Мал бизнис: да се автоматизира или не?

Две жени живеат во соседните куќи на истата улица. Тие не се познаваат, но имаат една пријатна заедничка работа: обајцата готват колачи. И двајцата почнаа да се обидуваат да готват по нарачка во 2007 година. Едната има свој бизнис, нема време да дели нарачки, има отворено курсеви и бара постојана работилница, иако нејзините колачи се вкусни, но прилично стандардни, како просечно кафуле. Втората готви нешто нереално вкусно и домашно, но во исто време направи само 4 продажби за 12 години и, како резултат на тоа, готви само за своите роднини. Не се работи за возраста, совеста и рациите на СЕС. Факт е дека првиот се справи со целосната автоматизација на производството и маркетингот, додека вториот не. Ова стана одлучувачки фактор. Точно, едноставен секојдневен пример? И можете да го размерите до која било големина: од рекламна агенција „за тројца“ до супер корпорација. Дали автоматизацијата е навистина толку голема работа? Ајде да дискутираме.

PS: за хардкор читатели, алтернативен вовед под рез 🙂

Да, не. Да, што си ти. Не во животот!

Алтернативен вовед за оние кои не сакаат девојки (проследено со коментари)Двајца пријатели решија да се занимаваат со бизнис - добро, бизнис како бизнис - повторно полнење касети и поправка на печатачи. Секој бизнис го започнавме во исто време, а во првите 2 месеци успеавме да склучиме 20 договори со корпоративни клиенти. Првиот човек правеше сè сам, беше вреден, одеше кај клиенти, ја работеше работата. Но, тука е проблемот. На 22-ри договор, тој почна да доцни насекаде, заборава на состаноците со клиентите, немаше време да ја поправи опремата навреме, а еднаш дури ги измеша клиентите и им даде погрешни касети.

Вториот беше мрзлив, не сакаше да трча самиот и ја повика златната рипка. Рибка го погледна, го ценеше и му понуди да ја заврши работата автоматски. Со цел рекламирањето да донесе потенцијални клиенти, тие доаѓаат на страницата, пополнуваат прашалник на нивната лична сметка и стануваат клиенти. И од страницата, така што самите информации влегуваат во CRM - систем кој автоматски поставува задачи за возачот да испорача канцелариска опрема, а уште подобро, самиот го изготвува листот за маршрутата, го печати договорот, па дури и ја контролира усогласеноста со регулаторните рокови, и кога опремата ќе пристигне, издава налог до одделот за гаранција. Па, бајка е бајка! И така, тој претстави златна рипка од RegionSoft CRM. Воведено, така имплементирано. Наеднаш сè полета, почна да се врти и знајте дека бизнисменот седи на шпоретот, на сите им дели задачи и го контролира нивното извршување. И толку многу сакаше да прави бизнис, и сè почна да му излегува толку добро што реши да го зголеми својот бизнис, да отвори филијали во различни градови и да го комбинира целото управување во единствен консолидиран систем. Кажи бајка? Да, има навестување во тоа ... лекција за паметни соработници!

7 елементи во сржта на животот на компанијата

Ние го развиваме нашето универзален RegionSoft CRM Имате 13 години, имате акумулирано многу искуство и постојано пишувавте за различни аспекти на автоматизацијата, но никогаш не генерализиравте - и што дава тоа за секој процес во компанијата, за групи вработени? Односно, поради што се случува многу саканото рекламирање „зголемување на ефикасноста, продуктивноста и, на крајот, раст на приходите“? И ако не, треба да го поправите. Да не одложуваме - прво прво.

Значи, кои се „компонентите“ во малите и средни компании кои се од витално значење за постоењето на една компанија?

