Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Bieža iesācēju uzņēmēju kļūda ir tā, ka viņi nepievērÅ” pietiekamu uzmanÄ«bu datu vākÅ”anai un analÄ«zei, darba procesu optimizÄ“Å”anai un galveno rādÄ«tāju uzraudzÄ«bai. Tā rezultātā samazinās produktivitāte un neoptimāls laika un resursu izŔķieÅ”ana. Ja procesi ir slikti, vienas un tās paÅ”as kļūdas ir jālabo vairākas reizes. Pieaugot klientu skaitam, pakalpojums pasliktinās, un bez datu analÄ«zes nav skaidras izpratnes par to, kas ir jāuzlabo. Rezultātā lēmumi tiek pieņemti pēc iegribas.

Lai mÅ«sdienu bizness bÅ«tu konkurētspējÄ«gs, papildus kvalitatÄ«viem produktiem un pakalpojumiem ir jābÅ«t pārredzamiem procesiem un analÄ«tisko datu apkopoÅ”anai. Bez tā ir grÅ«ti saprast patieso biznesa stāvokli un pieņemt pareizos lēmumus. Tāpēc ir svarÄ«gi, lai jÅ«su arsenālā bÅ«tu nepiecieÅ”amie rÄ«ki, kas ir ne tikai ērti lietojami, bet arÄ« ļauj vienkārÅ”ot darbu un izveidot pēc iespējas caurspÄ«dÄ«gākus procesus.

MÅ«sdienās ir milzÄ«gs skaits rÄ«ku un risinājumu. Taču lielākā daļa uzņēmēju tos neizmanto, jo vai nu neredz tajos vērtÄ«bu, vai nesaprot, kā tos izmantot, vai arÄ« tie ir dārgi, sarežģīti, vai par 100500 XNUMX vairāk. Bet tiem, kas ir izdomājuÅ”i, atraduÅ”i vai izveidojuÅ”i sev Ŕādus rÄ«kus, vidējā termiņā jau ir priekÅ”rocÄ«bas.

Vairāk nekā 10 gadus esmu radÄ«jis IT produktus un risinājumus, kas palÄ«dz uzņēmumiem palielināt peļņu, izmantojot automatizāciju un procesu digitālo transformāciju. Esmu palÄ«dzējis atrast desmitiem jaunuzņēmumu un izveidojis desmitiem tieÅ”saistes rÄ«ku, ko izmanto simtiem tÅ«kstoÅ”u cilvēku visā pasaulē.

Å eit ir viens no labajiem piemēriem manā praksē, kas parāda digitālās transformācijas priekÅ”rocÄ«bas. Vienam mazam amerikāņu advokātu birojam mēs ar komandu izveidojām rÄ«ku juridisko dokumentu Ä£enerÄ“Å”anai, tas ļāva juristiem ātrāk Ä£enerēt dokumentus. Un vēlāk, paplaÅ”inot Ŕī rÄ«ka funkcionalitāti, mēs izveidojām tieÅ”saistes pakalpojumu un pilnÄ«bā pārveidojām uzņēmumu. Tagad viņi apkalpo klientus ne tikai savā pilsētā, bet visā valstÄ«. TrÄ«s gadu laikā uzņēmuma kapitalizācija ir augusi vairākas reizes.

Å ajā rakstā es dalÄ«Å”os ar jums reālo pieredzi, veidojot caurspÄ«dÄ«gu galveno biznesa rādÄ«tāju uzraudzÄ«bas sistēmu. MēģināŔu ieaudzināt digitālo risinājumu izmantoÅ”anas vērtÄ«bu, parādÄ«Å”u, ka tas nav grÅ«ti un ne vienmēr dārgi. Tātad, ejam!

Kā viss sākās

Ja vēlaties iegūt kaut ko tādu, kas jums nekad nav bijis, jums būs jādara tas, ko jūs nekad neesat darījis.
Coco Chanel

Manai sievai bija apnicis būt grūtniecības un dzemdību atvaļinājumā, un mēs nolēmām atvērt nelielu biznesu - bērnu rotaļu istabu. Tā kā man ir savs bizness, mana sieva pilnībā rūpējas par spēļu istabu, un es palīdzu ar stratēģiskiem jautājumiem un attīstību.

