Sistemingai užduotis tvarkyti bandžiau turbūt 20-25 kartus. Ir kiekvienas bandymas žlugo, kaip dabar suprantu, dėl dviejų priežasčių.
Pirma, norėdami skirti laiko užduotims atlikti, turite suprasti, kodėl tai daroma.
Pradedi tvarkyti užduotis, skiri joms laiką, atlieki mažiau užduočių, visa tai ima kauptis – kam?
Bet kokį darbą sunku atlikti, kai nesupranti kodėl. „Sutvarkyti savo gyvenimą“ nėra pats tinkamiausias tikslas, nes „tvarkingas gyvenimas“ yra gana miglotas reiškinys. Tačiau „sumažinti nerimo lygį sumažinant neapibrėžtumo lygį“ yra daug konkretesnis ir geresnis tikslas, kuriam nesunkiai galima skirti valandą per dieną.
Antra, visos metodikos, kurias perskaičiau, iš karto apibūdina galutinę proceso būseną. „Reikia imtis ToDoIst, suskirstyti į projektus, integruotis su kalendoriumi, peržiūrėti savaitės užduotis, suskirstyti joms prioritetus...“ Sunku pradėti tai daryti iš karto. Kaip ir kuriant programinę įrangą, manau, kad reikia naudoti – iteratyviai.
Todėl aš atliksiu savo „iteracijas“ ir galbūt tokia pat forma jums tai bus naudinga. Galų gale, kokia yra gera priežastis išnaudoti gegužės šventes ir grįžti į darbą naudojant (palyginti) naują paradigmą?
Galite perskaityti, kaip aš iki to priėjau .
Trello, pora sąrašų
Sudarome tik 4 sąrašus, naudojame darbalaukio ir mobiliąsias aplikacijas.
Sąrašai:
- Užduotis – čia surašykite visas užduotis, kurios ateina į galvą. Ir užsirašykite juos, kai tik jie ateina į galvą. „Šiukšlių išmetimas“ yra užduotis. „Išplauti indus“ yra užduotis. „Suplanuokite planavimo susitikimą“ yra užduotis. Na, ir taip toliau. Net patys akivaizdžiausi ar svarbiausi dalykai gali būti pamiršti, jei atsitiks kažkas netikėto ar tiesiog turėjote sunkią dieną.
- Šios dienos darbai – kiekvieną vakarą perkelsiu dalykus iš lentos „To-Do“ į lentą „To-Do for Today“. Jei dalis jūsų darbų lieka vakare, tai yra normalu. Laikui bėgant pradedi suprasti, kiek užduočių gali būti sąraše, kad daugumą jų būtų galima atlikti numatytą dieną.
- Pagaminta šiandien. Ši lenta yra pagrindinis būdas sumažinti nerimą „šiandien nieko nepadariau“ ir geras būdas tolimesniems savęs organizavimo apmąstymams. Čia surašau visas šiandien atliktas užduotis, net ir tas, kurios neįtrauktos į planuotą sąrašą. „Paskambinau Vasjai dėl dokumentų“, – jis tai užrašė. „Jie manęs paprašė pasirašyti dokumentus“, – užsirašiau. „Aptarėme susitarimą su Antonu“, – rašė jis. Taip dienos pabaigoje suprasite, kam iš tikrųjų skyrėte savo laiką ir ką galėjote palikti iš tų užduočių vien dėl plano įvykdymo.
- Atlikta – visų atliktų užduočių sąrašas. Dienos pradžioje arba pabaigoje perkeliu juos iš „Atlikta šiandien“ į „Atlikta“. Iš esmės tai yra šiukšliadėžė, kurioje galite tiesiog rasti atliktas užduotis, todėl ją reikia reguliariai valyti.
