Habr, sveiks! Mani sauc Oļegs, un es esmu atbildīgs par IT pakalpojumu ABBYY uzņēmumu grupā. Vairāk nekā pirms mēneša ABBYY darbinieki visā pasaulē sāka strādāt un dzīvot tikai mājās. Vairs nav atvērtu telpu vai darījumu braucienu. Vai mans darbs ir mainījies? Nē. Lai gan patiesībā jā, bet tas mainījās pirms 2-3 gadiem. Un tagad tehniski nodrošinām biroju darbību 13 valstīs tāpat kā līdz šim. Vienkārši tagad mēs to darām, sēžot mājās - virtuvē, uz dīvāna vai uz balkona, un birojā dežurē tikai viens cilvēks. Starp citu, šeit tas ir:
Šodien es runāšu par to, kādas problēmas tagad ir jāatrisina ABBYY IT pakalpojumam, kā biroja darbinieki mūs glābj, kāpēc MS Teams un Zoom tagad ir mūsu viss un daudz ko citu. Laipni lūdzam kaķī.
Sen, pirms karantīnas...
Pirms 5-7 gadiem ABBYY bija uzņēmums, kas koncentrējās uz iekšējās infrastruktūras attīstību. Mākoņproduktus izmantojām maz – lietojumprogrammas mēģinājām izvietot iekšēji, tāpēc piekļuve tiem no ārpuses bija apgrūtināta. Bet laiki ir mainījušies...
Mākoņprodukti attīstījās daudz ātrāk, tie piedāvāja lielāku elastību un funkcionalitātes dažādību. Un tagad bieži vien vienkārši nav iespējams atrast analogus ar lokālām iespējām.
Darbiniekiem bija nepieciešama mobilitāte. Pārdevēji un mārketinga speciālisti pastāvīgi atrodas komandējumos, ceļo pa pasauli, dodas uz sanāksmēm – viņiem vienkārši nepieciešama piekļuve korporatīvajām sistēmām jebkurā laikā un vietā.
Ir mainījusies arī cilvēku paaudze. Jauni jaunie darbinieki dod priekšroku darbam kopstrādes telpās, kafejnīcās vai mājās. Mobilitāte viņiem ir svarīga. Tāpēc tehniski izveidojām tādu darba vidi, kāda ir ikdienā. Kolēģiem kļūst daudz ērtāk, ja viņiem nav jāpārslēdzas no biroja uz citu vietu, kur viņi var strādāt.
Šobrīd ABBYY starptautiskie biroji ir atvērti 13 valstīs no ASV līdz Austrālijai. Un daudz ērtāk ir izveidot kopēju mākoņu infrastruktūru, nekā būt iekšējiem pakalpojumiem “piesaistītam” konkrētai vietai.
Pirms vairākiem gadiem mēs pārskatījām savu stratēģiju un savā darbā sākām aktīvi izmantot mākoņa lietojumprogrammas. Piemēram, mums ļoti patīk Office 365 pakotne – MS Teams, OneDrive, SharePoint un citi.
Tas nenozīmē, ka visi darbinieki ir atkarīgi no mākoņrisinājumiem. ABBYY ir bagāta iekšējā infrastruktūra, piemēram, izstrādātāji izmanto vietējās iekārtas, lai apmācītu neironu tīklus. Es teiktu, ka mēs izmantojam mākoņproduktus un savu iekšējo infrastruktūru apmēram 50/50.
Par LAP popularitāti
Vienmēr esam atļāvuši strādāt ar iekšējo tīklu attālināti, un katrs izvēlējās sev ērto metodi. Tie, kas biežāk atrodas birojā, dod priekšroku RDP (attālā darbvirsma). Parasti katram mājās ir savs aprīkojums: tas ne vienmēr ir jaudīgs, un to var izmantot visa ģimene. Un darbā ir moderns dators, kas ir konfigurēts un pieslēgts visam. Tāpēc ērtāk ir izveidot savienojumu ar RDP no mājām un darba, nepievēršot uzmanību tam, kas atrodas jūsu personālajā datorā.