SÄ«kāka informācija par uzņēmuma atvērÅ”anu ir pavisam cits stāsts, taču datu vākÅ”anas un konkurentu analÄ«zes posmā papildus Ŕī biznesa specifisko problēmu izcelÅ”anai mēs pievērsām uzmanÄ«bu arÄ« iekŔējo procesu problēmām, ar kurām lielākā daļa konkurentu necÄ«nÄ«jās. .

Man par pārsteigumu, XNUMX. gadsimtā gandrÄ«z neviens neglabāja CRM nekādā veidā; daudzi glabāja ierakstus rakstiski, piezÄ«mju grāmatiņās. Tajā paŔā laikā paÅ”i Ä«paÅ”nieki sÅ«dzējās, ka darbinieki zog, kļūdās aprēķinos un daudz laika jāpavada, veicot pārrēķinus un pārbaudot ar ierakstiem grāmatvedÄ«bas grāmatā, zÅ«d dati par rezervācijām un iemaksām, klienti aizbrauc nezināmu iemeslu dēļ. viņiem.

Analizējot savāktos datus, mēs sapratām, ka nevēlamies atkārtot viņu kļūdas un mums ir nepiecieÅ”ama caurskatāma sistēma, kas Å”os riskus samazinās lÄ«dz minimumam. Pirmkārt, mēs sākām meklēt gatavus risinājumus, taču nevarējām atrast tādus, kas pilnÄ«bā atbilstu mÅ«su prasÄ«bām. Un tad es nolēmu izveidot savu sistēmu, lai gan ne ideālu, bet strādājoÅ”u un lētu (gandrÄ«z bezmaksas).

Izvēloties rÄ«ku, ņēmu vērā Ŕādus kritērijus: tam jābÅ«t lētam, elastÄ«gam un pieejamam, kā arÄ« ērti lietojamam. Es varētu uzrakstÄ«t pilnvērtÄ«gu, jaudÄ«gu un dārgu sistēmu Å”im biznesam, bet mums bija maz laika un mazs budžets, kā arÄ« mēs lÄ«dz galam nesapratām, vai mÅ«su projekts darbosies, un bÅ«tu nesaprātÄ«gi tērēt daudz resursu Ŕī sistēma. Tāpēc hipotēzes pārbaudes brÄ«dÄ« nolēmu sākt ar MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) un pēc iespējas Ä«sākā laikā ar minimālām investÄ«cijām izveidot darba versiju un laika gaitā pabeigt vai pārtaisÄ«t.

Rezultātā mana izvēle krita uz Google pakalpojumiem (Disks, Izklājlapas, Kalendārs). Galvenais ievades/izvades informācijas avots ir Google izklājlapas, jo manai sievai ir pieredze darbā ar izklājlapām, nepiecieÅ”amÄ«bas gadÄ«jumā viņa pati var veikt izmaiņas. Ņemu vērā arÄ« to, ka rÄ«ku izmantos arÄ« darbinieki, kuri, iespējams, ne pārāk labi lieto datoru, un iemācÄ«t viņiem ievadÄ«t datus tabulā bÅ«s daudz vienkārŔāk nekā mācÄ«t strādāt ar kādu specializētu. programma, piemēram, 1C.

Tabulās ievadÄ«tie dati mainās reāllaikā, tas ir, jebkurā laikā var redzēt uzņēmuma lietu situāciju, ir iestrādāta droŔība, var ierobežot piekļuvi noteiktām personām.

Arhitektūras un datu struktūras izstrāde

Bērnu rotaļu istaba nodroÅ”ina vairākus pamatpakalpojumus.

  • Standarta apmeklējums - kad klients pērk savu bērnu rotaļu istabā pavadÄ«to laiku.
  • UzraudzÄ«ta vizÄ«te - kad klients pērk savu bērnu rotaļu istabā pavadÄ«to laiku un piemaksā par uzraudzÄ«bu. Tas ir, klients var atstāt bērnu un doties savās darÄ«Å”anās, un istabas darbinieks skatÄ«sies un spēlēsies ar bērnu vecāku prombÅ«tnes laikā.
  • Atvērta dzimÅ”anas diena ā€” klients Ä«rē atseviŔķu galdu ēdināŔanai un viesu sēdināŔanai un apmaksā standarta spēļu istabas apmeklējumu, kamēr telpa darbojas kā ierasts.
  • Slēgta dzimÅ”anas diena ā€” klients Ä«rē visas telpas, nomas laikā telpa citus klientus nepieņem.

