MÄs esam vairÄkkÄrt rakstÄ«juÅ”i par to, kÄ mÅ«su tehnoloÄ£ijas palÄ«dz un pat apstrÄdÄt informÄciju no jebkura veida dokumentiem un ievadÄ«t datus grÄmatvedÄ«bas sistÄmÄs. Å odien mÄs jums pastÄstÄ«sim, kÄ mÄs to Ä«stenojÄm Š² ā lielÄkais siltuma un karstÄ Å«dens piegÄdÄtÄjs MaskavÄ.
IedomÄjieties sevi parasta grÄmatveža vietÄ. MÄs zinÄm, ka tas nav viegli, bet tomÄr izmÄÄ£iniet to. Katru dienu jÅ«s saÅemat milzÄ«gu skaitu papÄ«ra rÄÄ·inu, rÄÄ·inu, sertifikÄtu un tÄ tÄlÄk. Un Ä«paÅ”i daudz ā dienÄs pirms atskaiÅ”u iesniegÅ”anas. Visi rekvizÄ«ti un summas Ätri un rÅ«pÄ«gi jÄpÄrbauda, āājÄpÄrraksta un jÄievada grÄmatvedÄ«bas sistÄmÄ, manuÄli jÄveic darÄ«jumi un jÄnosÅ«ta uz arhÄ«vu, lai vÄlÄk tos varÄtu iesniegt pÄrbaudei iekÅ”Äjiem auditoriem, nodokļu dienestam, tarifu regulÄÅ”anas iestÄdÄm un citi. GrÅ«ti? Bet Ŕī ir ilgstoÅ”a biznesa prakse, kas pastÄv daudzos uzÅÄmumos. KopÄ ar MIPC esam vienkÄrÅ”ojuÅ”i Å”o rÅ«pÄ«go darbu un padarÄ«juÅ”i to ÄrtÄku. Ja jÅ«s interesÄ, kÄ tas bija, laipni lÅ«dzam zem kaÄ·a.
AttÄlÄ ir Maskavas CHPP-21, Eiropas lielÄkais siltumenerÄ£ijas ražotÄjs. Å ajÄ stacijÄ saražoto siltumu MIPC piegÄdÄ 3 miljoniem Maskavas ziemeļu iedzÄ«votÄju. .
MOEK MaskavÄ ir ducis ar pusi filiÄļu. Tie apkalpo 15 811 km siltumtÄ«klu, 94 termostacijas un katlu mÄjas, 10 000 siltumpunktus un 24 sÅ«kÅu stacijas, kÄ arÄ« izbÅ«vÄ un uzstÄda jaunas siltumapgÄdes sistÄmas. UzÅÄmums iegÄdÄjas dažÄdu aprÄ«kojumu un pakalpojumus uzÅÄmÄjdarbÄ«bai: . Dokumentu sagatavoÅ”anu katrÄ iegÄdi iniciÄjoÅ”Ä nodaÄ¼Ä veic speciÄli darbinieki ā lÄ«gumuzraugi.
KÄ lÄ«gumi darbojas lielÄ uzÅÄmumÄ? Kad kuratori noslÄdz lÄ«gumu, viÅi no saviem darÄ«jumu partneriem saÅem daudzus svarÄ«gus papÄ«ra dokumentus: pavadzÄ«mes, pakalpojumu sniegÅ”anas sertifikÄtus, rÄÄ·inus, sertifikÄtus utt. Parasti kurators skenÄ biznesa dokumentus un pÄc tam pievieno ieskenÄtos dokumentus pasÅ«tÄ«jumam uzÅÄmuma resursÄ. vadÄ«bas sistÄma. FinanÅ”u kontrolieris manuÄli pÄrbauda visus datus. PÄc tam kurators nogÄdÄ dokumentu oriÄ£inÄlus uz grÄmatvedÄ«bu. Vai arÄ« to dara kurjers, un tad dokumentu pÄrvietoÅ”ana var aizÅemt ilgÄku laiku - no vairÄkÄm stundÄm lÄ«dz pÄris dienÄm.
