Мигрирањето од IBM Notes на Microsoft Exchange или Office 365 обезбедува значителен број бенефиции за една организација, но самиот проект за миграција изгледа застрашувачки и не е сосема јасно каде да се започне миграцијата. Самата размена не вклучува свои алатки за целосна миграција или коегзистенција на Notes и Exchange. Всушност, некои задачи за миграција и соживот не се можни без производи од трети страни. Во оваа статија, ќе наведеме седум клучни чекори што треба да се следат врз основа на најдобрите практики и нашето искуство со успешни миграции.

Успешната миграција ги вклучува следните чекори:

1. Прелиминарна проценка на миграцијата.
2. Воспоставување коегзистенција помеѓу Notes и Exchange.
3. План за оптимална прецизност на миграцијата.
4. Обезбедување максимална ефикасност на миграцијата.
5. Извршете тест миграција.
6. Планирање на времето на миграција за да се минимизира влијанието врз организацијата.
7. Стартувајте ја миграцијата и следете го нејзиниот напредок.

Во оваа статија, ќе погледнеме како да се подготвиме и да ја завршиме миграцијата користејќи две решенија од Quest - Менаџер за соживот за белешки и Мигратор за белешки за размена. Под сечењето има некои детали.

Чекор 1: Прелиминарна проценка на миграцијата

Преземање на попис на вашата моментална околина

Ако одлучите дека Exchange е вистинската платформа за вашата организација, се што треба да направите е да се преселите таму. Прво, треба да соберете информации за вашата моментална околина, да соберете информации за залихите за податоците што планирате да ги префрлите, да одредите што може да се отстрани за да се намали искористеноста на просторот на дискот, да се пресмета расположливиот пропусен опсег помеѓу околините итн. Прелиминарната проценка треба да вклучува следните прашања:

• Колку Notes домени и Domino сервери има?
• Колку поштенски сандачиња имате? Колку од нив не се користат?
• Колку простор на дискот зафаќаат примарните датотеки за пошта? Колку има во архивата? Колку има во локалните реплики?
• Каде се наоѓаат архивите?
• Колку корисници користат шифрирање? Дали треба да се префрли шифрирана содржина?
• Колку лични папки има во околината?
• Кои корисници користат врски со документи? Колку корисници добиле линкови од други корисници и апликации?
• Колку податоци ќе префрлите? На пример, сакате да префрлите податоци само за последните шест месеци.
• Дали оригиналните архиви ќе се мигрираат во лични архиви на Exchange или датотеки на Outlook *.pst?
• Кои се границите на пропусниот опсег? На колку податоци може да се пренесат
  одреден временски период?
• Колку складирање ќе биде потребно по миграцијата?

Како миграцијата ќе влијае на бизнисот и работењето

Проектот мора внимателно да се планира за да се минимизира времето на застој и да се минимизира изгубената продуктивност.

На пример, важно е да се разгледа делегирањето помеѓу корисниците - ако корисникот мигрира, но неговиот или нејзиниот делегат остане на оригиналната платформа, како тоа ќе влијае на нивната секојдневна работа? Пошироко, треба да размислите како проектот за миграција може да влијае на сите критични деловни процеси и работни процеси на вашата компанија.

Исто така, важно е да се земат предвид критичните точки на допир во Notes. На пример, кога се занимавате со пораки, важно е да се анализираат апликациите и да се земе предвид интеракцијата помеѓу рутирањето на поштата и апликациите за да се избегне нарушување на деловните процеси за време и по миграцијата. Не заборавајте да ги поставите следниве прашања:

• Кои корисници имаат делегати и како кршењето на оваа врска може да влијае на деловните процеси?
• Кои апликации и деловни процеси се поврзани со околината за е-пошта? Секоја клучна интеграција помеѓу апликацијата и услугата за е-пошта, како што е процесот на одобрување, ќе биде критична при планирањето на вашата миграција.
• Кои компоненти и важни карактеристики на апликацијата треба да се зачуваат?
• Како можете да ги искористите вградените функции на новата платформа за да ја постигнете потребната функционалност?
• Дали неактивна содржина треба да се архивира за идно складирање?
• Дали некои апликации ќе треба да се реконструираат за да работат правилно во новата средина?
• Како ќе се мери успехот?

Пред да започнете со миграцијата, треба да дефинирате критериуми за мерење на успехот. Особено, треба да разберете дека е неразумно да се очекува 100% пренос на податоци. Не секој тип на ставка на Notes има еквивалент во Exchange (Активната пошта е најеклатантен пример). Затоа, реалноста е дека не сите ставки во Notes ќе постојат во Exchange по миграцијата. Достижна и мерлива цел е 95% од ставките преместени во 95 проценти од поштенските сандачиња. Мерењето и документирањето на резултатите е од клучно значење за да се обезбеди успех на миграцијата, а вистинските резултати се можни само ако критериумите за успех се дефинирани на самиот почеток на проектот за миграција на е-пошта.

