Dažna pradedančiųjų verslininkų klaida – jie neskiria pakankamai dėmesio duomenų rinkimui ir analizei, darbo procesų optimizavimui ir pagrindinių rodiklių stebėjimui. Dėl to sumažėja produktyvumas ir neoptimalus laiko bei išteklių švaistymas. Kai procesai blogi, tas pačias klaidas tenka taisyti kelis kartus. Didėjant klientų skaičiui, paslauga prastėja, o be duomenų analizės nėra aiškaus supratimo, ką reikia tobulinti. Dėl to sprendimai priimami pagal užgaidą.
Kad būtų konkurencingas, šiuolaikinis verslas, be kokybiškų produktų ir paslaugų, turi turėti skaidrius procesus ir rinkti analitinius duomenis. Be to sunku suprasti tikrąją verslo padėtį ir priimti teisingus sprendimus. Todėl svarbu savo arsenale turėti reikiamų įrankių, kurie ne tik būtų patogūs naudoti, bet ir leistų supaprastinti darbą bei sukurti kuo skaidresnius procesus.
Šiandien yra daugybė įrankių ir sprendimų. Tačiau dauguma verslininkų jų nenaudoja, nes arba nemato juose vertės, arba nesupranta, kaip jas naudoti, arba jie brangūs, sudėtingi, arba 100500 XNUMX daugiau. Tačiau tie, kurie sugalvojo, rado ar sukūrė sau tokias priemones, jau vidutinės trukmės laikotarpiu turi pranašumą.
Daugiau nei 10 metų kuriu IT produktus ir sprendimus, padedančius verslui padidinti pelną automatizuojant ir transformuojant procesus. Padėjau susirasti dešimtis startuolių ir sukūriau dešimtis internetinių įrankių, kuriuos naudoja šimtai tūkstančių žmonių visame pasaulyje.
Štai vienas iš gerų pavyzdžių mano praktikoje, parodantis skaitmeninės transformacijos naudą. Vienai nedidelei Amerikos advokatų kontorai su komanda sukūrėme teisinių dokumentų generavimo įrankį, kuris leido teisininkams greičiau sugeneruoti dokumentus. O vėliau, išplėtę šio įrankio funkcionalumą, sukūrėme internetinę paslaugą ir visiškai pertvarkėme įmonę. Dabar jie aptarnauja klientus ne tik savo mieste, bet ir visoje šalyje. Per trejus metus įmonės kapitalizacija išaugo kelis kartus.
Šiame straipsnyje pasidalinsiu su jumis realia patirtimi kuriant skaidrią pagrindinių verslo rodiklių stebėjimo sistemą. Bandysiu įskiepyti skaitmeninių sprendimų naudojimo vertę, parodysiu, kad tai nėra sunku ir ne visada brangu. Taigi, eime!
Kaip viskas prasidėjo
Jei nori turėti tai, ko niekada neturėjai, turėsi daryti tai, ko niekada nedarei.
Coco Chanel
Mano žmonai pabodo būti motinystės atostogose, todėl nusprendėme atidaryti nedidelį verslą – vaikų žaidimų kambarį. Kadangi turiu savo verslą, mano žmona visiškai rūpinasi žaidimų kambariu, o aš padedu sprendžiant strateginius klausimus ir plėtrą.
Verslo atidarymo detalės yra visiškai kita istorija, tačiau duomenų rinkimo ir konkurentų analizės etape, be specifinių šio verslo problemų akcentavimo, atkreipėme dėmesį į vidinių procesų problemas, su kuriomis dauguma konkurentų nesusidurdavo. .
Mano nuostabai, XXI amžiuje beveik niekas nelaikė CRM jokia forma; daugelis rašė įrašus raštu, užrašų knygelėse. Tuo pačiu metu patys savininkai skundėsi, kad darbuotojai vagia, suklysta skaičiuodami ir tenka sugaišti daug laiko perskaičiuojant ir tikrinant su įrašais buhalterinėje knygoje, dingsta duomenys apie rezervacijas ir depozitus, klientai išvyksta dėl nežinomų priežasčių. juos.
Analizuodami surinktus duomenis supratome, kad nenorime kartoti jų klaidų ir mums reikia skaidrios sistemos, kuri sumažins šias rizikas iki minimumo. Pirmiausia pradėjome ieškoti gatavų sprendimų, tačiau neradome tokių, kurie visiškai atitiktų mūsų reikalavimus. Ir tada nusprendžiau sukurti savo sistemą, nors ir ne idealią, bet veikiančią ir nebrangią (beveik nemokamai).
