Како помогнавме да се трансформира работата на сметководството во MIPC

Неколку пати пишувавме за тоа како помагаат нашите технологии разни организации па дури и цели држави обработуваат информации од секаков вид документи и внесуваат податоци во сметководствените системи. Денес ќе ви кажеме како имплементиравме ABBYY FlexiCapture в Московската обединета енергетска компанија (MOEK) – најголемиот снабдувач на топлина и топла вода во Москва.

Замислете се себеси на местото на обичен сметководител. Знаеме дека не е лесно, но сепак обидете се. Секојдневно добивате огромен број хартиени сметки, фактури, сертификати итн. А особено многу - во деновите пред поднесувањето на извештаите. Сите детали и износи треба брзо и внимателно да се проверат, да се препишат и да се внесат во сметководствениот систем, рачно да се вршат трансакции и да се испраќаат документи во архивата, за да можат веднаш да се достават на проверка до внатрешните ревизори, даночната служба, тарифата. регулаторни органи и други. Тешко? Но, ова е долгогодишна деловна практика која постои во многу компании. Заедно со MIPC, ја поедноставивме оваа макотрпна работа и ја направивме поудобна. Ако те интересира како беше, добредојде под мачка.

На фотографијата е прикажан Москва ЦХПП-21, најголемиот европски производител на топлинска енергија. Топлината што се создава на оваа станица ја снабдува МОЕК до 3 милиони жители на северот на Москва. Извор на фотографија.

МОЕК има десетина и пол филијали во Москва. Тие опслужуваат 15 километри топлинска мрежа, 811 термални станици и котлари, 94 топлински пунктови и 10 пумпни станици, а исто така градат и инсталираат нови системи за снабдување со топлинска енергија. Компанијата купува разновидна опрема и услуги за деловни активности: околу 2000 купувања годишно. Подготовката на документи во секој оддел што иницира купување се врши од страна на специјални вработени - договорни супервизори.

Како функционираат договорите во голема компанија? Кога кустосите склучуваат договор, тие добиваат многу важни хартиени документи од нивните договорни страни: белешки за испорака, сертификати за давање услуги, фактури, сертификати итн. Типично, кустосот ги скенира деловните документи и потоа ги прикачува скенирањата на нарачката во ресурсот на претпријатието систем за управување. Финансискиот контролор рачно ги проверува сите податоци. По ова, кураторот ги носи оригиналните документи во одделот за сметководство. Или курир го прави тоа, а потоа преместувањето на документите може да потрае подолго - од неколку часа до неколку дена.

И сè би било добро, но, како и во многу други компании:

• Трудовите може да пристигнат во одделот за сметководство неколку дена пред поднесувањето на извештајот. Тогаш сметководителите мора да бидат дење и ноќе на работното место. Треба рачно да проверите дали сите фактури, фактури и слично се правилно пополнети.Потоа, доколку се е точно, вработениот повторно ги впишува податоците во сметководствениот систем и прави огласи. Во исто време, 90% од времето на сметководителот се троши на повторно печатење на податоци - детали, износи, датуми, броеви на ставки итн. Поради ова, постои ризик од правење грешки.
• Документите може да пристигнат со грешки. И понекогаш недостасуваат некои сметки или сертификати. Понекогаш тоа станува јасно во последните денови пред поднесувањето на известувањето. Поради ова, времето на одобрување на документот може да биде одложено.
• Откако ќе направат записи, сметководителите ги чуваат фактурите, фактурите и актите во посебни хартиени и електронски архиви. Зошто е тешко? На пример, MIPC работи на тарифи, па затоа е должен редовно да ги известува извршните органи за своите трошоци. И кога следната државна или даночна ревизија доаѓа во одделот за сметководство, вработените треба долго време да бараат документи.

Како изгледаше шемата на работа на сметководствениот оддел на MIPC претходно:


МОЕК беше првиот во енергетската индустрија кој одлучи да ја обнови и поедностави оваа шема со цел брзо затворање на трансакциите и поднесување извештаи, подобра проценка на пазарните промени во набавките и планирање на својата финансиска стратегија. Не беше лесно да се промени долгогодишниот систем на работа на одделот за сметководство, па компанијата одлучи да го трансформира заедно со својот партнер - ABBYY.

