Sveiki visi, mano vardas Konstantinas Kuznecovas, aš esu „RocketSales“ generalinis direktorius ir įkūrėjas. IT srityje gana įprasta istorija, kai plėtros skyrius gyvena savoje visatoje. Šioje visatoje ant kiekvieno darbastalio yra oro drėkintuvai, krūva programėlių ir valiklių monitoriams bei klaviatūroms ir, greičiausiai, savo užduočių ir projektų valdymo sistema.
Koks tas svarbus reikalas?
Galbūt kai kuriems tai nieko. Bet susidūrėme su problema. Kuriame ir automatizuojame pardavimo sistemas, diegiame CRM, kuriame debesų infrastruktūrą verslui. Be plėtros ir gamybos skyrių, klientų projektuose dažnai dalyvauja rinkodaros specialistai, pardavėjai, buhalteriai ir kiti darbuotojai. Ir pradėjome galvoti, kaip organizuoti efektyvų projektų valdymo procesą.
Jei kūrimo ir gamybos procesas organizuojamas tokioje platformoje kaip Jira ar GitLab, tada niekas, išskyrus vystymąsi, nesupranta, kas yra kas. Norėdami įtraukti trečiosios šalies darbuotoją į projektą, turite su juo susitikti, paaiškinti kontekstą, kažkur įrašyti užduotį, tada stebėti pasirengimo laipsnį darbo pokalbiuose, gauti rezultatą per pokalbį ir įvesti jį į Jira. Ir taip kaskart.
Plėtra yra atkirsta nuo kitų įmonės padalinių, jie nežino, kaip mus įtraukti, o mes nežinome, ar jiems reikia mūsų dalyvavimo.
Prieš porą metų atradome Asana platformą. Šioje medžiagoje noriu papasakoti, kaip organizavome kūrimo ir gamybos valdymo procesą, siekdami:
- visa įmonė dirbo vienoje ekosistemoje,
- visi turėjo pakankamai funkcijų,
- buvo galima įvertinti kiekvieno projekto kainą valandomis ir pinigais,
- darbas su klientais buvo ilgalaikis: ne vienos užduoties rėmuose, o viso projekto rėmuose su nuolatiniu idėjų kaupimu.
Šiek tiek apie pažintį su Asana
10 metų praleidau ieškodamas patogios programinės įrangos projektų valdymui. Jėgos testo neišlaikė „Trello“, „Jira“, „Planfix“, „Megaplan“, „Bitrix24“ ir daugybė kitų užduočių sekėjų. Tada radau Asaną. Ir viskas pavyko.
Mūsų nuomone, tai geriausia ir greičiausiai auganti užduočių ir projektų valdymo platforma. Šiandien Asana yra pasaulinė populiarumo ir vartotojų pasitenkinimo lyderė. Tai liudija g2 reitingų lentelė.
Esame Asanos gerbėjai, netgi gavome sertifikatą, kad galime tai įgyvendinti savo klientams.
Trumpai aprašysiu eigą nuo pardavimo iki projekto įgyvendinimo
Kadangi prekiaujame IT paslaugomis, mūsų piltuvas yra gana ilgas ir į pabaigą patenka į gamybos, o kartais ir į plėtros skyrių.
Pardavimų skyriuje atliekamos standartinės manipuliacijos: auditas, CP tvirtinimas, sutarties pasirašymas, sandorio perkėlimas į gamybą. Gamyba negali priimti sutarties: joje turi būti nurodytas biudžetas, perdavimo į gamybą data, numatomas projekto įgyvendinimo laiko fondas.
Dėl amoCRM + Asana derinio, perkeliant sandorį iš pardavimo skyriaus į gamybą ir atgal, darbas niekur nenutrūksta. Mėlyna nurodo pardavimo skyriaus atsakomybės sritį, oranžinė – gamybos skyrių, o rožinė – plėtros skyrių.
Svarbu, kad vystymo skyrius, skirtingai nei projektavimo skyrius, nedalyvautų kiekviename projekte. Kartais norint sukurti sistemą nereikia pasirinktinių sprendimų.
Taigi, vadybininkui priėmus projektą gamybai, pardavimų vadybininkas 1 paspaudimu patenka į Asaną (ekrano kopija). Iš amoCRM projektas automatiškai sukuriamas Asana.
Bendroje kliento projekto lentoje automatiškai sukuriama užduotis (užduotis) su projekto žemėlapiu ir komerciniais pasiūlymais. Čia rodomi visi šiuo metu gaminami klientai. Čia paskiriamas atsakingas vadovas, nustatomi terminai, parenkamas darbų tipas ir keičiami užduočių statusai.
