Sveiki visi. Po to praėjo šeši mėnesiai, per tą laiką spėjau kalbėti dar dviejose konferencijose ir skaityti paskaitas žinių valdymo tema dviejose didelėse IT įmonėse. Bendraudamas su kolegomis supratau, kad IT srityje apie žinių valdymą dar galima kalbėti „pradedančiųjų“ lygmeniu, o tiksliau, tiesiog suvokti, kad žinių valdymas reikalingas bet kuriam įmonės padaliniui. Šiandien bus savos patirties minimumas – norėčiau apžvelgti egzistuojančius tarptautinius standartus žinių valdymo srityje.
Pradėkime nuo bene populiariausio prekės ženklo standartizacijos srityje - ISO. Įsivaizduokite, kad yra atskiras žinių valdymo sistemoms skirtas standartas (ISO 30401:2018). Bet šiandien apie tai nesigilinčiau. Prieš suprasdami, „kaip“ žinių valdymo sistema turėtų atrodyti ir veikti, turime sutikti, kad iš esmės tai reikalinga.
Paimkime, pavyzdžiui, ISO 9001: 2015 (Kokybės vadybos sistemos). Kaip rodo pavadinimas, tai yra standartas, skirtas kokybės vadybos sistemai. Kad organizacija būtų sertifikuota pagal šį standartą, ji turi užtikrinti darbo procesų ir gaminamų produktų ir (arba) paslaugų skaidrumą ir tęstinumą. Kitaip tariant, sertifikatas reiškia, kad jūsų įmonėje viskas veikia sklandžiai, sklandžiai, jūs suprantate, kokias rizikas neša dabartinis procesų organizavimas, mokate šias rizikas suvaldyti ir stengiatės jas sumažinti iki minimumo.
Kas yra žinių valdymas? Ir štai kas:
7.1.6 Organizacinės žinios
Organizacija turi nustatyti žinias, reikalingas jos procesams valdyti ir produktų bei paslaugų atitikčiai pasiekti.
Žinios turi būti palaikomos ir prieinamos tiek, kiek reikia.
Svarstydama kintančius poreikius ir tendencijas, organizacija turėtų atsižvelgti į turimas žinias ir nuspręsti, kaip gauti arba suteikti prieigą prie papildomų žinių ir jas atnaujinti.
1 PASTABA Organizacinės žinios yra organizacijos žinios; daugiausia remiantis patirtimi.
Žinios – tai informacija, kuri naudojama ir kuria dalijamasi siekiant organizacijos tikslų.
2 PASTABA Organizacijos žinių bazė gali būti:
a) vidiniai šaltiniai (pvz., intelektinė nuosavybė; patirties įgytos žinios; nesėkmingų ar sėkmingų projektų pamokos; nedokumentuotų žinių ir patirties rinkimas ir dalijimasis; proceso, produktų ir paslaugų tobulinimo rezultatai);
b) išoriniai šaltiniai (pvz., standartai, akademinė bendruomenė, konferencijos, žinios iš klientų ir išorės tiekėjų).
Ir toliau, programose:
Organizacinių žinių reikalavimai buvo supažindinti su:
a) apsaugoti organizaciją nuo žinių praradimo, pavyzdžiui, dėl:
- darbuotojų kaita;
- negalėjimas gauti informacijos ir ja keistis;
b) skatinti organizaciją įgyti žinių, pavyzdžiui:
- mokytis darant;
- mentorystė;
- lyginamoji analizė.
Taigi, ISO standartas kokybės vadybos srityje teigia, kad įmonė, siekdama užtikrinti savo veiklos kokybę, turi užsiimti žinių valdymu. Teisingai, nėra alternatyvos - "privalo". Kitu atveju neatitikimas, ir atsisveikink. Jau vien šis faktas tarsi sufleruoja, kad organizacijoje tai nėra pasirenkamas aspektas, nes žinių valdymas IT srityje dažnai traktuojamas, o privalomas verslo procesų komponentas.
Be to, standartas nurodo, kokiai rizikai žinių valdymas yra skirtas pašalinti. Tiesą sakant, jie yra gana akivaizdūs.
Įsivaizduokime... ne, taip nėra - prašau prisiminti situaciją iš savo karjeros, kai darbe labai reikėjo informacijos, o vienintelis jos nešėjas tuo metu buvo atostogose / komandiruotėje, iš viso išėjo iš įmonės ar tiesiog sirgo. . Prisiminė? Manau, beveik visi esame tai patyrę. Ką tą akimirką jautėte?
