И покрај популарноста на темата за управување со електронски документи, во руските банки и воопшто во финансискиот сектор, поголемиот дел од сите трансакции се извршуваат на старомоден начин, на хартија. И поентата овде не е толку конзервативизмот на банките и нивните клиенти, туку немањето соодветен софтвер на пазарот.
Колку е посложена трансакцијата, толку е помала веројатноста таа да се изврши во рамките на EDI. На пример, лизинг трансакцијата е сложена по тоа што вклучува најмалку три страни - банката, закупецот и добавувачот. Кон нив често се додаваат гарант и залогодавач. Решивме дека таквите трансакции можат целосно да се дигитализираат, за што го создадовме системот Е-лизинг - првата услуга во Русија која целосно обезбедува EDI во такви сценарија. Како резултат на тоа, на почетокот на јули 2019 година, 37% од вкупниот број на лизинг трансакции одат преку е-лизинг. Под резот ќе го анализираме Е-лизинг од гледна точка на функционалност и техничка имплементација.
Почнавме да го развиваме системот на почетокот на 2017 година. Најтешкиот дел беше започнувањето: формулирање на барањата за производот, трансформирање на идеите во специфични технички спецификации. Следно е потрагата по изведувач. Подготовка на технички спецификации, консултации - сето тоа траеше околу четири месеци. Уште четири месеци подоцна, во ноември 2017 година, беше објавено првото издание на системот, што е доста брзо за ваков амбициозен проект. Првата верзија на Е-лизинг имаше функции на барање и потпишување документи - не само главните, туку и договорот за гаранција и други дополнителни договори што може да се бараат во процесот на работа според договор за лизинг. Во март 2018 година ја додадовме можноста за барање документи како дел од мониторингот, а во јули истата година ја додадовме можноста за испраќање електронски фактури.
Како функционира е-лизинг?
Почнавме да го развиваме системот на почетокот на 2017 година. Целиот пат од формулирањето на барањата за производот до изборот на изведувач и издавањето на првото издание траеше помалку од една година - дипломиравме во ноември.
Барањата за пакет документи од договорните страни се направени од нашиот деловен систем заснован на базата на податоци на Corus SQL и Microsoft Dynamics NAV 2009. Сите документи што учесниците ги дале како дел од трансакцијата исто така се испраќаат таму на складирање. Frontend е портал за е-лизинг кој им овозможува на добавувачите и клиентите да бараат, преземаат, печатат документи и да ги потпишуваат користејќи ECES (подобрен квалификуван електронски потпис).
Сега да ја разгледаме работата на системот подетално според дијаграмот погоре.
Се генерира барање од ентитетот „Картичка на друга страна“ или „Проект“. Кога се испраќа барање, записите се генерираат во табелата со барања. Содржи опис на барањето и параметрите. Објектот на кодната единица е одговорен за генерирање на барањето. Се креира запис во табелата со статус Подготвен, што значи дека барањето е подготвено за испраќање. Табелата за барања содржи опис на телото на барањето. Сите барани документи се наоѓаат во табелата со документи. Кога барате документ, полето „ЕДС статус“ е поставено на „Барано“.
Работата на серверот CORUS што работи на агентот SQL ги следи записите со статуси Подготвени во табелата за прашања. Кога ќе се најде таков запис, задачата испраќа барање до порталот за е-лизинг. Ако испраќањето беше успешно, записот е означен во табелата со статусот Одговорено, ако не, со статусот Грешка. Резултатот од одговорот се запишува во различни табели: кодот за одговор од серверот и описот на грешката, доколку барањето не може да се испрати, во една табела; записи кои го опишуваат телото за одговор - во друго, а во трето - записи со датотеки добиени како резултат на барањето, со Креирај вредност во полето Статус и вредност Провери во полето Статус на скенирање. Дополнително, задачата ги следи настаните од порталот за е-лизинг и генерира барања во табели со барања, кои самата ги обработува.