Un viss bÅ«tu kÄrtÄ«bÄ, bet, tÄpat kÄ daudzos citos uzÅÄmumos:
- PapÄ«ri var nonÄkt grÄmatvedÄ«bÄ dažas dienas pirms atskaites. Tad grÄmatvežiem ir dienu un nakti darba vietÄ. ManuÄli jÄpÄrbauda, āāvai ir pareizi aizpildÄ«ti visi rÄÄ·ini, pavadzÄ«mes utt.. Tad, ja viss ir pareizi, darbinieks pÄrraksta datus uzskaites sistÄmÄ un veic grÄmatojumus. TajÄ paÅ”Ä laikÄ 90% grÄmatveža laika tiek pavadÄ«ts, pÄrdrukÄjot datus - detaļas, summas, datumus, preÄu numurus utt. Å Ä« iemesla dÄļ pastÄv kļūdu risks.
- Dokumenti var tikt saÅemti ar kļūdÄm. Un dažreiz pietrÅ«kst daži rÄÄ·ini vai sertifikÄti. Dažreiz tas izrÄdÄs pÄdÄjÄs dienÄs pirms ziÅoÅ”anas. Å Ä« iemesla dÄļ dokumentu apstiprinÄÅ”anas termiÅi var aizkavÄties.
- PÄc ievietoÅ”anas grÄmatveži rÄÄ·inus, rÄÄ·inus un aktus glabÄ atŔķirÄ«gos papÄ«ra un elektroniskos arhÄ«vos. KÄpÄc tas ir grÅ«ti? PiemÄram, MOEK strÄdÄ pÄc tarifiem, un tÄpÄc tam ir pienÄkums regulÄri ziÅot par savÄm izmaksÄm izpildinstitÅ«cijÄm. Un, kad grÄmatvedÄ«bÄ nonÄk kÄrtÄjais valsts vai nodokļu audits, darbiniekiem ilgi jÄmeklÄ dokumenti.
Å Ädi izskatÄ«jÄs MOEK grÄmatvedÄ«ba:
MIPC bija pirmais enerÄ£Ätikas nozarÄ, kas pÄrveidoja un vienkÄrÅ”oja Å”o shÄmu, lai ÄtrÄk noslÄgtu darÄ«jumus un iesniegtu atskaites, labÄk novÄrtÄtu tirgus izmaiÅas iepirkumos un plÄnotu savu finanÅ”u stratÄÄ£iju. PatstÄvÄ«gi, vienatnÄ, nebija viegli mainÄ«t ilgstoÅ”i izveidoto grÄmatvedÄ«bas darba shÄmu, tÄpÄc uzÅÄmums nolÄma to pÄrveidot kopÄ ar partneri - ABBYY.
Ne ÄtrÄk pateikts, kÄ izdarÄ«ts
ABBYY speciÄlistu komanda ieviesa universÄlu platformu inteliÄ£entai informÄcijas apstrÄdei MIPC un konfigurÄts:
- elastÄ«gi apraksti (datu ieguves veidnes) dokumentu apstrÄdei. MÄs detalizÄti runÄjÄm par to, kas tas ir un kam tas ir vajadzÄ«gs HabrĆ© Šø . Izmantojot risinÄjumu, MOEK apstrÄdÄ vairÄk nekÄ 30 veidu dokumentus (piemÄram, uzstÄdÄ«to iekÄrtu sertifikÄtu vai izziÅu par aÄ£entÅ«ras honorÄriem) un izraksta no tiem vairÄk nekÄ 50 atribÅ«tus (dokumenta numurs, kopÄjÄ summa ar PVN, pircÄja nosaukums, pÄrdevÄjs, darbuzÅÄmÄjs, preÄu daudzums utt.);
- savienotÄjs pÄrbaužu veikÅ”anai un datu augÅ”upielÄdei, kas savienoja ABBYY FlexiCapture, SAP un OpenText. Pateicoties savienotÄjam, kļuva iespÄjams automÄtiski pÄrbaudÄ«t pasÅ«tÄ«juma un lÄ«guma datus pret dažÄdiem direktorijiem. MÄs par to runÄsim tÄlÄk;
- dokumentu eksportÄÅ”ana uz elektronisko arhÄ«vu, kura pamatÄ ir OpenText. Tagad visi skenÄtie dokumenti tiek glabÄti vienuviet;
- SAP ERP grÄmatvedÄ«bas ierakstu melnraksti ar saitÄm uz skenÄtiem dokumentu attÄliem.
