Беше 2013 година. Дојдов да работам за една од развојните компании кои создаваат софтвер за приватни корисници. Ми кажаа различни работи, но последното нешто што очекував да го видам беше она што го видов: 32 извонредни виртуелни машини на изнајмен тогаш непристојно скап VDS, три „бесплатни“ лиценци за Photoshop, 2 Corel, платен и неискористен капацитет на IP телефонија и други мали нешта. Во првиот месец ја „намалив цената“ на инфраструктурата за 230 илјади рубли, во вториот за скоро 150 (илјада), потоа заврши херојството, почнаа оптимизациите и на крајот заштедивме половина милион за шест месеци.
Искуството не инспирираше и почнавме да бараме нови начини за штедење. Сега работам на друго место (погоди каде), па со чиста совест можам да му кажам на светот за моето искуство. А вие споделувајте, ајде да ја направиме ИТ инфраструктурата поевтина и поефикасна!
„Последната волна е искубена со вашите трошоци за сервери, лиценци, ИТ средства и аутсорсинг“, негодуваше финансискиот директор и бараше планирање и буџетирање.
1. Бидете глупак - планирајте и буџетирајте.
Планирањето на буџетот за ИТ околината на вашата компанија е досадно, а координацијата понекогаш е дури и опасна. Но, самиот факт да имате буџет е речиси загарантирано да ве заштити од:
- намалување на трошоците за развој на флота на опрема и софтвер (иако има квартални оптимизации, но таму можете да ја одбраните вашата позиција)
- незадоволство на финансискиот директор или одделението за сметководство во моментот на купување или закуп на друг инфраструктурен елемент
- гневот на менаџерот поради непланирани трошоци.
Неопходно е да се подготви буџет не само во големите компании - буквално во која било компанија. Соберете ги барањата за софтвер и хардвер од сите одделенија, пресметајте го потребниот капацитет, земете ја предвид динамиката на промените во бројот на персоналот (на пример, вашиот центар за повици или поддршка се зголемуваат за време на напорната сезона и се намалуваат за време на слободната сезона), оправдајте трошоци и развијте буџетски план поделен по периоди (идеално - по месец). На овој начин ќе знаете точно колку пари ќе добиете за вашите задачи кои бараат ресурси и ќе ги оптимизирате трошоците.
2. Користете го вашиот буџет паметно
Откако буџетот е договорен и потпишан, постои пеколно искушение да се прераспределат трошоците и, на пример, да се прелие целиот буџет во скап сервер на кој можете да ги распоредите сите DevOps со мониторинг и портали :) Во овој случај, може да најдете се наоѓате во режим на недостиг на ресурси за други задачи и добивате пречекорување. Затоа, фокусирајте се исклучиво на реалните потреби и деловните проблеми за кои е потребна компјутерска моќ за решавање.
3. Надградете ги вашите сервери на време
Застарените хардверски сервери, како и виртуелните, не носат никаква корист за организацијата - тие поставуваат прашања во однос на безбедноста, брзината и интелигенцијата. Потрошите повеќе време, напор и пари за компензирање на функционалноста што недостасува, за елиминирање на безбедносните проблеми, за некои закрпи за забрзување на работите. Затоа, ажурирајте ги вашите хардверски и виртуелни ресурси - на пример, можете да го направите ова токму сега со нашата промоција , не е срамота да се прикажуваат цените на Хабре.
Патем, повеќе од еднаш наидов на ситуации кога железниот сервер во канцеларијата беше целосно неоправдано решение: повеќето мали и средни бизниси можат да ги решат сите проблеми користејќи виртуелни капацитети и да заштедат многу пари.