Чекор 2: Воспоставете белешки и соживот за размена

За повеќето организации, миграцијата е процес, а не настан. Затоа, миграциите на поштенското сандаче и миграциите на апликациите треба да следат распоред кој најдобро одговара на бизнисот и операциите и не се заснова на технички барања.

Изработка на стратегија за соживот

За да се максимизира вредноста од миграцијата, мора да се развие целосен план за соживот и да се имплементира рано во процесот на миграција. Дефиницијата за „соживот“ може да варира од организација до организација. Некои организации активно користат податоци за слободен/зафатен, други воопшто не ја користат оваа функционалност. Некои се фокусираат на мигрирање на податоците од календарот, додека други се фокусираат на прецизно подесување на мигрирањето на целосниот кориснички директориум. Важно е да се работи со секоја од засегнатите страни за да се добие јасна слика за она што навистина е важно и да им се помогне на сите да ја разберат важноста на ефективна стратегија за соживот.

Мигрирањето од Notes на Exchange и Office 365 бара планирање за поштенско сандаче и миграција на апликации во исто време. Функционалноста на апликацијата Current Notes мора да биде поддржана за сите корисници, без оглед на нивната моментална платформа за е-пошта. Како корисници кои мигрираат на Exchange и Office 365, тие треба да можат да пристапуваат и да ги користат апликациите Notes како дел од нивните постоечки работни текови. Оваа способност треба да продолжи додека апликациите на Notes не се мигрираат на SharePoint или на друга платформа.

Покрај коегзистирањето на апликациите, мора да се имплементира интеракцијата помеѓу корисниците на различни платформи пред да започне миграцијата. Ова вклучува автоматско рутирање и ажурирања на директориумот, статуси за слободен/зафатен и календари за сите корисници без оглед на нивната моментална платформа.

Конечно, треба да размислите за соработка помеѓу не само вашата услуга за е-пошта, туку и вашите календари и споделени ресурси, како што се салите за состаноци. Корисниците треба да можат да преземаат информации за закажување состаноци. Ова вклучува и еднократни и повторливи состаноци. Без разлика дали состаноците биле закажани пред миграцијата или биле создадени за време на миграцијата, точноста на податоците од календарот мора да се одржува во текот на целиот проект. Треба да се осигурате дека корисниците можат, на пример, да ја променат просторијата за состаноци за следниот состанок на повторлив состанок или да откажат еден состанок без да предизвикаат конфликт и конфузија на следните состаноци.

Чекор 3: План за оптимална прецизност на миграцијата

Планирањето на миграција од Notes на Exchange или Office 365 бара разбирање на голем број специфични разлики помеѓу платформите.

Адреси на е-пошта

Податоците за белешки обично содржат сопствени адреси кои се појавуваат на неколку места: во заглавијата на пораките, вградени во архиви, лични контакти и дистрибуирани списоци. Како дел од процесот на миграција, овие сопственички адреси мора да се ажурираат на SMTP адреси за да се обезбеди целосна функционалност во околината на Exchange. Многу организации исто така избираат да го ажурираат SMTP доменот или стандардот за адреси за време на миграцијата. Ако ова се однесува на вашата организација, важно е да разберете дека некои решенија за миграција автоматски ги ажурираат историските примероци на SMTP адреси за секој корисник.

Структура на папки

Во многу организации, корисниците користат свои поштенски сандачиња и архиви, па затоа е важно да се зачуваат овие податоци. Способноста на корисниците да ја видат нивната целосна структура на папки, исто така, влијае на корисничкото искуство како резултат на миграцијата. Важно е да се изберат решенија и транзиции кои го одржуваат интегритетот на папката и структурите на податоци.

Локални копии и архиви

За да ги контролираат трошоците за складирање и подобро да управуваат со растот на податоците, многу организации поставуваат квоти за поштенско сандаче. Несакана последица на оваа политика често е зголемувањето на бројот и големината на архивите. Овие дополнителни извори на податоци мора да се оценат и да се земе предвид нивната миграција при планирањето на миграцијата. Можете да им обезбедите на корисниците компонента за самопослужување што им овозможува да мигрираат само важни податоци. За да го оптимизирате складирањето на Exchange, препорачуваме да користите друг производ на Quest - Управник со архиви за размена, тој има, особено, корисна функционалност за дедупликација на прикачени датотеки, аналог на DAOS во Notes.

