionalumą?
- Ar neaktyvus turinys turėtų būti archyvuojamas, kad jį būtų galima saugoti ateityje?
- Ar reikės iš naujo sukurti kokias nors programas, kad jos tinkamai veiktų naujoje aplinkoje?
- Kaip bus matuojama sėkmė?
Prieš pradėdami perkėlimą, turite apibrėžti sėkmės vertinimo kriterijus. Visų pirma, jūs turite suprasti, kad neprotinga tikėtis 100% duomenų perdavimo. Ne kiekvienas „Notes“ elementų tipas turi atitikmenį „Exchange“ („Active Mail“ yra pats baisiausias pavyzdys). Todėl realybė yra tokia, kad ne visi Notes elementai po perkėlimo bus „Exchange“. Pasiekiamas ir išmatuojamas tikslas yra 95% siuntų perkelti į 95% pašto dėžučių. Rezultatų matavimas ir dokumentavimas yra labai svarbūs užtikrinant perkėlimo sėkmę, o tikri rezultatai galimi tik tuo atveju, jei sėkmės kriterijai buvo apibrėžti pačioje el. pašto perkėlimo projekto pradžioje.
2 veiksmas: sukurkite pastabas ir mainų sambūvį
Daugeliui organizacijų migracija yra procesas, o ne įvykis. Todėl pašto dėžučių perkėlimas ir programų perkėlimas turėtų būti vykdomas pagal grafiką, kuris geriausiai tinka verslui ir veiklai ir nėra pagrįstas techniniais reikalavimais.
Sambūvio strategijos kūrimas
Norint maksimaliai padidinti perkėlimo naudą, perėjimo proceso pradžioje turi būti sukurtas ir įgyvendintas išsamus sambūvio planas. „Sambūvio“ apibrėžimas įvairiose organizacijose gali skirtis. Kai kurios organizacijos aktyviai naudoja Free/Busy duomenis, kitos iš viso nenaudoja šios funkcijos. Kai kurie sutelkia dėmesį į kalendoriaus duomenų perkėlimą, o kiti sutelkia dėmesį į viso vartotojo katalogo perkėlimą. Svarbu dirbti su kiekviena suinteresuota šalimi, kad susidarytume aiškų vaizdą apie tai, kas iš tikrųjų svarbu, ir padėtų kiekvienam suprasti veiksmingos sambūvio strategijos svarbą.
Norint perkelti iš Notes į Exchange ir Office 365, reikia planuoti pašto dėžutės ir programos perkėlimą tuo pačiu metu. Dabartinės Notes programos funkcijos turi būti palaikomos visiems vartotojams, neatsižvelgiant į jų dabartinę el. pašto platformą. Vartotojai, pereinantys į „Exchange“ ir „Office 365“, turėtų turėti galimybę pasiekti ir naudoti „Notes“ programas kaip savo esamų darbo eigų dalį. Ši galimybė turėtų tęstis tol, kol Notes programos bus perkeltos į SharePoint ar kitą platformą.
Be programų sambūvio, prieš pradedant migraciją turi būti įdiegta sąveika tarp skirtingų platformų vartotojų. Tai apima automatinį katalogų nukreipimą ir atnaujinimus, būsenas Laisvas / Užimtas ir kalendorius visiems vartotojams, neatsižvelgiant į jų dabartinę platformą.
Galiausiai, turite apsvarstyti ne tik el. pašto paslaugos, bet ir kalendorių bei bendrinamų išteklių, pvz., susitikimų kambarių, bendradarbiavimą. Vartotojai turėtų turėti galimybę atsisiųsti susitikimų planavimo informaciją. Tai apima ir vienkartinius, ir pasikartojančius susitikimus. Nesvarbu, ar susitikimai buvo suplanuoti prieš perkėlimą, ar sukurti perkėlimo metu, kalendoriaus duomenų tikslumas turi būti palaikomas viso projekto metu. Turite užtikrinti, kad vartotojai galėtų, pavyzdžiui, pakeisti susitikimų kambarį kitam pasikartojančiam susitikimui arba atšaukti vieną susitikimą nesukeldami konfliktų ir painiavos vėlesniuose susitikimuose.
3 veiksmas: planuokite optimalų perkėlimo tikslumą
Planuojant perėjimą iš Notes į Exchange arba Office 365 reikia suprasti keletą konkrečių platformų skirtumų.