Vadovas užduotyje gali paleisti bet kurį iš siūlomų automatinių verslo procesų:
- Suraskite / sukurkite kliento projektą + pridėkite ten užduotį
- Užpildykite užduotį su operacijos informacija
- Sukurkite sandorį iš dabartinės užduoties
Projektas užpildytas visais amoCRM nurodytais duomenimis. Priklausomai nuo paslaugos tipo, iš karto sukuriamas papildomų užduočių rinkinys, skirtas realiems darbo blokams įgyvendinti. Projekto vadovui belieka išskaidyti detalias užduotis, paskirstyti atsakomybę ir terminus.
Ši lenta padeda imtis naujų projektų. Tačiau stebėti dabartinę būseną ir projektų, kuriems gresia pavojus, buvimą yra nepatogu.
Kaip grupuojame klientų užduotis ir projektus
Iš bendros visų projektų lentos vadovas prideda projektą į dar 3 lentas:
- kliento asmeninė lenta;
- aktyvių klientų portfelis;
- vadovo portfelis.
Išsiaiškinkime, kodėl mums reikia kiekvieno iš objektų.
Ekrano kopijoje matote kliento asmeninė lenta.
Kodėl ši lenta?
Anksčiau galvojome apie užduotis. Atlikau užduotį ir nuėjau daryti kitos. Paaiškėjo, kad užsakovui atlikome būtent tiek darbų, kiek jis prašė. Tačiau norėjome užmegzti ilgalaikius santykius, todėl nuo darbo su užduotimis perėjome prie darbo su klientais.
Mes būtinai surašysime visas idėjas, kaip patobulinti klientą. Net jei tai netyčia kliento į orą išmesta mintis, mes ją sutvarkome ir užbaigiame. Taip susidaro užduočių atsilikimas, darbas su klientu nesibaigia.
Kas yra šioje lentoje?
Mūsų Asana yra prijungta prie kelių paslaugų:
- CRM sistema (santykiams su pardavimo skyriumi),
- TimeDoctor (laikui sekti),
- ERP sistema (visiems duomenims kaupti vienoje sąsajoje).
„Asana“ pristatėme greitą išteklių valdymo skydelį. Rodote į plokštę virš užduoties ir matote, kas ir kiek laiko dirbo su užduotimi bei kokią premiją uždirbo.
Gamybos skyriaus darbas skaičiuojamas valandomis, todėl mums buvo svarbu griežtai stebėti, kiek laiko kiekvienas darbuotojas sugaišo spręsdamas klientų problemas.
Kokie yra lentos naudojimo pranašumai?
Dėl to ERP sistemoje matome Projekto ataskaita. Sandorio būsena, projekto dalyviai, projekto biudžetas, dirbtų valandų skaičius ir terminai.
Galime numatyti panašių plėtros projektų kainą, KPI skaičiavimai tampa absoliučiai skaidrūs ir nebelieka vietos iliuzijoms, kad kūrimas trunka vos porą valandų. Jei reikia, visada turime sąsają, kurią galime parodyti klientui ataskaitų teikimui.
Asanos portfeliai
Ši funkcija Asana buvo įdiegta ilgą laiką. Bet mes ne iš karto tai įvertinome. Iš pradžių tiesiog surinkome visus savo vadovų projektus į portfelius. Paaiškėjo, kad per savo laiką įmonėje Denisas Kiselevas dirbo su 61 klientu.
Puiku žinoti, bet nepakanka pateisinti laiką, praleistą jį rinkti. Ir mes įmušėme į portfelius. Viskas pasikeitė, kai projektą Asanoje prilyginome vienam sandoriui CRM sistemoje.
Anksčiau vadovas užsiprenumeruodavo visus projektus ir gautuosiuose (pranešimų kanale) gaudavo pranešimus apie visus pakeitimus. Kiekvienas būsenos atnaujinimas ir naujas komentaras buvo rodomas sklaidos kanale, pradedant nuo naujausio. Pirmadienį vadovas atsisėdo ir nuosekliai atliko užduotis iš gautųjų. Apie prioritetus nekalbėta, o svarbių užduočių kartais nepasiekdavo.
Dabar yra darbuotojų portfelis ir projektų skyriaus portfelis. Pirmajame vadovas valdo savo projektus, antrasis suteikia vadovui kontrolės funkcionalumą atsižvelgiant į esamą visų darbuotojų darbo krūvį.
Dizaino skyriaus portfelis
Ekrano kopijoje galite pamatyti projektus, surūšiuotus pagal darbuotoją.
Kartą per savaitę projekto vadovas atnaujina kiekvieno projekto būseną. Rašo, kas nuveikta praėjusią savaitę ir kas planuojama kitai savaitei. Nustato vieną iš trijų žymų: kontroliuojama, rizikuojama, yra problemų.