Trello, „mini kalendorius“
Kažkuriuo momentu tampa aišku, kad kai kurios užduotys yra tiksliai apibrėžtos laiko atžvilgiu ir nesinori jų pamiršti per savaitę, kad šiam laikui neplanuotų kažko kito. Man visada buvo sunku su kalendoriumi, todėl pridėjau keletą lentelių su pavadinimais „Pirmadienio darbai“, „Antradienio darbai“ ir tt, į kurias pradėjau surašyti laiką. dos.
Taigi, kai žmonės manęs klausia: „Ar galime pasikalbėti ketvirtadienį 16:00? – Tiesiog einu prie atitinkamos lentos ir pažiūriu, ką mes ten užrašėme šį kartą. Nereikia pamiršti per savaitę laiku perkelti užduotis tarp sąrašų: pavyzdžiui, „ketvirtadienio darbai“, kai ateina ketvirtadienis, į „šiandieniniai darbai“.
Kodėl ne kalendorius? Man siaubingai sunku vienu metu naudotis dviem komunalinėmis paslaugomis. Jei tam naudosiu kalendorių, turėsiu į jį įsigilinti, užpildyti, reguliariai tikrinti, ar ką nors nepamiršau...
Šiuo metu pasiekiau „Trello“ ribas. Pagrindinė problema buvo ta, kad per dieną buvo įrašoma daugiau nei 50 užduočių, o užduočių, susietų tiek su bendruoju sąrašu, tiek su dienomis, buvo gana didelis. Kaip suprasti, kad jau užsirašiau užduotį, kurią turiu atlikti? Pradėjo atsirasti dvejetai. Kaip vienu metu suskirstyti prioritetus visoms vieno iš projektų užduotims? Kaip suteikti galimybę kitiems žmonėms pamatyti jūsų kalendoriaus planus?
Man reikėjo sistemos, kuri, išlaikant santykinį lengvumą:
- Galėčiau grupuoti užduotis pagal projektus.
- Turėkite kalendoriaus nuorodą (padarykite tai rytoj) ir automatiškai perkelkite ją į šiandienos užduotis, kai ateis diena.
- Integruotas su Google kalendoriumi.
Čia grįžau į ToDoist, ir šiame etape tai pasirodė tinkamiausias sprendimas.
Dabartinė ToDoist gija
pašto dėžutę
Į „Inbox“ rašau visas gautas užduotis, kurias stengiuosi iš karto sutvarkyti. Analizavimas reiškia:
- Nustatyti datą, kada užduotis bus atlikta (trumpoms užduotims dažniausiai nustatau Šiandien, o vakare suprantu, kada iš tikrųjų tai gali būti atlikta).
- Projekto, kuriam gali būti priskirta užduotis, nustatymas (dėl statistikos ir galimybės kaip nors pakeisti visų projekto užduočių prioritetą).
Užduotys, kurios ateina į galvą ir kurių nereikia atlikti artimiausiu metu, patenka į projektus Be kategorijos Asmeninis („paimkite puodelių laikiklius į automobilį“) ir Nekategorizuotas darbas („pagalvokite, kada galime surengti strateginę viešųjų ryšių sesiją“). „ToDoist“ leidžia priskirti pasikartojančias užduotis, todėl kiekvieną savaitgalį turiu užduotį, pavadintą „Uncategorized Personal“ ir kiekvieną pirmadienį „Nekategorizuotas darbas“.
Kalendoriaus integravimas
„ToDoist“ puikiai integruojasi su „Google“ kalendoriumi abiem kryptimis. Dalinuosi savo kalendoriumi su kolegomis, kad jie matytų, kada tikrai negali manęs susisiekti.
Tuo pačiu metu užduotys iš kalendoriaus perkeliamos priešinga kryptimi: galiu pasakyti „Seryoga, pažiūrėk į mano penktadienio laiką ir užsirašyk ten susitikimą“, kuris atsiras ir kalendoriuje, ir „ToDoist“. Taigi iš tikrųjų pirmą kartą pradėjau naudoti kalendorių nekurdamas jame įvykių.