El. pašto adresai
Užrašų duomenyse paprastai yra patentuotų adresų, kurie rodomi keliose vietose: pranešimų antraštėse, įterptuose į archyvus, asmeniniuose kontaktuose ir paskirstytuose sąrašuose. Perkėlimo proceso metu šie patentuoti adresai turi būti atnaujinti į SMTP adresus, kad būtų užtikrintas visas „Exchange“ aplinkos funkcionalumas. Daugelis organizacijų perkėlimo metu taip pat pasirenka atnaujinti SMTP domeną arba adresų standartą. Jei tai taikoma jūsų organizacijai, svarbu suprasti, kad kai kurie perkėlimo sprendimai automatiškai atnaujina kiekvieno vartotojo istorinius SMTP adresų atvejus.
Aplanko struktūra
Daugelyje organizacijų vartotojai naudoja savo pašto dėžutes ir archyvus, todėl svarbu šiuos duomenis išsaugoti. Vartotojų galimybė peržiūrėti visą aplanko struktūrą taip pat turi įtakos naudotojo patirčiai dėl perkėlimo. Svarbu pasirinkti sprendimus ir perėjimus, kurie palaiko aplanko ir duomenų struktūrų vientisumą.
Vietinės kopijos ir archyvai
Siekdamos kontroliuoti saugojimo išlaidas ir geriau valdyti duomenų augimą, daugelis organizacijų nustato pašto dėžučių kvotas. Nenumatyta šios politikos pasekmė dažnai yra archyvų skaičiaus ir dydžio padidėjimas. Šie papildomi duomenų šaltiniai turi būti įvertinti ir į jų perkėlimą atsižvelgti planuojant perėjimą. Vartotojams galite suteikti savitarnos komponentą, leidžiantį perkelti tik svarbius duomenis. Norėdami optimizuoti „Exchange“ saugyklą, rekomenduojame naudoti kitą „Quest“ produktą – , jis turi ypač naudingų funkcijų, skirtų prisegtų failų dubliavimui panaikinti, DAOS analogą Notes.
ACL ir delegavimas
Prieigos kontrolės sąrašai (ACL) ir delegavimas yra pagrindiniai elementai dirbant Notes aplinkoje, be to, jie yra labai svarbūs siekiant apsaugoti vientisumą. Dėl to svarbu tiksliai išversti susijusias teises ir prieigos teises į lygiavertes teises Exchange Server ir Office 365. Idealiu atveju tai darant automatiškai pagreitinsite procesą ir pašalinsite žmogiškąsias klaidas. Siekiant išlaikyti organizacijos informacijos išteklių apsaugos efektyvumą, ACL ir delegavimo susiejimas turi būti atliekamas kartu su pašto duomenimis. Kai kurios organizacijos bando priskirti lygiavertes teises rankiniu būdu arba naudodamos scenarijus, kai duomenų perkėlimas baigtas. Tačiau šis metodas gali neigiamai paveikti produktyvumą ir įtraukti organizacijos duomenų saugumo spragų.
Pažymi savo turinį
Tas pats aktyvusis paštas. Kita dažnai pasitaikanti problema pereinant iš IBM Notes yra daug raiškiojo teksto. „Exchange“ ir „Office 365“ nepalaiko integruotų lentelių su skirtukais, mygtukų, išsaugotų formų ir kito patentuoto „Notes“ turinio. Dėl to turėsite pasiruošti šios funkcijos praradimui arba investuoti į perkėlimo sprendimą, kuris gali konvertuoti šiuos elementus į formatą, kurį galima perkelti. Iš karto pasakykime, kad „Quest“ sprendimai niekaip to nekonvertuoja ir tokius laiškus gali perkelti tik kaip priedus, kad vartotojas galėtų juos atidaryti per „Notes“ klientą.
Grupės ir asmeninės adresų knygos
Daugelis organizacijų plačiai naudoja viešuosius adresų sąrašus vidaus ir
išorinės komunikacijos. Be to, Notes vartotojams dažnai svarbu palaikyti verslo kontaktus asmeninėse adresų knygose. Šie duomenų šaltiniai yra labai svarbūs verslo operacijoms ir turi būti efektyviai transformuojami perkeliant į Microsoft platformą. Dėl to svarbu automatiškai paruošti grupes perkėlimui į „Active Directory“ ir efektyviai konvertuoti visus asmeninius adresus, net ir tuos, kurie saugomi vartotojų staliniuose kompiuteriuose.