Не порано кажано отколку направено

Тим од специјалисти на ABBYY имплементираа универзална платформа за интелигентна обработка на информации во МОЕК ABBYY FlexiCapture и конфигурирано:

• флексибилни описи (шаблони за екстракција на податоци) за обработка на документи. За тоа што е тоа и за што е потребно, разговаравме детално на Хабре тука и тука. Користејќи го решението, МОЕК обработува повеќе од 30 видови документи (на пример, потврда за инсталирана опрема или потврда за агенциски такси) и од нив извлекува над 50 атрибути (број на документ, вкупен износ со вклучен ДДВ, име на купувачот, продавачот, изведувач, количина на стока итн.);
• конектор за вршење проверки и прикачување податоци, кој ги поврзува ABBYY FlexiCapture, SAP и OpenText. Благодарение на конекторот, стана можно автоматски да се проверуваат податоците од нарачката и договорот користејќи различни директориуми. За ова ќе зборуваме подолу;
• извоз на документи во електронска архива базирана на OpenText. Сега сите скенирања на документи се зачувани на едно место;
• нацрт сметководствени записи во SAP ERP со линкови до скенирани документи.

Потоа, вработените во ABBYY и MOEK развија формулар за пребарување за да може сметководителот за неколку секунди да најде важни сметки по кој било атрибут во електронската архива и да ги достави на даночни инспекции.

Пребарувањето е можно со користење на 26 различни критериуми (на сликата може да се кликне):

Откако МОЕК успешно го тестираше целиот систем, тој беше ставен во функција. Целиот проект со одобренија, појаснувања и подобрувања беше завршен за 10 месеци.

Шема на работа по спроведувањето на ABBYY FlexiCapture:


Дали се чувствувате како ништо да не се променило? Да, деловниот процес останува ист, едноставно повеќето од функциите сега ги извршува машината.

Жици, готово!

Како стојат работите сега? Да речеме, кураторот на договорот добил збир на примарни документи за трансакција за набавка на пумпи за термоцентрали или, на пример, изградба на мрежи за греење. Специјалистот повеќе не треба самиот да ја проверува комплетноста и содржината на документите, да повика курир и да ги испраќа оригиналните документи до одделот за сметководство. Кураторот едноставно го скенира потпишаниот сет на примарни документи, а потоа технологијата го презема.

Користејќи систем за мрежно скенирање, вработен испраќа скенирања во TIFF или PDF формат до неговата топла папка или е-пошта. Потоа ја отвора веб-влезната станица на ABBYY FlexiCapture и го избира типот на документот поставен за обработка. На пример, „купување работи/услуги со агенциски надоместоци“, „прием на материјално-технички ресурси (МТР)“ или „сметководство на имот“.

Типот на множеството го одредува бројот и видовите на потребни документи и податоци кои системот мора да ги класифицира, препознае и верификува.

Кураторот поставува скенови за препознавање. Системот автоматски го проверува присуството на сите документи, содржината на секој труд, а серверот ги препознава деталите - датумот на договорот, износот, адресата, даночниот матичен број, контролниот пункт и други податоци. Инаку, МОЕК е првата енергетска компанија во Русија која го користи овој пристап.

Ако кураторот не ги поставил сите документи или некоја фактура не ги содржи сите податоци, системот го забележува тоа и веднаш бара од вработениот да ја поправи грешката:

Системот се жали и бара да се додадат документите што недостасуваат (во натамошниот текст, сликите од екранот може да се кликнат):

Системот забележа дека документот е истечен:

Така, вработениот повеќе не треба да утврдува дали документот е правилно извршен. Ако сè е точно, тогаш повеќето од проверките на податоците автоматски се одвиваат токму на веб-влезната станица. Доволно е да го внесете бројот на нарачката наведен во SAP ERP. После тоа, признаените податоци се споредуваат со информациите обработени во SAP: TIN и KPP на другата страна, броеви и износи на договори, ДДВ, номенклатура на стоки или услуги. Обработката и проверката на еден документ трае само неколку минути.

Користејќи ги деталите - INN и KPP - можете да ја изберете саканата компанија од директориумот:

Доколку има грешка во фактурата или фактурата, тоа нема да дозволи документот да се извезе во архивата. На пример, ако документот е погрешно составен или еден од знаците е погрешно препознаен, системот ќе го означи ова и ќе побара од вработениот да ги исправи сите неточности. Еве еден пример:

Системот откри дека Василек АД не е вклучена во листата на добавувачи на МОЕК.