Jei po kurio laiko padalinio vadovybė išanalizuos projekto terminų nesėkmę, ji, žinoma, suras kaltininką ir dėl to nusiramins. Tačiau tuo metu, kai prireikė žinių, tai nepadėjo jums asmeniškai suprasti, kad „kaltas RM, kuris išvyko į Balį ir nepaliko jokių nurodymų iškilus klausimams“. Be abejo, jis kaltas. Bet tai nepadės jums išspręsti jūsų problemos.
Jei žinios yra dokumentuojamos sistemoje, prieinamoje žmonėms, kuriems jų gali prireikti, aprašyta „kurorto“ istorija tampa beveik neįmanoma. Taip užtikrinamas verslo procesų tęstinumas, o tai reiškia, kad atostogos, darbuotojų išvykimai ir itin pagarsėjęs autobusų faktorius įmonei nėra baisus – prekės/paslaugos kokybė išliks įprasto lygio.
Jei įmonė turi informacijos ir patirties mainų ir saugojimo platformą, susiformavo naudojimosi šia platforma kultūra (įprotis), tai darbuotojams nereikia laukti kelių dienų kolegos atsakymo (ar net ieškoti šis kolega keletą dienų) ir dėl to padėkite atlikti savo užduotis.
Kodėl aš kalbu apie įprotį? Nes neužtenka sukurti žinių bazę, kad žmonės pradėtų ja naudotis. Visi esame įpratę ieškoti atsakymų į savo klausimus Google, o intranetas dažniausiai asocijuojasi su atostogų programomis ir skelbimų lenta. Mes neturime įpročio „ieškoti informacijos apie Agile frameworkus“ (pavyzdžiui) intranete. Todėl net jei per vieną sekundę turėsime šauniausią žinių bazę, kitą sekundę (ir net kitą mėnesį) niekas nepradės ja naudotis – nėra įpročio. Įpročių keitimas yra skausmingas ir atima daug laiko. Ne visi tam pasiruošę. Ypač jei 15 metų „ir jie dirbo taip pat“. Tačiau be to įmonės žinių iniciatyva žlugs. Būtent todėl KM meistrai žinių valdymą neatsiejamai sieja su pokyčių valdymu.
Taip pat verta atkreipti dėmesį į tai, kad „Svarstydama kintančius poreikius ir tendencijas organizacija turi atsižvelgti į turimas žinias...“, t.y. ugdyti kultūrą remtis ankstesne patirtimi priimant sprendimus besikeičiančiame pasaulyje. Ir vėl pastebėkite "privalo".
Beje, ši maža standarto pastraipa daug pasako apie patirtį. Paprastai, kalbant apie žinių valdymą, stereotipai pradeda slysti apie žinių bazę, kurioje yra šimtai dokumentų, patalpintų bylų pavidalu (reglamentai, reikalavimai). Tačiau ISO kalba apie patirtį. Žinios, įgytos iš ankstesnės įmonės ir kiekvieno jos darbuotojo patirties, yra būtent tai, kas leidžia išvengti klaidų kartojimo rizikos, iš karto priimti geresnius sprendimus ir net sukurti naują produktą. Brandžiausiose žinių vadybos srities įmonėse (beje, tarp jų ir rusiškose), žinių valdymas vertinamas kaip priemonė didinti įmonės kapitalizaciją, kurti naujus produktus, kurti naujas idėjas ir optimizuoti procesus. Tai ne žinių bazė, tai inovacijų mechanizmas. Tai padeda mums tai suprasti išsamiau. PMI PMBOK gairės.
PMB gerai yra projekto valdymo žinių visumos vadovas PMa vadovas. Šeštajame šio vadovo leidime (2016 m.) pateikiamas skyrius apie projektų integravimo valdymą, kuris savo ruožtu apima skyrių apie projekto žinių valdymą. Šis elementas sukurtas „pagal vadovo vartotojų pastabas“, t.y. tapo patirties naudojant ankstesnes vadovo versijas realiomis sąlygomis. O realybė reikalavo žinių valdymo!
Pagrindinis naujojo elemento išėjimas yra „Išmoktų pamokų registras“ (beje, aukščiau aprašytame ISO standarte jis taip pat minimas). Be to, remiantis gairėmis, šis registras turėtų būti sudaromas viso projekto įgyvendinimo metu, o ne jį užbaigus, kai ateina laikas analizuoti rezultatą. Mano nuomone, tai labai panašu į retrospektyvas agile, bet apie tai parašysiu atskirą įrašą. Žodžiu, tekstas PMBOK skamba taip:
Projekto žinių valdymas – tai esamų žinių panaudojimo ir naujų žinių kūrimo procesas, siekiant projekto tikslų ir skatinti mokymąsi organizacijoje.
Projektų integravimo valdymo žinių sritis reikalauja integruoti gautus rezultatus visose kitose žinių srityse.