4. Оптимизирајте го просечното корисничко искуство
Научете ги сите ваши корисници да штедат електрична енергија и внимателно да ја користат инфраструктурата. Еве примери на типични пречекорувања од страна на корисникот:
- Инсталација на непотребни апликативни програми на „целиот оддел“ - корисниците бараат да инсталираат софтвер како оној на нивниот сосед затоа што им е потребен или едноставно да поднесат апликација како „7 лиценци за Photoshop за одделот за дизајн“. Во исто време, четири лица работат во одделот за дизајн со Photoshop, а останатите тројца се дизајнери на распоред и го користат еднаш на секои шест месеци. Во овој случај, подобро е да купите 4 лиценци и да решите 1-2 проблеми годишно со помош на колегите. Но, почесто оваа приказна се случува со канцелариски софтвер (особено, пакетот MS Office, кој апсолутно на сите им е потребен во целост). Всушност, огромното мнозинство на вработени може да се снаоѓаат со уредници со отворен код или практични Google Docs.
- Корисниците ги окупираат виртуелните ресурси и методично го јадат целиот изнајмен капацитет - на пример, тестерите сакаат да создаваат вчитани виртуелни машини и забораваат барем да ги исклучат, а програмерите не го презираат тоа. Рецептот е едноставен: на заминување изгаснете ги сите :)
- Корисниците ги користат серверите на компанијата како глобално складирање на датотеки: тие поставуваат фотографии (во RAW), видеа, поставуваат гигабајти музика, особено оние кои можат дури и да создадат мал сервер за игри користејќи работен капацитет (го осудивме ова на корпоративниот портал на хумористичен начин начин - функционираше многу добро).
- Почитувани вработени во секоја смисла внесете пиратски софтвер на работа, а еве ги казни, проблеми со полицијата и продавачите. Работете со пристап и политики, бидејќи тие сепак ќе ве вовлечат, дури и ако држите солзи говори во корпоративната менза и пишувате мотивациони постери.
- Корисниците веруваат дека имаат право да бараат каква било алатка што им одговара. Така, во мојот арсенал имав изнајмување на Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Bitrix24. Бидејќи секој проект менаџер избра пригоден или познат производ за неговиот оддел. Како резултат на тоа, се поддржани 5 решенија, 5 различни цени, 5 сметки, 5 различни пазари и подесувања, итн. Нема интеграција, обединување или автоматизација од крај до крај за вас - комплетни церебрални хемороиди. Како резултат на тоа, во договор со генералниот директор, ја затворив продавницата, ја избрав Асана, помогнав во мигрирањето на податоците, сам ги обучив моите жестоки колеги и заштедив многу пари, вклучувајќи напор и нерви.
Во принцип, преговарајте со корисниците, обучете ги, спроведувајте едукативни програми и настојувајте да ја олесните нивната и вашата работа. На крајот, тие ќе ви се заблагодарат што ги одржувавте работите во ред, а менаџерите ќе ви се заблагодарат што ги намаливте трошоците. Па, вие, драги мои професионалци од Хабр, веројатно забележавте дека решението за наведените проблеми не е ништо повеќе од формирање на корпоративна информациска безбедност. За ова, посебна благодарност до администраторот на системот (не можете да се заблагодарите ...).
5. Комбинирајте облак и десктоп решенија
Во принцип, врз основа на фактот дека работам за хостинг провајдер и на крајот од статијата сум полн со желба да ви кажам за кул продажба на капацитет на сервер за компании од која било големина, треба да го развеам знамето и да викам „ Сите до облаците!“ Но, тогаш ќе згрешам против моите инженерски квалификации и ќе изгледам како маркетер. Затоа, ве повикувам мудро да му пристапите на проблемот и да ги комбинирате решенијата за облак и десктоп. На пример, можете да изнајмите облак CRM систем како услуга (SaaS), а според книшката чини 1000 рубли. по корисник месечно - само пени (ќе го испуштам прашањето за имплементација, ова е веќе дискутирано на Хабре). Значи, за три години ќе потрошите 10 рубли за 360 вработени, во 000 - 4, во 480 - 000 итн. Во исто време, можете да имплементирате десктоп CRM со плаќање за конкурентни лиценци (+5 заштеди) за околу 600 илјади рубли. и послужете го како истиот фотошоп. Понекогаш придобивките во период од 000-100 години се навистина импресивни.