Birojam, kas atrodas Maskavā (šeit atrodas pētniecības un attīstības centrs, ABBYY Krievija un ABBYY Emerging Markets biroji), mums parasti vienmēr bija divas attālās darbvirsmas vārtejas (RD Gateway) attālajam savienojumam, viņi tika galā. Bet tagad šī savienojuma metode ir kļuvusi ļoti populāra. Lai līdzsvarotu slodzi, IT pakalpojums izvietoja divas papildu vārtejas. Šīs, iespējams, ir vienīgās infrastruktūras izmaiņas, ko esam veikuši kopš marta.
Tālāk es sniegšu statistiku par ABBYY Maskavas biroju, jo šeit strādā vairāk nekā 800 cilvēku un dati ir orientējošākie.
VPN
Ir kolēģi, kas pieraduši strādāt kopā. VPNDaudzi cilvēki ir paņēmuši mājās savu korporatīvo aprīkojumu. Pārsvarā viņi ir paņēmuši līdzi klēpjdatorus un monitorus. Ja pastāvīgi strādājat attālināti, īpaši liels monitors ir daudz ērtāks. Mēs neiegādājāmies nekādu papildu aprīkojumu saviem darbiniekiem.
Pienākumi
Pat karantīnas laikā bez cilvēkiem birojā nevar iztikt. Mēs iecēlām divus dežurējošus sistēmu administratorus - Juru un Stasu. Katrs no viņiem nedēļu strādā birojā, nedēļu no mājām. Puišiem ir normāls grafiks - no 10 līdz 19.
Tie palīdz novērst tehniskas problēmas, ar kurām saskaras darbinieki. Mums ir daudz tehnikas, un dažreiz tā sabojājas. Biežāk nekā nē, kāda dators sasalst. Pāris reizes nedēļā sabojājas cietais disks, kaut kas izdeg, un tas ir jānomaina vai jāremontē.
Ir bijuši vairāki strāvas padeves pārtraukumu gadījumi, kas nozīmē, ka kādam ir jārestartē datori, jo darbinieki to nevar izdarīt attālināti. Kopumā 90% viņu laika pavada, turot ieslēgtu biroja aprīkojumu.
Ir arī vairāki neparasti uzdevumi, kurus dežuranti sāka veikt karantīnas laikā.
- Ievietojiet papīru printeros un izņemiet izdrukātos dokumentus. Tas nepieciešams darbiniekiem, kuri apstrādā ienākošos dokumentus un izdrukā tos no mājas datoriem uz darba printera. Atgriežoties birojā, viņi nekavējoties paņems visus dokumentus, nevis izdrukās 100500 XNUMX lappuses. Protams, to bija iespējams izdarīt arī vēlāk, taču palīdzam kolēģiem nemainīt ierasto procesu – tagad ir tik daudz neparastu lietu.
- Iepakojām un piegādājām skenerus un printerus kolēģiem, kuriem tie bija nepieciešami darbam. Vienam no darbiniekiem, kurš bija norobežojies savā namiņā, palīdzēja pieslēgt kabeli, lai viņam būtu stabils internets.
Starp citu, ABBYY FineScanner AI mobilā lietojumprogramma palīdz arī skenēt dokumentus, kā arī atpazīt tajos tekstu, pievienot parakstus, konvertēt failus 12 populāros formātos un daudz ko citu. Līdz 31. jūlijam ieskaitot, mēs augstākās kvalitātes piekļuve ABBYY FineScanner AI.
Kā būs nedēļas nogalē?
Brīvdienās birojā darbinieku nav. Mēs vienojāmies ar mūsu sistēmas administratoru, kurš dzīvo Otradnī (kur atrodas mūsu birojs), ka, ja kaut kas notiks, viņš nāks un palīdzēs. Un viņa palīdzība noderēja: nedēļas nogalē bijuši vairāki elektrības padeves pārtraukumu gadījumi, un bija nepieciešams atjaunot iekārtu darbību.
Piespēles
Vēl martā mēs izsniedzām caurlaides vietnei mos.ru visiem darbiniekiem, kuriem karantīnas laikā jāierodas birojā. Tagad, ja jādodas uz darbu, darbinieks izsniedz arī caurlaidi ar QR kodu. Taču iespēja ierasties birojā nenozīmē, ka kolēģi tur iet katru dienu. Ēkā parasti dežurē tikai viens cilvēks. Pārējie drīkst ierasties tikai ārkārtas gadījumos.
