Nepaisant elektroninių dokumentų valdymo temos populiarumo, Rusijos bankuose ir apskritai finansų sektoriuje didžioji dalis operacijų atliekama senamadiškai, popieriuje. Ir čia esmė yra ne tiek bankų ir jų klientų konservatyvumas, kiek tinkamos programinės įrangos trūkumas rinkoje.
Kuo sudėtingesnis sandoris, tuo mažesnė tikimybė, kad jis bus atliktas naudojant EDI. Pavyzdžiui, lizingo sandoris yra sudėtingas tuo, kad jame dalyvauja mažiausiai trys šalys – bankas, lizingo gavėjas ir tiekėjas. Prie jų dažnai pridedamas laiduotojas ir įkaito davėjas. Nusprendėme, kad tokius sandorius galima visiškai suskaitmeninti, tam sukūrėme E-lizingo sistemą – pirmąją paslaugą Rusijoje, kuri tokiais atvejais pilnai teikia EDI. Dėl to 2019 m. liepos pradžioje 37% visų lizingo sandorių buvo vykdomi per E-lizingą. Žemiau pjūvio analizuosime E-lizingą funkcionalumo ir techninio įgyvendinimo požiūriu.
Sistemą pradėjome kurti 2017 metų pradžioje. Sunkiausia buvo pradėti: suformuluoti gaminiui keliamus reikalavimus, paversti idėjas konkrečiomis techninėmis specifikacijomis. Toliau – rangovo paieška. Techninių specifikacijų rengimas, konsultacijos – visa tai užtruko apie keturis mėnesius. Dar po keturių mėnesių, 2017 m. lapkritį, buvo išleista pirmoji sistemos versija, kuri yra gana greita tokiam ambicingam projektui. Pirmoji E-lizingo versija turėjo dokumentų – ne tik pagrindinių, bet ir laidavimo sutarties bei kitų papildomų sutarčių, kurių gali prireikti dirbant pagal lizingo sutartį – prašymo ir pasirašymo funkcijas. 2018 m. kovą įtraukėme galimybę prašyti dokumentų kaip stebėsenos dalį, o tų pačių metų liepą – galimybę siųsti elektronines sąskaitas faktūras.
Kaip veikia E-lizingas?
Sistemą pradėjome kurti 2017 metų pradžioje. Visas kelias nuo reikalavimų gaminiui suformulavimo iki rangovo pasirinkimo ir pirmos laidos išleidimo užtruko mažiau nei metus – baigėme lapkritį.
Užklausos dėl dokumentų paketo iš sandorio šalių pateikiamos iš mūsų verslo sistemos, paremtos Corus SQL duomenų baze ir Microsoft Dynamics NAV 2009. Visi dokumentai, kuriuos dalyviai pateikė kaip sandorio dalį, taip pat siunčiami ten saugoti. Frontend yra e-lizingo portalas, leidžiantis tiekėjams ir klientams prašyti, atsisiųsti, spausdinti dokumentus ir pasirašyti juos naudojant ECES (patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą).
Dabar pažvelkime į sistemos veikimą išsamiau pagal aukščiau pateiktą diagramą.
Užklausa sugeneruojama iš „Sandorio šalies kortelės“ arba „Projekto“ subjekto. Išsiuntus užklausą, užklausų lentelėje generuojami įrašai. Jame yra užklausos ir parametrų aprašymas. Kodo vieneto objektas yra atsakingas už užklausos generavimą. Lentelėje sukuriamas įrašas, kurio būsena yra Parengta, tai reiškia, kad užklausa yra paruošta siųsti. Užklausos lentelėje yra užklausos turinio aprašymas. Visi prašomi dokumentai yra dokumentų lentelėje. Prašant dokumento, laukas „EDS būsena“ nustatomas į „Requested“.
Užduotis CORUS serveryje, veikianti naudojant SQL agentą, užklausos lentelėje stebi įrašus, kurių būsenos parengta. Radus tokį įrašą, užduotis siunčia užklausą į E-lizingo portalą. Jei siuntimas buvo sėkmingas, įrašas lentelėje pažymimas būsena Atsakyta, jei ne, būsena Klaidos. Atsakymo rezultatas įrašomas į skirtingas lenteles: atsakymo kodas iš serverio ir klaidos aprašymas, jei nepavyko išsiųsti užklausos, vienoje lentelėje; įrašai, apibūdinantys atsakymo turinį - į kitą, o į trečią - įrašai su failais, gautais pagal užklausą, su reikšme Sukurti lauke Būsena ir Tikrinti reikšmę lauke Nuskaitymo būsena. Be to, užduotis stebi įvykius iš E-Lizingo portalo ir generuoja užklausas užklausų lentelėse, kurias apdoroja pati.