Друга работа ги следи записите во табелата со примени документи со вредноста Креирај во полето Статус и Потврдена вредност во полето Статус на скенирање. Задачата работи еднаш на секои 10 минути. Антивирусот е одговорен за полето Статус на скенирање и ако скенирањето беше успешно, се запишува Потврдената вредност. Оваа функционалност се однесува на службата за безбедност на информации. Објектот на кодната единица е одговорен за обработка на записите. Доколку записот во табелата со прифатени документи е успешно обработен, тогаш во полето Статус е означен со вредноста Успешно и бараниот документ во полето „ЕДС Статус“ во табелата со документи добива статус „Примен“. Ако не беше можно да се обработи запис во табелата со прифатени документи, тој е означен во полето Статус со вредноста Fail и опис на грешката е напишан во полето „Текст на грешка“. Ништо не се менува во табелата со документи.
Третата задача ги следи сите записи во табелата со документи кои имаат статус кој не е празен или „Прифатен“. Задачата работи еднаш дневно во 23:30 часот и ја потсетува целата договорна документација што не е потпишана во текот на тековниот ден. Задачата генерира барање за бришење на договорната документација во табелите со барања и одговори и го менува полето „Статус“ во вредноста „Повлечено“ во табелата со документи.
Е-лизинг од корисничка страна
За корисникот, сè започнува со добивањето покана за приклучување кон ЕДФ од нашиот клиент-менаџер. Клиентот добива писмо и поминува низ едноставна процедура за регистрација. Тешкотиите можат да настанат само ако работното место на корисникот не е подготвено да работи со електронски потписи. Значителен дел од повиците до техничка поддршка се поврзани со ова. Системот и овозможува на другата страна да дозволи пристап до личната сметка на своите вработени - на пример, сметководителите да работат со фактури итн.
регистрација
Понатамошната шема на работа е исто така што е можно поедноставна за секоја од страните. Барањето документи за трансакција, како и потпишувањето на договорна документација, се врши преку поставување задачи во нашиот внатрешен систем.
Барање за досие
По испраќањето на барањето или документите за потпишување на клиентот, на неговата е-маил адреса се испраќа известување дека соодветната активност е генерирана во неговата лична сметка. Од својот интерфејс, клиентот поставува пакет документи во системот, става електронски потпис и можеме да ја прегледаме трансакцијата. По ова, договорната документација се потпишува на трасата „Добавувач – Клиент – Лизинг на Сбербанк“.
Тековен договор
Електронското управување со документи во нашиот случај не мора да значи никакви активности од страна на клиентот од почеток до крај. Можете да се поврзете со системот во која било фаза од трансакцијата. На пример, клиентот обезбеди досие на хартија, а потоа одлучи да потпише договор во EDI - ова сценарио е сосема можно да се спроведе. На ист начин, клиентите кои имаат важечки договор за лизинг со Сбербанк лизинг можат да се поврзат на Е-лизинг за да добиваат фактури по електронски пат.
Откако го пресметавме економскиот ефект од користењето на е-лизинг, на клиентите им понудивме дополнителен попуст за користење на услугата. Се испостави дека на крајот нема потреба да се оди кај клиентот и добавувачот за потпишување, како и договори за печатење и главен ги намалува трошоците за трансакцијата (создавање и поддршка) за 18%.
Како ќе се развива проектот
Во моментов, Е-Лизинг работи стабилно, иако не беспрекорно. Механизмот за испраќање електронски фактури за нашите вработени сè уште не е доволно лесен за користење. Проблемот се објаснува со фактот дека оваа процедура сама по себе е доста сложена, бидејќи во неа постојано е вклучен оператор на ЕДФ. Издава сметка во која пишува дека издал фактура, а управителот ја потпишува оваа сметка. Потоа корисникот од другата страна (клиентот) го потпишува известувањето и сметките, кои повторно одат преку операторот за управување со електронски документи. Во идните верзии ќе се обидеме да го направиме овој процес поудобен. „Развојната зона“ ја вклучува и функционалноста за барање документи за следење, што е доста релевантно за големи клиенти.
Во следните шест месеци, планираме да го преместиме системот на нова платформа, што ќе ни овозможи да ја оптимизираме работата со електронско управување со документи, да го направиме интерфејсот поразбирлив и попријатен за корисниците и да ја прошириме функционалноста на личната сметка. И, исто така, додадете нови функции - од генерирање барање до прегледување документи за сите трансакции што клиентот ги извршил преку е-лизинг. Се надеваме дека системот, на кој клиентите, добавувачите и гарантите веќе активно се приклучуваат, ќе стане уште попогоден за сите.
Извор: www.habr.com