ACL и делегирање

Списоците за контрола на пристап (ACL) и делегирањето се клучни елементи за работа во околината на Notes, а исто така се клучни за заштита на интегритетот. Како резултат на тоа, важно е прецизно да се преведат поврзаните права и правата за пристап до еквивалентни права во Exchange Server и Office 365. Идеално, ако го направите ова автоматски ќе го забрзате процесот и ќе ја елиминирате човечката грешка. За да се одржи ефективноста на заштитата на информациските средства на организацијата, ACL и мапирањето на делегирање мора да се вршат истовремено со податоците за пошта. Некои организации се обидуваат да доделат еквивалентни права рачно или користејќи скрипти откако ќе заврши миграцијата на податоците. Сепак, овој пристап може негативно да влијае на продуктивноста и да додаде безбедносни дупки во податоците на организацијата.

Забелешки за сопствената содржина

Истата Активна пошта. Друг чест проблем при мигрирање од IBM Notes е наиде на многу богат текст. Exchange и Office 365 не поддржуваат интегрирани табели со јазичиња, копчиња, зачувани форми и други сопственички содржини во Notes. Како резултат на тоа, ќе треба или да се подготвите за губење на оваа функционалност или да инвестирате во решение за миграција што може да ги претвори овие елементи во формат што може да се мигрира. Веднаш да кажеме дека решенијата од Quest не го конвертираат ова на кој било начин и можат да префрлаат само такви букви како прилози за да може корисникот потоа да ги отвори преку клиентот Notes.

Групи и лични адресари

Многу организации широко ги користат јавните мејлинг листи за внатрешни и
надворешни комуникации. Покрај тоа, на корисниците на Notes често им е важно да одржуваат деловни контакти во личните адресари. Овие извори на податоци се клучни за деловните операции и мора ефикасно да се трансформираат за време на миграцијата на платформата на Microsoft. Како резултат на тоа, важно е автоматски да се подготват групите за миграција во Active Directory и ефикасно да се конвертираат сите лични адреси, дури и оние што се зачувани на работната површина на корисниците.

Интеракција со апликациите Notes

Точките за интеграција помеѓу апликациите и услугата за пошта, како што се процесите на усогласување, се важни при планирање и закажување миграции. IBM Notes има построга интеграција помеѓу е-поштата и апликациите отколку другите платформи. Овие интеграции може да вклучуваат сè, од едноставни доцлинкови до деловни процеси.

Ресурси и бази на податоци за пошта

Многу организации користат бази на податоци за резервации на ресурси, бази на податоци за пошта и други споделени бази на податоци во Notes. Како резултат на тоа, овие бази на податоци играат важна улога во функционирањето на една организација. За да се обезбеди континуитет на бизнисот и продуктивност на вработените, многу е важно да се земе предвид пристапот и времето на имплементација за:

• Креирање поштенски сандачиња со ресурси во целната средина;
• Пренесување податоци од базата на податоци за резервации на Exchange;
• Обезбедување дека корисниците на двата системи можат да соработуваат и користат ресурси во Notes и Exchange.

Чекор 4: Максимизирајте ја ефикасноста на миграцијата

Покрај обезбедувањето на точноста на податоците, исто така е важно да се осигура дека миграцијата е што е можно поефикасна со оглед на барањата на организацијата. Ефективноста на миграцијата директно зависи не само од директните трошоци, туку и од степенот на влијание врз бизнисот.

Архитектура на миграциско решение

Еден од најважните фактори кои влијаат на ефикасноста е архитектурата на решението за миграција. Важно е да се избере решение со архитектура со повеќе нишки што дозволува еден сервер за миграција да мигрира повеќе корисници истовремено. Архитектурата со повеќе нишки ги намалува барањата за хардвер за миграција и ја зголемува брзината на миграција, драматично намалувајќи ги вкупните трошоци на проектот. Немојте да бидете измамени од решенијата за миграција кои тврдат дека се со повеќе нишки, но всушност мигрираат само еден корисник во исто време и бараат додавање работни станици за да мигрираат повеќе корисници истовремено. Во зависност од конфигурацијата и околината, вистинските решенија со повеќе нишки се 30 до 5000 проценти поефикасни кога мигрираат податоци на Exchange и Office 365.

Процес на миграција

Миграцијата вклучува многу чекори и процесите мора да се случат во вистинско време за да се обезбеди непречена транзиција. За да се минимизира нарушувањето на бизнисот и да се максимизираат придобивките од миграцијата, сите процеси мора да бидат интегрирани и контролирани од една апликација која може да се справи со секој чекор од миграцијата навремено.

Флексибилност и самопослужување

Некои корисници и одделенија ќе треба да отстапат од стандардниот процес на миграција. На пример, правниот оддел може да има различни барања за складирање, или менаџерите можеби ќе треба да мигрираат целото поштенско сандаче и архиви. Затоа, важно е да се избере флексибилно решение за миграција што му овозможува на тимот за миграција лесно да се прилагоди на овие барања. Еден од најефикасните начини да се обезбеди оваа флексибилност е да се овозможи самопослужување за некои од вашите корисници. На пример, на некои корисници може да им биде дозволено да префрлаат дополнителни податоци од нивните главни датотеки за пошта или локални податоци за подоцна да ги претворат во лична архива на серверот.

