Верувам дека сите одиме во ресторан со пријатели или колеги. И после забавно време келнерот го носи чекот. Тогаш проблемот може да се реши на неколку начини:
- Првиот метод, „џентлменски“. На износот на чекот се додава „бакшиш“ од 10–15% за келнерот, а добиената сума се дели подеднакво меѓу сите мажи.
- Вториот метод е „социјалистички“. Чекот се дели подеднакво меѓу сите, без разлика колку јаделе и испиле.
- Третиот метод е „фер“. Секој го вклучува калкулаторот на својот телефон и почнува да ја пресметува цената на нивните јадења плус одредена количина „бакшиш“, исто така индивидуална.
Ситуацијата во ресторанот е многу слична со ситуацијата со ИТ трошоците во компаниите. Во овој пост ќе зборуваме за распределбата на трошоците помеѓу одделенијата.
Но, пред да нурнеме во бездната на ИТ, да се вратиме на примерот на ресторанот. Секој од горенаведените методи на „распределба на трошоците“ има добрите и лошите страни. Очигледниот недостаток на вториот метод: едниот може да јаде вегетаријанска салата од Цезар без пилешко, а другиот бифтек од рибеај, така што количините би можеле значително да се разликуваат. Негативната страна на методот „фер“ е што процесот на броење е многу долг, а вкупниот износ на пари е секогаш помал од она што е во чекот. Вообичаена ситуација?
Сега да замислиме дека се забавувавме во ресторан во Кина, а чекот беше донесен на кинески. Се што е јасно таму е сумата. Иако некои можеби се сомневаат дека тоа воопшто не е сумата, туку сегашниот датум. Или, да претпоставиме дека ова се случува во Израел. Читаат од десно кон лево, но како ги пишуваат бројките? Кој може да одговори без Google?
Зошто е потребна распределба за ИТ и бизнис?
Значи, одделот за ИТ обезбедува услуги за сите поделби на компанијата, а всушност ги продава своите услуги на деловните одделенија. И, иако можеби нема да има формални финансиски односи помеѓу одделенијата во една компанија, секоја деловна единица треба барем да разбере колку троши за ИТ, колку чини лансирањето на нови производи, тестирањето на нови иницијативи итн. Очигледно е дека модернизацијата и проширувањето на инфраструктурата не се платени од митскиот „модернизатор, покровител на системските интегратори и производители на опрема“, туку од бизнисот, кој мора да ја разбере ефективноста на овие трошоци.
Деловните единици се разликуваат по големина, како и по интензитетот на нивната употреба на ИТ ресурсите. Така, поделбата на трошоците за надградба на ИТ инфраструктурата подеднакво помеѓу одделенијата е вториот метод со сите негови недостатоци. Методот „фер“ е попожелен во овој случај, но е премногу трудоинтензивен. Се чини дека најоптималната опција е опцијата „квази фер“, кога трошоците се распределуваат не на денар, туку со одредена разумна точност, исто како што во училишната геометрија го користиме бројот π како 3,14, а не целата низа од броеви по децималната точка.
Проценката на трошоците за ИТ услугите е многу корисна кај стопанствата со единствена ИТ инфраструктура кога се спојува или се дели дел од стопанството во посебна структура. Ова ви овозможува веднаш да ги пресметате трошоците за ИТ услугите за да ги земете предвид овие износи при планирањето. Исто така, разбирањето на цената на ИТ услугите помага да се споредат различните опции за користење и поседување ИТ ресурси. Кога мажите во костуми од повеќе илјади долари зборуваат за тоа како нивниот производ може да ги оптимизира трошоците за ИТ, да го зголеми она што треба да се зголеми и да го намали она што треба да се намали, проценката на тековните трошоци за ИТ услугите му овозможува на ЦИО да не им верува слепо на маркетинг ветувањата , но точно да се процени очекуваниот ефект и да се контролираат резултатите.
За бизнисот, распределбата е можност однапред да се разберат трошоците за ИТ услугите. Секое барање за деловно работење не се оценува како зголемување на вкупниот ИТ буџет за толку проценти, туку се одредува како износ за одредено барање или услуга.
