Labas dar kartą. Tai straipsnio apie studentų hakatono organizavimą tęsinys.
Šį kartą papasakosiu apie problemas, kurios atsirado būtent per hakatoną ir kaip jas sprendėme, vietinius įvykius, kuriuos įtraukėme į standartinį „koduokite daug ir valgykite picą“ ir keletą patarimų, kokias programas naudoti lengviausia. organizuoti tokio masto renginius.
Baigus visus finansinius parengiamuosius darbus, prasideda įdomiausias etapas: aikštelės paruošimas. Čia galite rasti daugiausiai problemų ir problemų, apie kurias net negalvojate. Pradėkime nuo įvairių užkandžių ir įrangos užsakymo. Iš to iš karto kyla dvi pagrindinės problemos: kas jas gaus ir kur visa tai dėti? Dar kartą priminsiu, kad visi organizatoriai yra studentai, o pats hakatonas vyko sausio 26-27 dienomis, tai yra lygiai trimestro viduryje. Kiekvienam užsakymui mums prireikė 4-5 žmonių (atsižvelgiant į renginio mastą, vienu metu nesunkiai gaudavome 20-30 dėžių gėrimų) ir vienintelė išeitis buvo ieškoti savanorių tarp kitų kursų. Žinoma, galite naudoti „Facebook“ grupes, kad jas rastumėte, tačiau „Slack“ yra mūsų žmonių kandidatas. Kiekvienam pristatymui galite sukurti atskirą kanalą, integruoti juos į „Trello“ (veiksmų sąrašų kūrimo programą), tada pridėti sutikusius padėti ir įrašyti viską, kas buvo gauta „Trello“. Taigi, viskas buvo gauta, net tarkime, kad pristatymas buvo į teisingą universiteto pastatą (porą kartų jie pristatė jį į kitus pastatus, ir gerai, „Imperial“ beveik visas buvo Pietų Kensingtone, jie galėjo būti pristatyti į Londono universitetas per klaidą) ir kad turime pakankamai žmonių ir kelių vežimėlių ypač sunkiems kroviniams vežti, kas toliau? Kur turėtų važiuoti visas šis krovinys? Kiekviena didelė universiteto bendruomenė tokiems renginiams turi savo nedidelį sandėlį. Deja, 2x3 kambaryje viskas tikriausiai netilps. Čia mums į pagalbą atėjo universiteto rėmėjai. Mūsų partneriui iš studentų sąjungos buvo pristatytos kelios (!) tonos gėrimų ir užkandžių. Mažas nukrypimas. Kiekvienas fakultetas turi savo sąjungą: inžinerijos, medicinos, mokslo ir geologijos. Mūsų inžinerijos skyrius turi apie 2 laisvus kambarius (bet šššš, aš nežinau, kiek tai net atitinka universiteto taisykles) buvo visiškai (!) paversti sandėliais vienam renginiui. Tada bus trumpa, kaip mes iš ten ištraukėme šiuos dalykus. Po to nugara man nė kiek nepadėkojo.
Labai sunku rasti, kur visus šiuos daiktus laikyti, o dar sunkiau juos teisingai paskirstyti. Nuoroda: iš viso yra 3 zonos.Apatiniai ir 2 viršutiniai hakatonai. Dydžiai yra maždaug vienodi ir apskritai nėra jokių paskirstymo problemų. Kol neatsiras žmonių, turinčių specialių mitybos pageidavimų. Veganai, vegetarai ir daugelis kitų. Visada iš anksto išsiunčiame anketą, kad žinotume, kiek užsakyti. Natūralu, kad elektroniniai laiškai pamirštami ir prarandami. Todėl prie pagrindinio užsakymo visada pridedame 20% atsarginių specialių variantų, tokių kaip margaritas su tešla be glitimo. Brangus? Neabejotinai. Tačiau paskutinis dalykas, kurio mums reikia, yra karingi veganai, kurie negali gauti pakankamai maisto be gyvūnų. Šiuolaikinės problemos reikalauja modernių sprendimų.