И обратно, облак технологиите често ви дозволуваат да заштедите на хардвер, плати на инженерите, проблеми со заштитата на податоците (но воопшто не штедете на нив!) и скалирање. Алатките за облак се лесни за поврзување и исклучување, трошоците за облак не спаѓаат во капиталните расходи на компанијата - генерално, има многу предности. Изберете решенија за облак кога обемот, агилноста и флексибилноста имаат смисла.
Бројте, комбинирајте и изберете добитни комбинации - нема да дадам универзален рецепт, тие се различни за секој бизнис: некои луѓе целосно ги напуштаат облаците, други го градат целиот свој бизнис во облаците. Патем, никогаш не одбивајте ажурирања на софтвер (дури и платени) - по правило, развивачите на деловни апликативни софтвери произведуваат постабилни и функционални верзии.
И уште едно правило за софтверот: ослободете се од стариот софтвер кој носи помалку отколку што троши за одржување и поддршка. Дефинитивно веќе постои аналог на пазарот.
6. Избегнувајте дуплирање на софтвер
Веќе зборував за пет системи за управување со проекти во мојата ИТ зоолошка градина, но ќе ги ставам во посебен пасус. Ако одбиете одреден софтвер, изберете нов софтвер - не заборавајте да престанете да плаќате за стариот, најдете нови хостинг услуги - раскинете го договорот со стариот провајдер, освен ако нема посебни размислувања. Следете ги профилите за користење софтвер на вработените и ослободете се од неискористениот и дупликат софтвер.
Идеално би било доколку имате систем за следење и анализа на инсталираниот софтвер - на овој начин можете автоматски да ги видите работните дупликати и проблемите. Патем, овој вид на работа и помага на компанијата да избегне дуплирање и повторување на податоците - понекогаш бара премногу време за пребарување кој ја направил грешката.
7. Исчистете ја инфраструктурата на апликациите и периферните уреди
Кој ги брои овие потрошни материјали: касети, флеш драјвови, хартија, полначи, UPS-и, печатачи итн. цевчести дискови. Но залудно. Започнете со хартија и печатачи - анализирајте ги профилите за печатење и креирајте мрежа од печатачи или MFP со јавен пристап, ќе се изненадите колку хартија и касети можете да заштедите и колку ќе се намали цената на печатење на еден лист. И не, ова не е цицање пари, ова е оптимизација на важен процес. Никој не забранува да се печатат термински трудови и есеи за канцелариска опрема, но печатењето книги што би ви било жал да ги купите или не сакате да ги читате од екранот е премногу.
Следно, секогаш имајте набавка на потрошен материјал што ги купувате од добавувачи со попуст, за во случај на проблеми со опремата, да не купувате по високи цени на најблискиот технолошки пазар. Следете ја амортизацијата и абењето, водете евиденција и креирајте фонд за замена - патем, добра идеја е да имате фонд за замена за основна канцелариска опрема. Само затоа што нема да бидете пофалени за застојот на работа, ова е исто така загуба на пари, особено во трговските и услужните компании.
Што се однесува до апликациската инфраструктура, постојат две главни ставки за трошоци: Интернет и комуникации. При изборот на провајдер, погледнете ги понудите на пакетите, прочитајте ги ѕвездите на тарифите, обрнете внимание на квалитетот на комуникацијата и SLA. Некои администратори одлучуваат да не се мачат и да купат, на пример, IP телефонија во пакет со платен виртуелен PBX, за кој се издава и месечна претплата. Немојте да бидете мрзливи, купете само сообраќај и научете да работите со Asterisk - ова е најдоброто што е создадено во областа на ДДВ и речиси без мака решение за деловните проблеми на малите и средни бизниси (ако имате директни раце).