Naujos integracijos procesų tendencijos, be kita ko, apima:
...
• Projekto žinių valdymas
Vis labiau judanti ir besikeičianti darbo jėgos prigimtis taip pat reikalauja griežtesnio žinių kaupimo per visą projekto gyvavimo ciklą ir perteikimo tikslinėms auditorijoms proceso taip, kad būtų išvengta žinių praradimo.
***
Pagrindiniai šio proceso privalumai yra tai, kad anksčiau įgytos organizacijos žinios yra panaudojamos projekto rezultatams pasiekti ar tobulinti, o žinios, įgytos įgyvendinant dabartinį projektą, lieka prieinamos organizacijos veiklai ir būsimiems projektams ar jų įgyvendinimui paremti. fazės. Šis procesas vykdomas viso projekto metu.
Čia nekopijuosiu ir neįklijuosiu visos didelės vadovo dalies. Galite patys perskaityti ir padaryti atitinkamas išvadas. Mano nuomone, aukščiau pateiktų citatų pakanka. Man atrodo, kad tokio projekto žinių valdymo RM užduoties specifikacijos buvimas jau rodo šio aspekto svarbą dirbant su projektais. Beje, dažnai girdžiu tezę: „Kam reikalingos mūsų žinios kituose skyriuose? Tai yra, kam reikalingos šios išmoktos pamokos?
Tiesą sakant, dažnai pastebima, kad vienetas save laiko „vakuume esančiu vienetu“. Čia mes su savo biblioteka, bet ten yra likusi kompanija, o žinios apie mūsų biblioteką jai niekaip nebus naudingos. Apie biblioteką – galbūt. O susiję procesai?
Banalus pavyzdys: vykdant projektą buvo bendraujama su rangovu. Pavyzdžiui, su dizaineriu. Rangovas pasirodė toks toks, praleido terminus, atsisakė užbaigti be papildomo mokėjimo. Į pamokų registrą įrašytas RM sužinojo, kad su šiuo nepatikimu rangovu dirbti neverta. Tuo pat metu kažkur rinkodaros srityje jie taip pat ieškojo dizainerio ir susidūrė su tuo pačiu rangovu. Ir šiuo metu yra dvi galimybės:
a) Jei įmonė turi gerą pakartotinio patirties panaudojimo kultūrą, rinkodaros kolega pažiūrės į išmoktų pamokų registrą, ar kas nors jau susisiekė su šiuo rangovu, pamatys neigiamus atsiliepimus iš mūsų PM ir negaiš laiko ir pinigų bendraudamas su šiuo nepatikimu rangovu. .
b) jei įmonė neturi tokios kultūros, rinkodaros specialistas kreipsis į tą patį nepatikimą rangovą, praras įmonės pinigus, laiką, gali sutrikdyti, pavyzdžiui, svarbią ir skubią reklaminę kampaniją.
Kuris variantas atrodo sėkmingesnis? Ir atkreipkite dėmesį, kad buvo naudinga ne informacija apie kuriamą produktą, o apie jį lydinčius kūrimo procesus. Ir tai pasirodė naudinga ne kitam RM, o visai kitos krypties darbuotojui. Taigi išvada: neįmanoma svarstyti plėtros atskirai nuo pardavimo, techninio palaikymo iš verslo žvalgybos ir IT nuo ACS. Kiekvienas įmonės darbuotojas turi darbo patirties, kuri bus naudinga kitiems įmonės darbuotojams. Ir visai nebūtina, kad jie būtų susijusių sričių atstovai.
Tačiau techninė projekto pusė gali praversti. Pabandykite audituoti savo įmonės projektus per pastaruosius kelerius metus. Nustebtumėte, kiek dviračių buvo išrasta panašioms problemoms spręsti. Kodėl? Nes dalijimosi žiniomis procesai nėra nustatyti.
Taigi, žinių valdymas, pagal PMI vadovą, yra viena iš PM užduočių. Kaip matote, dvi gerai žinomos organizacijos, vykdančios mokamus sertifikatus pagal savo standartus, įtraukia žinių valdymą į būtinų kokybės kontrolės ir projektų darbo įrankių sąrašą. Kodėl IT įmonių vadovai vis dar tiki, kad žinių valdymas yra dokumentacija? Kodėl šaldytuvas ir rūkomasis išlieka žinių mainų centrais? Viskas priklauso nuo supratimo ir įpročių. Tikiuosi, kad pamažu žinių vadybos srities supratimas tarp IT vadovų vis labiau didės, o žodinė tradicija nustos tarnauti kaip žinių išsaugojimo įmonėje įrankis. Išstudijuokite savo darbo standartus – juose yra daug įdomių dalykų!
Šaltinis: www.habr.com