Citu valstu birojos
Situācija citos ABBYY birojos kopumā ir tāda pati – tie ir slēgti, darbinieki strādā no mājām un izmanto tos pašus rīkus. Piemēram, amerikāņu birojā nav pat dežuranta. Vietējais sistēmas administrators pirms karantīnas paņēma daļu aprīkojuma no noliktavas, un, kad ierodas jauns darbinieks, viņš vienkārši nosūta konfigurēto portatīvo datoru pa pastu.
Kā uzturēt kontaktus
Tagad saziņas kanālu slodze ir pat kritusies, salīdzinot ar laiku, kad cilvēki strādāja birojā. Galvenā datplūsma — failu lejupielāde un videoklipu skatīšanās — tagad notiek mājas pakalpojumu sniedzēju tīklā. Nevajadzēja paplašināt kanālus, lai gan mēs to plānojām šogad.
Karantīnas laikā pirmais, ko darījām, bija rūpīgi pārskatīt sakaru atjaunošanas noteikumus - pievienojām vairākus monitoringa testus, izstrādājām shēmu pārslēgšanai uz rezerves kanāliem un apskatījām slodzes balansēšanas noteikumus.
Kā nodrošinājāt drošību attālināti?
Neapšaubāmi, vissvarīgākais bija drošības nodrošināšana. Bet mēs esam arī tam gatavojušies. Pirms gada tika ieviesta divu faktoru autentifikācija. Manuprāt, šī ir viena no obligātajām lietām, kad cilvēki daudz strādā ārpus korporatīvās vides. Un šī ir tāda lieta, ko nevar ātri instalēt. Mūsdienās piekļuvei jebkuriem korporatīvajiem resursiem ir nepieciešami divi faktori. Ja kāds plāno pāriet uz attālinātu darbu, tad no informācijas drošības viedokļa tam ir jābūt.
Mēs redzam, kā krāpnieki ir kļuvuši aktīvāki un cenšas iegūt savus akreditācijas datus. Tie galvenokārt ir pikšķerēšanas uzbrukumi. Un, lai gan e-pasts ir aizsargāts, pikšķerēšanu nevar tehniski pilnībā novērst. Svarīgi, lai darbinieki paši saprastu, ka viņiem nevajadzētu klikšķināt uz aizdomīgām saitēm vai atvērt failus no ziņojumiem, kurus viņi nebija gaidījuši. Lai to paveiktu, sarīkojām darbiniekiem vebināru un atgādinājām, kā rīkoties šādās situācijās. Šobrīd ir ļoti piemērots laiks šādiem vebināriem, jo cilvēki, atrodoties neierastā situācijā, ir savākti, mērķtiecīgi, atvērtāki informācijai un labāk to uztver.
Tāpat pievērsām uzmanību vienkāršiem noteikumiem, strādājot no mājām, piemēram, nepieciešamībai izslēgt darba sesiju, aizejot bloķēt datoru, atdalīt kontus: tu strādā zem viena, bērns spēlējas zem cita. Tas ir ļoti svarīgi, jo bērns redz, kā tētis vai mamma klauvē pa tastatūru, un arī viņam gribas to darīt. Viņš nāks un pieklauvēs, bet mēs nezinām, ko viņš tur klauvēs un kurā programmā izdzēsīs vai aizstās datus.
Lūdzām arī kolēģus pārbaudīt, kā ir konfigurēts viņu mājas internets, kāda ir parole un vai tāda vispār ir. Protams, viņi izdarīja atrunu: ja cilvēks nesaprot, ko darīt, tad labāk to nedarīt. Savienojuma uzturēšana ir daudz svarīgāka. Viņi lūdza darbiniekus pārbaudīt arī viņu mājas Wi-Fi maršrutētājus. Dažiem pat ieteica iegādāties kaut ko citu, jo viņiem bija tik sena tehnika, ka tas neļāva strādāt ar esošajiem pakalpojumu sniedzēju ātrumiem.
