Нашето искуство за работа на далечина во областа на создавање онлајн продавници

Денес, реалноста е дека поради карантинот и коронавирусот, многу компании треба да размислуваат како да обезбедат работа на далечина за своите вработени. Речиси секој ден се појавуваат написи кои ги откриваат и техничките и психолошките аспекти на проблемот со префрлување на работа од далечина. Во исто време, веќе е акумулирано огромно искуство во таква работа, на пример, од хонорарци или оние ИТ компании кои долго време работат со вработени и клиенти кои живеат ширум светот.

Преминувањето на голема ИТ компанија на работа на далечина можеби не е лесна задача. Меѓутоа, во многу случаи можете да поминете со добро познати алатки и техники. Во оваа статија ќе го разгледаме нашето искуство за работа на далечина од техничка страна. Се надеваме дека оваа информација ќе им помогне на компаниите да се прилагодат на новите услови. Би бил благодарен за какви било коментари, предлози и дополнувања.

Далечински пристап до ресурсите на компанијата

Ако некоја ИТ компанија работи во канцеларија, тогаш, по правило, има системски единици, лаптопи, сервери, печатачи и скенери, како и телефони. Сето ова е поврзано на Интернет преку рутер. Во првите години од своето постоење, нашата компанија пласираше токму таква опрема во канцеларијата.

Сега замислете дека треба брзо да ги испратите сите ваши вработени дома во рок од 1-2 дена и за да не запре работата на проекти. Што да направите во овој случај?

Сè е јасно со лаптопите - вработените едноставно можат да ги земат со себе. Системските единици и мониторите се потешки за транспорт, но тоа сепак може да се направи.

Но, што да се прави со серверите, печатачите и телефоните?

Решавање на проблемот со пристап до сервери во канцеларијата

Кога вработените се преселуваат дома, но серверите остануваат во канцеларијата и има кој да се грижи за нив, тогаш останува само да се реши прашањето за организирање безбеден далечински пристап за вработените до серверите на вашата компанија. Ова е работа за системски администратор.

Ако Microsoft Windows Server е инсталиран на канцелариски сервери (како што имавме во првите години на работа), тогаш штом администраторот го конфигурира пристапот до терминалот преку протоколот RDP, вработените ќе можат да работат со серверот од дома. Можно е да мора да купите дополнителни лиценци за пристап до терминалот. Во секој случај, на вработените ќе им треба компјутер со Microsoft Windows дома.

Серверите што работат на Linux OS ќе бидат достапни од дома и без да купуваат лиценци. Администраторот на вашата компанија ќе треба само да го конфигурира пристапот преку протоколи како што се SSH, POP3, IMAP и SMTP.

Ако ова веќе не е направено, тогаш за да ги заштити серверите од неовластен пристап, има смисла администраторот барем да инсталира заштитен ѕид (заштитен ѕид) на канцелариските сервери, како и да постави далечински пристап за вашите вработени користејќи VPN. Ние користиме софтвер OpenVPN, достапен за речиси секоја платформа и оперативен систем.

Но, што да направите ако канцеларијата е целосно затворена со исклучени сите сервери? Остануваат четири опции:

• Ако е можно, целосно префрлете се на облак технологии - користете облак CRM систем, складирајте споделени документи на Google Docs итн.;
• транспортирајте ги серверите до домот на администраторот на системот (тој ќе биде среќен ...);
• транспортирајте ги серверите до некој центар за податоци кој ќе се согласи да ги прифати;
• изнајмување капацитет на серверот во центарот за податоци или во облакот

Првата опција е добра затоа што не треба да префрлате или инсталирате сервери. Резултатите од транзицијата кон технологиите на облак ќе продолжат да ви бидат корисни; тие ќе ви овозможат да заштедите пари и напор за поддршка и одржување.

Втората опција создава проблеми дома за администраторот на системот, бидејќи серверот ќе биде деноноќен и доста бучен. Што ако една компанија нема еден сервер во својата канцеларија, туку цела решетка?

Транспортот на сервери до центар за податоци исто така не е лесен. Како по правило, во центарот за податоци може да се постават само сервери погодни за инсталација на решетката. Во исто време, канцелариите често користат сервери на Big Tower или дури и обични десктоп компјутери. Ќе ви биде тешко да најдете центар за податоци што ќе се согласи да биде домаќин на таква опрема (иако такви центри за податоци постојат; на пример, ги сместивме во центарот за податоци PlanetaHost). Се разбира, можете да го изнајмите потребниот број на лавици и да ја монтирате вашата опрема таму.