Rinkdamasis įrankį atsižvelgiau į tokius kriterijus: jis turi būti nebrangus, lankstus ir prieinamas, patogus naudoti. Galėčiau parašyti visavertę, galingą ir brangią sistemą šiam verslui, bet turėjome mažai laiko ir mažo biudžeto, be to, iki galo nesupratome, ar mūsų projektas pasiteisins, ir būtų neprotinga išleisti daug resursų. šią sistemą. Todėl hipotezės tikrinimo metu nusprendžiau pradėti nuo MVP (Minimum Viable Product – minimalus gyvybingas produktas) ir per trumpiausią įmanomą laiką su minimaliomis investicijomis pasidaryti veikiančią versiją, o laikui bėgant ją užbaigti arba perdirbti.
Dėl to mano pasirinkimas krito į Google paslaugas (Diskas, Skaičiuoklės, Kalendorius). Pagrindinis įvesties/išvesties informacijos šaltinis yra „Google“ skaičiuoklės, kadangi mano žmona turi patirties dirbant su skaičiuoklėmis, todėl, jei reikia, pati gali atlikti pakeitimus. Taip pat atsižvelgiau į tai, kad įrankiu naudosis ir darbuotojai, kurie galbūt nelabai moka naudotis kompiuteriu, ir išmokyti juos įvesti duomenis į lentelę bus daug lengviau nei išmokyti dirbti su kokiais nors specialistais. tokia programa kaip 1C.
Į lenteles įvedami duomenys kinta realiu laiku, tai yra bet kuriuo metu galite matyti įmonės reikalų situaciją, įtaisytas saugumas, galite apriboti prieigą tam tikriems asmenims.
Architektūros ir duomenų struktūros kūrimas
Vaikų žaidimų kambaryje teikiamos kelios pagrindinės paslaugos.
- Standartinis vizitas - kai klientas perka laiką, praleistą savo vaikų žaidimų kambaryje.
- Prižiūrimas vizitas - kai klientas perka laiką, praleistą savo vaikų žaidimų kambaryje, ir papildomai moka už priežiūrą. Tai yra, klientas gali palikti vaiką ir eiti savo reikalais, o kambario darbuotojas žiūrės ir žais su vaiku, kai tėvo nėra.
- Atviras gimtadienis — klientas išsinuomoja atskirą staliuką maistui ir svečių susodinimui bei apmoka standartinį apsilankymą žaidimų kambaryje, o kambarys veikia kaip įprasta.
- Uždarytas gimtadienis - klientas nuomoja visas patalpas, nuomos laikotarpiu kambarys kitų klientų nepriima.
Savininkui svarbu žinoti, kiek žmonių lankėsi patalpoje, kokio amžiaus jie buvo, kiek laiko praleido, kiek uždirbo pinigų, kiek buvo išlaidų (dažnai pasitaiko, kad administratoriui reikia ką nors nusipirkti ar sumokėti už ką nors, pavyzdžiui, pristatymą ar vandenį), Kiek buvo gimtadienių?
Kaip ir bet kuris IT projektas, pradėjau apgalvodamas būsimos sistemos architektūrą ir sukūręs duomenų struktūrą. Kadangi žmona yra atsakinga už verslą, ji žino viską, ką jai reikia matyti, kontroliuoti ir valdyti, todėl ji elgėsi kaip klientė. Kartu surengėme minčių šturmą ir parengėme sistemos reikalavimus, kuriais remdamasis apgalvojau sistemos funkcionalumą ir sukūriau tokią failų ir aplankų struktūrą Google diske:
Dokumente „Suvestinė“ pateikiama bendra informacija apie įmonę: pajamos, išlaidos, analitika
Išlaidų dokumente pateikiama informacija apie įmonės mėnesio išlaidas. Siekiant didesnio skaidrumo, suskirstyti į kategorijas: kanceliarinės išlaidos, mokesčiai, personalo išlaidos, reklamos išlaidos, kitos išlaidos.
mėnesinių išlaidų
Suvestinė metų išlaidų lentelė
Pajamų aplanke yra 12 „Google“ skaičiuoklių failų, po vieną kiekvienam mėnesiui. Tai yra pagrindiniai darbo dokumentai, kuriuos darbuotojai pildo kiekvieną dieną. Juose yra privalomas prietaisų skydelio skirtukas ir kiekvienos darbo dienos skirtukai. Prietaisų skydelio skirtuke rodoma visa reikalinga einamojo mėnesio informacija, kad būtų galima greitai suprasti reikalus, taip pat galite nustatyti kainas ir pridėti paslaugas.