1. Вработените се најважниот елемент без кој немаше да има компанија. Тие треба да се управуваат, нивната работа треба да се олесни што е можно повеќе за да можат да ги прераспределат своите напори на задачи поврзани со клиенти, развој итн., а не да се заглавуваат во монотона рутина.
2. Менаџментот се исто така вработени, но со посебни барања: за нив е важно да видат какви резултати носи нивната стратегија, каква е динамиката на индикаторите, колку се ефективни вработените (KPI). На менаџментот му е потребна алатка која ќе им овозможи брзо и концизно да ги анализираат и лесно да ги решаваат проблемите (на пример, да ги поделат потенцијалите или да слушаат проблематични повици кога пристигнуваат поплаки од клиентите).
3. Клиенти - намерно ги ставаме над производството, бидејќи колку и да е вашиот производ кул и мега фенси, ако немате на кого да го продадете, нема да добиете ништо од него (освен исклучителното задоволство да размислувате за работата на вашите раце / мозок, но оваа посебна естетика е полна вие нема). Ним им треба кул, брза, а сега и персонализирана услуга.
4. Производството е најважниот процес на создавање производ, работа или услуга со цел сето тоа да се замени за пари со клиентот. Важно е да може да се интегрираат сите процеси за производството да биде точно навреме, во согласност со барањата на клиентите.
5. Податоците не се само „нова нафта“, туку вредна работа што не треба да лежи без работа: важно е да се соберат, обработуваат и толкуваат потребните и релевантни информации за да не се пукаат врапчиња со напорите на компанијата од топ, туку да погоди право во целта.  
6. Моделот за управување е систем на воспоставени односи и односи во една компанија, ако сакате, мрежа на вашите деловни процеси. Потребно е постојано ажурирање и треба да биде транспарентно и јасно.
7. Средства и ресурси - сите други алатки, средства за производство и друг капитал, без кои бизнисот не може да постои. Ова ги вклучува материјалните средства во нивната економска смисла, патентите, знаењето, софтверот, Интернетот, па дури и времето. Во принцип, целото опкружување што го има компанијата.

Импресивна листа од 7 елементи, од кои секој е посебен огромен систем. А сепак, сите 7 елементи се присутни во секоја компанија, дури и во најмалата. Потребна им е автоматизација. Да го разгледаме користејќи CRM како пример (тука, предвидувајќи коментари, ќе направиме резервација дека зборуваме за CRM од наша позиција, односно како универзален, интегриран производ кој ги покрива задачите за автоматизирање на целата компанија, а не како „програма за продажба“).

Значи, до точка.

Како помага автоматизацијата и како автоматизацијата ги попречува сите овие луѓе и податоци?

Вработени

Што помага?

• Ја организира и забрзува работата. Повеќепати сме читале и слушнале мислење дека внесувањето податоци во CRM/ERP е дополнителна работа која одзема време на вработениот. Ова, се разбира, е чиста софистика. Да, вработениот троши време во внесување податоци за клиентот и неговата компанија, но потоа постојано ги зачувува: за формирање на понуда, комерцијална понуда, целата примарна документација, фактури, пребарување контакти, бирање броеви, испраќање писма итн. И ова е огромна заштеда, еве еден едноставен пример за вас: за рачно генерирање на мал акт + фактура, пополнувањето на формуларот трае од 10 минути, за да се генерираат во RegionSoft CRM — 1-3 минути во зависност од бројот на артикли на стоки или работи. Забрзувањето се случува буквално од првите денови на работа на системот.
• Ја поедноставува комуникацијата со клиентите: сите информации се при рака, лесно е да се прегледа историјата, да му се обраќате на клиентот по име дури и 10 години по првиот контакт. И што е тоа? Така е - маркетиншкиот збор „лојалност“, кој го формира зборот „приход“, сакан од сите.
• Го прави секој вработен задолжителна и точна личност - благодарение на планирањето, известувањата и потсетниците, ниту еден бизнис, ниту еден повик нема да помине покрај вниманието дури и на најотсутниот менаџер. И ако одеднаш менаџерот е многу тврдоглав во својата опуштеност, можете да го фатите, да му го пикнете носот во календарот и да прашате дали не добива известувања (не правете го тоа, не бидете злобни).
• Помага брзо, јасно и идеално да се изврши најодвратната работа - да се формира и подготви документација за печатење. Се разбира, не во сите, но во големите CRM-и, можете лесно да го формирате целото основно и да подготвите убави и правилни печатени форми со неколку кликања врз основа на претходно внесени податоци. Во уште помал број системи, можно е да се склучуваат договори и комерцијални понуди. Ние сме во развој RegionSoft CRM отиде до крај: можеме дури и да пресметаме и формираме технички и комерцијален предлог (технички и комерцијален предлог) - сложен, но многу неопходен документ.
• Тоа помага да се дистрибуира товарот во тимот - благодарение на алатките за планирање. Ова во голема мера ја поедноставува работата кога можете да отидете во календарот, да го видите вработувањето на целата компанија или оддел и да доделите задачи или да закажете состанок со три кликања. Без повици, митинзи и друга споредна комуникација за која навистина е потребно време.