Tarkime, viskas stebuklingai dera. Magija, ne mažiau. Net ir tai, kad per naktį viskas buvo nunešta į savo vietas. Kas toliau? Prisimeni, ką sakiau apie „swag“? Taip, ir, beje, kiekvienas rėmėjas turi vieną. Ir visi jie skirti mažiausiai 200 žmonių, o dideliems rėmėjams apskritai 300. Taip pat reikia saugoti, bet ne tai pagrindinis dalykas. Taip pat sakiau, kad mes turime savo „swag“. Ir čia jis skirtas 500 žmonių. O problema yra jos susiskaidymas. Daugelis dalykų atkeliavo vakare prieš hakatoną ir nebuvo galimybės jam pasiruošti. Be to, visi šie dalykai turi būti kruopščiai supakuoti į maišus. 500 vienetų. 500, Karlas. Taigi teko organizuoti ekspromtą: buvo alkoholinių gėrimų talonai bare, marškinėliai, komplektai su pasta ir teptuku, puodeliai, lipdukai ir net nepamenu, kiek daug kitų dalykų. Ir nepaisant to, kad šį grožį užsisakėme iš skirtingų tiekėjų ir jie visi atvyko skirtingu laiku. Teko sunkiai dirbti, kad, kaip premiją organizuojant patį renginį, dirbčiau ir ne visą darbo dieną gamykloje. Spoileris: pasiruošimą baigėme 4 val., o pradėjome 8:30. Išbuvau tik iki vidurnakčio, kad galėčiau budėti likusią nakties dalį. Tada ateina gana nuobodi dalis apie stalų tvarkymą, ilgintuvų ir kitų privalomų šiukšlių tvarkymą.
Atėjo X valanda. Rėmėjai ateina anksti, įsikuria, taktiškai išdėlioja savo „swag“, kad pritrauktų daugiau studentų. Įsiminė: viena įmonė per atidarymą pasakė, kad yra dviejų tipų darbdaviai. Tie, kurie gerai moka, gerbia savo darbuotojus ir leidžia jiems kūrybiškai tobulėti. Tokie kaip (įmonės pavadinimas). O apie pastarąjį savo pavyzdžiu gali pasakoti visi kiti rėmėjai. Ši frazė tapo kandidatu į prizą už geriausią memą (apie jo apdovanojimą pačioje paskutinio straipsnio pabaigoje). Studentai atvyksta kuo anksčiau, kad nemokamai paimtų kuo daugiau daiktų. Štai keli žodžiai apie tai, kaip mes juos įleidome. Bilietai perkami iš Eventbride, o visi organizatoriai turi nuskaitymo programėlę. Problemos prasideda tada, kai dalyviai neperskaito sąlygų: pavyzdžiui, minimalus amžius yra 18 metų arba atsineša pasą, o pasibaigus terminui (likus trims dienoms iki hakatono) bilietų negalima perleisti. Daugelio, deja, tenka atsisakyti. Bet iš to, ką prisimenu: du, kurie pamiršo pasus iš Londono, todėl tiesiog grįžo namo ir pasiėmė su savimi. Leisdavome tiems, kam buvo duoti bilietai, eiti paskui visus, jie bilietus nuskenavo, kad vėliau jų savininkas nebandytų prasmukti su premija.
Dabar šiek tiek apie problemas su pačiais bilietais: jų yra tik apie 400. Plius kelios abiturientams, kaip atsisveikinimo dovaną. Iš pradžių juos saugojome universiteto tinklalapyje, tačiau likus 10 minučių iki išpardavimų pradžios iki išpardavimų pradžios pastoviai krito iki 30 minučių nuo pradžios, ir jie buvo paskirstyti visiškai atsitiktinai tarp dalyvių. Jau tyliu apie lenktynių sąlygas, dėl kurių pardavėme vidutiniškai 20-30 daugiau nei turėjome. Sprendimas buvo „Eventbride“ svetainė. Puikiai susitvarko su kroviniu, bilietai vidutiniškai išskrenda per 1-3 sekundes vienai partijai, o išduodami tiksliai pagal grafiką. Tačiau čia iškyla kita problema – dalyvių sąžiningumas. Nuo pat pirmosios Google nuorodos galite atsisiųsti ir sukonfigūruoti robotą, o idealiu atveju mes stengiamės įbauginti tokius protingus žmones, kad jie atšauktų savo bilietus. Realiai beveik neįmanoma įrodyti, kad nenaudojote/nenaudojote boto. Bilietai savo ruožtu skirstomi į Imperial/visus kitus ir (šiek tiek diskriminacija) mūsų studentams jų yra šiek tiek daugiau. Kad skyrius padėtų, tokios taisyklės.