Prietaisų skydelio skirtukas
Kasdienis skirtukas
Vystantis verslui pradėjo atsirasti papildomi poreikiai nuolaidų, abonementų, papildomų paslaugų, renginių pavidalu. Mes taip pat visa tai įdiegėme laikui bėgant, tačiau šiame pavyzdyje parodyta pagrindinė sistemos versija.
Funkcionalumo sukūrimas
Išsiaiškinau pagrindinius rodiklius, parengiau architektūrą ir duomenų mainus tarp objektų, pradėjau diegti. Pirmas dalykas, kurį padariau, buvo „Google“ skaičiuoklės dokumentas mano pajamų aplanke. Jame sukūriau du skirtukus: informacijos suvestinę ir pirmąją mėnesio dieną, į kurią pridėjau šią lentelę.
Pagrindinis darbalapis
Tai yra pagrindinis darbalapis, su kuriuo dirbs administratorius. Jam tereikia užpildyti reikiamus laukelius (pažymėtus raudonai), ir sistema automatiškai apskaičiuos visus reikiamus rodiklius.
Siekiant sumažinti įvesties klaidas ir patogumą, laukas „Apsilankymo tipas“ buvo įdiegtas kaip išskleidžiamasis teikiamų paslaugų sąrašas, kurį galime redaguoti prietaisų skydelio puslapyje. Norėdami tai padaryti, prie šių langelių pridedame duomenų patikrinimą ir nurodome diapazoną, iš kurio reikia paimti duomenis.
Siekdamas sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičiavimuose, pridėjau automatinį kliento kambaryje praleistų valandų ir mokėtinos pinigų sumos skaičiavimą.
Norėdami tai padaryti, Administratorius turi tiesiog pažymėti kliento atvykimo laiką (stulpelis E) ir išvykimo laiką (stulpelis F) formatu HH: MM. Norėdami apskaičiuoti bendrą laiką, kurį klientas praleidžia žaidimų kambaryje, naudoju šią formulę:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Norėdami automatiškai apskaičiuoti pinigų sumą už naudojimąsi paslaugomis, turėjome naudoti sudėtingesnę formulę, nes valandos kaina gali skirtis priklausomai nuo paslaugos tipo. Todėl turėjau susieti duomenis su paslaugų lentele prietaisų skydelio puslapyje naudojant funkciją QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Be pagrindinių veiksmų, pridėjau papildomų funkcijų, pašalinančių nepageidaujamas IFERROR ar ISBLANK klaidas, taip pat funkciją ROUNDDOWN - kad nesivargintų dėl smulkmenų, galutinę sumą apvalinau žemyn, link kliento.
Be pagrindinių pajamų (nuomos laiko), vaikų žaidimų kambaryje gaunamos papildomos pajamos iš paslaugų ar žaislų pardavimo, o darbuotojai patiria nedidelių išlaidų, pavyzdžiui, moka už geriamąjį vandenį ar perka saldainius už komplimentus, į visa tai taip pat reikia atsižvelgti.
Todėl pridėjau dar dvi lenteles, kuriose įrašysime šiuos duomenis:
Kad būtų lengviau dirbti su ženklais, juos nuspalvinau ir langelius papildžiau sąlyginiu formatavimu.
Pagrindinės lentelės paruoštos, dabar reikia sudėti pagrindinius rodiklius į atskirą lentelę, kad aiškiai matytumėte kiek uždirbote per dieną ir kiek šių pinigų yra kasoje ir kiek kortelėje.
Norėdami sumuoti pinigus pagal mokėjimo tipą, vėl panaudojau funkciją QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Darbo dienos pabaigoje administratoriui tereikia dar kartą patikrinti pajamas ir nereikės atlikti rankinio perskaičiavimo. Neverčiame žmogaus dirbti papildomų darbų, o savininkas gali bet kada pasižiūrėti ir kontroliuoti situaciją.
