Elektroninio pašto istorija siekia kelis dešimtmečius. Per šį laiką šis įmonių komunikacijos standartas ne tik nepaseno, bet kasmet tampa vis populiaresnis dėl įvairiose įmonėse diegiamos bendradarbiavimo sistemos, kurios, kaip taisyklė, yra pagrįstos būtent el. Tačiau dėl elektroninio pašto efektyvumo stokos vis daugiau vartotojų atsisako jo ir renkasi tekstinius pokalbius, balso ir vaizdo skambučius bei vaizdo konferencijas. Tokie įmonės komunikacijos metodai padeda darbuotojams sutaupyti daug laiko ir dėl to būti efektyvesniems bei atnešti įmonei daugiau pinigų.
Tačiau pokalbių ir vaizdo komunikacijų naudojimas darbo problemoms spręsti dažnai sukelia naujų grėsmių įmonės informacijos saugumui. Faktas yra tas, kad jei nėra tinkamo įmonės sprendimo, darbuotojai gali savarankiškai pradėti susirašinėti ir bendrauti viešosiose tarnybose, o tai gali sukelti svarbios informacijos nutekėjimą. Kita vertus, įmonės vadovybė ne visada nori skirti lėšų įmonių platformoms vaizdo konferencijoms ir pokalbiams diegti, nes daugelis yra įsitikinę, kad jos labiau atitraukia darbuotojus nuo darbo nei padidina jų efektyvumą. Išeitis iš šios situacijos galėtų būti įmonių pokalbių ir vaizdo konferencijų, paremtų esamomis informacinėmis sistemomis, diegimas. Tie, kurie naudoja „Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition“ kaip bendradarbiavimo platformą, gali išspręsti įmonės pokalbių ir vaizdo konferencijų kūrimo problemą su „Zextras Team“ – sprendimu, kuris „Zimbra“ OSE prideda daug naujų funkcijų, susijusių su įmonės bendravimu internetu.
„Zextras Team“ yra dviejų leidimų: „Zextras Team Basic“ ir „Zextras Team Pro“ ir skiriasi teikiamų funkcijų rinkiniu. Pirmoji pristatymo parinktis yra visiškai nemokama ir leidžia organizuoti tekstinius pokalbius tiek asmeninio, tiek grupinio pokalbio formatu, taip pat asmeninius vaizdo pokalbius ir garso skambučius, pagrįstus Zimbra OSE. Tokiu atveju visos šios funkcijos bus pasiekiamos tiesiogiai iš Zimbra OSE žiniatinklio kliento. Be to, Zextras Team Basic vartotojai gali naudotis mobiliąja aplikacija, pasiekiama iOS ir Android platformose. Šios programėlės leidžia prisijungti prie privačių ir tekstinių pokalbių, o ateityje – atlikti vaizdo skambučius. Iš karto atkreipiame dėmesį, kad vaizdo pokalbiams ir garso skambučiams Zextras Team vartotojams reikės tinkamai veikiančios internetinės kameros ir (arba) mikrofono.
Tačiau „Zextras Team Pro“ suteikia daug daugiau funkcijų. Be jau išvardintų galimybių, „Zextras Team“ vartotojai turės galimybę sukurti vaizdo konferencijas dideliam skaičiui darbuotojų. Tai leidžia surengti susitikimus tarp geografiškai skirtingose vietose esančių darbuotojų ir taip sutaupyti laiko, kuris anksčiau buvo skiriamas susirinkimo dalyviams surinkti į vieną patalpą, o jį skirti nuodugnesniam klausimų nagrinėjimui ar konkrečių darbo užduočių sprendimui.
„Zextras Team Pro“ taip pat leidžia kurti virtualias erdves ir virtualius susitikimus darbuotojams. Erdvėje vienu metu gali būti kelios posėdžių salės, kuriose įvairūs erdvės dalyviai gali diskutuoti bendromis temomis. Pavyzdžiui, apsvarstykite įmonę, kurioje yra 16 žmonių pardavimo skyrius. Iš jų 5 darbuotojai dirba B2C pardavimuose, 5 – B2B pardavimuose, dar 5 – B2G. Visam skyriui vadovauja pardavimų skyriaus vadovas.
