SadarbÄ«ba ir sÄpÄ«gs punkts tradicionÄlajiem biroja rÄ«kiem. Kad pie faila strÄdÄ desmit cilvÄki vienlaikus, vairÄk laika un pūļu tiek tÄrÄts nevis labojumiem, bet gan izmaiÅu un to autoru meklÄÅ”anai. To sarežģī daudzas lietojumprogrammas, kas ne vienmÄr ir saderÄ«gas. Viens no veidiem, kÄ atrisinÄt Å”o problÄmu, ir pÄriet uz mÄkoÅa bÄzes biroja komplektiem. ViÅu nav daudz, un mÄs jums pastÄstÄ«sim, kÄ mÄs pÄrvarÄjÄm Forex Club darbinieku konservatÄ«vismu un tikai pÄris mÄneÅ”u laikÄ spÄjÄm pÄrcelt sadalÄ«tu uzÅÄmumu ar simts birojiem uz G Suite.
KÄpÄc jÅ«s nolÄmÄt veikt pÄreju?
Forex klubu parasti atceras saistÄ«bÄ ar tieÅ”saistes tirdzniecÄ«bu ar Ärvalstu valÅ«tas kursiem. Bet Å”is uzÅÄmums strÄdÄ ar vairÄku veidu valÅ«tas instrumentiem dažÄdÄs pasaules valstÄ«s. Å Ä« iemesla dÄļ tai ir ļoti sarežģīta IT infrastruktÅ«ra ar savu platformu klientiem.
LaikÄ, kad mÄs tikÄmies, uzÅÄmuma birojs izmantoja vairÄkas dažÄdas platformas un lietojumprogrammas. Galvenais darba rÄ«ks lielÄkajai daļai darbinieku bija Microsoft biroja komplekts un pasts vietnÄ Zimbra. GalvenokÄrt tas bija papildu krÄtuves, dublÄjumkopiju, antivÄ«rusu, daudzu savienotÄju un integrÄciju virsbÅ«ve, kÄ arÄ« Microsoft un Zimbra licenÄu pÄrvaldÄ«ba ar periodiskiem auditiem.
Forex Club IT nodaļai Ŕīs sistÄmas uzturÄÅ”ana izmaksÄja dÄrgi. Sarežģītai infrastruktÅ«rai bija nepiecieÅ”ama liela serveru skaita noma, DRP plÄni Å”o serveru izslÄgÅ”anas vai interneta savienojuma atteices gadÄ«jumÄ un dublÄjumkopijas. Lai nodroÅ”inÄtu netraucÄtu darbÄ«bu, laika gaitÄ tika izveidota Ä«paÅ”a administratoru nodaļa, kurai joprojÄm bija uzticÄts licenÄu auditu uzdevums.
Pateicoties dažÄdu programmu pÄrpilnÄ«bai, parastajiem Forex Club darbiniekiem radÄs problÄmas. Bez dokumenta versiju izsekoÅ”anas bija grÅ«ti atrast dažu labojumu autoru un teksta vai tabulas galÄ«go versiju.
CenÅ”oties samazinÄt uzturÄÅ”anas izmaksas, Forex Club meklÄja vienkÄrÅ”Äku veidu, kÄ atrisinÄt tÄs paÅ”as problÄmas. Å eit sÄkÄs mÅ«su mijiedarbÄ«ba.
Alternatīvas atraŔana
Lai Ä«stenotu pilnvÄrtÄ«gu sadarbÄ«bu, bija jÄmaina pati pieeja ā pÄriet no lokÄlÄs krÄtuves uz mÄkoni. Forex Club sÄka meklÄt kopÄ«gu mÄkoÅrisinÄjumu visÄm biroja lietojumprogrammÄm. Bija divi kandidÄti: Office 365 un G Suite.
Office 365 bija prioritÄte, jo daudzas Microsoft licences tika iegÄdÄtas no Forex Club. TaÄu Office 365 mÄkonÄ« nodroÅ”ina tikai daļu no biroja komplekta funkcionalitÄtes. LietotÄjiem joprojÄm ir nepiecieÅ”ams lejupielÄdÄt lietojumprogrammu no sava personÄ«gÄ konta un izmantot to darbam ar dokumentiem saskaÅÄ ar veco shÄmu: nosÅ«tÄ«t un atkÄrtoti saglabÄt kopijas ar versiju indeksiem.