Можете да наведете уште десетина функции, но ние ги наведовме најважните - оние што дури и најжестокиот противник на автоматизацијата ќе ги цени.

Што пречи?

Секоја автоматизација ги спречува вработените да работат на работа додека работат на работа - односно да си го прават своето, да организираат речиси сопствен независен бизнис: нивните клиенти, нивните зделки, нивните договори. Истиот CRM ја прави клиентската база имот на компанијата, а не имот на поединечни вработени - мора да признаете, ова е фер, со оглед на тоа што вработениот добива плата и бонуси од компанијата. И испаѓа како во виц каде полицаецот мислел дека му дале пиштол и се врти како сакаш.

Управување

Што помага?

Покрај горенаведените поени за сите вработени, постојат посебни поволности за менаџерите.

• Моќна аналитика за донесување одлуки - дури и ако имате многу просечен софтвер, сè уште се акумулираат информации што може и треба да се собираат, анализираат и користат. Управувањето со податоци е професионален пристап, инстинктивното управување е средниот век. Покрај тоа, ако вашиот шеф има одлична интуиција, најверојатно тој има аналитички систем или некој вид таен каталог со таблети.
• Можете да ги оценувате вработените врз основа на нивната вистинска работа - барем само со прегледување на работните активности и дневниците на вработените во системот. И ние, на пример, запишавме кул KPI конструктор - и во RegionSoft CRM можете да го поставите најкомплексниот и сложен систем на клучни индикатори за сите на кои може да се примени.
• Лесен пристап до какви било оперативни информации.
• База на знаење за брза адаптација и обука на почетници.
• Можете лесно да ја проверите работата и да го оцените нејзиниот квалитет во случај на поплаки или конфликтни ситуации.

Што пречи?

Секоја алатка за автоматизација го попречува менаџментот во точно еден случај: ако треба да се плати (или веќе еднаш е платено), а во исто време е неактивен, бојкотиран од вработените или дури постои за прикажување. Парите ги нема, инвестициите во софтвер или систем за физичка автоматизација на трудот не се исплатат. Се разбира, таквото средство треба да се отфрли. Па, или разберете што правите погрешно и исправете ја ситуацијата што е можно поскоро.

Клиенти

Што помага?

Клиентот никогаш не размислува дали имате CRM или не - тој само го чувствува тоа во своја кожа во однос на нивото на услугата и врз основа на ова веќе одлучува дали да донесе пари за вас или за вашиот конкурент кој е автоматизиран до заби.

• Автоматизацијата ја зголемува брзината на услугите на клиентите: тој се јавил во вашата компанија и не треба да му се каже дека ова е Иван Иванович од Вологда, пред една година купил комбајн од вас, потоа купил сеалка, а сега му треба трактор. Менаџерот ја гледа целата позадина и веднаш појаснува, велат, што ти треба, Иван Иванович, дали си задоволен од комбајнот и од сејачот. Клиентот е воодушевен, заштедено време, + 1 до веројатноста да се направи нова трансакција.
• Автоматизацијата се персонализира - благодарение на CRM, ERP, па дури и системите за автоматизација на пошта, можете да контактирате со секој клиент врз основа на нивните специфични потреби, трошоци, историја итн. И ако сте персонифицирани, вие сте пријател, зошто да не купувате од пријателите? Малку препоедноставено и препоедноставено, но тоа е прилично како функционира.
• На клиентот му се допаѓа кога сè се случува навреме: испорака на работа, повици, состаноци, пратки итн. Со автоматизирање на работните текови во CRM или BPM, можете да обезбедите понепречено искуство.

Што пречи?