Друг проблем со преместувањето на серверите во центарот за податоци е тоа што најверојатно ќе треба да ги промените IP адресите на серверите. Ова, пак, може да бара реконфигурирање на софтверот на серверот или правење промени на лиценците за софтвер доколку тие се поврзани со IP адреси.

Опцијата за изнајмување на капацитетот на серверот во центарот за податоци е поедноставна во смисла да не мора да се транспортираат сервери насекаде. Но, вашиот системски администратор ќе мора повторно да го инсталира целиот софтвер и да ги копира потребните податоци од серверите инсталирани во канцеларијата.

Ако вашите канцелариски технологии се засноваат на користење на Microsoft Windows OS, можете да изнајмите сервер на Microsoft Windows со потребниот број на терминални лиценци во центарот за податоци. Земете една таква лиценца за секој од вашите вработени кои работат со серверот од далечина.

Изнајмувањето физички сервери може да биде 2-3 пати поевтино од изнајмувањето виртуелни сервери во облакот. Но, ако ви треба многу малку енергија, а не цел сервер, тогаш опцијата за облак може да биде поевтина.

Зголемената цена на ресурсите на облакот е последица на резервирањето на хардверските ресурси во облакот. Како резултат на тоа, облакот може да работи посигурно од изнајмен физички сервер. Но, тука веќе треба да ги процените ризиците и да ги броите парите.

Што се однесува до нашата компанија, која се занимава со создавање онлајн продавници, сите потребни ресурси одамна се наоѓаат во центрите за податоци и се достапни од далечина. Станува збор за сопствени и изнајмени физички сервери кои се користат за хостирање продавници, како и виртуелни машини за развивачи на софтвер, дизајнери на распоред и тестери.

Пренесување работни станици од канцеларија до дома

Како што веќе рековме, вработените едноставно можат да ги земат своите работни компјутери со себе - лаптопи или системски единици со монитори. Доколку е потребно, можете да купите нови лаптопи за вработените и да ги доставите до вашиот дом. Се разбира, ќе треба да го инсталирате потребниот софтвер на нови компјутери, што ќе доведе до дополнително време.

Ако вработените веќе имаат домашни компјутери со Microsoft Windows, тие можат да ги користат како терминали на Microsoft Windows Server или за пристап до сервери со Linux. Ќе биде доволно да го конфигурирате VPN пристапот.

Нашите вработени работат и на Windows и на Linux. Имаме многу малку сервери на Microsoft Windows, така што нема потреба да купуваме лиценци за терминали за овој оперативен систем. Што се однесува до пристапот до ресурсите лоцирани во центрите за податоци, тој е организиран со користење на VPN и дополнително е ограничен со заштитни ѕидови инсталирани на секој сервер.

Не заборавајте да им обезбедите на вработените кои работат од дома слушалки (слушалки со микрофон) и видео камера. Ова ќе ви овозможи да комуницирате од далечина со голема ефикасност, речиси како во канцеларија.

Многу луѓе се обидуваат да контролираат што прават вработените дома за време на работното време со инсталирање на разни специјализирани монитори на нивните компјутери. Ние никогаш не го правевме ова, само ги контролиравме резултатите од работата. Како по правило, ова е сосема доволно.

Што да направите со печатачот и скенерот

На развивачите на софтвер на веб-страници ретко им се потребни печатачи и скенери. Меѓутоа, ако таквата опрема е неопходна за вработените, ќе се појави проблем при префрлање на работа на далечина.


Вообичаено, во канцеларијата е инсталиран мрежен MFP, кој е брз, голем и тежок. Да, може да се испрати до домот на вработениот кој треба најчесто да печати и скенира. Доколку, се разбира, овој вработен има можност да биде домаќин.

Но, ако многу од вашите вработени често скенираат и печатат документи, ќе мора да купите MFP и да го инсталирате во нивниот дом или да ги промените деловните процеси на компанијата.

Како алтернатива за транспорт и купување на нови MFP, постои забрзана транзиција кон електронско управување со документи секогаш кога е можно.

Работа со хартиени и електронски документи

Најдобро е ако, пред да се префрлите на работа од далечина, успеете да го пренесете целиот тек на документи во електронска форма. На пример, го користиме DIADOK за размена на сметководствени документи и плаќање сметки преку клиентската банка.

