E-pasta vēsture sniedzas vairākus gadu desmitus senā pagātnē. Šajā laikā šis korporatīvās komunikācijas standarts ne tikai nav novecojis, bet ar katru gadu kļūst arvien populārāks, jo dažādos uzņēmumos tiek ieviestas sadarbības sistēmas, kuras, kā likums, ir balstītas tieši uz e-pastu. Tomēr e-pasta efektivitātes trūkuma dēļ arvien vairāk lietotāju atsakās no tā, izvēloties teksta tērzēšanu, balss un video zvanus un video konferences. Šādas korporatīvās komunikācijas metodes palīdz darbiniekiem ietaupīt daudz laika un rezultātā būt efektīvākiem un ienest uzņēmumam vairāk naudas.
Tomēr tērzēšanas un video saziņas izmantošana darba problēmu risināšanai bieži noved pie jaunu apdraudējumu rašanās uzņēmuma informācijas drošībai. Fakts ir tāds, ka, ja nav atbilstoša korporatīvā risinājuma, darbinieki var patstāvīgi sākt sarakstīties un sazināties sabiedriskajos dienestos, kas var izraisīt svarīgas informācijas noplūdi. No otras puses, uzņēmuma vadība ne vienmēr vēlas piešķirt līdzekļus korporatīvo platformu ieviešanai video konferencēm un tērzēšanai, jo daudzi ir pārliecināti, ka tie vairāk novērš darbinieku uzmanību no darba, nevis palielina viņu efektivitāti. Izeja no šīs situācijas varētu būt korporatīvās tērzēšanas un videokonferenču izvietošana, pamatojoties uz esošajām informācijas sistēmām. Tie, kas izmanto Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition kā sadarbības platformu, var atrisināt jautājumu par korporatīvās tērzēšanas un videokonferenču izveidi, izmantojot Zextras Team — risinājumu, kas Zimbra OSE pievieno daudz jaunu funkciju saistībā ar korporatīvo tiešsaistes saziņu.
Zextras Team ir pieejams divos izdevumos: Zextras Team Basic un Zextras Team Pro, un tie atšķiras ar piedāvāto funkciju komplektu. Pirmā piegādes iespēja ir pilnīgi bez maksas un ļauj organizēt teksta tērzēšanu gan individuālā, gan grupas tērzēšanas formātā, kā arī individuālus video tērzēšanu un audiozvanus, pamatojoties uz Zimbra OSE. Šajā gadījumā visas šīs funkcijas būs pieejamas tieši no Zimbra OSE tīmekļa klienta. Turklāt Zextras Team Basic lietotāji var izmantot mobilo aplikāciju, kas pieejama iOS un Android platformās. Šīs lietotnes ļauj piekļūt privātai un teksta tērzēšanai, kā arī turpmāk ļaus veikt videozvanus. Uzreiz atzīmēsim, ka video tērzēšanai un audiozvaniem Zextras Team lietotājiem būs nepieciešama pareizi strādājoša tīmekļa kamera un/vai mikrofons.
Taču Zextras Team Pro nodrošina daudz bagātāku funkcionalitāti. Papildus jau uzskaitītajām iespējām, Zextras Team lietotājiem būs iespēja veidot videokonferences lielam skaitam darbinieku. Tas ļauj rīkot tikšanās starp darbiniekiem, kuri ģeogrāfiski atrodas dažādās vietās, tādējādi ietaupot laiku, kas iepriekš tika pavadīts sapulču dalībnieku pulcēšanai vienā telpā, un to veltīt padziļinātai problēmu izpētei vai konkrētu darba uzdevumu risināšanai.
Zextras Team Pro arī ļauj izveidot virtuālas telpas un virtuālas sapulces darbiniekiem. Telpā vienlaikus var būt vairākas sanāksmju telpas, kurās dažādi telpas dalībnieki var apspriest kopīgas tēmas. Piemēram, apsveriet uzņēmumu, kurā ir 16 cilvēku pārdošanas nodaļa. No tiem 5 darbinieki strādā B2C tirdzniecībā, 5 darbinieki veic B2B tirdzniecību, bet vēl 5 darbinieki strādā B2G. Visu nodaļu vada pārdošanas nodaļas vadītājs.