ÄŖpaÅ”niekam ir svarÄ«gi zināt, cik cilvēku apmeklēja istabu, kāds bija viņu vecums, cik daudz laika pavadÄ«ja, cik daudz naudas nopelnÄ«ja, cik bija izdevumu (bieži gadās, ka administratoram kaut kas jāiegādājas vai jāmaksā par kaut ko, piemēram, piegādi vai Å«deni), Cik dzimÅ”anas dienas bija?

Tāpat kā jebkurÅ” IT projekts, es sāku, pārdomājot nākotnes sistēmas arhitektÅ«ru un izstrādājot datu struktÅ«ru. Tā kā sieva ir atbildÄ«ga par biznesu, viņa zina visu, kas viņai jāredz, jākontrolē un jāvalda, tāpēc viņa rÄ«kojās kā kliente. Kopā veicām prāta vētru un sastādÄ«jām prasÄ«bas sistēmai, uz kuru pamata es pārdomāju sistēmas funkcionalitāti un izveidoju Ŕādu failu un mapju struktÅ«ru Google diskā:

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Dokumentā ā€œKopsavilkumsā€ ir vispārÄ«ga informācija par uzņēmumu: ienākumi, izdevumi, analÄ«tika

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Izdevumu dokumentā ir informācija par uzņēmuma ikmēneÅ”a izdevumiem. Lielākai pārskatāmÄ«bai iedalÄ«t kategorijās: biroja izdevumi, nodokļi, personāla izdevumi, reklāmas izdevumi, citi izdevumi.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
ikmēneÅ”a izdevumi

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Izdevumu kopsavilkuma tabula par gadu

Mapē Ienākumi ir 12 Google izklājlapu faili, pa vienam katram mēnesim. Å ie ir galvenie darba dokumenti, kurus darbinieki aizpilda katru dienu. Tie satur obligātu informācijas paneļa cilni un cilnes katrai darba dienai. Informācijas paneļa cilnē tiek parādÄ«ta visa nepiecieÅ”amā informācija par paÅ”reizējo mēnesi, lai ātri izprastu lietas, kā arÄ« ļauj iestatÄ«t cenas un pievienot pakalpojumus.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Informācijas paneļa cilne

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Ikdienas cilne

Biznesa attÄ«stÄ«bas procesā sāka parādÄ«ties papildu vajadzÄ«bas atlaižu, abonementu, papildu pakalpojumu un pasākumu veidā. To visu arÄ« mēs laika gaitā ieviesām, taču Å”ajā piemērā ir parādÄ«ta sistēmas pamata versija.

Funkcionalitātes izveide

Kad es izdomāju galvenos rādÄ«tājus, izstrādāju arhitektÅ«ru un datu apmaiņu starp entÄ«tijām, es sāku ievieÅ”anu. Pirmā lieta, ko es izdarÄ«ju, bija Google lapas dokuments manā ienākumu mapē. Es tajā izveidoju divas cilnes: informācijas panelis un mēneÅ”a pirmā diena, kurai pievienoju Ŕādu tabulu.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Galvenā darba lapa

Å Ä« ir galvenā darblapa, ar kuru strādās administrators. Viņam tikai jāaizpilda nepiecieÅ”amie lauki (atzÄ«mēti ar sarkanu), un sistēma automātiski aprēķinās visus nepiecieÅ”amos rādÄ«tājus.

Lai samazinātu ievades kļūdas un ērtÄ«bas, lauks ā€œApmeklējuma veidsā€ tika ieviests kā sniegto pakalpojumu nolaižamais saraksts, kuru varam rediģēt informācijas paneļa lapā. Lai to izdarÄ«tu, Ŕīm Ŕūnām pievienojam datu pārbaudi un norādām diapazonu, no kura ņemt datus.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Lai samazinātu cilvēciskās kļūdas aprēķinos, pievienoju automātisku klienta telpā pavadīto stundu un maksājamās naudas summas aprēķinu.

Lai to izdarÄ«tu, Administratoram vienkārÅ”i jāatzÄ«mē klienta ieraÅ”anās laiks (aile E) un izbraukÅ”anas laiks (aile F) formātā HH: MM. Lai aprēķinātu kopējo laiku, ko klients pavada spēļu istabā, es izmantoju Å”o formulu:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

Lai automātiski aprēķinātu naudas summu par pakalpojumu izmantoÅ”anu, mums bija jāizmanto sarežģītāka formula, jo stundas cena var atŔķirties atkarÄ«bā no pakalpojuma veida. Tāpēc man bija jāsaista dati ar pakalpojumu tabulu informācijas paneļa lapā, izmantojot funkciju QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Papildus galvenajām darbÄ«bām pievienoju papildu funkcijas nevēlamu IFERROR vai ISBLANK kļūdu novērÅ”anai, kā arÄ« ROUNDDOWN funkciju - lai netraucētu ar sÄ«kumiem, galÄ«go summu noapaļoju uz leju, klienta virzienā.