Par populārākajām attālajām lietojumprogrammām
Jūs droši vien jau uzminējāt, ka tie ir saziņas rīki. Tā kā mēs izmantojam Office 365, darbinieki sazinās, izmantojot Teams Messenger gan savā starpā, gan ar ārējiem cilvēkiem. Viņš sevi ir ļoti labi pierādījis.
Pieaudzis visu biroju darbinieku Teams nosūtīto grupu ziņojumu skaits:
- No 21. februāra līdz 20. martam nosūtījām >689 tūkst.
- No 21. marta līdz 19. aprīlim mēs nosūtījām vairāk nekā 1 miljonu ziņojumu.
Pieaudzis arī zvanu skaits (viens pret vienu):
- No 21. februāra līdz 20. martam bija 11,5 tūkst.
- No 21. marta līdz 19. aprīlim – >16 tūkst.
Papildus Teams mēs izmantojam arī Zoom, jo šī pakalpojuma audio un video kvalitāte ir viena no labākajām tirgū. Turklāt Zoom ļauj “piezvanīt” konferencē un izveidot savienojumu pa tālruni.
Līdz 15. martam Zoom sanāksmju skaits gandrīz nepārsniedza 100 dienā, un no mēneša otrās puses mēs ABBYY sākām aktīvāk izmantot šo pakalpojumu:
Aprīlī gandrīz katru darba dienu vietnē Zoom notika 100 vai vairāk tikšanās:
Tagad internetā ir daudz ziņojumu par Zoom neuzticamību. Nav nekāds pārsteigums, ka populārākais instruments tagad pievērš tādu uzmanību. Mēs sazināmies ar mūsu Zoom pārstāvjiem un redzam, cik nopietni uzņēmums uztver visus atklājumus. Mēs arī veicām vairākus pasākumus. Vienkāršākais un efektīvākais no tiem ir aizliegums saglabāt sapulču ierakstus mākoņkrātuvē.
Drošība internetā, pirmkārt, ir paša darbinieka vērība. Mēs ticam, ka Zoom tiks galā, un šī situācija tikai padarīs šo pakalpojumu spēcīgāku.
Grafikā redzams, kā no marta otrās puses Zoom sanāksmju dalībnieku skaits sāka augt. Kā arī minūšu skaits.
Šī tendence turpinājās arī aprīlī, arvien vairāk darbinieku pievienojoties vebināriem un Zoom sanāksmēm.
Mums Zoom un Teams ir pakalpojumi, kas dublē viens otru. Taču tagad droši vien ir obligāti jāizmanto divi saziņas rīki, jo telekomunikāciju slodze ir milzīga. Bija gadījumi, kad viens no dienestiem sāka neveiksmi visnepiemērotākajā brīdī, tad darbinieki ātri izsauca citu dienestu un turpināja strādāt.
Turklāt tie ir saziņas līdzekļi. Cilvēkiem tagad ir svarīgi uzturēt sakarus. Lielākā daļa zvanu uz ABBYY tiek veikti ar ieslēgtām kamerām. Kad strādāju birojā, manuprāt, neieslēdzu kameru. Tagad neatkarīgi no tā, kādā formā atrodaties, jūs vienmēr to ieslēdzat. Gandrīz vienmēr.
Tā vietā, lai noslēgtu
Tehniski sagatavot uzņēmumu attālinātam darbam nav tas, ko var paveikt dažu dienu laikā. Labāk tam sagatavoties iepriekš. Pāreju uz mākoņpakalpojumiem sākām jau sen, jo vēlējāmies palīdzēt saviem darbiniekiem būt mobilākiem. Bet, kā izrādījās, šī mobilitāte ir noderīga arī situācijā, kad tiek izsludināta karantīna.
Iespējams, tagad esam atguvuši visas mūsu darbaspēka izmaksas par infrastruktūras pāreju un maiņu no iekšējās uz vairāk ārējo, jo cilvēki paņēma aprīkojumu, izgāja no birojiem, devās uz mājām un vasarnīcām... un nekas nav mainījies.
Paldies mūsu sistēmas administratoram Yura Anikeev par fotoattēliem šajā ziņā.
Avots: www.habr.com