PÄc tam ABBYY un MOEK darbinieki izstrÄdÄja meklÄÅ”anas veidlapu, lai grÄmatvedis dažu sekunžu laikÄ varÄtu atrast svarÄ«gus kontus pÄc jebkura atribÅ«ta elektroniskajÄ arhÄ«vÄ un iesniegt tos nodokļu pÄrbaudÄm.
MeklÄÅ”ana iespÄjama, izmantojot 26 dažÄdus kritÄrijus (uz attÄla var noklikŔķinÄt):
PÄc tam, kad MIPC veiksmÄ«gi pÄrbaudÄ«ja visu sistÄmu, tÄ tika nodota ekspluatÄcijÄ. Viss projekts, ieskaitot saskaÅojumus, precizÄjumus un uzlabojumus, tika Ä«stenots 10 mÄneÅ”os.
Darba shÄma pÄc ABBYY FlexiCapture ievieÅ”anas:
Vai jums Ŕķiet, ka nekas nav mainÄ«jies? JÄ, biznesa process paliek nemainÄ«gs, vienkÄrÅ”i lielÄko daļu funkciju tagad veic maŔīna.
ElektroinstalÄcija, darÄ«ts!
KÄ tagad klÄjas? Teiksim, lÄ«guma kurators saÅÄma primÄro dokumentu komplektu darÄ«jumam par sÅ«kÅu piegÄdi termoelektrostacijÄm vai, piemÄram, siltumtÄ«klu izbÅ«vei. SpeciÄlistam vairs nav paÅ”am jÄpÄrbauda dokumentu pilnÄ«ba un saturs, jÄsauc kurjers un jÄnosÅ«ta dokumentu oriÄ£inÄli uz grÄmatvedÄ«bu. Kurators vienkÄrÅ”i skenÄ parakstÄ«to primÄro dokumentu kopu, un tad tehnoloÄ£ija pÄrÅem.
Izmantojot tÄ«kla skenÄÅ”anas sistÄmu, darbinieks skenÄtos materiÄlus TIFF vai PDF formÄtÄ nosÅ«ta sev karstajÄ mapÄ vai pa pastu. PÄc tam viÅÅ” atver ABBYY FlexiCapture Capture Web Station un atlasa apstrÄdÄjamÄ dokumenta kopas veidu. PiemÄram, ādarbu/pakalpojumu iegÄde ar aÄ£enta atlÄ«dzÄ«buā, āmateriÄli tehnisko resursu (MTR) saÅemÅ”anaā, vai āÄ«paÅ”umu uzskaiteā.
Komplekta veids nosaka nepiecieÅ”amo dokumentu un datu skaitu un veidus, kas sistÄmai jÄklasificÄ, jÄatpazÄ«st un jÄpÄrbauda.
Kurators augÅ”upielÄdÄ skenÄtos attÄlus atpazÄ«Å”anai. SistÄma automÄtiski pÄrbauda visu dokumentu pieejamÄ«bu, katra papÄ«ra saturu, un serverÄ« tiek atpazÄ«ti rekvizÄ«ti - lÄ«guma datums, summa, adrese, TIN, KPP un citi dati. Starp citu, MIPC ir pirmais enerÄ£Ätikas uzÅÄmums KrievijÄ, kas izmanto Å”o pieeju.