Toliau – konkretesnės pasiruošimo problemos. Vienas iš renginių, kuriuos rengiame arčiau vidurnakčio, yra atviras baras. Natūralu, kad hakatono kultūroje ir miego stoka tai ne visada yra gera idėja. Štai kodėl mažai kas lankosi. Bet atėjusieji visada patenkinti, gėrimai nemokami (iki 5 GBP imtinai), gana didelė kuponų pasiūla, be to, tai puikus būdas atsipalaiduoti po visos dienos be perstojo trukusio hakatono. Trūkumai labiau tikėtini organizatoriams: daugelis ant tylos, kol organizatoriai pavargo nuo visko stebėti, sugeba gerokai prisigerti. Žinoma, mes turime su jais susidoroti. Tačiau tai niekada nesukėlė rimtų problemų. Svarbu pažymėti, kad vakaro baras, kaip ir hakatonas, turi rėmėją. Ir šiemet jie susprogdino, pirkdami „jaeger bombas“ visiems susirinkusiems. Buvo labai sunku paaiškinti (už ką aš, pilkite daugiau), kad pusgyvi dalyviai miestelyje šiek tiek skiriasi nuo tų, kuriuos nori įdarbinti į savo kompaniją ir sustabdyti šį chaosą apie 30-tą kokteilį. Po to buvo legendinis „Nandos“ vištienos pristatymas.
Tai legenda, nes vietinių restoranų savininkai atvyko kartu su savo pristatymo vyrukais pažiūrėti, kas šeštadienio vakarą nusprendė vištienai išleisti kelis tūkstančius. Iš viso mums prireikė 2 valandų ir 30 savanorių viską iškrauti ir paskirstyti tarp zonų. Nuotraukos pridedamos. Nepamirškite sušukti „čia veganai“, kitaip jie valgys vegetarišką maistą, o ne veganišką maistą, o paskui jus keiks. Kitas įsimintinas renginys buvo karaokė. Ten jau šventė visi, taip pat ir mes. Įsivaizduokite: 200 žmonių 2 valandą nakties užima paskaitų salę ir dainuoja visiškai atsitiktines dainas (dainavau Let It Go, mano sesuo didžiuotųsi). Tai buvo nuostabios, bet vėlgi tipiškos problemos: įrangos atvežimas, nustatymas, derybos su apsauga ir biblioteka (šeštadienio vakaras yra labai populiarus lankymo laikas), kad nebūtume išvaryti. Apsaugos buvo paprašyta dainuoti, bet jie atsisakė.
Visa tai, žinoma, smagu. Bet. Hakatonas trunka dvi dienas: dalyviai gali ateiti ir išeiti. Organizatoriai – ne. Iš viso per dvi paras miegojau 3.5 valandos, o dieną prieš tai – 5 valandas. Ir taip yra todėl, kad kiti savanoriai tai privertė (ir eidami į barą tai pajuto). Galėjai miegoti arba atskirame kambaryje su jogos kilimėliais, arba kur tik gali. Miegojau ant kėdės, tai nedraudžia įstatymai, miegu kur noriu. Svarbiausia, kad kiekvienoje įsilaužimo zonoje būtų 3 žmonės. Kita užduotis buvo periodiškai tikrinti projektorių, nes jis galėjo perkaisti ir tikrai neturėjome papildomų pinigų remontui. Norėdami jį pastatyti, mums reikėjo 6 žmonių ir 2 vežimėlių. Apskritai tonzilės buvo užimtos beveik visą laiką. Kažkuriuo metu pradėjome dalyti spragėsius ir cukraus vatą, vėlgi, mes buvome tie, kurie gamino maistą. Priešgaisrinės saugos įvertinimas gerokai sumažėjo, kai šildamasis išėmiau spragėsių, „nes dabar jie atskris ir man nebeliks“.
Ši dalis išgyveno daug problemų organizacijoje ir jų sprendimo būdus. Juk inžinieriai. Tačiau daugybė dalykų liko užkulisiuose: kokios problemos kilo per patį hakatoną, prizų ir apdovanojimų atranka, kaip vyko „protingas“ balsavimas, rėmėjų atsiliepimai ir kaip elgėmės su patalpų valymu praėjus savaitei po renginys. Ir taip pat nedidelis lankstumas: tai pirmasis studentų hakatonas, kurį transliavo BBC. Apie tai taip pat parašysiu kitame šios hakatono sagos epizode. Netrukus pradėsiu rašyti, bet kol kas čia yra mano el. [apsaugotas el. paštu] ir projekto svetainė:
Šaltinis: www.habr.com