Sąveika su užrašų programėlėmis
Programų ir pašto tarnybos integravimo taškai, pvz., derinimo procesai, yra svarbūs planuojant ir planuojant perkėlimą. IBM Notes glaudžiau integruoja el. paštą ir programas nei kitose platformose. Šios integracijos gali apimti viską nuo paprastų dokumentų nuorodų iki verslo procesų.
Ištekliai ir pašto duomenų bazės
Daugelis organizacijų Notes naudoja išteklių rezervavimo duomenų bazes, pašto duomenų bazes ir kitas bendrai naudojamas duomenų bazes. Dėl to šios duomenų bazės vaidina svarbų vaidmenį organizacijos funkcionavime. Siekiant užtikrinti veiklos tęstinumą ir darbuotojų produktyvumą, labai svarbu atsižvelgti į diegimo metodą ir laiką:
- Resursų pašto dėžučių kūrimas tikslinėje aplinkoje;
- Duomenų perkėlimas iš rezervavimo duomenų bazės į Exchange;
- Užtikrinti, kad abiejų sistemų vartotojai galėtų bendradarbiauti ir naudoti išteklius „Notes“ ir „Exchange“.
4 veiksmas: padidinkite perkėlimo efektyvumą
Be duomenų tikslumo užtikrinimo, taip pat svarbu užtikrinti, kad perkėlimas būtų kuo veiksmingesnis, atsižvelgiant į organizacijos reikalavimus. Migracijos efektyvumas tiesiogiai priklauso ne tik nuo tiesioginių kaštų, bet ir nuo poveikio verslui laipsnio.
Migracijos sprendimų architektūra
Vienas iš svarbiausių veiksnių, turinčių įtakos efektyvumui, yra migracijos sprendimo architektūra. Svarbu pasirinkti sprendimą su kelių gijų architektūra, leidžiančia vienam perkėlimo serveriui vienu metu perkelti kelis vartotojus. Kelių gijų architektūra sumažina perkėlimo aparatinės įrangos reikalavimus ir padidina perkėlimo greitį, taip smarkiai sumažindama bendras projekto išlaidas. Neapsigaukite perkėlimo sprendimų, kurie teigia esąs kelių gijų, bet iš tikrųjų vienu metu perkelia tik vieną vartotoją ir reikalauja pridėti darbo stočių, kad vienu metu būtų galima perkelti daugiau vartotojų. Priklausomai nuo konfigūracijos ir aplinkos, tikri kelių gijų sprendimai yra 30–5000 procentų efektyvesni, kai duomenys perkeliami į „Exchange“ ir „Office 365“.
Migracijos procesas
Migracija apima daug etapų ir procesai turi vykti tinkamu laiku, kad būtų užtikrintas sklandus perėjimas. Siekiant sumažinti verslo trikdžius ir maksimaliai padidinti perkėlimo naudą, visi procesai turi būti integruoti ir valdomi viena programa, galinčia laiku atlikti kiekvieną perkėlimo veiksmą.
Lankstumas ir savitarna
Kai kurie vartotojai ir skyriai turės nukrypti nuo standartinio perkėlimo proceso. Pavyzdžiui, teisės skyriui gali būti taikomi skirtingi saugojimo reikalavimai arba vadovams gali tekti perkelti visą pašto dėžutę ir archyvus. Todėl svarbu pasirinkti lankstų migracijos sprendimą, leidžiantį migracijos komandai lengvai prisitaikyti prie šių reikalavimų. Vienas iš efektyviausių būdų suteikti šį lankstumą yra įgalinti kai kurių naudotojų savitarną. Pavyzdžiui, kai kuriems vartotojams gali būti leista perkelti papildomus duomenis iš savo pagrindinių pašto failų arba vietinių duomenų, kad vėliau juos būtų galima konvertuoti į asmeninį archyvą serveryje.
5 veiksmas: paleiskite bandomąjį perkėlimą
Kai bus atliktas išankstinis migracijos vertinimas, užbaigta sambūvio strategija ir apibrėžti optimizavimo planai, labai svarbu gauti strategijos patvirtinimą per vieną ar daugiau bandomųjų migracijų.
Bandomosios migracijos tikslas – išbandyti sukurtas procedūras ir nustatyti problemas, kurios gali kilti prasidėjus pilnai migracijai, suteikiant galimybę jas išspręsti prieš pradedant tiesioginę migraciją. Dėl to problemų bandomosios migracijos metu galima tikėtis ir netgi sveikintina.
