Apie tai, kaip mūsų technologijos padeda, rašėme keletą kartų ir net apdoroti informaciją iš bet kokio tipo dokumentų ir įvesti duomenis į apskaitos sistemas. Šiandien mes jums pasakysime, kaip mes įgyvendinome в - didžiausias šilumos ir karšto vandens tiekėjas Maskvoje.
Įsivaizduokite save paprasto buhalterio vietoje. Žinome, kad tai nėra lengva, bet vis tiek pabandykite. Kiekvieną dieną gaunate daugybę popierinių sąskaitų faktūrų, sąskaitų faktūrų, sertifikatų ir pan. O ypač daug – likus kelioms dienoms iki ataskaitų pateikimo. Visi rekvizitai ir sumos turi būti greitai ir kruopščiai patikrintos, perrašytos ir suvestos į apskaitos sistemą, rankiniu būdu atliekamos operacijos ir nusiunčiamos į archyvą, kad vėliau būtų galima pateikti patikrinti vidaus auditoriams, mokesčių tarnybai, tarifų reguliavimo institucijoms ir kiti. Sunku? Tačiau tai yra ilgalaikė verslo praktika, kuri egzistuoja daugelyje įmonių. Kartu su MIPC supaprastinome šį kruopštų darbą ir padarėme jį patogesnį. Jei jus domina, kaip buvo, sveiki atvykę pagal katę.
Nuotraukoje Maskvos CHPP-21, didžiausia Europos šiluminės energijos gamintoja. Šioje stotyje pagamintą šilumą MIPC tiekia 3 milijonams Maskvos šiaurės gyventojų. .
MIPC Maskvoje turi tuziną su puse filialų. Jie aptarnauja 15 811 km šilumos tinklų, 94 šilumines stotis ir katilines, 10 000 šilumos punktų ir 24 siurblines, stato ir derina naujas šilumos tiekimo sistemas. Įmonė perka įvairią įrangą ir paslaugas verslo veiklai: . Dokumentus kiekviename padalinyje-pirkimo iniciatoriuje tvarko specialūs darbuotojai – sutarčių kuratoriai.
Kaip organizuojamas sutarčių vykdymas didelėje įmonėje? Sudarydami sutartį kuratoriai iš sandorio šalių gauna daug svarbių popierinių dokumentų: važtaraščius, įteikimo aktus, sąskaitas faktūras, sertifikatus ir kt. Paprastai kuratorius nuskaito verslo dokumentus, o tada nuskaitytus prideda prie užsakymo įmonės išteklių valdymo sistemoje. Finansų kontrolierius rankiniu būdu patikrina visus duomenis. Po to kuratorė nuneša dokumentų originalus į buhalteriją. Arba tai padaro kurjeris, o tada dokumentų perdavimas gali užtrukti ilgiau – nuo kelių valandų iki poros dienų.
Ir viskas būtų gerai, bet, kaip ir daugelyje kitų įmonių:
- Dokumentai gali ateiti į buhalteriją likus kelioms dienoms iki atskaitomybės. Tada buhalteriai turi dieną ir naktį dirbti darbo vietoje. Reikia rankiniu būdu patikrinti, ar teisingai užpildytos visos sąskaitos faktūros, sąskaitos ir t.t.. Tada, jei viskas teisingai, darbuotojas perveda duomenis į apskaitos sistemą ir daro registracijas. Tuo pačiu metu 90% buhalterio laiko sugaišta perspausdinant duomenis – detales, sumas, datas, prekių numerius ir kt. Dėl to kyla pavojus suklysti.
- Dokumentuose jau gali būti klaidų. O kartais pritrūksta kokių nors sąskaitų faktūrų ar pažymų. Kartais tai paaiškėja paskutinėmis dienomis iki pranešimo. Dėl to dokumentų tvirtinimo terminai gali vėluoti.
- Po paskelbimo buhalteriai sąskaitas faktūras, sąskaitas faktūras ir aktus saugo skirtinguose popieriniuose ir elektroniniuose archyvuose. Kodėl sunku? Pavyzdžiui, MIPC dirba pagal tarifus, todėl privalo reguliariai teikti ataskaitas apie savo išlaidas vykdomosioms institucijoms. O kai į buhalteriją ateina kitas valstybinis ar mokesčių auditas, darbuotojams tenka ilgai ieškoti dokumentų.
Kaip anksčiau atrodė MIPC apskaitos skyriaus darbo schema:
MIPC pirmasis energetikos sektoriuje perkūrė ir supaprastino šią schemą, siekdamas greičiau užbaigti sandorius ir pateikti ataskaitas, geriau įvertinti rinkos pokyčius pirkimuose ir planuoti savo finansinę strategiją. Savarankiškai, vienam nebuvo lengva pakeisti ilgalaikę buhalterinės apskaitos darbo schemą, todėl įmonė nusprendė ją pertvarkyti kartu su partneriu – ABBYY.