При имплементирање на таков систем, ќе биде неопходно на сите вработени вклучени во управувањето со електронски документи (на пример, сметководители) да им се обезбедат клучеви со подобрен квалификуван електронски потпис. Можеби ќе биде потребно извесно време за да добиете такви приврзоци, па затоа е подобро да го разгледате ова прашање однапред.

Во DIADOK (како и во слични услуги) можете да поставите роаминг со други оператори за управување со електронски документи. Ова ќе биде потребно ако договорните страни користат системи за управување со документи различни од вашите.

Ако вие или некои од вашите договорни страни работите со документи на старомоден начин, ќе мора да испраќате и примате редовни писма во хартија со посета на пошта или повикувајќи се на курири. Во случај на карантин, таквите операции ќе мора да се сведат на минимум.

Што да се прави со телефонијата

Во првите години од работењето, нашата компанија користеше фиксни и мобилни телефони. Сепак, многу брзо сфативме дека со голем број вработени и клиенти ни треба некое поадекватно решение.

Најпогодна опција за нас беше виртуелниот PBX од MangoTelecom. Со негова помош се ослободивме од поврзувањето со градските телефонски броеви (а со тоа и физичката локација на канцеларијата). Исто така, добивме можност да го интегрираме PBX со нашиот CRM, да снимаме разговори за поддршка на клиентите со клиенти, да поставиме пренасочување повици итн.

Следно, можете да ја инсталирате виртуелната апликација PBX на вашиот паметен телефон, лаптоп или десктоп компјутер. Ова ќе ви овозможи да повикувате руски броеви или да примате повици по домашни цени, дури и од странство.

Така, виртуелниот PBX ви овозможува да го направите движењето на вработените од канцеларија до дома речиси незабележливо од гледна точка на деловниот континуитет.

Ако користите канцелариска PBX и неговото исклучување е неизбежно кога се движите, размислете да се префрлите на виртуелна PBX. Проверете кај вашиот телефонски провајдер за да видите дали е можно да се овозможи пренасочување повици од фиксни PBX броеви на дојдовни виртуелни PBX броеви. Во овој случај, кога ќе се префрлите на виртуелна PBX, нема да ги изгубите дојдовните повици.

Што се однесува до повиците меѓу вработените, кога работите со виртуелен PBX, таквите повици, по правило, не се наплаќаат.

Далечинско селекција и обука на вработените

Кога го надополнувавме нашиот персонал, во првите години од работењето на нашата компанија, секогаш поканувавме кандидати во канцеларијата, правевме класични интервјуа и дававме задачи. Следно, обезбедивме индивидуална обука за новодојдените во канцеларијата.

Меѓутоа, со текот на времето, целосно се префрливме на далечинско регрутирање.

Примарната селекција може да се изврши со помош на тестови прикачени на слободното работно место на веб-страницата на HH или која било друга услуга за регрутирање. Мора да се каже дека кога се правилно дизајнирани, овие тестови можат да филтрираат значителен број кандидати кои не ги исполнуваат условите.

И тогаш сè е едноставно - користиме Skype. Користејќи Skype и секогаш со вклучена видео камера, можете да спроведете интервју не помалку ефикасно отколку ако кандидатот седеше до вас на масата.

Иако има одредени недостатоци, Skype исто така има многу важни предности во однос на слични системи. Пред сè, преку Skype можете да организирате демонстрација на работната површина на вашиот компјутер, а тоа е многу неопходно кога предавате и разговарате за работни прашања. Следно, Skype е бесплатен, достапен на сите главни платформи и лесен за инсталирање на вашиот компјутер или паметен телефон.

Ако треба да организирате состанок или обука за неколку вработени, тогаш едноставно креирајте група на Skype. Со споделување на нивната работна површина, презентерот или наставникот може да им ги обезбеди на учесниците на состанокот сите потребни материјали. Во прозорецот за разговор, можете да објавувате врски, текстуални пораки, да разменувате датотеки или да водите дијалози.

Покрај часовите на Skype, подготвуваме едукативни филмови (користејќи ја програмата Camtasia Studio, но можете да го користите она на што сте навикнати). Ако овие филмови се само за внатрешна употреба, тогаш ги објавуваме на нашите сервери, а ако за сите, тогаш на YouTube.

