Žiniasklaidoje gausu naujienų apie epidemiologinę situaciją ir rekomendacijų dėl saviizoliacijos.
Tačiau nėra paprastų rekomendacijų dėl verslo. Įmonių vadovai susidūrė su nauju iššūkiu – kaip minimaliais nuostoliais perkelti darbuotojus į produktyvumą nuotoliniu būdu ir susisteminti darbą taip, kad viskas būtų „kaip anksčiau“.
Tai, kas veikė biure, dažnai neveikia nuotoliniu būdu. Kaip paskirstytos komandos gali palaikyti veiksmingą bendradarbiavimą ir bendravimą komandoje ir už jos ribų?
Mobiliojo ryšio prieinamumas, greitas internetas, patogios programos ir kitos modernios technologijos apskritai padeda įveikti daugybę kliūčių ir kurti produktyvų darbą su partneriais ar kolegomis.
Bet mums reikia pasiruošti.
Viskas vyks pagal planą. Jei jis yra
Nuotoliniam darbui reikalinga speciali vidinių procesų ir komunikacijų konstrukcija. O parengiamuoju etapu galima pašalinti daugybę klausimų ir problemų jiems dar neiškylant.
Tiek biure, tiek nuotolinio darbo sąlygomis viskas pastatyta ant keturių ramsčių:
- Planavimas
- Organizacija
- Kontroliuoti
- Motyvacija
Visų pirma, jūs ir jūsų komanda turite išsikelti tinkamus tikslus, iš naujo sukurti ataskaitų teikimo sistemą ir teisingai derinti asinchroninį ir sinchroninį bendravimą komandoje. Asinchroninis ryšys apima laiškus, pokalbius, atnaujintas ataskaitas ir visas komunikacijos parinktis, į kurias nereikia nedelsiant atsakyti. Sinchroninis ryšys yra bendravimas realiuoju laiku su greitu grįžtamuoju ryšiu.
Labai svarbu atminti, kad dirbant nuotoliniu būdu planavimas reikalauja reguliarumo. Būtina išlaikyti darbo balansą su strateginėmis ir operatyvinėmis užduotimis, nustatant prioritetinių užduočių darbo tempą kas savaitę ar net kasdien. Tinkamas planavimas ir tikslų nustatymas padarys darbą aiškesnį ir padės išvengti darbuotojų perdegimo. Jie nesijaus izoliuoti nuo proceso.
Vaizdo konferencijos: įrankis numeris vienas
Nuotolinių darbuotojų izoliacija yra labiau informacinė nei socialinė. Jiems taip netrūksta sėdėjimo šalia ko nors (nors tai skiriasi), dažniausiai nerimauja dėl to, kad trūksta greitos informacijos ir bendravimo su kolegomis. Jie neturi galimybės užduoti kolegai klausimą ir iškart gauti atsakymą, švęsti nedidelę pergalę ar debriefą, susimąstyti ar tiesiog paplepėti apie savaitgalio planus.
Šį deficitą iš dalies kompensuoja vaizdo konferencijų paslaugos.
Vaizdo konferencijos leidžia vienam ar keliems žmonėms kalbėtis realiuoju laiku telefonu arba per internetines vaizdo konferencijų platformas. Skambučiai yra sinchroninis komunikacijos kanalas, bet taip pat gali būti naudojamas, kai tik vienas asmuo kalba su grupe, pavyzdžiui, . Tokių paslaugų pavyzdžiai: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Privalumai:
- Vaizdo skambučiai perteikia pašnekovo intonaciją, emocijas, veido ir kitus žodinius signalus, taip padeda išsiaiškinti ir suprasti jo nuotaiką.
- Papildoma informacija daro pranešimus aiškesnius, suteikia emocinio turinio ir padeda kurti ryšį bei pasitikėjimą.
Trūkumai:
- Koordinavimas laikui bėgant. Skambučiai gali vykti tik realiuoju laiku, todėl komandos, išsibarsčiusios įvairiose laiko juostose, bendravimas yra sudėtingas.
- Bendravimo eiga jokiu būdu nėra dokumentuota. Iššūkiai nepalieka rašytinio rezultato.
- Interpretacija. Bendravimo kokybė ne visiems yra optimali (ypač tiems, kurie izoliuojasi šalyje). Žodžiai ne visada suvokiami teisingai.