Ja kurators nav augÅ”upielÄdÄjis visus dokumentus vai kÄdÄ rÄÄ·inÄ nav visi dati, sistÄma to pamana un nekavÄjoties lÅ«dz darbinieku izlabot kļūdu:
SistÄma zvÄr un lÅ«dz pievienot trÅ«kstoÅ”os dokumentus (turpmÄk ekrÄnuzÅÄmumi ir noklikŔķinÄmi):
SistÄma pamanÄ«ja, ka dokumentam ir beidzies derÄ«guma termiÅÅ”:
TÄdÄjÄdi darbiniekam vairs nav jÄnosaka, vai dokuments ir noformÄts pareizi. Ja viss ir pareizi, lielÄkÄ daļa datu pÄrbaužu notiek automÄtiski tieÅ”i tÄ«mekļa ievades stacijÄ. Pietiek ievadÄ«t SAP ERP norÄdÄ«to pasÅ«tÄ«juma numuru. PÄc tam atpazÄ«tie dati tiek salÄ«dzinÄti ar SAP apstrÄdÄto informÄciju: darÄ«juma partnera TIN un KPP, lÄ«gumu numurus un summas, PVN, preÄu vai pakalpojumu nomenklatÅ«ru. Viena dokumenta apstrÄde un pÄrbaude aizÅem tikai pÄris minÅ«tes.
Izmantojot informÄciju - INN un KPP - jÅ«s varat atlasÄ«t vajadzÄ«go uzÅÄmumu no direktorija:
Ja rÄÄ·inÄ vai pavadzÄ«mÄ ir kļūda, tad tas neļaus dokumentu eksportÄt uz arhÄ«vu. PiemÄram, ja dokuments ir nepareizi noformÄts vai nepareizi atpazÄ«ts kÄds no rakstzÄ«mÄm, sistÄma to norÄdÄ«s un lÅ«gs darbiniekam izlabot visas neprecizitÄtes. Å eit ir piemÄrs:
SistÄma konstatÄja, ka CJSC Vasilek nav iekļauts MIPC piegÄdÄtÄju sarakstÄ.
Tas ļauj darbiniekiem izsekot kļūdÄm pat pirms dokumenta nonÄkÅ”anas grÄmatvedÄ«bÄ.
Ja visas pÄrbaudes ir veiksmÄ«gi izpildÄ«tas, tad ar vienu klikŔķi skenÄta dokumenta kopija tiek nosÅ«tÄ«ta uz OpenText elektronisko arhÄ«vu, un SAP parÄdÄs saite un karte ar tÄs metadatiem. GrÄmatvedis vai kurators elektroniskajÄ arhÄ«vÄ vienmÄr var apskatÄ«t nepiecieÅ”amo pasÅ«tÄ«juma dokumentu sarakstu un informÄciju par to, kas, kÄdÄ termiÅÄ un ar kÄdu rezultÄtu apstrÄdÄjis dokumentus.
Pjotrs PetroviÄs ieskatÄ«jÄs elektroniskajÄ arhÄ«vÄ, ...
ā¦lai redzÄtu, kurÅ” augÅ”upielÄdÄja dokumentus pasÅ«tÄ«jumam Nr. 1111.
PÄc datu un skenÄjumu augÅ”upielÄdes no ABBYY FlexiCapture uz SAP, tiek parÄdÄ«ts darÄ«juma projekts ar iepriekÅ” aizpildÄ«tiem datiem un saitÄm uz skenÄtajiem dokumentiem.
ElektroinstalÄcijas projekts:
PÄc tam grÄmatvedis saÅem e-pasta paziÅojumu ar saiti uz gatavo melnrakstu un skenÄ. SpeciÄlistam vairs nav jÄcÄ«nÄs ar papÄ«ru. ViÅam atliek vien pÄrbaudÄ«t skenÄtos darÄ«juma galÄ«go summu, zÄ«moga esamÄ«bu, parakstu un veikt darÄ«jumu. Tagad grÄmatvede tam velta nepilnu minÅ«ti.