Papildus galvenajiem ienākumiem (Ä«res laikam) bērnu rotaļu istabā tiek gÅ«ti papildu ienākumi pakalpojumu vai rotaļlietu pārdoÅ”anas veidā, un darbinieki veic nelielus izdevumus, piemēram, samaksājot par dzeramo Å«deni vai pērkot konfektes par komplimentiem, tas viss arÄ« jāņem vērā.

Tāpēc es pievienoju vēl divas tabulas, kurās ierakstÄ«sim Å”os datus:

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Lai atvieglotu darbu ar zÄ«mēm, es tās izkrāsoju un Ŕūnām pievienoju nosacÄ«tu formatējumu.

Galvenās tabulas ir gatavas, tagad ir jāsaliek galvenie rādÄ«tāji atseviŔķā tabulā, lai varētu skaidri redzēt, cik dienā nopelnÄ«jāt un cik no Ŕīs naudas ir kasē un cik kartē.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Lai summētu naudu pēc maksājuma veida, es atkal izmantoju funkciju QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ŠŠ°Š»ŠøчŠŗŠ°'"Ā» Šø Ā«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ŠšŠ°Ń€Ń‚Š°'")

Darba dienas beigās administratoram tikai vēlreiz jāpārbauda ieņēmumi un nav jāveic manuāls pārrēķins. Mēs nespiežam cilvēku veikt papildu darbus, un Ä«paÅ”nieks jebkurā laikā var apskatÄ«ties un kontrolēt situāciju.

Visas nepiecieÅ”amās tabulas ir gatavas, tagad mēs vienkārÅ”i dublēsim katras dienas cilni, numurēsim to un iegÅ«sim sekojoÅ”o.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Lieliski! GandrÄ«z viss ir gatavs, atliek tikai informācijas paneļa cilnē parādÄ«t visus galvenos mēneÅ”a rādÄ«tājus.

Lai iegÅ«tu kopējos mēneÅ”a ienākumus, varat uzrakstÄ«t Ŕādu formulu

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

kur D1 ir Ŕūna ar ikdienas ieņēmumiem, un ā€œ1ā€, ā€œ2ā€ un tā tālāk ir cilnes nosaukums. TieÅ”i tādā paŔā veidā es iegÅ«stu datus par papildu ienākumiem un izdevumiem.

SkaidrÄ«bas labad es nolēmu parādÄ«t kopējo rentabilitāti pa kategorijām. Lai to izdarÄ«tu, man bija jāveic sarežģīta atlase un grupÄ“Å”ana no visām cilnēm un pēc tam jāfiltrē un jānoņem tukŔās un nevajadzÄ«gās rindas.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Rentabilitāte pēc kategorijas

Galvenais ienākumu uzskaites rīks ir gatavs, tagad mēs tikai dublēsim failu katram gada mēnesim.

Pēc tam, kad izveidoju rÄ«ku ienākumu uzskaitei un uzskaitei, ķēros pie izdevumu tabulas izveides, kurā ņemsim vērā visus ikmēneÅ”a izdevumus: Ä«res, algas, nodokļus, preču iegādi un citus izdevumus.

PaÅ”reizējā gada mapē es izveidoju Google lapas dokumentu un pievienoju tam 13 cilnes, informācijas paneli un divpadsmit mēneÅ”us.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
Informācijas paneļa cilne

SkaidrÄ«bas labad informācijas paneļa cilnē esmu apkopojis visu nepiecieÅ”amo informāciju par gada finanÅ”u izdevumiem.

Un katrā ikmēneÅ”a cilnē es izveidoju tabulu, kurā mēs sekosim lÄ«dzi visiem uzņēmuma naudas izdevumiem pa kategorijām.

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
MēneÅ”a cilne

Tas izrādÄ«jās ļoti ērti, tagad jÅ«s varat redzēt un kontrolēt visus uzņēmuma izdevumus un, ja nepiecieÅ”ams, apskatÄ«t vēsturi un pat veikt analÄ«zi.