Bandomosios migracijos apimties nustatymas
Bandomoji migracija turėtų būti pakankamai didelė, kad būtų galima surinkti reprezentatyvų duomenų pavyzdį ir atsakyti į svarbius klausimus, su kuriais gali kilti kovinės migracijos metu. Jei perkeliate kelis tūkstančius pašto dėžučių, imties dydžio turėtų pakakti. Esant labai dideliam migravimui procentas gali būti mažesnis.
Duomenų ir sistemų parinkimas
Bandomosios migracijos metu svarbu naudoti kovinius duomenis ir kovines sistemas. Tai labai svarbu dėl kelių priežasčių:
- Turite suprasti, kaip elgsis kovos aplinka. Sintetiniu būdu sukurta aplinka neatspindės kovinės aplinkos.
- Galite gauti daugiau informacijos apie šifruotus pranešimus, pranešimų tipų dažnumą, kurių nėra „Exchange“, ir saugojimo reikalavimus, pagrįstus duomenų pavyzdžiais.
Lūkesčių nustatymas
Bandomasis perkėlimo procesas taip pat suteikia puikią galimybę išbandyti projekto sėkmės kriterijus ir sukalibruoti lūkesčius dėl likusios migracijos. Jei reikia koregavimų, jie turi būti dokumentuojami ir į juos turi būti atsižvelgta kovinės migracijos metu.
6 veiksmas: suplanuokite perkėlimo laiką, kad sumažintumėte poveikį organizacijai
Vartotojų grupavimas
Siekiant sumažinti poveikį vartotojams ir visai organizacijai, kartu dirbantys vartotojai turėtų būti perkelti tuo pačiu metu. Pagrindiniai veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti kuriant šias grupes, yra delegavimas. Ieškokite sprendimo, kuris galėtų rekomenduoti kolekcijas perkėlimui, remiantis informacija apie vartotojų ryšius šaltinio aplinkoje.
Perkėlimo laikas
Kai grupės perkėlimas bus baigtas, būtinai suplanuokite laiką, kada
poveikis šiems vartotojams yra minimalus. Tai gali reikšti perkėlimo lango planavimą konkrečiam paros laikui, kad būtų išvengta perkėlimo darbo valandomis, metų mėnesio pabaigoje arba priežiūros laikotarpiu. Pavyzdžiui, pardavimų komandos tikriausiai neturėtų migruoti iki ketvirčio pabaigos, o apskaitos ir teisės skyriams tikriausiai bus taikomi apribojimai, kada jie galės pereiti.
7 veiksmas: pradėkite perkėlimą ir stebėkite jo eigą
Taikant bandomuosius patvirtintus duomenų perkėlimo metodus, kovinė migracija turėtų tapti įprastais įvykiais. Tikėtina, kad viso proceso metu bus šiek tiek pakoreguotų, kad būtų patenkinti tam tikrų grupių poreikiai. Vis tiek reikės atidžiai stebėti, kad planavimo ir bandomojo etapo metu būtų atsižvelgta į visus nenumatytus atvejus. Tačiau procesas turi tapti vis labiau automatizuotas. Kovos migracijos tvarkaraščio vykdymas yra svarbus dokumentuojant ir informuojant apie pažangą visoje organizacijoje, kad būtų patvirtinta, jog lūkesčiai yra patenkinti. Stebėjimas ir grįžtamasis ryšys išlieka pagrindiniais sėkmingo perėjimo aspektais viso proceso metu.
išvada
Apžvelgėme dalykus, į kuriuos reikia atsižvelgti perkeldami pašto paslaugą. Jei šiuo metu renkatės migracijos sprendimą arba tik galvojate apie tai, svarbu į visa tai atsižvelgti. Dirbame su „Quest“ perkėlimo sprendimais ir esame pasiruošę juos rekomenduoti kaip efektyviausius mažinant rankinių veiksmų skaičių ir padidinant perkeliamų duomenų kiekį.
Jei norite sužinoti daugiau apie efektyvius migracijos būdus, pateikite užklausą el mūsų svetainėje arba tiesiog paskambinkite, taip pat galite studijuoti papildomą medžiagą naudodami toliau pateiktas nuorodas:
Šaltinis: www.habr.com