Google Cloud G Suite piedÄvÄ vairÄk sadarbÄ«bas funkciju, un tas ir lÄtÄks. Microsoft produktu gadÄ«jumÄ bÅ«tu jÄizmanto uzÅÄmuma lÄ«gums, un tas ir pavisam cits tÄriÅu lÄ«menis (pat Åemot vÄrÄ iegÄdÄto programmatÅ«ru). Un ar mÅ«su palÄ«dzÄ«bu G Suite ievieÅ”ana notika Google programmas ietvaros, kas lielajiem klientiem kompensÄja izmaksas, pÄrejot uz uzÅÄmuma pakalpojumiem.
LielÄko daļu darbinieku izmantoto pakalpojumu bija plÄnots pÄrcelt uz G Suite:
- KalendÄrs un e-pasts (Gmail un Google kalendÄrs);
- Piezīmes (Google Keep);
- TÄrzÄÅ”ana un tieÅ”saistes konferences (Chat, Hangouts);
- Office komplekts un aptauju ģenerators (Google Docs, Google Forms);
- Koplietojama krÄtuve (GDrive).
NegativitÄtes pÄrvarÄÅ”ana
Jebkura rÄ«ka, pat ÄrtÄkÄ, ievieÅ”ana vienmÄr saskaras ar negatÄ«vu gala lietotÄju reakciju. Galvenais iemesls ir konservatÄ«visms, jo cilvÄki nevÄlas neko mainÄ«t un pierast pie jaunÄm darba pieejÄm. SituÄciju sarežģīja Ä«paÅ”Ä uztvere par tÄ«mekļa klÄtbÅ«tni kÄ vienkÄrÅ”u staigÄÅ”anu vietnÄs (bet nestrÄdÄÅ”anu Å”ajÄs vietnÄs), kas ir izplatÄ«ta starp darbiniekiem, kas nav IT darbinieki. ViÅi vienkÄrÅ”i nesaprata, kÄ ar to strÄdÄt.
Forex CLub pusÄ par projekta Ä«stenoÅ”anu bija atbildÄ«gs Dmitrijs Ostroverhovs. ViÅÅ” uzraudzÄ«ja ievieÅ”anas posmus, apkopoja lietotÄju atsauksmes un noteica uzdevumu prioritÄti. KopÄ«ga sagatavoÅ”anÄs, darbinieku aptaujas un uzÅÄmuma noteikumu skaidrojumi mums atviegloja darba sÄkÅ”anu.
Softline galvenais uzdevums Å”ajÄ projektÄ bija apmÄcÄ«t lietotÄjus un sistÄmu administratorus un nodroÅ”inÄt tehnisko atbalstu pirmajÄ posmÄ. MÄs izskaidrojÄm, kÄ produktam vajadzÄtu darboties, izmantojot vairÄkas apmÄcÄ«bas. KopumÄ aizvadÄ«jÄm 15 treniÅus pa 4 stundÄm katrs. Pirmais ā pirms pilota ā sistÄmu administratoriem, kuri gatavoja augsni transformÄcijai. Un nÄkamie ir paredzÄti parastajiem darbiniekiem.
GalvenÄs apmÄcÄ«bu programmas ietvaros mÄs uzsvÄrÄm priekÅ”rocÄ«bas, kas kompensÄja galalietotÄju grÅ«tÄ«bas pierast pie jaunÄ rÄ«ka. Un katras apmÄcÄ«bas beigÄs darbinieki varÄja uzdot savus jautÄjumus, kas novÄrsa slazdus darba sÄkumÄ.
Lai gan Forex Club rÄ«ko apmÄcÄ«bu seminÄrus saviem klientiem, uzÅÄmums nevarÄja patstÄvÄ«gi uzsÄkt apmÄcÄ«bu par G Suite, jo trÅ«kst skolotÄju ar nepiecieÅ”amajÄm kompetencÄm. Lai novÄrtÄtu mÅ«su apmÄcÄ«bu ietekmi, Forex Club pirms apmÄcÄ«bÄm un kÄdu laiku pÄc tÄm veica studentu aptaujas. PirmÄ aptauja liecinÄja par pÄrsvarÄ negatÄ«vu priekÅ”statu par gaidÄmajÄm izmaiÅÄm. Otrais ir, gluži pretÄji, pozitivitÄtes pieaugums. CilvÄki sÄka saprast, ka tas attiecas uz viÅu darbu.
Pilotu birojs
Projekts sÄkÄs 2017. gada beigÄs, kad desmit sistÄmu administratori pÄrgÄja uz G Suite. Å iem cilvÄkiem bija jÄkļūst par pionieriem, kas identificÄja risinÄjuma plusus un mÄ«nusus un izveidoja priekÅ”noteikumus transformÄcijai. MÄs ÅÄmÄm vÄrÄ viÅu atsauksmes un ieteikumus un 2018. gada janvÄrÄ« izvÄlÄjÄmies vidÄja lieluma filiÄli ar vietÄjo sistÄmas administratoru pirmajai izmÄÄ£inÄjuma pÄrejai ar IT nesaistÄ«tiem darbiniekiem.
