Diegiant jau paruoštas ERP sistemas, įmonių 53 proc rimtų iššūkių, dėl kurių reikia keisti verslo procesus ir organizacinius požiūrius, o 44% įmonių susiduria su didelėmis techninėmis problemomis. Straipsnių cikle paaiškinsime, kas yra ERP sistema, kuo ji naudinga, kaip nustatyti jos diegimo poreikį, ką reikia žinoti renkantis platformos tiekėją ir kaip ją įdiegti.
ERP sistemos sąvoka kilusi iš JAV ir pažodžiui verčiama kaip įmonės išteklių planavimas – įmonės išteklių planavimas. Akademiškai tai atrodo taip: „ERP yra gamybos ir operacijų, darbo valdymo, finansų valdymo ir turto valdymo integravimo organizacinė strategija, orientuota į nuolatinį įmonės išteklių balansavimą ir optimizavimą naudojant specializuotą integruotą taikomosios programinės įrangos paketą (programinę įrangą). suteikia bendrą duomenų modelį ir procesus visoms veiklos sritims“.
Kiekvienas tiekėjas savo sukurtą sistemą gali suprasti savaip, atsižvelgdamas į savo dėmesį ir spręstinas užduotis. Pavyzdžiui, viena ERP sistema labiau tinka mažmeninei prekybai, bet netinka naftos perdirbimo gamyklai. Be to, kiekviena platforma besinaudojanti įmonė ir jos darbuotojas ją įsivaizduoja skirtingai, atsižvelgdami į tai, su kokia dalimi jie susiduria savo darbe.
Iš esmės ERP yra informacinė sistema, skirta valdyti visus verslo procesus ir įmonės išteklius, pagrįsta viena duomenų baze.
Kodėl jums reikalinga ERP sistema?
Kaip ir bet kuri informacinė sistema, ERP dirba su duomenimis. Kiekvienas darbuotojas ir skyrius nuolat sukuria šimtus megabaitų informacijos. Mažoje organizacijoje vadovas turi tiesioginę prieigą prie visos informacijos ir laiko procesams stebėti. Jei vieno ar dviejų verslo procesų rėmuose sukuriama didelė duomenų apimtis, tai vadovui tereikia juos suskaitmeninti tiksliniais IT sprendimais. Paprastai organizacija perka apskaitos programinę įrangą ir, pavyzdžiui, CRM.
Įmonei augant, tie atskiri procesai, kurių valdymas anksčiau užtrukdavo minimaliai, virsta dideliais informacijos kiekiais. Kartu su kitais verslo procesais, skirtingiems informacijos srautams juos sujungti ir analizuoti reikia didžiulio administracinio personalo. Todėl ERP sistema reikalinga ne mažoms, o vidutinėms ir didelėms įmonėms.
Kaip suprasti, kad įmonei reikalinga ERP sistema
Įprasta mūsų klientų istorija yra tokia. Kažkuriuo momentu paaiškėja, kad visi pagrindiniai procesai yra automatizuoti, o darbo efektyvumas nedidėja.
Pasirodo, kiekvienas procesas yra atskiroje informacinėje sistemoje. Norėdami juos susieti, darbuotojai rankiniu būdu įveda duomenis į kiekvieną sistemą, o vėliau vadovybė rankiniu būdu surenka pasikartojančius duomenis, kad galėtų analizuoti visos įmonės veiklą. Iš esmės tokia darbo mechanika yra produktyvi iki tam tikro taško. Svarbiausia yra nustatyti maksimalaus efektyvumo pasiekimo momentą prieš jam įvykstant, o ne tada, kai reikia keisti procesų mechanizmus avariniu režimu.
Nė viena informacinė sistema niekada nepraneš, kad atėjo momentas, kai įmonė išaugo iki tokio lygio, kai reikalinga ERP sistema. Pasaulio patirtis rodo 4 pagrindinius ženklus, kurie leis jums tai suprasti:
Nepakanka duomenų, kad būtų galima priimti pagrįstą valdymo sprendimą.
Bet koks sprendimas versle turi pasekmių, kurios galiausiai lemia finansinius nuostolius arba, atvirkščiai, pajamas. Sprendimo kokybė priklauso nuo informacijos, kuria jis grindžiamas. Jeigu duomenys yra pasenę, neišsamūs ar neteisingi, sprendimas bus neteisingas arba nesubalansuotas.
Pagrindinės informacijos nenuoseklumo priežastys:
-
svarbi informacija yra išsklaidyta tarp atskirų darbuotojų ir padalinių;
-
nėra duomenų rinkimo taisyklių;
-
Informaciją renka skirtingus vaidmenis atliekantys darbuotojai skirtingu laiku.
