ERP-систем: што е тоа, зошто да го имплементирате и дали и треба на вашата компанија

При имплементација на готови ERP системи, 53% од компаниите Искуство сериозни предизвици кои бараат промени во деловните процеси и организациски пристапи, а 44% од компаниите се соочуваат со значителни технички проблеми. Во серија написи ќе објасниме што е ERP систем, како е корисен, како да се одреди потребата за негова имплементација, што треба да знаете при изборот на провајдер на платформа и како да го имплементирате.

Концептот на ERP систем доаѓа од САД и буквално се преведува како планирање на ресурсите на претпријатието - Enterprise Resource Planning. Академски, тоа изгледа вака: „ERP е организациска стратегија за интегрирање на производството и работењето, менаџментот на трудот, финансискиот менаџмент и управувањето со средства, фокусирана на континуирано балансирање и оптимизација на ресурсите на претпријатието преку специјализиран, интегриран апликативен софтверски пакет (софтвер) кој обезбедува заеднички модел на податоци и процеси за сите области на активност“.

Секој добавувач може да го разбере системот што го развил на свој начин, врз основа на неговиот фокус и задачите што треба да се решат. На пример, еден ERP систем е посоодветен за малопродажба, но не е погоден за рафинерија за нафта. Згора на тоа, секоја компанија и нејзиниот вработен кој ја користи платформата ја замислува поинаку, врз основа на делот со кој доаѓаат во контакт во својата работа.

Во неговото јадро, ERP е информациски систем за управување со сите деловни процеси и ресурси на компанијата врз основа на единствена база на податоци. 

Зошто ви е потребен ERP систем?

Како и секој информациски систем, ERP работи со податоци. Секој вработен и оддел постојано создава стотици мегабајти информации. Во мала организација, менаџерот има директен пристап до сите информации и време за следење на процесите. Доколку се создаде голем обем на податоци во рамките на еден или два деловни процеси, тогаш менаџерот треба само да ги дигитализира со насочени ИТ решенија. Обично, една организација купува сметководствен софтвер и, на пример, CRM.

Како што расте компанијата, оние поединечни процеси на кои претходно им требаше минимално време за управување се трансформираат во голем обем на информации. Во врска со другите деловни процеси, различните текови на информации бараат огромен административен персонал да ги комбинира и анализира. Затоа, ERP систем не е потребен од малите, туку од средните и големите бизниси.

Како да се разбере дека на компанијата и треба ERP систем

Типична приказна за нашите клиенти оди вака. Во одреден момент, станува јасно дека сите главни процеси се автоматизирани, а работната ефикасност не се зголемува. 

Излегува дека секој процес се наоѓа во свој посебен информациски систем. За да ги поврзат заедно, вработените рачно внесуваат податоци во секој систем, а потоа раководството рачно ги собира дупликатите податоци за да ги анализира активностите на целата компанија. Во принцип, таквата работна механика е продуктивна до одредена точка. Главната работа е да се одреди моментот на постигнување максимална ефикасност пред да се случи, а не кога е неопходно да се променат механизмите на процесите во итен режим.

Ниту еден од информациските системи никогаш нема да пријави дека дошол моментот кога компанијата пораснала на ниво каде што е потребен ERP систем. Светското искуство покажува 4 главни знаци кои ќе ви овозможат да го разберете ова:

Нема доволно податоци за да се донесе информирана одлука за управување.

Секоја одлука во бизнисот има последици кои на крајот резултираат со финансиски загуби или, обратно, со приход. Квалитетот на одлуката зависи од информациите на кои се заснова. Доколку податоците се застарени, нецелосни или неточни, одлуката ќе биде неточна или неурамнотежена. 

Главните причини за недоследноста на информациите: 

• критичните информации се расфрлани меѓу поединечни вработени и одделенија; 

• нема прописи за собирање податоци; 

• Информациите ги собираат вработени со различни улоги и во различно време.

Со ERP платформа која одговара на вашите деловни процеси, можете да ги централизирате сите ваши податоци. Сите информации се креирани од секој вработен и оддел во единствен систем во реално време. Ова значи дека податоците што ви требаат вам и на кој било друг во компанијата се секогаш колку што е можно поточни и ажурирани.

Недостатокот на интеграција помеѓу ИТ системите доведува до оперативни неуспеси и го попречува растот на компанијата.

Секој ИТ систем има свои барања за формат на податоци, изграден во различно време и користи различни технологии, принципи и програмски јазици. Ова се рефлектира во работата на вработените, кои комуницираат како на различни јазици, и во брзината на интеракцијата. 

ERP системот комбинира индивидуални функции во еден интегриран и лесно разбирлив простор. Системот ERP делува како преведувач, зборувајќи повеќе програмски јазици за да обезбеди соработка и конзистентност.

Вашите клиенти се незадоволни од услугата.

Ако клиентите се жалат или си заминат, треба да размислите за ефикасноста. Ова се должи на побарувачката што ја надминува понудата, доцните испораки, бавната услуга или само општо чувство дека бизнисот нема ресурси или време да се грижи за секој клиент. 

Кога бизнисот прераснал во средна или голема големина, ERP ги претвора незадоволните клиенти во лојални. Клиентите почнуваат да го чувствуваат подобрувањето на услугата и ги доживуваат промените заедно со компанијата.

Користите застарени системи.

Според истражување Извештај за трендови за заштита на податоци Veeam 2020 година, главната бариера за дигитална бизнис трансформација се застарените технологии. Ако некоја компанија сè уште работи со системи за рачно внесување или хартиени документи, тогаш во периодот по пандемијата дефинитивно ќе остане зад себе. 