PÄreja tika veikta vienlaikus. JÄ, cilvÄkiem ir grÅ«ti pÄrslÄgties uz jauniem rÄ«kiem, tÄpÄc, Åemot vÄrÄ izvÄli starp mÄkoÅa risinÄjumu un darbvirsmas lietojumprogrammu, lietotÄji sliecas uz pazÄ«stamÄku darbvirsmu un palÄninÄs globÄlo jauninÄÅ”anas plÄnu izpildi. TÄpÄc pÄc izmÄÄ£inÄjuma biroja apmÄcÄ«bas pabeigÅ”anas mÄs Ätri pÄrgÄjÄm visus uz G Suite. PirmajÄs pÄris nedÄļÄs bija neliela pretestÄ«ba, ar to tika galÄ vietÄjais sistÄmas administrators, kurÅ” izskaidroja un parÄdÄ«ja visus sarežģītos punktus.
PÄc izmÄÄ£inÄjuma biroja mÄs pilnÄ«bÄ pÄrcÄlÄm visu Forex Club IT nodaļu uz G Suite.
FiliÄļu tÄ«kla maiÅa
PÄc pilotprojekta pieredzes analÄ«zes kopÄ ar Forex Club IT nodaļu mÄs izstrÄdÄjÄm pÄrejas plÄnu pÄrÄjam uzÅÄmumam. SÄkotnÄji bija plÄnots, ka process notiks divos posmos. PirmajÄ posmÄ vÄlÄjÄmies produktam apmÄcÄ«t tikai lojÄlÄkos Forex Club darbiniekus, kuri reklamÄtu projektu savos birojos un palÄ«dzÄtu kolÄÄ£iem pÄriet uz jauno platformu otrÄ posma ietvaros. Lai izvÄlÄtos āevaÅÄ£Älistusā uzÅÄmumÄ, mÄs veicÄm aptauju, kuras rezultÄti pÄrsniedza visas cerÄ«bas: atbildÄja apmÄram puse no visa Forex kluba. Tad mÄs nolÄmÄm nevilcinÄt procesu un izlaidÄm posmu āievieÅ”ana caur darbiniekiemā.
TÄpat kÄ pilotprojektÄ, vispirms tika migrÄti galvenie biroji, kur ir vietÄjais sistÄmas administrators ā viÅÅ” palÄ«dzÄja tikt galÄ ar raduÅ”ajÄm grÅ«tÄ«bÄm. KatrÄ birojÄ pirms pÄrejas uz jauniem rÄ«kiem notika apmÄcÄ«ba. ApmÄcÄ«bas bija jÄplÄno pÄc elastÄ«ga grafika, kurÄ tika Åemtas vÄrÄ dažÄdas laika zonas un darba grafiki. PiemÄram, KazahstÄnas un Ķīnas birojiem mÄcÄ«bÄm bija jÄsÄkas plkst. 5:XNUMX pÄc Maskavas laika (starp citu, G Suite darbojas lieliski arÄ« ĶīnÄ, neatkarÄ«gi no tÄ).
PÄc galvenajiem birojiem filiÄļu tÄ«kls pÄrgÄja uz G Suite - aptuveni 100 punkti. Projekta pÄdÄjÄ posma Ä«patnÄ«ba bija tÄda, ka Å”ajÄs filiÄlÄs galvenokÄrt strÄdÄ pÄrdevÄji, kas daudz strÄdÄ ar izklÄjlapÄm. MÄs vadÄ«jÄm viÅiem apmÄcÄ«bu divas nedÄļas, lai palÄ«dzÄtu pÄrsÅ«tÄ«t datus.
TajÄ paÅ”Ä laikÄ mÅ«su speciÄlisti strÄdÄja āaizmugurÄā, atbalstot paÅ”u Forex klubu, jo uzreiz pÄc pÄrejas uz G Suite tehniskÄ atbalsta zvanu skaits pieauga, kÄ gaidÄ«ts. PieprasÄ«jumu maksimums bija filiÄļu tÄ«kla pÄrejas laikÄ, taÄu pamazÄm pieprasÄ«jumu skaits sÄka samazinÄties. ÄŖpaÅ”i samazinÄjuÅ”ies pieprasÄ«jumi pÄc biroja produktiem un e-pasta, programmatÅ«ras licenÄu pÄrvaldÄ«bas, darba ar serveriem un tÄ«kla iekÄrtÄm, kÄ arÄ« rezerves sakaru kanÄliem. Tas nozÄ«mÄ, ka ievieÅ”ana ir samazinÄjusi pirmÄs atbalsta lÄ«nijas un aizmugures biroja slodzi.