Во повеќето случаи, оваа комбинација на едукативни филмови, часови во групи на Skype со дијалози и десктоп демонстрации, како и индивидуална комуникација помеѓу наставникот и учениците ни овозможува да спроведеме обука целосно од далечина.

Да, постојат услуги дизајнирани да покажат десктоп на група корисници, да спроведуваат вебинари, па дури и платформи за обука (вклучувајќи ги и бесплатните). Но, за сето ова треба да платите или со пари или време потрошено за учење како да работите со платформата. Бесплатните платформи на крајот може да станат платени. Во исто време, способностите на Skype ќе бидат доволни во многу случаи.

Соработка на проекти

Кога работиме заедно на проекти, одржуваме дневни и неделни состаноци, користиме програмирање во парови и прегледи на кодови. Скајп групи се создадени за состаноци и преглед на кодови, а доколку е потребно се користат десктоп демонстрации. Што се однесува до кодот, тој е зачуван во нашиот GitLab сервер, кој се наоѓа во центарот за податоци.

Организираме заедничка работа на документи користејќи Google Docs.

Дополнително на сето ова, имаме внатрешна база на знаење на Klondike, интегрирана со системот за обработка на апликации и планирање ресурси (нашиот CRM и ERP). Ние ги создадовме и подобривме овие алатки, хостирани на сервери во центарот за податоци, со текот на годините. Тие ни овозможуваат ефикасно да обработуваме бројни барања од нашите клиенти, да доделуваме извршители, да водиме дискусии за апликациите, да го евидентираме работното време и да правиме многу повеќе.

Најверојатно, вашата компанија веќе користи нешто слично, а кога се префрлате на далечинска работа за вработените, ќе биде доволно да обезбедите далечински пристап до соодветните ресурси.

Далечинска корисничка поддршка

Нашите корисници се сопственици и менаџери на онлајн продавници кои работат во скоро сите региони на Русија. Се разбира, ние им обезбедуваме поддршка од далечина.

Нашиот тим за поддршка работи преку систем за билети, одговара на прашања преку е-пошта и телефон и разговара преку административната веб-страница на онлајн продавницата и веб-страницата на нашата компанија.

Во фазата на дискусија за задачи, ги користиме сите инстант-месинџери достапни на клиентот, на пример, Telegram, WhatsApp, Skype.

Понекогаш има потреба да се види што прави клиентот на неговиот компјутер. Ова може да се направи преку Skype во демо-режим на работната површина.

Доколку е потребно, можете да работите од далечина на компјутерот на корисникот користејќи алатки како што се TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk итн. За да ги користи овие алатки, клиентот ќе мора да инсталира соодветен софтвер на својот компјутер.

Поставување VPN пристап

Имаме OpenVPN сервери инсталирани на виртуелни машини лоцирани во различни центри за податоци (со користење на Debian 10 OS). Клиентот OpenVPN е инсталиран на работните компјутери на нашите вработени во Debian, Ubuntu, MacOS и Microsoft Windows.

На Интернет можете да најдете многу упатства за инсталирање на серверот и клиентот OpenVPN. Можете исто така да го користите мојот Водич за инсталација и конфигурација на OpenVPN.

Мора да се каже дека рачната процедура за креирање клучеви за вработените е многу мачна. За да се осигураме дека поврзувањето на нов корисник не трае повеќе од десет секунди, користиме скрипта слична на онаа подолу под спојлерот.

Скрипта за креирање клучеви

#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"

Кога ќе се стартува, на оваа скрипта му се предава корисничкиот ID (со користење на латински букви) како параметар.

Скриптата ја бара лозинката на авторитетот за сертификати, која се создава при инсталирање на серверот OpenVPN. Следно, оваа скрипта создава директориум со сите потребни сертификати и конфигурациски датотеки за клиентите на OpenVPN, како и датотека со документација за инсталирање на клиентот OpenVPN.

Кога креирате датотеки за конфигурација и документација, change_me се заменува со корисничкиот ID.

Следно, директориумот со сите потребни датотеки е спакуван и испратен до администраторот (адресата е означена директно во скриптата). Останува само да се препрати добиената архива до корисникот на неговата адреса за е-пошта.

Се надеваме дека ќе можете корисно да го искористите периодот на присилно затворање дома. Совладувајќи ги техниките на работа без канцеларија, може да продолжите активно да ја користите работата на далечински вработени.

Среќно со вашиот потег и плодна работа од дома!

Извор: www.habr.com