Автоматизацијата им пречи на клиентите само кога ја нема, или не е целосно автоматизирана. Едноставен пример: Нарачавте пица на страницата, забележавте дека ќе платите со картичка и треба да ви биде доставена до 17:00 часот. И кога менаџерот на пицеријата ви се јави, испадна дека примаат само готовина, а менаџерот не го видел фактот дека сте го навеле времето за испорака, бидејќи тие имаат „оваа информација не се пренесува во апликацијата“. Резултатот е дека следниот пат најверојатно ќе нарачате пица преку Интернет во пицеријата каде што сè работи без проблеми, освен ако, се разбира, самата пица не е толку вкусна во првата пицерија што можете да ги игнорирате останатите ситници!

Производство и магацин

Што помага?

• Контрола на ресурси - со добро приспособена автоматизација на производството и управувањето со складиштето, залихите секогаш се надополнуваат навреме, а работата се одвива без прекини.
• Автоматизацијата на складиштето помага да се контролира движењето на стоките, отписите, асортиманот, да се процени релевантноста на стоката и побарувачката за неа, што значи минимизирање на двете најлоши неволји за компанија која има складиште: кражба и преголем залихи.
• Одржувањето директориуми на добавувачи, номенклатура и ценовници помага да се пресметаат цената и цената на производите што е можно побрзо и правилно, да се формираат технички и комерцијални предлози за клиентите.

Што пречи?

Понекогаш се појавуваат конфликти при интегрирање на класичните системи за управување со производството и корпоративниот софтвер - во такви случаи понекогаш е препорачливо да се пишуваат конектори и сепак да се вкрсти еж со змија, но почесто е подобро едноставно да се користат два системи: еден како систем за контрола на процесот , другиот за оперативни работи (нарачки, документација, магацинско сметководство и сл.). Сепак, ваквите судири се ретки во малите бизниси; во повеќето случаи, интегриран систем за управување, производство и складиште како што е RegionSoft CRM Enterprise.

Податоци

Што помага?

Автоматскиот систем мора да собира податоци - ако не, тоа е веќе нешто друго, со непристојно име.

• Податоците во CRM, ERP, BPM, по правило, се унифицирани, исчистени од дупликати и нормализирани за обработка и анализа (релативно кажано, ако менаџерот заработува и бодува во полето „цена“ наместо 12 рубли 900%, системот ќе пцуе и нема да дозволи да направи грешка). Така, не се губи време на сите овие луди сортирање и форматирање во Excel - добро, на пример.
• Податоците се складираат со максимална длабочина и благодарение на готови извештаи (од кои RegionSoft CRM над сто) и филтри се достапни за кој било период и во кој било контекст.
• Податоците од софтверот е доста тешко да се украдат или компромитираат незабележано, така што софтверот е исто така важен инфраструктурен елемент на безбедноста на информациите.  

Што пречи?

Ако самиот софтвер нема методи за контрола на податоците (на пример, влезни маски или проверки со користење на регуларни изрази), тогаш податоците може да бидат доста хаотични и несоодветни за анализа. Не треба да очекувате голема корист од таков софтвер.

Модел на управување

Што помага?

• Ако вашиот софтвер може да ги автоматизира процесите, сметајте дека сте го постигнале џекпотот и имате една работа: да ги разберете процесите, да отстраните сè што е непотребно и, заедно со продавачот, да започнете постепена автоматизација. Тогаш секој рутински процес во компанијата ќе има свој одговорен, рокови, пресвртници итн. Многу е погодно да се работи - залудно малите бизниси се плашат од дизајнери на процеси (немаме нотации во RegionSoft CRM, на пример - едноставен уредувач на процеси што може да се чита од човек и господар на процеси).
• Кога е правилно конфигуриран, системот за автоматизација како CRM или ERP го копира вашиот модел на управување и ви овозможува да исклучите сè што е излишно, непотребно, застарено од процесите. Гледањето на вашата компанија однадвор е кул, дури и ако го гледате само вашиот CRM систем.

Што пречи?

Ако автоматизирате неред, добивате автоматизиран хаос. Ова е светата магија на сите развивачи на CRM.

Кога не е потребна автоматизација?

Да, има случаи кога автоматизацијата не е потребна или не вреди да се прави.