Ne anksčiau pasakyta, nei padaryta
ABBYY specialistų komanda įdiegė universalią išmanaus informacijos apdorojimo platformą MIPC ir sukonfigūruota:
- lankstūs aprašai (duomenų ištraukimo šablonai) dokumentų apdorojimui. Apie tai, kas tai yra ir kam jis skirtas, mes išsamiai kalbėjome apie Habré и . MIPC, naudodamas sprendimą, apdoroja daugiau nei 30 rūšių dokumentų (pavyzdžiui, sumontuotos įrangos aktą ar aktą už agentavimo mokestį) ir iš jų išrašo daugiau nei 50 atributų (dokumento numeris, bendra suma su PVM, pirkėjo pavadinimas, pardavėjas, rangovas, prekių kiekis ir kt.);
- jungtis, skirta patikrinimams atlikti ir duomenims įkelti, kuri sujungė ABBYY FlexiCapture, SAP ir OpenText. Dėl jungties atsirado galimybė automatiškai patikrinti užsakymo ir sutarties duomenis pagal įvairius katalogus. Apie tai kalbėsime toliau;
- dokumentų eksportas į elektroninį archyvą OpenText pagrindu. Dabar visi nuskaityti dokumentai saugomi vienoje vietoje;
- SAP ERP apskaitos įrašų juodraštis su nuorodomis į nuskaitytus dokumentus.
Tada ABBYY ir MIPC darbuotojai sukūrė paieškos formą, kad buhalteris elektroniniame archyve per kelias sekundes rastų svarbias sąskaitas faktūras pagal bet kokį požymį ir pateiktų jas mokesčių patikrinimui.
Paieška galima pagal 26 skirtingus kriterijus (paveikslėlį galima paspausti):
MIPC sėkmingai išbandžius visą sistemą, ji buvo pradėta eksploatuoti. Visas projektas, įskaitant patvirtinimus, patikslinimus ir patobulinimus, buvo įgyvendintas per 10 mėnesių.
Darbo schema įdiegus ABBYY FlexiCapture:
Ar jaučiate, kad niekas nepasikeitė? Taip, verslo procesas išliko toks pat, tiesiog daugumą funkcijų dabar atlieka mašina.
Laidai, ateik!
Kaip dabar reikalai? Tarkime, sutarties kuratorius gavo pirminių dokumentų rinkinį dėl siurblių tiekimo šiluminėms elektrinėms arba, pavyzdžiui, šilumos tinklų statybos, sandoriui. Specialistui nebereikia pačiam tikrinti dokumentų išsamumo ir turinio, kviesti kurjerį ir siųsti dokumentų originalų į buhalteriją. Kuratorius tiesiog nuskaito pasirašytą pirminių dokumentų rinkinį, o tada technologijos perima viršų.
Naudodamasis tinklo skenavimo sistema darbuotojas TIFF arba PDF formatu nuskaitytus dokumentus siunčia sau į karštąjį aplanką arba paštu. Tada jis atidaro „ABBYY FlexiCapture Capture Web Station“ ir pasirenka apdoroto dokumento rinkinio tipą. Pavyzdžiui, „darbų/paslaugų pirkimas su agentavimo mokesčiu“, „materialinių techninių išteklių (MTR) gavimas“ arba „turto apskaita“.
Rinkinio tipas nustato reikalingų dokumentų ir duomenų, kuriuos sistema turi klasifikuoti, atpažinti ir patikrinti, skaičių ir tipus.
Kuratorius įkelia nuskaitymus, kad atpažintų. Sistema automatiškai patikrina visų dokumentų prieinamumą, kiekvieno popieriaus turinį, o duomenys atpažįstami serveryje – sutarties data, suma, adresas, TIN, KPP ir kiti duomenys. Beje, MIPC yra pirmoji energetikos įmonė Rusijoje, kuri taiko šį metodą.
Jei kuratorius neįkėlė visų dokumentų arba kurioje nors sąskaitoje faktūroje nėra visų duomenų, sistema tai pastebi ir nedelsiant prašo darbuotojo ištaisyti klaidą:
Sistema prisiekia ir prašo pridėti trūkstamus dokumentus (toliau ekrano kopijas galima spustelėti):
Sistema pastebėjo, kad pasibaigęs dokumento galiojimo laikas:
Taigi darbuotojui nebereikia nustatyti, ar dokumentas tinkamai įformintas. Jei viskas teisinga, dauguma duomenų patikrinimų automatiškai atliekami tiesiog žiniatinklio įvesties stotyje. Pakanka įvesti SAP ERP nurodytą užsakymo numerį. Po to atpažinti duomenys lyginami su SAP tvarkoma informacija: sandorio šalies TIN ir KPP, sutarčių numeriais ir sumomis, PVM, prekių ar paslaugų nomenklatūra. Vieno dokumento apdorojimas ir patikrinimas užtrunka vos porą minučių.
