Добар ден на сите! Денес би сакал да споделам мал пример за автоматизирање на процесот на креирање барања за излез за нови вработени користејќи производи на Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate и Teams. Кога го спроведувате овој процес, нема да треба да купувате посебни кориснички планови PowerApps и Power Automate; претплата на Office365 E1/E3/E5 ќе биде доволна. Ќе креираме списоци и колони на страницата на SharePoint, PowerApps ќе ви помогне да креирате формулар, а Power Automate ќе обезбеди можности за прилагодување на логиката на деловните процеси. Ќе го поврземе финалниот процес со тимот на MS Teams. Да не губиме време и да видиме што ќе се случи.
Во првата фаза создаваме списоци и детали. Ни требаат списоци:
- Барања за излез од вработените
- Поделби
- Човечки ресурси по оддел
- Администраторите
Секоја листа ќе ја игра својата улога во иднина, а ќе видиме која. Креирајте детали и конфигурирајте го менито за навигација:
PowerApps
Сега, ајде да направиме формулар за списокот „Барања за излез од вработените“ користејќи PowerApps. Во финалната форма ќе изгледа вака:
Во полето „Вработен“ избирате од списокот на корисници на Office 365, „Датум на излегување“ е означен од календарот, „Датум“ е означен од директориумот на одделот и „HR“ е избран од „HR по оддел“. директориум:
Но, неопходно е да се осигура дека списокот со човечки ресурси достапни за избор е филтриран од одделот наведен во формуларот. Ајде да користиме формула за филтрирање на податоците во PowerApps. За својството „Items“ на полето „HR“ пишуваме:
Дополнително, можете да направите мали прилагодувања на стандардната вредност за полето Статус на формуларот. За својството „Стандардно“ на полето „Статус“ пишуваме:
Доколку се отвори формуларот за креирање елемент, вредноста „Ново“ ќе биде напишана во полето „Статус“, во спротивно, вредноста од колоната SharePoint за тековниот елемент ќе се замени во полето за статус на формуларот.
Еден од проблемите со PowerApps е неможноста лесно да се преземат податоци од групите на SharePoint. Поради ова, не е можно лесно да се конфигурира видливоста/достапноста на полињата или објектите на формуларот доколку сакате да се потпрете на тоа дека корисникот е член на група на SharePoint. Но, можете да направите заобиколување. Специјално за оваа цел, однапред создадовме список на администратори:
Оваа листа содржи поле „Вработен“ со тип „Корисник или група“, прикажано само на формуларот и поле „Име“ во кое е напишано името на избраниот вработен, прикажано само во приказот на списокот. Сега, ајде да пробаме мал трик во PowerApps. На пример, можете да ја конфигурирате достапноста на кое било поле ако тековниот корисник е во списокот со администратори. Најдете го својството „Режим на прикажување“ на полето „Датум на издавање“ и напишете:
Според оваа формула, ако има барем еден вработен во списокот на Администратори чиешто најавување се совпаѓа со најавувањето на тековниот корисник, тогаш полето ќе биде достапно за уредување, во спротивно, за прегледување. За поголема сигурност, го намалуваме најавувањето на мали букви, инаку може да се случат секакви случаи.
Можеби сте забележале дека во заглавието на формуларот има копче „Дејства на апликацијата“:
Ова копче ќе оди на друг екран, каде што, за погодност, се собираат сите можни дејства на апликацијата:
Откако ќе кликнете на секое копче, се отвора дополнителен прозорец за акција, на пример, ако е избрано дејството „Откажи апликација“, се отвора дополнителен прозорец со можност за внесување коментар:
Откако ќе кликнете на копчето „Потврди“, статусот на апликацијата се менува и тоа може да се направи дури и без да се стартува протокот на Power Automate. Ајде да ја користиме функцијата „Patch“ за својството „OnSelect“ на копчето:
Користејќи ја функцијата Закрпи, ја ажурираме ставката од списокот со нарачки со филтрирање според ID на тековната ставка. Ја менуваме вредноста на полето „Статус“ и одиме на главниот екран. За другите копчиња за акција логиката е слична.
Останува само да се конфигурира протокот на одобрување. Ајде да го направиме тоа во наједноставна форма.
Автоматско напојување
Нашиот проток на одобрување ќе работи автоматски кога ќе се креира билет. За време на извршувањето, статусот на апликацијата ќе се промени, раководителот на одделот ќе ја добие, а до раководителот ќе биде испратено известување по е-пошта за новата апликација. За да го одредиме лидерот, имаме директориум „Поделби“:
Создадете проток на Power Automate:
За време на извршувањето на овој тек, раководителот на одделот добива известување преку е-пошта за создавање нова апликација и може да ја следи врската за да донесе одлука со кликнување на копчето:
Со кликнување на копчето „Се согласувам“ или „Одбиј“, исто така се активира проток на Power Automate, кој го менува статусот на апликацијата и испраќа известување по е-пошта до специјалистот за човечки ресурси:
Процесот е подготвен.
тимовите
И последниот допир е организацијата на соработка со овој процес. За да го направите ова, поврзете го процесот со командата MS Teams:
Сега, сите членови на тимот на MS Teams имаат пристап до процесот на одјавување на новиот вработен на посебна картичка.
Се разбира, можете да обезбедите одобренија од повеќе чекори во вашата логика на проток, плус можете да ја користите компонентата Одобрувања за да доделите задачи за Power Automate. Можете исто така да ги приспособите извештаите и да генерирате известувања што ќе се испраќаат до четботот на Microsoft Teams. Но, повеќе за тоа во следните статии. Ви благодариме за вниманието и имајте убав ден на сите!
Извор: www.habr.com