KopumÄ biroju pÄrvietoÅ”ana ilga aptuveni divus mÄneÅ”us: 2018. gada februÄrÄ« tika pabeigti darbi galvenajÄs nodaļÄs, bet martÄ - visÄ filiÄļu tÄ«klÄ.
Slazdiem
E-pasta migrÄcijas Ätrums ir kļuvis par nopietnu problÄmu. Viena e-pasta pÄrsÅ«tÄ«Å”ana no Zimbra uz Gmail, izmantojot IMAP sinhronizÄciju, aizÅÄma 1 sekundi. Simts Forex Club birojos strÄdÄ aptuveni 700 darbinieku, un katrÄ no tiem ir tÅ«kstoÅ”iem vÄstuļu (kopumÄ tie apkalpo vairÄk nekÄ 2 miljonus klientu). TÄpÄc, lai paÄtrinÄtu migrÄciju, mÄs izmantojÄm G Suite migrÄcijas rÄ«ku; ar to e-pasta ziÅojumu kopÄÅ”anas process noritÄja ÄtrÄk.
Nebija nepiecieÅ”amÄ«bas pÄrsÅ«tÄ«t datus no kalendÄriem un uzdevumiem. Lai gan vecajÄ infrastruktÅ«rÄ bija daži risinÄjumi, darbinieki tos pilnÄ«bÄ neizmantoja. PiemÄram, korporatÄ«vie kalendÄri Bitrix tika ieviesti portÄla veidÄ, kas ir neÄrti, tÄpÄc darbiniekiem bija savi rÄ«ki, un darbinieki datu pÄrsÅ«tÄ«Å”anu veica paÅ”i.
ArÄ« operatÄ«vo dokumentu nodoÅ”ana bija lietotÄju rokÄs (runÄjam tikai par aktuÄlÄ darba datiem - uzÅÄmuma zinÄÅ”anu bÄzei tiek izmantots cits risinÄjums). Å eit jautÄjumu nebija. VienkÄrÅ”i kÄdÄ brÄ«dÄ« tika novilkta administratÄ«vÄ robeža ā atbildÄ«ba par lokÄli uzglabÄto informÄciju tika nodota paÅ”iem lietotÄjiem, savukÄrt datu droŔību un droŔību Google diskÄ jau uzraudzÄ«ja IT nodaļa.
DiemžÄl G Suite nebija iespÄjams atrast analogus visÄm darbplÅ«smÄm. PiemÄram, vispÄrÄjÄm pastkastÄm, kuras Forex Club darbinieki ir pieraduÅ”i izmantot, Gmail nav filtru, tÄpÄc ir grÅ«ti atrast konkrÄtu vÄstuli. LÄ«dzÄ«ga problÄma radÄs ar SSO autorizÄciju pakalpojumÄ Google tÄrzÄÅ”ana, taÄu Ŕī problÄma tika atrisinÄta, iesniedzot pieprasÄ«jumu Google atbalstam.
GalvenÄs problÄmas lietotÄjiem bija saistÄ«tas ar to, ka Google pakalpojumiem vÄl nav dažas konkurentu funkcijas, piemÄram, Skype vai Office 365. Hangouts ļauj tikai zvanÄ«t, Google Chat trÅ«kst citÄtu, bet Google Sheets atbalsta. Microsoft Excel makro.
TurklÄt Microsoft un Google Cloud produkti atŔķiras tabulu rediÄ£ÄÅ”anas rÄ«kiem. Word faili, kuros ir tabulas, dažkÄrt tiek atvÄrti pakalpojumÄ Google dokumenti ar nepareizu formatÄjumu.
Kad mÄs pieradÄm pie jaunÄs infrastruktÅ«ras, dažas grÅ«tÄ«bas tika atrisinÄtas, izmantojot alternatÄ«vas pieejas. PiemÄram, izklÄjlapu makro vietÄ tiek izmantoti skripti, kas Forex Club darbiniekiem Ŕķita vÄl ÄrtÄki. Nebija iespÄjams atrast analogu tikai Forex Club finanÅ”u nodaļai, kas nodarbojas ar 1C pÄrskatiem (ar skriptiem, sarežģītu formatÄjumu). TÄpÄc viÅÅ” pÄrgÄja uz Google izklÄjlapu tikai sadarbÄ«bai. PÄrÄjiem dokumentiem joprojÄm tiek izmantota biroja pakotne (Excel).