8. Документирајте и креирајте упатства за вработените
Тоа е мрзеливо и потребно е. Прво, ќе ви биде полесно да работите, а второ, адаптацијата на новодојденците ќе биде беспрекорна. Конечно, вие самите ќе знаете дека вашата инфраструктура е ажурирана, недопрена и во совршен ред. Составете безбедносни упатства, кратки прирачници за корисници, ЧПП, опишете ги правилата и прописите за употреба на канцелариска опрема. Материјално постоечките упатства се многу поубедливи од зборовите; секогаш можете да се обратите до нив. На овој начин, можете да испратите врска до документот за секое релевантно прашање и да не го прифатите аргументот „Не бев предупреден“. На овој начин ќе заштедите многу при елиминирање на грешките.
9. Користете аутсорсинг услуги
Дури и ако вашата компанија има цел оддел за ИТ или, напротив, мала инфраструктура, нема срам да ги користите услугите на аутсорсерите. Зошто да не ги добиете услугите на големи професионалци, специјализирани за нешто сложено, за малку пари, односно без ангажирање на таков специјалист на персоналот. Нарачајте некои од DevOps, услуги за печатење, администрирање на зафатена веб-локација, доколку имате, поддршка и центар за повици. Вашата вредност нема да се намали поради ова, напротив, ќе добиете дополнителна експертиза во областа на контактите со трети лица изведувачи.
Ако вашиот менаџер мисли дека аутсорсингот е скап, само објаснете му колку ќе треба да му плати на посветениот специјалист. Тоа навистина функционира.
10. Не се вклучувајте во отворен код и вашиот развој
Јас сум инженер, јас сум програмер во минатото и цврсто верувам дека е отворен код кој го спасува светот - колку чини библиотеките, системите за следење, системите за управување со сервери итн. Но, ако вашата компанија одлучи да купи CRM, ERP, ECM, итн. или газдата вика на состанок дека ќе си ја зафркаш сметката, спаси го бродот, тој оди кон гребените. Еве ги аргументите на кои може да се застане во лицето на инспириран лидер со запален поглед:
- отворениот код е слабо поддржан ако е јавно складиште или е многу скапо за поддршка ако е со отворен код од компании (DBMS, канцелариски пакети итн.) - ќе плаќате буквално за секое прашање, барање и билет;
- внатрешен специјалист за распоредување на внатрешен производ со отворен код ќе биде многу скап поради неговата реткост;
- подобрувањата на софтверот со отворен код може да бидат сериозно ограничени со знаење, вештини или дури и лиценцирање;
- Ќе ви треба долго време за да започнете со отворен код и ќе ви биде премногу тешко да го прилагодите на деловните процеси.
Непотребно е да се каже дека развивањето на сопственото е многу долг и скап потфат? Од сопственото искуство можам да кажам дека се потребни најмалку три години за да се создаде работен прототип кој ги исполнува деловните барања и им овозможува на корисниците да го користат. И само ако имате добар тим на програмери (можете да ги погледнете платите на „Мојот круг“ - заклучоците ќе дојдат до вас).
Затоа, ќе бидам банален и ќе повторам: разгледајте ги сите опции.
Значи, дозволете ми да резимирам накратко за да се уверам дека не сум заборавил ништо:
- брои пари - споредете различни опции, земете ги предвид факторите, споредете;
- настојувајте да го намалите времето за сервисирање и обука на корисниците, да го намалите ризикот од „интервенција на будала“;
- обидете се да ги консолидирате и интегрирате технологиите - кохерентна архитектура и автоматизација од крај до крај ја прават разликата;
- инвестирајте во развој на ИТ, не живеејте со застарени технологии - ќе цицаат пари;
- ја поврзуваат побарувачката и потрошувачката на ИТ ресурси.
Можеби ќе прашате - зошто да заштедите туѓи пари, бидејќи канцеларијата плаќа? Логично прашање! Но, вашата способност да ги оптимизирате трошоците и ефикасно да управувате со ИТ средствата е првенствено вашето искуство и вашите карактеристики како професионалец. Сите знаеме како да направиме бонбони од отпадни материјали овде :)
У како одлична причина за надградба на виртуелните капацитети. Влезете, погледнете, изберете - остануваат многу малку до 30 април.
За останатото - традиционално 10% попуст користејќи промо код habrahabr10.
Извор: www.habr.com