Vadovas gali greitai įvertinti:
- esamas klientų skaičius projektavimo skyriuje,
- kiekvieno vadovo vykdomų projektų skaičius,
- uždelstų užduočių skaičius projektuose,
- problemų buvimas ir poreikis įsitraukti į projektus,
- projekto terminai, sugaištas laikas, piltuvo etapas ir projekto prioritetas.
Portfeliai taip pat padeda mums rengti ataskaitas. Atnaujinus projekto būseną, į kliento pokalbį automatiškai išsiunčiama ataskaita apie atliktus ir planuojamus darbus.
Darbuotojo portfelis
Net dizaino skyriaus vadovas turi savo portfelį. Jei, pah-pah-pah, jis panaikins savo autoritetą, naujasis asmuo matys visus savo valdomus projektus, kuriuos jis turi toliau stebėti.
Linijos darbuotojai taip pat įvertino portfelio apkrovų planavimo patogumą. Skirtuke „Įkelti“ Asana analizuoja užduočių apimtį atsižvelgdama į terminus ir įspėja, jei darbuotojas suplanavo per daug užduočių. Galite keisti terminus ir koreguoti išsamią informaciją neišeidami iš šio skirtuko.
Klaidų sprendimas ir pritaikytas kūrimas
Turime atskirą komandą, atsakingą už plėtrą. Kaip verslo proceso dalis, ji gauna dviejų tipų užduotis:
- klaida,
- nauja plėtra.
Klaidas patikrina, įvertina jų kritiškumą ir perkelia į darbą techninės pagalbos tarnyba.
Plėtros užduotys pateikiamos arba iš įmonės vidinio produktų rezervo, arba iš projekto vadovo, jei yra atitinkamas kliento prašymas.
Apskritai kūrimo procesas atrodo taip.
Užduotys patenka į kūrimo lentą Asanoje. Štai ji.
Užduočių vadovas pasirenka tipą „Bug“ arba „Feature“, nustato kritiškumo laipsnį, nurodo klientą ir vidinius įmonės padalinius, kuriems užduotis turi įtakos. Kai užduotis atitinka visus vidaus taisyklių reikalavimus, direktorius paspaudžia viršutinėje juostoje virš užduoties esančią žaibo piktogramą ir paleidžia automatinį verslo procesą „Įvertinti vystant“.
Plėtros skyriaus vedėjas gauna pranešimą apie naują užduotį vertinimui, o pati užduotis perkeliama į atskirą to paties pavadinimo lentą vertinimo laikotarpiui.
Po įvertinimo vadovas perkelia užduotį į sprintą, atitinkantį planuojamo įvykdymo mėnesį. Užduotys visada yra keliose lentose vienu metu:
- projekto vadovo asmeninėje lentoje,
- techninės pagalbos taryboje,
- plėtros lentoje.
Visi dalyviai ir darbuotojai, stebintys užduotį, mato užduoties eigą, gauna pranešimus ir veda diskusijas tiesiogiai užduoties komentaruose. Atlikus užduotį, projekto vadovas arba atsakingas techninės pagalbos specialistas „pasiima“ ją į savo pusę ir toliau dirbti su projektu.
Kas nutiko, kai su komanda sugrąžinome kūrimo ir gamybos skyrius į vieną aplinką?
pirma, klientų projektai tapo ilgalaikesni. Dėl nuolat pildomo atsiskaitymo, vidutinė sąskaita išaugo.
Antra, labai pagerėjo projektų kokybė, nes plėtros skyrius bet kada galėjo užduoti klausimus rinkodaros, pardavimų, apskaitos ir kt. Sugebėjome laiku susieti reikiamas komandos kompetencijas ir pasiūlyti visiškai kitokio lygio sprendimus.
Trečia, darbuotojai, vadovai ir klientai gavo visišką suplanuotų ir atliktų užduočių skaidrumą. Išmokome VALDYTI projektus ir supratome, kad tai absoliučiai techninis procesas, iš kurio galima beveik visiškai pašalinti žmogiškąjį faktorių.
Ketvirta, komanda tapo vieningesnė. Anksčiau darbuotojai mažai suprato, kuo užsiima mitiniai kūrimo ir gamybos skyriai.
Dabar, žiūrint į sistemų kūrimo ir techninės konfigūracijos procesą:
- pardavimo skyrius randa idėjų ir įkvėpimo, kaip parduoti,
- rinkodaros specialistai reguliariai naudoja naudingą turinį įrašams, straipsniams, pozicionavimo ir reklaminiams tekstams,
- vadovai analizuoja klientų poreikius ir elgesį, koreguoja strategiją.
Rezultatas buvo abipusiai naudinga transformacija, iš kurios naudos gavome mes, mūsų klientai ir mūsų partneriai. Man būtų malonu, jei pasidalintumėte savo nuomone komentaruose: ar mano straipsnyje buvo kas nors naudingo ir kokius projektų valdymo metodus naudojate kuriant!
Šaltinis: www.habr.com