Pagal duomenis - TIN ir KPP - galite pasirinkti norimą įmonę iš katalogo:
Jei sąskaitoje faktūroje ar važtaraštyje yra klaida, tai neleis dokumento eksportuoti į archyvą. Pavyzdžiui, jei dokumentas surašytas neteisingai arba neteisingai atpažintas vienas iš simbolių, sistema tai nurodys ir paprašys darbuotojo ištaisyti visus netikslumus. Štai pavyzdys:
Sistema aptiko, kad UAB „Vasilek“ nėra įtraukta į MIPC tiekėjų sąrašą.
Tai leidžia darbuotojams sekti klaidas dar prieš dokumentui patekus į buhalteriją.
Jei visi patikrinimai sėkmingai atlikti, vienu paspaudimu nuskenuota dokumento kopija siunčiama į OpenText elektroninį archyvą, o nuoroda ir kortelė su jos metaduomenimis atsiranda SAP. Buhalteris ar kuratorius elektroniniame archyve visada gali ieškoti reikalingo užsakymo dokumentų sąrašo ir informacijos apie tai, kas, kokiu terminu ir kokiu rezultatu apdorojo dokumentus.
Piotras Petrovičius pažvelgė į elektroninį archyvą, ...
… norėdami pamatyti, kas įkėlė dokumentus užsakymui Nr. 1111.
Įkėlus duomenis ir nuskaitytus duomenis iš ABBYY FlexiCapture į SAP, pasirodo operacijos juodraštis su iš anksto užpildytais duomenimis ir nuorodomis į nuskaitytus dokumentus.
Laidų trauka:
Tada buhalteris gauna pranešimą el. paštu su nuoroda į baigtą juodraštį ir nuskaito. Specialistui nebereikia kankintis su popieriumi. Jam tereikia patikrinti galutinę operacijos sumą skenuose, antspaudo buvimą, parašą ir atlikti sandorį. Dabar buhalteris tam skiria mažiau nei minutę.
Projekto rezultatai
- ABBYY technologijų pagalba MIPC supaprastino ir pagreitino ne tik apskaitą, bet ir finansų kontrolę. Norint atlikti laidus, darbuotojams nebereikia laukti kurjerio su originaliais dokumentais – pakanka vienu paspaudimu gauti nuskaitymą su jau patikrintais duomenimis iš elektroninio archyvo. Tiesa, popierinio dokumento dar reikia. Bet dabar jį vėliau galima siųsti į apskaitą. Ten atvykęs darbuotojas apskaitos sistemoje pažymės varnelę „Originalas gautas“.
- Darbuotojai iš karto iš nuskaitymų gauna visus reikiamus duomenis apie sandorį, atlieka operacijas laiku ir iš anksto paruošia visus dokumentus ataskaitoms. Dabar jie nebijo nei vidinių, nei išorinių patikrinimų.
- Buhalteriai finansines operacijas atlieka 3 kartus greičiau, o MIPC ataskaitinį laikotarpį uždaro 10 dienų anksčiau.
- Visi MIPC filialai apskaitos dokumentus saugo viename elektroniniame archyve. Dėl to 4 kartus greičiau nei anksčiau galite rasti bet kurią sąskaitą faktūrą, sutartį ar įvykdymo sertifikatą, taip pat bet kokius jų atributus (sumos, PVM, prekių ar paslaugų nomenklatūra).
- Sprendimas per metus apdoroja daugiau nei 2,6 milijono puslapių dokumentų.
Vietoj išvados
MIPC naudoja 2 metus ir per tiek laiko rinkau statistiką. Paaiškėjo, kad buhalteriai sudaro 95% pranešimų nekeisdami juodraščių. O tai reiškia, kad ateityje tokie įrašai gali būti praleisti visiškai automatiškai. Taip jau susiklostė, kad šis produktas iš tiesų tapo pirmuoju įmonės žingsniu į įmonės veiklos procesus diegiant „dirbtinio intelekto“ elementus: MIPC kuria atitinkamą programą.
Kitos Rusijos įmonės taip pat automatizuoja buhalterinės apskaitos darbą: daro jį paprastesnį ir patogesnį. Pavyzdžiui, ABBYY technologijų pagalba finansų kontrolės tarnyba "» Gaukite svarbios verslo informacijos iki 2 kartų greičiau ir sugaišite 20 % mažiau laiko ieškodami tinkamų sąskaitų faktūrų ir važtaraščių. Valdos apskaitos skyriaus darbuotojams padeda išmanios informacijos apdorojimo technologijos.» masinių mokesčių auditų metu akimirksniu susiraskite reikiamus finansinius dokumentus. 2019 metais įmonės specialistai planuoja sutvarkyti apie 10 milijonų puslapių dokumentų.
Ar norėtumėte daugiau sužinoti apie MIPC ir ABBYY projektą? Balandžio 3 d., 11:00, MIPC Informacinių technologijų centro viršininko pavaduotojas Vladimiras Feoktistov nemokamai kalbės apie bylos detales. . Prisijunkite, jei norite užduoti klausimų.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY įmonės tinklaraščio redaktorius
Šaltinis: www.habr.com