Š¢Š°Šŗ ŠŗŠ°Šŗ ŠøŠ½Ń„Š¾Ń€Š¼Š°Ń†Šøя ŠæŠ¾ Š“Š¾Ń…Š¾Š“Š°Š¼ Šø рŠ°ŃŃ…Š¾Š“Š°Š¼ Š½Š°Ń…Š¾Š“Šøтся Š² рŠ°Š·Š½Ń‹Ń… фŠ°Š¹Š»Š°Ń… Šø ŠµŃ‘ Š½Šµ Š¾Ń‡ŠµŠ½ŃŒ уŠ“Š¾Š±Š½Š¾ Š¼Š¾Š½ŠøтŠ¾Ń€Šøть, я рŠµŃˆŠøŠ» сŠ¾Š·Š“Š°Ń‚ŃŒ Š¾Š“ŠøŠ½ фŠ°Š¹Š», Š² ŠŗŠ¾Ń‚Š¾Ń€Š¾Š¼ сŠ²Ń‘Š» Š²ŃŃŽ Š°ŠŗтуŠ°Š»ŃŒŠ½ŃƒŃŽ ŠøŠ½Ń„Š¾Ń€Š¼Š°Ń†Šøю, Š½ŠµŠ¾Š±Ń…Š¾Š“ŠøŠ¼ŃƒŃŽ Š²Š»Š°Š“ŠµŠ»ŃŒŃ†Ńƒ Š“Š»Ń ŠŗŠ¾Š½Ń‚Ń€Š¾Š»Ń Šø уŠæрŠ°Š²Š»ŠµŠ½Šøя ŠŗŠ¾Š¼ŠæŠ°Š½ŠøŠµŠ¹. ŠŠ°Š·Š²Š°Š» я этŠ¾Ń‚ фŠ°Š¹Š» Ā«Š”Š²Š¾Š“Š½Š°ŃĀ».

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.
rakurstabula

Å ajā failā es izveidoju tabulu, kas saņem ikmēneÅ”a datus no tabulām, Å”im nolÅ«kam izmantoju standarta funkciju:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

kur es nododu dokumenta ID kā pirmo argumentu un importēto diapazonu kā otro parametru.

Tad sastādÄ«ju gada bilanci: cik nopelnÄ«ts, cik iztērēts, kāda bija peļņa, rentabilitāte. Vizualizēja nepiecieÅ”amos datus.

Un ērtÄ«bai, lai uzņēmuma Ä«paÅ”nieks varētu redzēt visus datus vienuviet un neskriet cauri failiem, es integrēju iespēju izvēlēties jebkuru gada mēnesi un parādÄ«t galvenos rādÄ«tājus reāllaikā.

Lai to izdarītu, es izveidoju saiti starp mēnesi un dokumenta ID

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Pēc tam es izveidoju nolaižamo sarakstu, izmantojot ā€œDati -> Data Validationā€, norādÄ«ju saites diapazonu un konfigurēju importÄ“Å”anu ar dinamisku saiti uz dokumentu.

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Secinājums

Kā redzat, procesu uzlaboÅ”ana jÅ«su biznesā nav tik sarežģīta, kā varētu Ŕķist, un, lai to izdarÄ«tu, jums nav nepiecieÅ”amas nekādas superprasmes. Protams, Å”ai sistēmai ir daudz trÅ«kumu, un, biznesam attÄ«stoties, to izmantot nebÅ«s iespējams, taču mazam uzņēmumam vai sākumā, pārbaudot hipotēzi, tas ir lielisks risinājums.

Å Ä« spēļu istaba pie Ŕī risinājuma strādā jau treÅ”o gadu, un tikai Å”ogad, kad jau skaidri saprotam visus procesus, zinām savu klientu un tirgu. Mēs nolēmām izveidot pilnvērtÄ«gu tieÅ”saistes biznesa vadÄ«bas rÄ«ku. Demonstrācijas programma Google diskā

PS

Google izklājlapu izmantoÅ”ana sava uzņēmuma pārraudzÄ«bai nav Ä«paÅ”i ērta, it Ä«paÅ”i no tālruņa. Tā arÄ« izdarÄ«ju PWA lietojumprogramma, kas reāllaikā ērtā formātā parāda visus galvenos biznesa rādÄ«tājus

Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.


Mazo uzņēmumu digitālā transformācija ā€œdari patsā€.

Avots: www.habr.com

Pievieno komentāru