Projekta rezultÄti
- Ar ABBYY tehnoloÄ£iju palÄ«dzÄ«bu MIPC ir vienkÄrÅ”ojis un paÄtrinÄjis ne tikai grÄmatvedÄ«bu, bet arÄ« finanÅ”u kontroli. Lai veiktu elektroinstalÄciju, darbiniekiem vairs nav jÄgaida kurjers ar oriÄ£inÄlajiem dokumentiem ā pietiek ar vienu klikŔķi no elektroniskÄ arhÄ«va saÅemt skenÄjumu ar jau pÄrbaudÄ«tiem datiem. Tiesa, papÄ«ra dokuments joprojÄm ir vajadzÄ«gs. Bet tagad to vÄlÄk var nosÅ«tÄ«t uz grÄmatvedÄ«bu. Ierodoties tur, darbinieks grÄmatvedÄ«bas sistÄmÄ atzÄ«mÄs izvÄles rÅ«tiÅu āSaÅemts oriÄ£inÄlsā.
- Darbinieki nekavÄjoties saÅem visus nepiecieÅ”amos datus par darÄ«jumu no skenÄÅ”anas, veic darÄ«jumus laikÄ un sagatavo visus dokumentus atskaitei iepriekÅ”. Tagad viÅi nebaidÄs ne no iekÅ”ÄjÄm, ne ÄrÄjÄm pÄrbaudÄm.
- GrÄmatveži veic finanÅ”u darÄ«jumus 3 reizes ÄtrÄk, un MOEK pÄrskata periodu noslÄdz 10 dienas agrÄk.
- Visas MIPC filiÄles uzglabÄ grÄmatvedÄ«bas dokumentus vienotÄ elektroniskÄ arhÄ«vÄ. Pateicoties tam, jÅ«s varat atrast jebkuru rÄÄ·inu, lÄ«gumu vai izpildes aktu, kÄ arÄ« jebkÄdus atribÅ«tus no tiem (summas, PVN, preÄu vai pakalpojumu diapazoni) 4 reizes ÄtrÄk nekÄ iepriekÅ”.
- RisinÄjums apstrÄdÄ vairÄk nekÄ 2,6 miljonus dokumentu lappuÅ”u gadÄ.
TÄ vietÄ, lai noslÄgtu
MOEK izmanto 2 gadus un pa Å”o laiku savÄcu statistiku. IzrÄdÄ«jÄs, ka grÄmatveži veic 95% grÄmatojumu, neveicot izmaiÅas melnrakstos. Un tas nozÄ«mÄ, ka turpmÄk Å”Ädus ierakstus var izlaist pilnÄ«bÄ automÄtiski. SagadÄ«jÄs, ka Å”is produkts faktiski kļuva par uzÅÄmuma pirmo soli ceÄ¼Ä uz "mÄkslÄ«gÄ intelekta" elementu ievieÅ”anu uzÅÄmuma biznesa procesos: MIPC izstrÄdÄ atbilstoÅ”u programmu.
ArÄ« citi Krievijas uzÅÄmumi automatizÄ grÄmatvedÄ«bas darbu: padarot to vienkÄrÅ”Äku un ÄrtÄku. PiemÄram, izmantojot ABBYY tehnoloÄ£ijas, finanÅ”u kontroles pakalpojumu "Ā» SaÅem svarÄ«gu biznesa informÄciju 2 reizes ÄtrÄk un pavada par 20% mazÄk laika, meklÄjot nepiecieÅ”amos rÄÄ·inus un pavadzÄ«mes. IntelektuÄlÄs informÄcijas apstrÄdes tehnoloÄ£ijas palÄ«dz saimniecÄ«bas grÄmatvedÄ«bas nodaļas darbiniekiem "Ā» masveida nodokļu auditu laikÄ uzreiz atrodiet nepiecieÅ”amos finanÅ”u dokumentus. 2019. gadÄ uzÅÄmuma speciÄlisti plÄno apstrÄdÄt aptuveni 10 miljonus lappuÅ”u dokumentu.
Vai vÄlaties uzzinÄt vairÄk par MOEK un ABBYY projektu? 3.aprÄ«lÄ« plkst.11 MIPC InformÄcijas tehnoloÄ£iju centra vadÄ«tÄja vietnieks Vladimirs Feoktistovs par lietas detaļÄm stÄstÄ«s par brÄ«vu. . Pievienojieties, ja vÄlaties uzdot jautÄjumus.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY korporatÄ«vÄ emuÄra redaktors
Avots: www.habr.com