• Ако автоматизацијата е поскапа од потенцијалниот приход: сè додека не разберете колку е профитабилен вашиот бизнис и дали е подготвен да инвестира во автоматизација, не треба да ја преземете имплементацијата.
• Ако имате многу малку клиенти и спецификите на бизнисот вклучуваат мал број трансакции (комплексни технолошки индустрии, државни компании со долг работен циклус итн.).
• Ако не сте во можност да обезбедите ефикасна автоматизација: не само купување лиценци, туку и спроведување, рафинирање, обука итн.
• Ако вашиот бизнис се подготвува за реструктуирање.
• Ако немате разбирање за работата на процесите, добро воспоставените односи и сè ви одговара во овој корпоративен хаос. Ако сакате да ја промените ситуацијата, автоматизацијата на процесите ќе биде во ваша корист.

Во принцип, автоматизацијата на компанијата е секогаш благослов, но под еден услов - треба да работите на автоматизација, ова не е волшебно стапче и не е копче „Направи да боли“.

Како да се автоматизира: Брзи совети

Во подножјето на статијата, ќе обезбедиме листа на длабоки и детални написи за различни аспекти на имплементацијата на CRM системите, во кои можете да научите многу корисни работи за автоматизација воопшто. И тука даваме многу кратка листа за проверка на принципите на компетентна автоматизација. Нека има десет заповеди.

1. Треба да се подготвите за автоматизација: да ги прегледате процесите во компанијата, да ги соберете барањата на вработените и одделенијата, да креирате работна група, да ја прегледате ИТ инфраструктурата, да изберете внатрешни експерти, да поминете низ понудите на пазарот.
2. Треба да се автоматизирате во истиот тим со продавачот - верувајте им на компаниите за развој, слушајте ги: тие имаат огромно искуство и понекогаш навистина можат да го спуштат рамениците од она што ви изгледа како корпоративна тага.
3. Нема потреба да брзате - автоматизирајте постепено.
4. Не можете да заштедите на обука: ова не е најскапата услуга во ценовникот на продавачот и тешко е да се прецени. Обучен вработен = бестрашен и брз вработен.
5. Не работете без техничка задача (TOR) - ова е гаранција дека вие и продавачот правилно се разбирате и зборувате на ист јазик. Пренос на зачувани нерви - 100%.
6. Грижете се за безбедноста: контролирајте го методот на испорака на системот, прашајте го продавачот за методите на заштита, проверете дали минималниот минимум е одвојување на нивоата на пристап на вработените до деловите на системот.
7. Рационализирајте ги процесите пред имплементацијата - ќе видите колку работата ќе стане побрза и потранспарентна.
8. Направете ја автоматизацијата континуирана: ажурирајте го инсталираниот софтвер, направете ги сите промени што се случија во компанијата, нарачајте ревизии доколку имате специфични деловни барања.
9. Не штедете на натпревари. Ако сте започнале проект за имплементација, искористете ги сите карактеристики што ви се потребни - задоцнетото разбирање на потребите може да чини.
10. Направете резервни копии. Понекогаш тоа го спасува животот на целата компанија.

Автоматизацијата му е потребна на секој бизнис, а особено на малите и средните - ова не е само ваш внатрешен софтвер, тоа е конкурентна предност поради силниот напредок во работата со клиентите. На крајот на краиштата, ако на сите им одговараа коњ и количка, тешко дека автомобилот ќе беше измислен. Перспективи, тие се во еволуција.

Од 10 до 23 јуни имаме промоција «13 години RegionSoft CRM. Заборавете на суеверието - благодариме за довербата! со поволни услови за купување и попусти.

Нашите корисни статии

За нашиот RegionSoft CRM

CRM++
Фигак-фигак и во производство. Го објавивме RegionSoft CRM 7.0

Имплементација на CRM

CRM систем: комплетен алгоритам за имплементација
Како да не успее имплементацијата на CRM систем?
CRM за мал бизнис: тајни на успешна имплементација
Не ви се допаѓаат CRM системи? Едноставно не знаете како да ги готвите
Дали имплементирате CRM систем? Извадете ги очилата во розова боја
Не го автоматизирајте: лош деловен совет
Вистинска приказна за рекламна агенција од минатото: подеми, падови и имплементација на CRM

За KPI за случајот

KPI систем во компанијата: како да не се обратите за три букви
KPI - три букви на камен на сопнување

Разно интересно

CRM-системи: заштита или закана?
CRM за мал бизнис. Дали ви треба?
CRM-систем: алатка за бизнис 80 lvl
40 „глупави“ прашања за CRM

Извор: www.habr.com