Kadangi visi darbuotojai dirba tame pačiame skyriuje, būtų protinga sukurti jiems bendrą erdvę, kurioje būtų aptartos visos kiekvienam pardavimų darbuotojui aktualios temos. Tuo pačiu metu dažnai iškyla temų, susijusių tik su padaliniu, dirbančiu, pavyzdžiui, su b2b. Žinoma, pardavimų skyriaus darbuotojams, dirbantiems kitose srityse, diskusijose tokiomis temomis nereikia dalyvauti, tačiau kiekvieno skyriaus diskusijose turėtų dalyvauti skyriaus vadovas. Būtent todėl pardavimo skyriaus poreikiams skirtoje erdvėje kiekvienai krypčiai galima skirti atskirus virtualius susitikimus, kad kiekviename iš jų darbuotojai galėtų bendrauti tarpusavyje ir su skyriaus vadovu. Tuo pačiu vadovas visus tris virtualius susitikimus turės patogiai surinkti atskiroje erdvėje. O jei manote, kad visas bendravimas vyksta įmonės serveriuose ir duomenys iš jų niekur neperkeliami, tai tokius pokalbius informacijos saugumo prasme galima vadinti gana saugiais. Be pardavimų skyriaus, erdvių ir virtualių susitikimų kambarių koncepciją galima pritaikyti visai įmonei.
Be vaizdo susitikimų, vartotojams taip pat galimi garso skambučiai. Be to, kad jie daug mažiau apkrauna ryšio kanalus, daugelis darbuotojų dažnai tiesiog gėdijasi bendrauti vaizdo formatu ir dažnai net uždengia nešiojamojo kompiuterio internetinę kamerą.
Be vaizdo pokalbių ir garso skambučių su darbuotojais, „Zextras Team“ leidžia kurti vaizdo pokalbius ir garso skambučius su bet kuriuo vartotoju, kuris nėra įmonės darbuotojas, sugeneruojant ir išsiuntus jam specialią nuorodą prisijungti prie susitikimo. Kadangi Zextras Team reikalinga tik moderni naršyklė, naudodamiesi šia funkcija visada galėsite greitai susisiekti su klientu ar sandorio šalimi tais atvejais, kai reguliarus susirašinėjimas užtruktų per daug laiko. Be to, „Zextras Team“ palaiko failų bendrinimą, kurį darbuotojai gali siųsti vieni kitiems tiesiogiai vaizdo skambučio ar teksto pokalbio metu.
Neįmanoma nepaminėti specialios mobiliosios aplikacijos Zextras Team, kuri leidžia darbuotojams dalyvauti įmonių pokalbiuose ne savo darbo vietoje. Programa yra prieinama iOS ir Android platformoms ir šiuo metu leidžia vartotojams:
- Veskite korespondenciją priimdami ir siųsdami žinutes savo išmaniajame telefone
- Kurkite, ištrinkite privačius pokalbius ir prisijunkite prie jų
- Kurkite, ištrinkite ir prisijunkite prie grupės pokalbių
- Prisijunkite prie virtualių erdvių ir pokalbių, taip pat kurkite ir ištrinkite juos
- Pakvieskite vartotojus į virtualias erdves ir pokalbius arba, atvirkščiai, pašalinkite juos iš ten
- Gaukite tiesioginius pranešimus ir užmegzkite saugų ryšį su įmonės serveriu.
Ateityje programa papildys privataus vaizdo ryšio, vaizdo konferencijų ir failų dalijimosi funkcija galimybes.
Dar viena įdomi Zextras Team savybė – galimybė realiu laiku transliuoti kompiuterio ekrano turinį, taip pat perduoti jo valdymą kitam vartotojui. Ši funkcija gali būti labai naudinga vedant mokomuosius internetinius seminarus, kurių metu būtina supažindinti darbuotojus su nauja sąsaja. Ši funkcija taip pat gali padėti įmonės IT skyriui padėti darbuotojams išspręsti su kompiuteriais susijusias problemas nedalyvaujant IT asmeniui.
Taigi „Zextras Team“ yra pilnas sprendimas patogiam darbuotojų bendravimui internetu organizuoti tiek įmonės vidiniame tinkle, tiek už jo ribų. Dėl to, kad „Zextras Backup“ gali visiškai sukurti visos „Zextras Team“ generuojamos informacijos atsarginę kopiją, informacija iš ten niekur nepradings, o priklausomai nuo saugos strategijų griežtumo, sistemos administratorius galės savarankiškai konfigūruoti įvairias apribojimai vartotojams.
Visais su Zextras Suite susijusiais klausimais galite kreiptis į Zextras atstovę Ekaterina Triandafilidi el. [apsaugotas el. paštu]
Šaltinis: www.habr.com