Покрај тоа, ИТ системите на една компанија може да се доста модерни, но распаднати. Во овој случај, секој оддел создава сопствен информативен бункер, податоците од кои излегуваат во дози или погрешно. Доколку интеграцијата на поединечни системи е исклучително скапа или невозможна, тогаш е неопходно да се сменат во единствен ERP систем.

Какви придобивки обезбедува ERP системот за бизнисот?

ERP систем е производ што компанијата го купува на свој трошок. На неговата имплементација се гледа како на инвестиција која треба да донесе профит. Ниту еден производител на ERP систем не гарантира дека ќе донесе раст на приходите на компанијата. И ова се однесува не само на ERP системи, туку и на какви било ИТ решенија. Сепак, сите предности од имплементацијата индиректно влијаат на профитот:

Заштеда на ИТ системи

Наместо да трошите ресурси на неколку различни системи, од кои секој бара специјализирана поддршка, инфраструктура, лиценци и обука на вработените, можете да ги концентрирате сите трошоци на една ERP платформа. Се состои од модули кои ги заменуваат различните системи со интегрирани делови. 

Ако ERP системот е развиен од нула за да ги задоволи потребите на одредена компанија, тој може да вклучува системи и услуги од трети страни кои ќе бидат погодни за деловни партнери, добавувачи, клиенти и други договорни страни.

Целосна транспарентност

ERP му овозможува на менаџментот целосен пристап до секој деловен процес на кој било оддел 24/7. На пример, можете да го следите инвентарот на дневна основа, вклучувајќи планирани испораки и испораки во транзит. Имањето целосна слика за нивоата на залихи ви овозможува попрецизно да го контролирате обртниот капитал.

Автоматски извештаи и моќно планирање

ERP создава единствен, унифициран систем за известување за сите процеси. Тој автоматски генерира корисни извештаи и аналитика во секое време. Со него, раководството нема да мора рачно да собира табели и букви. 

Така, платформата ослободува време за стратешко планирање, подобра анализа и споредба на перформансите на одделенијата. ЕРП системот помага да се пронајдат трендови во аналитиката кои претходно не биле забележани и немале ниту шанса да се забележат.

Зголемена ефикасност

Самиот ERP не е лек. Важно е не само да се почитуваат спецификите на бизнисот, туку и правилно да се спроведе. Според истражување Со 315 достапни добавувачи на ERP системи, уделот на имплементации кои беа само делумно успешни се проценува на помеѓу 25 и 41 отсто, во зависност од индустријата. Правилниот ERP значително го намалува времето и напорот потрошени за рутинска работа. 

Услуги на клиентите

Услугата за клиенти е клучен дел од бизнисот. ERP системот го префрла фокусот на вработените од одржување на регистри на клиенти кон градење и одржување на односи со клиентите. 

Статистиката покажува дека 84 отсто од клиентите се разочарани во компанијата доколку не добијат доволно одговори на прашања. ERP му ги обезбедува на вработениот сите потребни информации и историјата на клиентот токму во моментот на контакт. Со него вработените не се занимаваат со бирократија, туку со привлекување и задржување клиенти. Клиентите ги чувствуваат придобивките од неговата имплементација, дури и без да знаат за промените во компанијата.

Заштита на податоци

Тешко дека постои информациски систем кој може да обезбеди апсолутна гаранција за безбедноста на податоците. Лични податоци на клиенти и вработени, е-пошта, интелектуална сопственост, финансиски податоци, фактури, договори - колку повеќе системи ги обработуваат овие информации, толку е потешко да се следат ризиците. ERP системот воведува униформни стандарди за пристап, внесување и излез на податоци и централизирано складирање на информации. 

Меѓутоа, колку е поголем уделот на пазарот на готовиот ERP систем, толку почесто тој е подложен на хакерски напади. Пожелно е да развиете сопствен ERP систем, до чијашто база на код ќе имате пристап само вие. Ако ERP системот на вашата компанија е развиен од нула, хакерите нема да можат да најдат копии од системот за прво да го тестираат за пропусти.

Продуктивност на соработка

Честопати интересот за соработка помеѓу одделенијата или вработените исчезнува бидејќи преносот на податоци бара многу рутински операции или поради психолошката клима во компанијата. Унифициран систем го автоматизира пристапот до информации, го елиминира негативното искуство на човечкиот фактор и ја забрзува комуникацијата во компанијата.

Унифицирани деловни процеси

Претходно изградените ERP системи се развиени во согласност со најдобрите практики во индустријата. Ова им овозможува на бизнисите да ги стандардизираат сопствените процеси. 

Меѓутоа, во реалноста, претпријатието треба да направи тежок избор: или е потребно долго и скапо време за да се постави и модифицира ERP системот за да ги исполни стандардите на претпријатието, или е болно да ги прилагоди сопствените деловни процеси на стандарди на ERP системот. 

Постои и трет начин - првично да го развиете системот за сопствени деловни процеси.

Приспособливост

Без разлика дали ја проширувате вашата база на клиенти, се ширите на нови пазари, воведувате нови процеси, одделенија или производи или на друг начин го зголемувате вашиот бизнис, со вистинскиот продавач, вашата ERP платформа може да се прилагоди на промените.

Бидејќи системот ERP се имплементира во сите процеси на компанијата, списокот на придобивки може да се зголеми во зависност од спецификите. Постојат десетици и стотици готови решенија развиени на пазарот кои ги принудуваат купувачите во рамките на претплати, брзина на ажурирања и поддршка, затворена функционалност и архитектура - во рамките на еден добавувач. Само развојот на вашиот сопствен ERP систем дава максимални можности без никакви ограничувања. 

Прочитајте ги следните написи за да дознаете како да изберете производител на ERP систем, кои прашања да ги поставите за да не изгубите пари и што да земете предвид при планирањето на имплементацијата.

Извор: www.habr.com