KopumÄ Forex Club saglabÄja aptuveni 10% Microsoft Office licenÄu. TÄ ir normÄla prakse Å”Ädiem projektiem: neliela daļa darbinieku izmanto uzlabotÄs biroja komplektu funkcijas, tÄpÄc pÄrÄjie viegli pieÅem nomaiÅu.
JÄpiebilst, ka pÄrÄjÄ infrastruktÅ«rÄ vÄrienÄ«gas transformÄcijas netika veiktas. Forex Club nav atteicies no Jira un Confluence, lai gan tas ir ieviesis Google Keep darbÄ«bas uzdevumu veikÅ”anai. Lai integrÄtu Jira un Confluence ar G Suite, mÄs izvietojÄm spraudÅus, kas ļauj Ätri pÄrsÅ«tÄ«t datus. Ir saglabÄta uzraudzÄ«bas sistÄma, kÄ arÄ« daudzi papildu rÄ«ki: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS uc Dabiski, ka filiÄlÄs palika sistÄmas administratori.
Chromebook datora eksperiments
MeklÄjot veidu, kÄ samazinÄt izmaksas, Forex Club paredzÄja ikvienu pÄrvietot uz mobilajÄm darbstacijÄm, kuras darbina Chromebook datori. Pati ierÄ«ce ir ÄrkÄrtÄ«gi lÄta, un, izmantojot mÄkoÅpakalpojumus, tajÄ bija iespÄjams Ätri izvietot darbstaciju.
MÄs pÄrbaudÄ«jÄm mobilÄs darbstacijas nelielai lietotÄju grupai, kurÄ bija 25 cilvÄki pÄrdoÅ”anas nodaļÄ. Å Ä«s nodaļas darbiniekiem nebija uzdevumu, kas liegtu viÅiem strÄdÄt tikai caur tÄ«mekli, tÄpÄc Å”ai migrÄcijai viÅiem vajadzÄja notikt nemanÄmi. Bet, pamatojoties uz testa rezultÄtiem, izrÄdÄ«jÄs, ka lÄta Chromebook datora aparatÅ«ra nav pietiekama visu Forex Club korporatÄ«vo lietojumprogrammu pareizai darbÄ«bai. Un dÄrgÄki modeļi, kas atbilstu tehniskajiem parametriem, izrÄdÄ«jÄs salÄ«dzinÄmi ar klasiskajiem Windows klÄpjdatoriem. RezultÄtÄ viÅi nolÄma atteikties no projekta.
Kas ir mainÄ«jies lÄ«dz ar G Suite ienÄkÅ”anu
PretÄji visiem aizspriedumiem un neuzticÄÅ”anÄs gadÄ«jumiem jau 3 mÄneÅ”us pÄc apmÄcÄ«bÄm 80% darbinieku aptaujÄs atzÄ«mÄja, ka G Suite patieÅ”Äm atviegloja darbu ar dokumentiem. PÄc pÄrejas palielinÄjÄs darbinieku mobilitÄte un viÅi sÄka vairÄk strÄdÄt, izmantojot valkÄjamas ierÄ«ces:
Mobilo ierÄ«Äu lietoÅ”anas statistika saskaÅÄ ar Forex Club
Google veidlapas ir ieguvuÅ”as lielu popularitÄti. NodaļÄs tie ļauj Ätri veikt aptaujas, kurÄs iepriekÅ” bija nepiecieÅ”ams izmantot pastu, apkopojot rezultÄtus manuÄli. PÄreja uz Google Chat un Hangouts Meet radÄ«ja visvairÄk jautÄjumu un sÅ«dzÄ«bu, jo tiem parasti ir mazÄk funkciju, taÄu to izmantoÅ”ana ļÄva pamest daudzus tÅ«lÄ«tÄjos ziÅotÄjus uzÅÄmumÄ.
Projekta rezultÄtus formulÄja Dmitrijs Ostroverhovs, ar kuru sadarbojÄmies: āProjekts samazinÄja Forex Club izmaksas IT infrastruktÅ«rai un vienkÄrÅ”oja tÄ atbalstu. Ir pazudis vesels procesa uzturÄÅ”anas uzdevumu slÄnis, jo Ŕīs problÄmas tiek atrisinÄtas Google pusÄ. Tagad visus pakalpojumus var konfigurÄt attÄlinÄti, tos atbalsta pÄris Google administratori, un IT nodaļa ir atbrÄ«vojusi laiku un resursus citÄm lietÄm.
Avots: www.habr.com