Ова им овозможува на вработените да ги следат грешките пред документот да стигне до одделот за сметководство.

Ако сите проверки се успешно завршени, тогаш со еден клик скенирана копија од документот се испраќа во електронската архива OpenText, а во SAP се појавуваат врска и картичка со неговите метаподатоци. Сметководител или кустос секогаш може во електронската архива да погледне список на документи за потребната нарачка и информации за тоа кој ги обработил документите, во која временска рамка и со каков резултат.

Пјотр Петрович погледна во електронската архива, ...

...да видам кој поставил документи за нарачка бр.1111.

По поставувањето податоци и скенирањата од ABBYY FlexiCapture на SAP, се појавува нацрт трансакција со претходно пополнети податоци и врски до скенирани слики од документи.

Нацрт жици:

Потоа сметководителот добива известување преку е-пошта со врска до готовиот нацрт и скенира. Специјалистот повеќе не треба да се бори со хартија. Сè што треба да направи е да ги провери скеновите за вкупниот износ на трансакцијата, присуството на печат и потпис и да ја направи трансакцијата. Сметководителот сега троши помалку од една минута на тоа.

Резултати од проектот

• Користејќи ги технологиите на ABBYY, MOEK го поедностави и забрза не само сметководството, туку и финансиската контрола. За да направат објава, вработените повеќе не треба да го чекаат курир со оригиналните документи - сè што треба да направат е да добијат скенирање со веќе проверени податоци од електронската архива со еден клик. Точно, сè уште е потребен хартиен документ. Но, сега може подоцна да се испрати на сметководство. Кога ќе пристигне таму, вработениот ќе го провери полето „Оригинално примено“ во сметководствениот систем.
• Вработените веднаш ги добиваат сите потребни податоци за трансакцијата од скенирањата, вршат трансакции навреме и однапред ги подготвуваат сите документи за пријавување. Сега не се плашат ниту од внатрешни ниту од надворешни проверки.
• Сметководителите вршат финансиски трансакции 3 пати побрзо, а МОЕК го затвора периодот на известување 10 дена порано.
• Сите филијали на МОЕК ги чуваат сметководствените документи во една електронска архива. Благодарение на ова, можете да најдете каква било фактура, договор или акт на завршување, како и какви било атрибути од нив (износи, ДДВ, опсег на производи или услуги) 4 пати побрзо од претходно.
• Решението обработува повеќе од 2,6 милиони страници документи годишно.

Наместо заклучок

МОЕК користи ABBYY FlexiCapture веќе 2 години и за ова време собирам статистика. Се покажа дека сметководителите прават 95% од записите без да прават промени во нацртите. Ова значи дека таквите објави во иднина може целосно автоматски да се прескокнуваат. Така се случи овој производ да биде всушност првиот чекор на компанијата кон воведување елементи на „вештачка интелигенција“ во деловните процеси на компанијата: МОЕК развива соодветна програма.

Други руски компании исто така ја автоматизираат работата на сметководството: ја прават поедноставна и поудобна. На пример, користејќи ABBYY технологии, услугата за финансиска контрола "Хлебпром» Добива важни деловни информации 2 пати побрзо и троши 20% помалку време за пребарување на потребните фактури и испратници. Интелигентните технологии за обработка на информации им помагаат на вработените во одделот за сметководство на холдингот "Рѓа» веднаш пронајдете ги потребните финансиски документи за време на масовните даночни контроли. Во 2019 година, специјалистите на компанијата планираат да обработат околу 10 милиони страници документи.

Дали сакате да дознаете повеќе за проектот MOEK и ABBYY? На 3 април во 11:00 часот, заменик раководителот на Центарот за информатичка технологија на МОЕК Владимир Феоктистов ќе зборува за деталите од случајот на бесплатен вебинар „Како технологиите за вештачка интелигенција им помагаат на компаниите во енергетската индустрија да се развијат“. Придружете се ако сакате да поставувате прашања.

Елизавета Титаренко,
Уредник на корпоративен блог на ABBYY

Извор: www.habr.com