Kita užduotis stebi gautų dokumentų lentelės įrašus su reikšme Create (Būsena) ir verified Verified (Patikrinta) lauke Nuskaitymo būsena. Užduotis vykdoma kartą per 10 minučių. Antivirusinė programa yra atsakinga už lauką Nuskaitymo būsena, o jei nuskaitymas buvo sėkmingas, įrašoma Verified reikšmė. Ši funkcija susijusi su informacijos saugos tarnyba. Kodo vieneto objektas yra atsakingas už įrašų apdorojimą. Jei priimtų dokumentų lentelės įrašas buvo sėkmingai apdorotas, tada jis Būsenos laukelyje pažymimas reikšme Sėkmingai ir prašomas dokumentas dokumentų lentelės laukelyje „EDS būsena“ gauna būseną „Gauta“. Jei priimtų dokumentų lentelėje įrašyto įrašo apdoroti nepavyko, jis Būsenos laukelyje pažymimas reikšme Fail, o laukelyje „Klaidos tekstas“ rašomas klaidos aprašymas. Dokumentų lentelėje niekas nesikeičia.
Trečioji užduotis stebi visus dokumentų lentelės įrašus, kurių būsena nėra tuščia arba „Priimta“. Užduotis vykdoma kartą per dieną 23:30 ir primena visus sutartinius dokumentus, kurie nebuvo pasirašyti per einamąją dieną. Užduotis sugeneruoja prašymą panaikinti sutartinius dokumentus prašymų ir atsakymų lentelėse ir pakeičia lauką „Būsena“ į reikšmę „Atšaukta“ dokumentų lentelėje.
E-lizingas iš vartotojo pusės
Vartotojui viskas prasideda nuo mūsų klientų vadybininko kvietimo prisijungti prie EDF. Klientas gauna laišką ir atlieka paprastą registracijos procedūrą. Sunkumai gali kilti tik tuo atveju, jei vartotojo darbo vieta nėra pasirengusi dirbti su elektroniniais parašais. Didelė dalis skambučių į techninę pagalbą yra susiję su tuo. Sistema leidžia sandorio šaliai suteikti prieigą prie savo asmeninės sąskaitos savo darbuotojams – pavyzdžiui, buhalteriams dirbti su sąskaitomis faktūromis ir pan.
Prisiregistruoti
Tolesnė darbo schema taip pat yra kiek įmanoma paprastesnė kiekvienai iš šalių. Dokumentų užsakymas sandoriui sudaryti, taip pat sutartinių dokumentų pasirašymas vykdomas nustatant užduotis mūsų vidinėje sistemoje.
Dokumentacijos prašymas
Išsiuntus klientui bet kokį prašymą ar dokumentus pasirašyti, jo elektroninio pašto adresu išsiunčiamas pranešimas, kad jo asmeninėje paskyroje sugeneruota atitinkama veikla. Iš jo sąsajos klientas įkelia į sistemą dokumentų paketą, pasideda elektroninį parašą ir mes galime peržiūrėti operaciją. Po to sutartinė dokumentacija pasirašoma maršrutu „Tiekėjas – klientas – „Sberbank Leasing“.
Dabartinis susitarimas
Elektroninis dokumentų valdymas mūsų atveju nebūtinai reiškia bet kokius kliento veiksmus nuo pradžios iki pabaigos. Prie sistemos galite prisijungti bet kuriame operacijos etape. Pavyzdžiui, klientas pateikė dokumentaciją popieriuje, o tada nusprendė pasirašyti sandorį EDI – šį scenarijų visiškai įmanoma įgyvendinti. Tokiu pat būdu klientai, turintys galiojančią lizingo sutartį su „Sberbank Leasing“, gali prisijungti prie E-lizingo, kad gautų sąskaitas faktūras elektroniniu būdu.
Apskaičiavę naudojimosi E-lizingu ekonominį efektą, klientams pasiūlėme papildomą nuolaidą naudojantis paslauga. Paaiškėjo, kad galiausiai nereikėjo eiti pas klientą ir tiekėją pasirašyti, taip pat spausdinti ir susegti sutartis sumažina operacijos kainą (sukūrimą ir palaikymą) 18 proc..
Kaip vystysis projektas
Šiuo metu E-lizingas veikia stabiliai, nors ir nepriekaištingai. Mūsų darbuotojų elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimo mechanizmas dar nėra pakankamai patogus vartotojui. Problema paaiškinama tuo, kad pati ši procedūra yra gana sudėtinga, nes joje nuolat dalyvauja EDF operatorius. Jis išrašo kvitą, kuriame nurodo, kad išrašė sąskaitą, o vadovas pasirašo šį kvitą. Tada kitoje pusėje esantis vartotojas (klientas) pasirašo pranešimą ir kvitus, kurie vėl eina per elektroninių dokumentų valdymo operatorių. Būsimose versijose stengsimės šį procesą padaryti patogesnį. „Plėtros zonoje“ yra ir stebėjimo dokumentų prašymo funkcionalumas, kuris yra gana aktualus stambiems klientams.
Per artimiausią pusmetį planuojame sistemą perkelti į naują platformą, kuri leis optimizuoti darbą su elektroninių dokumentų valdymu, padaryti sąsają suprantamesnę ir patogesnę, išplėsti asmeninės paskyros funkcionalumą. Taip pat pridėkite naujų funkcijų - nuo užklausos generavimo iki dokumentų peržiūros apie visas kliento atliktas operacijas per E-lizingą. Tikimės, kad sistema, prie kurios jau aktyviai jungiasi klientai, tiekėjai ir garantai, taps dar patogesnė visiems.
Šaltinis: www.habr.com