Kada naudoti vaizdo konferencijas?
- Reguliarūs susitikimai, tiek individualūs, tiek grupės
- Komandos susitikimai
- Planavimas ir minčių šturmas (geriausia naudojant vaizdo įrašą)
- Nesusipratimų sprendimas arba aštrėjančių ar emocinių situacijų sprendimas iš kitų kanalų (pvz., el. pašto, pokalbių)
Jei manote, kad jūsų nuotolinis komandinis darbas nėra pakankamai produktyvus, nešvaistykite laiko – pabandykite pakeisti situaciją.
- Įveskite kasdienes registracijas su komanda.
- Griežtai sekite susitikimo laiką ir tikslus, užsirašykite juos kvietime ir priminkite pačioje pradžioje.
- Atlikite namų darbus. Pasiruoškite susitikimui ir ant popieriaus užrašykite, kokios idėjos jus atvedė į šį susitikimą, kokių lūkesčių tikitės iš dalyvių, o ko jie iš jūsų?
- Paprašykite dalyvių pasidalyti vaidmenimis (užsirašyti, pateikti informaciją, veikti kaip susitikimo moderatorius).
- Nerengti susirinkimų dideliam kolektyvui (daugiau nei 8 žmonės).
- Nepamirškite sinchronizuoti susitikimų su dalyvių laiko juosta.
Kai visi kartu: kaip organizuoti visuotinius įmonės susirinkimus
Visų įmonės darbuotojų susitikimai tapo populiariu informacijos mainų būdu.
Yra keletas patarimų, kaip geriausiai juos organizuoti:
- Laikas. Įmonėms Rusijoje tokius susitikimus geriausia rengti 11-12 val. Stenkitės pasirinkti patogų laiką kuo daugiau darbuotojų. Būtinai įrašykite susitikimą. Daugelyje platformų, įskaitant „MegaFon“, tai galima padaryti vienu paspaudimu ir įkelti mp4 formatu.
- Tiesiogiai. Mažoms įmonėms to gal ir nereikia, tačiau didelėms, turinčioms paskirstytą filialų tinklą, prasminga vesti tiesiogines transliacijas.
- Klausimai ir atsakymai. Galite iš anksto paprašyti žmonių užduoti jiems rūpimus klausimus, tada galite paruošti informaciją, kuri yra aktuali auditorijai.
- Nepamirškite apie humorą. Tai nėra sudėtis mokykloje, o galimybė užmegzti asmeninį ryšį ir padėti sukurti pasitikėjimą tarp paskirstytų komandų.
Protų šturmas: pašalinkite painiavą
Kalbant apie protų šturmą, svarbu, kad paskirstytos komandos naudotų bendrą skaitmeninį įrankį. Tai leidžia rinkti, grupuoti ir suskirstyti idėjas į kategorijas.
Štai keletas svarbių patarimų, kurie padės efektyviai šturmuoti:
- Nuotolinė komanda gali pasirinkti bendradarbiavimo projektų valdymo įrankį, kuris palaiko daugeliui komandų jau pažįstamas „kanban-board“ funkcijas, pvz., „Trello“.
- Alternatyva galėtų būti ta, kurią teikia platforma. Priemonė yra piešimo lenta, kurią gali matyti visi ir kurią gali redaguoti bet kuris dalyvis.
- Pasinaudokite balsavimo parinktimi, kad įvertintumėte, kurią idėją įdomiausia įgyvendinti. Visą statistiką vėliau galima atsisiųsti csv arba xlsx formatu.
- Patirtis rodo, kad darbuotojus apie užpuolimą geriau įspėti iš anksto, kad jie turėtų laiko apmąstyti idėjas. Kai grupė susiburs, dalyviai nebeateis tuščiomis rankomis.
Teisingai naudojamas sinchroninis ryšys, pavyzdžiui, vaizdo skambučiai, gali būti puiki priemonė komandiniam darbui atlikti, jo rezultatams sekti ir suteikti emocinę paramą visiems komandos nariams. Kartu su asinchroniniais įrankiais jie padeda paskirstytiems proceso dalyviams būti tokiems pat (o kartais ir produktyvesniems) nei jų kolegoms biure.
Šaltinis: www.habr.com