Neoperatyvinių gaunamų užduočių apdorojimas
Per prievartą neskubu iš karto atlikti užduočių, išskyrus tuos darbus, kur ugnis akivaizdi. „Mums reikia skubiai susisiekti su ABC įmonės vadovybe, nes serveris neveikia, o jo darbuotojai neatsako“ akivaizdžiai yra neatidėliotina užduotis, kurios negalima atidėti, bet „Ženia, ar galiu tau paskambinti dabar ir pasikalbėti apie naujas projektas“ virsta „Suplanuokite, kada galėsite pasikalbėti su X apie Y“, kuri jau virs užduotimi „Pasakyk X, kad tada galėsime pasikalbėti“ ir užduotis „Kalbėk su X apie Y“, jau suskirstyta į laiką. Beveik bet kokia gaunama užduotis pirmiausia virsta „Tvarkaraštis...“.
Užduočių prioritetų nustatymas
Visų į dieną įtrauktų užduočių negalima atlikti. Stebėdamas save supratau štai ką (kiekvienas skaičius bus skirtingas, bet svarbiausia padaryti išvadas).
- Kiekvienai dienai surašau apie 50-70 užduočių.
- Galiu patogiai atlikti iki 30 užduočių (dienos pabaigoje nejaučiu visiško nuovargio).
- Atlikęs iki 50 užduočių pavargsiu, bet ne kritiškai.
- Galiu atlikti 70 užduočių, bet po jų sunkiai išlipsiu iš „darboholizmo srauto“, sunkiai miegosiu ir apskritai būsiu mažiau socialus.
Remdamasis tuo, nusprendžiu, ką veiksiu šiandien. „ToDoist“ turi kiekvienos užduoties prioritetus, todėl ryte aš atsirenku svarbiausias užduotis, kurias reikia atlikti, o likusias atlieku pagal savo galimybes ir norus. Kasdien į kitą perkeliau apie 40-20 užduočių: įdomu tai, kad kitos dienos užduočių vėl tampa 60-70.
Statistikos tvarkymas
Labai noriu apskritai suprasti, kiek laiko šiandien buvo skirta su darbu susijusiems reikalams ir kokiems. Tam naudoju programą , kuri yra ir telefone, ir nešiojamajame kompiuteryje, ir Google Maps Vietovių istorija (taip, aš nesu paranojiškas).
Gyvename už miesto, todėl laiką, praleistą kelyje, galima išnaudoti protingai. Dabar, kai nesu pavargęs, klausau audioknygų kelyje, kad galėčiau kaip nors išnaudoti šias 40 minučių.
Duomenų kol kas nekaupiu, sukurdamas savotišką asmeninį duomenų ežerą; Kai ateis laikas, aš tuo užsiimsiu.
Išvados nebus
- Šiuolaikinio žmogaus gyvenimas yra didelis gaunamų užduočių srautas. Sumažinti jo nebus įmanoma; turime išmokti valdyti šį srautą.
- Dauguma nerimo kyla dėl ateities nežinomybės. Jei suprasime, kas mūsų laukia artimiausiomis dienomis, nerimo bus žymiai mažiau.
- Dėl šios priežasties galite skirti laiko savo dienos organizavimui. Žinau, kas bus šiandien, kas bus rytoj, ir nepamirštu tų užduočių, kurias anksčiau pamiršdavau.
- Užduočių sekimas nėra savitikslis, o, jei norite, saviugdos būdas. Dalykus, kuriuos anksčiau buvote per tingus daryti, arba dalykus, kurių niekada nespėjote padaryti, padaryti tampa daug lengviau. Daugelis žmonių (taip pat ir aš) paprastai jaučiasi geriau, kai užduotys nustatomos iš išorinio pasaulio. Užduočių sekimas – tai būdas išsikelti sau užduotis ir išmokti gyventi pagal savo norus.
- Darbas nėra savitikslis. Tikslas – sutvarkyti savo darbo grafiką taip, kad turėtumėte nuspėjamą laisvą laiką, kai galėtumėte pasirūpinti savimi, savo šeima ir savo interesais.
Šaltinis: www.habr.com