Naudodami ERP platformą, kuri tinka jūsų verslo procesams, galite centralizuoti visus savo duomenis. Visą informaciją kiekvienas darbuotojas ir skyrius sukuria vienoje sistemoje realiu laiku. Tai reiškia, kad duomenys, kurių jums ir kitiems įmonės darbuotojams gali prireikti, visada yra kuo tikslesni ir naujesni.
Integracijos tarp IT sistemų trūkumas sukelia veiklos gedimus ir stabdo įmonės augimą.
Kiekviena IT sistema turi savo reikalavimus duomenų formatui, kuriama skirtingu laiku ir naudojant skirtingas technologijas, principus ir programavimo kalbas. Tai atsispindi tarytum skirtingomis kalbomis bendraujančių darbuotojų darbe, sąveikos greičiu.
ERP sistema sujungia atskiras funkcijas į vieną integruotą ir lengvai suprantamą erdvę. ERP sistema veikia kaip vertėjas, kalba keliomis programavimo kalbomis, kad užtikrintų bendradarbiavimą ir nuoseklumą.
Jūsų klientai nepatenkinti paslauga.
Jei klientai skundžiasi ar išeina, turėtumėte pagalvoti apie efektyvumą. Taip yra dėl paklausos, viršijančios pasiūlą, vėluojančių pristatymų, lėto aptarnavimo ar tiesiog bendro jausmo, kad verslas neturi resursų ar laiko pasirūpinti kiekvienu klientu.
Kai verslas išaugo iki vidutinio ar didelio dydžio, ERP nepatenkintus klientus paverčia lojaliais. Klientai pradeda jausti paslaugų tobulėjimą ir pokyčius patiria kartu su įmone.
Naudojate pasenusias sistemas.
Pagal „Veeam 2020“ duomenų apsaugos tendencijų ataskaita, pagrindinė skaitmeninio verslo transformacijos kliūtis yra pasenusios technologijos. Jei įmonė vis dar dirba su rankinio įvedimo sistemomis ar popieriniais dokumentais, tai popandeminiu laikotarpiu ji tikrai liks už borto.
Be to, įmonės IT sistemos gali būti gana modernios, bet iširusios. Tokiu atveju kiekvienas skyrius susikuria savo informacinį bunkerį, iš kurio duomenys išeina dozėmis arba neteisingai. Jeigu atskirų sistemų integravimas yra itin brangus arba neįmanomas, tuomet jas būtina keisti į vieną ERP sistemą.
Kokią naudą verslui teikia ERP sistema?
ERP sistema – tai produktas, kurį įmonė perka savo lėšomis. Jo įgyvendinimas vertinamas kaip investicija, kuri turėtų nešti pelną. Joks ERP sistemos gamintojas negarantuoja, kad tai atneš įmonei pajamų augimą. Ir tai galioja ne tik ERP sistemoms, bet ir bet kokiems IT sprendimams. Tačiau visi įgyvendinimo pranašumai netiesiogiai veikia pelną:
Taupymas IT sistemoms
Užuot išleidę išteklius kelioms skirtingoms sistemoms, kurių kiekvienai reikalingas specializuotas palaikymas, infrastruktūra, licencijos ir darbuotojų mokymai, visas išlaidas galite sutelkti vienoje ERP platformoje. Jį sudaro moduliai, pakeičiantys skirtingas sistemas integruotomis dalimis.
Jei ERP sistema yra sukurta nuo nulio, kad atitiktų konkrečios įmonės poreikius, ji gali apimti trečiųjų šalių sistemas ir paslaugas, su kuriomis bus patogu dirbti verslo partneriams, tiekėjams, klientams ir kitoms sandorio šalims.
Visas skaidrumas
ERP suteikia vadovybei visišką prieigą prie kiekvieno bet kurio skyriaus verslo proceso 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę. Pavyzdžiui, galite kasdien stebėti atsargas, įskaitant planuojamus pristatymus ir pristatymus gabenant. Turėdami išsamų atsargų lygio vaizdą, galite tiksliau kontroliuoti apyvartinį kapitalą.
Automatizuotos ataskaitos ir efektyvus planavimas
ERP sukuria vieną, vieningą ataskaitų teikimo sistemą visiems procesams. Jis bet kuriuo metu automatiškai generuoja naudingas ataskaitas ir analizę. Su juo vadovybei nereikės rankiniu būdu rinkti skaičiuoklių ir laiškų.