Visos reikalingos lentelės yra paruoštos, dabar mes tiesiog pakartosime kiekvienos dienos skirtuką, jį sunumeruosime ir gausime toliau pateiktą informaciją.
Puiku! Beveik viskas paruošta, belieka prietaisų skydelio skirtuke parodyti visus pagrindinius mėnesio rodiklius.
Norėdami gauti visas mėnesio pajamas, galite parašyti tokią formulę
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kur D1 yra langelis su dienos pajamomis, o „1“, „2“ ir t. t. yra skirtuko pavadinimas. Lygiai taip pat gaunu duomenis apie papildomas pajamas ir išlaidas.
Aiškumo dėlei nusprendžiau parodyti bendrą pelningumą pagal kategorijas. Norėdami tai padaryti, turėjau atlikti sudėtingą visų skirtukų pasirinkimą ir sugrupavimą, tada filtruoti ir pašalinti tuščias ir nereikalingas eilutes.
Pelningumas pagal kategorijas
Pagrindinis pajamų apskaitos įrankis yra paruoštas, dabar mes tiesiog dubliuosime failą kiekvienam metų mėnesiui.
Sukūręs įrankį pajamų apskaitai ir stebėjimui, ėmiau kurti išlaidų lentelę, kurioje atsižvelgsime į visas mėnesio išlaidas: nuomą, darbo užmokestį, mokesčius, prekių įsigijimą ir kitas išlaidas.
Einamųjų metų aplanke sukūriau „Google“ skaičiuoklės dokumentą ir pridėjau 13 skirtukų, prietaisų skydelio ir dvylika mėnesių.
Prietaisų skydelio skirtukas
Kad būtų aiškumo, prietaisų skydelio skirtuke apibendrinau visą reikiamą informaciją apie finansines metų išlaidas.
Ir kiekviename mėnesio skirtuke sukūriau lentelę, kurioje stebėsime visas įmonės grynųjų pinigų išlaidas pagal kategorijas.
Mėnesio skirtukas
Tai pasirodė labai patogu, dabar galite matyti ir kontroliuoti visas įmonės išlaidas, o prireikus pažvelgti į istoriją ir net atlikti analizę.
Kadangi informacija apie pajamas ir išlaidas yra skirtinguose failuose ir nėra labai patogu ją stebėti, nusprendžiau sukurti vieną failą, kuriame sukaupiau visą savininkui reikalingą informaciją, reikalingą įmonės kontrolei ir valdymui. Šį failą pavadinau „Summary“.
suvestinės lentelės
Šiame faile sukūriau lentelę, kuri gauna mėnesio duomenis iš lentelių, tam panaudojau standartinę funkciją:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kur aš perduodu dokumento ID kaip pirmąjį argumentą, o importuotą diapazoną kaip antrąjį parametrą.
Tada sudariau metinį balansą: kiek uždirbta, kiek išleista, koks pelnas, pelningumas. Vizualizavo reikiamus duomenis.
O dėl patogumo, kad įmonės savininkas visus duomenis matytų vienoje vietoje ir neperbėgtų per failus, integravau galimybę pasirinkti bet kurį metų mėnesį ir rodyti pagrindinius rodiklius realiu laiku.
Norėdami tai padaryti, sukūriau nuorodą tarp mėnesio ir dokumento ID
Tada sukūriau išskleidžiamąjį sąrašą naudodamas „Duomenys -> Duomenų patvirtinimas“, nurodžiau nuorodos diapazoną ir sukonfigūravau importavimą su dinamine nuoroda į dokumentą
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")išvada
Kaip matote, tobulinti savo verslo procesus nėra taip sunku, kaip gali atrodyti, ir tam nereikia turėti jokių super įgūdžių. Žinoma, ši sistema turi daug trūkumų ir verslui augant ja naudotis bus neįmanoma, tačiau smulkiam verslui ar pradžioje tikrinant hipotezę tai puikus sprendimas.
Šis žaidimų kambarys prie šio sprendimo dirba jau trečius metus ir tik šiemet, kai jau aiškiai suvokiame visus procesus, pažįstame savo klientą ir rinką. Nusprendėme sukurti visavertį internetinio verslo valdymo įrankį.
PS
Naudoti „Google“ skaičiuokles savo verslui stebėti nėra labai patogu, ypač iš telefono. Taigi aš padariau , kuriame patogiu formatu realiu laiku rodomi visi pagrindiniai verslo rodikliai
Šaltinis: www.habr.com