Вистински случај
Клучната „болка“ на ЦИО на една голема компанија беше тоа што беше неопходно да се разбере како да се распределат трошоците помеѓу деловните единици и да се понуди учество во развојот на ИТ пропорционално на потрошувачката.
Како решение, развивме калкулатор за ИТ услуги што можеше да ги распредели вкупните трошоци за ИТ прво на ИТ услугите, а потоа и на деловните единици.
Всушност, постојат две задачи: пресметајте ги трошоците за ИТ услугата и распределете ги трошоците меѓу деловните единици што ја користат оваа услуга според одредени двигатели (метод „квази фер“).
На прв поглед, ова може да изгледа едноставно ако, од самиот почеток, ИТ-услугите беа правилно опишани, информациите беа внесени во конфигурациската база на податоци на CMDB и системот за управување со ИТ средства ITAM, моделите на ресурси и услуги беа изградени и беше изграден каталог на ИТ услуги. развиена. Навистина, во овој случај, за која било ИТ услуга е можно да се одреди кои ресурси ги користи и колку чинат овие ресурси, земајќи ја предвид амортизацијата. Но, ние се занимаваме со обичен руски бизнис и тоа наметнува одредени ограничувања. Така, нема CMDB и ITAM, има само каталог на ИТ услуги. Секоја ИТ услуга генерално претставува информациски систем, пристап до него, корисничка поддршка итн. ИТ услугата користи инфраструктурни услуги како што се „DB Server“, „Application Server“, „Data Storage System“, „Data Network“ итн. Соодветно, за решавање на доделените задачи потребно е:
- утврдување на трошоците за инфраструктурни услуги;
- дистрибуција на трошоците за инфраструктурни услуги на ИТ услуги и пресметување на нивната цена;
- да ги определи двигателите (коефициентите) за распределба на трошоците за ИТ-услугите до деловните единици и да ги распредели трошоците за ИТ услугите на деловните единици, а со тоа да го распредели износот на трошоците на одделот за ИТ меѓу другите одделенија на компанијата.
Сите годишни трошоци за ИТ може да се претстават како вреќа со пари. Дел од оваа торба е потрошена за опрема, миграциска работа, модернизација, лиценци, поддршка, плати на вработените итн. Сепак, сложеноста лежи во сметководствената постапка за сметководство за основни средства и нематеријални средства во ИТ.
Да земеме пример за проект за модернизација на инфраструктурата SAP. Во рамки на проектот се набавува опрема и лиценци, а се работи со помош на системски интегратор. При затворање на проект, менаџерот мора да подготви документација така што сметководствената опрема е вклучена во основните средства, лиценците се вклучени во нематеријалните средства, а другите работи за проектирање и пуштање во употреба се отпишуваат како одложени трошоци. Проблем број еден: кога се регистрира како основни средства, сметководителот на клиентот не се грижи како ќе се вика. Затоа, во основните средства го добиваме средството „НадградбаSAPandMigration“. Ако, како дел од проектот, беше модернизирана низа на дискови, што нема никаква врска со SAP, ова дополнително ја комплицира потрагата по цена и понатамошна распределба. Всушност, секоја опрема може да се скрие зад средството „UpgradeSAPandMigration“ и колку повеќе време поминува, толку е потешко да се разбере што всушност е купено таму.
Истото важи и за нематеријалните средства, кои имаат многу посложена формула за пресметка. Дополнителна сложеност се додава со фактот дека моментот на стартување на опремата и ставање на билансот на состојба може да се разликува за околу една година. Плус, амортизацијата е 5 години, но всушност опремата може да работи повеќе или помалку, во зависност од околностите.
Така, теоретски е можно да се пресметаат трошоците за ИТ услуги со 100% точност, но во пракса ова е долга и прилично бесмислена вежба. Затоа, избравме поедноставен метод: трошоците што лесно може да се припишат на која било инфраструктура или ИТ услуга се припишуваат директно на соодветната услуга. Останатите трошоци се распределуваат меѓу ИТ услугите според одредени правила. Ова ќе ви овозможи да добиете точност од приближно 85%, што е сосема доволно.