Taigi platforma atlaisvina laiko strateginiam planavimui, geresnei padalinių veiklos analizei ir palyginimui. ERP sistema padeda rasti analitikos tendencijas, kurios anksčiau nebuvo pastebėtos ir net neturėjo galimybės pastebėti.
Padidėjęs efektyvumas
Pati ERP nėra panacėja. Svarbu ne tik atitikti verslo specifiką, bet ir teisingai ją įgyvendinti. Pagal Su 315 jau paruoštų ERP sistemų tiekėjų, tik iš dalies sėkmingų diegimų dalis, priklausomai nuo pramonės šakos, siekė 25–41 proc. Tinkamas ERP žymiai sumažina laiką ir pastangas, sugaištą įprastiniam darbui.
Klientų aptarnavimas
Klientų aptarnavimas yra pagrindinė verslo dalis. ERP sistema perkelia darbuotojų dėmesį nuo klientų registrų tvarkymo prie santykių su klientais kūrimo ir palaikymo.
Statistika rodo, kad klientų 84 proc įmonėje, jei negauna pakankamai atsakymų į užklausas. ERP suteikia darbuotojui visą reikiamą informaciją ir kliento istoriją iškart susisiekimo momentu. Su juo darbuotojai susiduria ne su biurokratija, o su klientų pritraukimu ir išlaikymu. Klientai jaučia jos įgyvendinimo naudą net nežinodami apie pokyčius įmonėje.
Duomenų apsauga
Vargu ar yra informacinė sistema, galinti suteikti absoliučią duomenų saugumo garantiją. Klientų ir darbuotojų asmens duomenys, elektroniniai laiškai, intelektinė nuosavybė, finansiniai duomenys, sąskaitos faktūros, sutartys – kuo daugiau sistemų apdoroja šią informaciją, tuo sunkiau sekti rizikas. ERP sistema įveda vienodus prieigos, duomenų įvedimo ir išvedimo bei centralizuoto informacijos saugojimo standartus.
Tačiau kuo didesnė paruoštos ERP sistemos rinkos dalis, tuo dažniau ji patiria įsilaužėlių atakas. Pageidautina sukurti savo ERP sistemą, prie kurios kodų bazės turėsite prieigą tik jūs. Jei jūsų įmonės ERP sistema sukurta nuo nulio, įsilaužėliai negalės rasti sistemos kopijų, kad pirmiausia patikrintų, ar nėra pažeidžiamumų.
Bendradarbiavimo produktyvumas
Dažnai susidomėjimas bendradarbiavimu tarp padalinių ar darbuotojų išnyksta, nes duomenų perdavimas reikalauja daug įprastų operacijų arba dėl psichologinio klimato įmonėje. Vieninga sistema automatizuoja prieigą prie informacijos, pašalina neigiamą žmogiškojo faktoriaus patirtį ir pagreitina komunikaciją įmonės viduje.
Suvienodinti verslo procesai
Iš anksto sukurtos ERP sistemos yra kuriamos pagal geriausią pramonės praktiką. Tai leidžia įmonėms standartizuoti savo procesus.
Tačiau iš tikrųjų įmonė turi priimti sunkų pasirinkimą: arba ilgai ir brangiai užtrunka sukurti ir modifikuoti ERP sistemą, kad ji atitiktų įmonės standartus, arba yra skausminga pritaikyti savo verslo procesus. ERP sistemos standartai.
Yra ir trečias būdas – iš pradžių kurti sistemą savo verslo procesams.
Mastelis
Nesvarbu, ar plečiate savo klientų bazę, plečiatės į naujas rinkas, pristatote naujus procesus, skyrius ar produktus, ar kitaip plečiate savo verslą su tinkamu pardavėju, jūsų ERP platforma gali prisitaikyti prie pokyčių.
Kadangi ERP sistema diegiama į visus įmonės procesus, privalumų sąrašas gali didėti priklausomai nuo specifikos. Rinkoje yra sukurta dešimtys ir šimtai paruoštų sprendimų, kurie priverčia pirkėjus prisijungti prie prenumeratos, atnaujinimo greičio ir palaikymo, uždaro funkcionalumo ir architektūros – vieno tiekėjo rėmuose. Tik savo ERP sistemos kūrimas suteikia maksimalias galimybes be jokių apribojimų.
Perskaitykite šiuos straipsnius, kad sužinotumėte, kaip pasirinkti ERP sistemos gamintoją, kokius klausimus užduoti, kad neprarastumėte pinigų ir į ką atsižvelgti planuojant diegimą.
Šaltinis: www.habr.com