Чекор 5: Извршете тест миграција

Откако ќе се заврши проценката пред миграцијата, ќе се финализира стратегијата за соживот и ќе се дефинираат плановите за оптимизација, од клучно значење е да се добие потврда за стратегијата преку една или повеќе пилот миграции.

Целта на пилот-миграцијата е да се тестираат развиените процедури и да се идентификуваат проблемите што може да се појават по започнувањето на целосната миграција, давајќи им можност да ги решат пред да започнат со миграцијата во живо. Како резултат на тоа, проблемите за време на миграцијата на пилотите се очекувани, па дури и добредојдени.

Одредување на обемот на миграцијата на пилотите

Пилотската миграција треба да биде доволно голема за да собере репрезентативен примерок од податоци и да одговори на релевантни прашања што може да се сретнат за време на борбената миграција. Ако мигрирате неколку илјади поштенски сандачиња, големината на примерокот треба да биде доволна. За многу големи миграции процентот може да биде помал.

Избор на податоци и системи

За време на процесот на миграција на пилотите, важно е да се користат борбени податоци и борбени системи. Ова е многу важно поради неколку причини:

• Треба да разберете како ќе се однесува борбеното опкружување. Синтетички генерирана средина нема да биде репрезентативна за борбената средина.
• Може да добиете повеќе информации за шифрирани пораки, зачестеноста на типовите пораки што не се најдени во Exchange и барањата за складирање врз основа на примероци од податоци.

Поставување очекувања

Процесот на пилот миграција, исто така, дава одлична можност за тестирање на критериумите за успех наведени за проектот и калибрирање на очекувањата за преостанатата миграција. Доколку се потребни прилагодувања, тие мора да бидат документирани и земени предвид за време на борбената миграција.

Чекор 6: Планирајте го времето на миграција за да го минимизирате влијанието врз организацијата

Групирање на корисници

За да се минимизира влијанието врз корисниците и организацијата како целина, корисниците кои работат заедно треба да се мигрираат во исто време. Клучните фактори што треба да се земат предвид при креирањето на овие групи вклучуваат делегирање. Побарајте решение што може да препорача збирки за миграција врз основа на информации за односите со корисниците во изворната средина.

Време на миграција

Откако ќе заврши миграцијата на групата, задолжително закажете го времето во кое
влијанието врз овие корисници е минимално. Ова може да значи закажување прозорец за миграција за одредено време од денот за да се избегне мигрирање за време на работното време, на крајот на месец од годината или за време на прозорците за одржување. На пример, продажните тимови веројатно не треба да мигрираат до крајот на кварталот, а сметководствените и правните оддели најверојатно ќе имаат ограничувања за тоа кога ќе можат да мигрираат.

Чекор 7: Започнете ја миграцијата и следете го нејзиниот напредок

Со пилот-потврдени пристапи за миграција на податоци, борбените миграции треба да станат рутински настани. Веројатно ќе има мали прилагодувања во текот на процесот за да се приспособат на потребите на одредени групи. Сè уште ќе биде неопходно внимателно следење за да се осигури дека сите непредвидени ситуации се земени предвид за време на фазата на планирање и пилот. Сепак, процесот мора да станува се повеќе автоматизиран. Извршувањето на распоредот за борбена миграција е важно за да се документира и да се пренесе напредокот низ целата организација за да се обезбеди потврда дека очекувањата се исполнети. Следењето и повратните информации остануваат клучни аспекти на успешната миграција во текот на целиот процес.

Заклучок

Ги опфативме работите што треба да ги земете предвид при мигрирање на вашата поштенска услуга. Доколку моментално сте во процес на избор на решение за миграција или само размислувате за тоа, важно е сето ова да го земете предвид. Работиме со решенија за миграција од Quest и подготвени сме да ги препорачаме како најефикасни во намалувањето на бројот на рачни чекори и зголемување на количината на податоци пренесени како резултат на миграцијата.

Ако сакате да дознаете повеќе за ефективни пристапи за миграција, поднесете барање до формулар за повратни информации на нашата веб-страница или само јавете се, а исто така можете да проучите дополнителни материјали користејќи ги линковите подолу:

Објавен напис: Миграција на IBM Lotus Notes/Domino во Microsoft Exchange

Побарајте мигратор за белешки за размена на веб-страницата на Галс

Quest Coexistence Manager for Notes на веб-страницата Gals

Quest Migrator за белешки за размена на веб-страницата Quest

Quest Coexistence Manager for Notes на веб-страницата Quest

Извор: www.habr.com