Во првата фаза За распределба на трошоците за инфраструктурни услуги, финансиските и сметководствените извештаи за ИТ проекти и „здрав волонтаризам“ се користат во случаи кога не е можно да се припишат трошоците на која било инфраструктурна услуга. Трошоците се распределуваат или директно на ИТ услугите или на инфраструктурните услуги. Како резултат на распределбата на годишните трошоци, го добиваме износот на трошоците за секоја инфраструктурна услуга.
Во втората фаза коефициентите на дистрибуција помеѓу ИТ-услугите се определуваат за такви инфраструктурни услуги како „Апликативен сервер“, „Сервер за база на податоци“, „Складирање на податоци“ итн. Некои инфраструктурни услуги, на пример, „Работни места“, „Пристап до Wi-Fi“, „Видео конференции“ не се дистрибуирани меѓу ИТ услугите и се распределени директно на деловните единици.
Во оваа фаза започнува забавата. Како пример, земете ја таквата инфраструктурна услуга како „Апликациски сервери“. Присутен е во речиси секоја ИТ услуга, во две архитектури, со и без виртуелизација, со и без вишок. Наједноставниот начин е да се распределат трошоците пропорционално на користените јадра. За да ги броиме „идентичните папагали“ и да не ги помешаме физичките јадра со виртуелните, земајќи ја предвид претплатата, претпоставуваме дека едно физичко јадро е еднакво на три виртуелни. Тогаш формулата за распределба на трошоците за инфраструктурната услуга „Апликативен сервер“ за секоја ИТ услуга ќе изгледа вака:
,
каде што Rsp е вкупниот трошок на инфраструктурната услуга „Апликативни сервери“, а Kx86 и Kr се коефициенти што го покажуваат уделот на серверите од серијата x86 и P.
Коефициентите се одредуваат емпириски врз основа на анализа на ИТ инфраструктурата. Трошоците за кластер софтвер, софтвер за виртуелизација, оперативни системи и апликативен софтвер се пресметуваат како посебни инфраструктурни услуги.
Да земеме покомплициран пример. Инфраструктурна услуга „Сервери за бази на податоци“. Тоа ги вклучува трошоците за хардвер и трошоците за лиценци за бази на податоци. Така, цената на опремата и лиценците може да се изразат во формулата:
каде што РHW и РLIC се вкупните трошоци за опрема и вкупните трошоци за лиценци за бази на податоци, соодветно, а KHW и KLIC се емпириски коефициенти кои го одредуваат учеството на трошоците за хардвер и лиценци.
Понатаму, со хардвер е слично на претходниот пример, но со лиценците ситуацијата е малку посложена. Пејсажот на компанијата може да користи неколку различни типови на бази на податоци, како што се Oracle, MSSQL, Postgres итн. Така, формулата за пресметување на распределбата на одредена база на податоци, на пример, MSSQL, на одредена услуга изгледа вака:
каде KMSSQL е коефициент кој го одредува уделот на оваа база на податоци во ИТ пејзажот на компанијата.
Ситуацијата е уште покомплицирана со пресметката и распределбата на систем за складирање податоци со различни производители на низи и различни типови на дискови. Но, описот на овој дел е тема за посебен пост.
Резултатот?
Резултатот од оваа вежба може да биде калкулатор на Excel или алатка за автоматизација. Се зависи од зрелоста на компанијата, започнатите процеси, имплементираните решенија и желбата на менаџментот. Ваквиот калкулатор или визуелно претставување на податоци помага правилно да се распределат трошоците помеѓу деловните единици и да се покаже како и што се доделува буџетот за ИТ. Истата алатка може лесно да покаже како подобрувањето на доверливоста на услугата (вишок) ја зголемува нејзината цена, не според цената на серверот, туку земајќи ги предвид сите поврзани трошоци. Ова им овозможува на бизнисот и CIO да „играат на иста табла“ според истите правила. При планирање на нови производи, трошоците може однапред да се пресметаат и да се процени изводливоста.
Игор Тјукачев, консултант во Jet Infosystems
Извор: www.habr.com