Tā kā visi darbinieki strādā vienā nodaļā, būtu prātīgi izveidot viņiem kopīgu telpu, kurā apspriest visas tēmas, kas skar katru pārdošanas darbinieku. Tajā pašā laikā bieži rodas tēmas, kas skar tikai nodaļu, kas strādā, piemēram, ar b2b. Protams, pārdošanas nodaļas darbiniekiem, kuri strādā citās jomās, šādu tēmu diskusijās nav jāpiedalās, taču katras nodaļas diskusijās ir jāpiedalās nodaļas vadītājam. Tieši tāpēc tirdzniecības nodaļas vajadzībām atvēlētās telpas ietvaros ir iespējams katram virzienam atvēlēt atsevišķas virtuālās tikšanās, lai katrā no tām darbinieki varētu sazināties savā starpā un ar nodaļas vadītāju. Tajā pašā laikā pašam vadītājam visas trīs virtuālās tikšanās būs ērti apkopotas atsevišķā telpā. Un, ja uzskatāt, ka visa saziņa notiek uzņēmuma serveros un dati no tiem nekur netiek pārsūtīti, tad šādu tērzēšanu var saukt par diezgan drošu informācijas drošības ziņā. Papildus pārdošanas nodaļai telpu un virtuālo sanāksmju telpu koncepciju var attiecināt uz visu uzņēmumu.
Papildus video sapulcēm lietotājiem ir pieejami arī audiozvani. Papildus tam, ka viņi daudz mazāk noslogo sakaru kanālus, daudzi darbinieki bieži vienkārši kautrējas sazināties video formātā un bieži vien pat aizsedz sava klēpjdatora tīmekļa kameru.
Papildus video tērzēšanai un audiozvaniem ar darbiniekiem, Zextras Team ļauj izveidot video tērzēšanu un audio zvanus ar jebkuru lietotāju, kurš nav uzņēmuma darbinieks, ģenerējot un nosūtot viņam īpašu saiti, lai pievienotos sapulcei. Tā kā Zextras Team ir nepieciešama tikai moderna pārlūkprogramma, izmantojot šo funkciju, jūs vienmēr varat ātri sazināties ar klientu vai darījuma partneri gadījumos, kad regulāra sarakste aizņemtu pārāk daudz laika. Turklāt Zextras Team atbalsta failu koplietošanu, ko darbinieki var nosūtīt viens otram tieši videozvana vai teksta sarunas laikā.
Nevar nepieminēt īpašo mobilo aplikāciju Zextras Team, kas ļauj darbiniekiem piedalīties korporatīvajos čatos, neatrodoties savā darba vietā. Lietotne ir pieejama iOS un Android platformām, un pašlaik lietotāji var:
- Veiciet korespondenci, saņemot un nosūtot ziņas savā viedtālrunī
- Izveidojiet, dzēsiet privātās tērzēšanas sarunas un pievienojieties tām
- Izveidojiet, dzēsiet grupas tērzēšanu un pievienojieties tām
- Pievienojieties virtuālajām telpām un sarunām, kā arī izveidojiet un dzēsiet tās
- Uzaiciniet lietotājus uz virtuālajām telpām un sarunām vai, otrādi, noņemiet tos no turienes
- Saņemiet push paziņojumus un izveidojiet drošu savienojumu ar korporatīvo serveri.
Nākotnē aplikācija papildinās iespējas privātai video saziņai, kā arī videokonferencēm un failu apmaiņas funkcijai.
Vēl viena interesanta Zextras Team iezīme ir iespēja pārraidīt datora ekrāna saturu reāllaikā, kā arī nodot tā vadību citam lietotājam. Šī funkcija var būt ļoti noderīga, vadot apmācību vebinārus, kuru laikā ir nepieciešams iepazīstināt darbiniekus ar jauno saskarni. Šī funkcija var arī palīdzēt uzņēmuma IT nodaļai palīdzēt darbiniekiem atrisināt ar datoriem saistītas problēmas bez IT personas fiziskas klātbūtnes.
Tādējādi Zextras Team ir pilnīgs risinājums ērtas tiešsaistes komunikācijas organizēšanai starp darbiniekiem gan uzņēmuma iekšējā tīklā, gan ārpus tā. Sakarā ar to, ka Zextras Backup spēj pilnībā dublēt visu informāciju, kas tiek ģenerēta Zextras Team, informācija no turienes nekur nepazudīs, un atkarībā no drošības politiku nopietnības sistēmas administrators varēs patstāvīgi konfigurēt dažādas ierobežojumi lietotājiem.
Par visiem jautājumiem, kas saistīti ar Zextras Suite, varat sazināties ar Zextras pārstāvi Jekaterinu Triandafilidi pa e-pastu [e-pasts aizsargāts]
Avots: www.habr.com