Создавање корпоративни разговори и видео конференции со користење на Zeextras Team

Историјата на е-поштата датира неколку децении наназад. За ова време, овој стандард на корпоративна комуникација не само што не застари, туку секоја година станува сè попопуларен поради воведувањето на системи за соработка во различни претпријатија, кои, по правило, се базираат конкретно на е-пошта. Сепак, поради недоволната ефикасност на е-поштата, се повеќе корисници го напуштаат во корист на текстуални разговори, гласовни и видео повици и видео конференции. Ваквите методи на корпоративна комуникација им помагаат на вработените да заштедат многу време и, како резултат на тоа, да бидат поефикасни и да донесат повеќе пари за компанијата.

Сепак, употребата на разговори и видео комуникации за решавање на работните прашања често доведува до појава на нови закани за безбедноста на информациите на претпријатието. Факт е дека во отсуство на соодветно корпоративно решение, вработените можат самостојно да почнат да кореспондираат и да комуницираат во јавните служби, што може да доведе до истекување на важни информации. Од друга страна, менаџментот на претпријатието не е секогаш подготвен да одвои средства за имплементација на корпоративни платформи за видео конференции и разговори, бидејќи многумина се уверени дека повеќе го одвлекуваат вниманието на вработените од работата отколку што ја зголемуваат нивната ефикасност. Излез од оваа ситуација може да биде распоредувањето на корпоративен разговор и видео конференции врз основа на постоечките информациски системи. Оние кои користат Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition како платформа за соработка може да го решат прашањето за создавање корпоративен разговор и видео конференции со Zeextras Team, решение кое додава многу нови функции поврзани со корпоративна онлајн комуникација на Zimbra OSE.

Zextras Team доаѓа во две изданија: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro, и се разликуваат во множеството обезбедени функции. Првата опција за испорака е потполно бесплатна и ви овозможува да организирате текстуални разговори и во формати на еден-на-еден и во групни разговори, како и еден-на-еден видео разговори и аудио повици врз основа на Zimbra OSE. Во овој случај, сите овие функции ќе бидат достапни директно од веб-клиентот Zimbra OSE. Покрај тоа, корисниците на Zextras Team Basic можат да ја користат мобилната апликација, достапна на платформите iOS и Android. Овие апликации ви овозможуваат пристап до приватни и текстуални разговори, а во иднина ќе ви дозволуваат да остварувате видео повици. Веднаш да забележиме дека за видео разговори и аудио повици, на корисниците на Zextras Team ќе им треба веб-камера и/или микрофон што работи правилно.

Но, Zextras Team Pro обезбедува многу побогата функционалност. Покрај веќе наведените можности, корисниците на Zeextras Team ќе имаат можност да креираат видео конференции за голем број вработени. Ова ви овозможува да одржувате состаноци меѓу вработените кои се географски лоцирани на различни места и со тоа да заштедите време што претходно беше потрошено за собирање на учесниците на состанокот во една просторија и да го потрошите на подлабинско проучување на прашањата или на решавање конкретни работни задачи.

Zextras Team Pro исто така ви овозможува да креирате виртуелни простори и виртуелни состаноци за вработените. Просторот може да содржи неколку сали за состаноци одеднаш, во кои различни учесници во просторот можат да разговараат за заеднички теми. На пример, размислете за претпријатие кое има оддел за продажба од 16 луѓе. Од нив, 5 вработени работат во b2c продажба, 5 вработени вршат b2b продажба, а уште 5 вработени работат во b2g. Целиот оддел е раководен од раководителот на одделот за продажба.

Бидејќи сите вработени работат во ист оддел, би било мудро да се создаде заеднички простор за да разговараат за сите теми што го засегаат секој вработен во продажба. Во исто време, често се појавуваат теми кои се однесуваат само на оддел кој работи, на пример, со b2b. Се разбира, вработените во одделот за продажба кои работат во други области немаат потреба да учествуваат во дискусии на такви теми, но раководителот на одделот треба да учествува во дискусиите на секој оддел. Токму затоа, во рамките на просторот наменет за потребите на одделот за продажба, во рамките на просторот доделен за потребите на одделот за продажба е можно да се издвојат посебни виртуелни состаноци за да можат во секој од нив вработените да комуницираат меѓу себе и со раководителот на одделот. Во исто време, самиот менаџер ќе ги има сите три виртуелни состаноци погодно собрани во посебен простор. И ако сметате дека целата комуникација се одвива на серверите на компанијата и податоците не се пренесуваат никаде од нив, тогаш таквите разговори може да се наречат сосема безбедни во однос на безбедноста на информациите. Надвор од одделот за продажба, концептот на простори и виртуелни сали за состаноци може да се примени на целото претпријатие.

Покрај видео состаноци, на корисниците им се достапни и аудио повици. Покрај фактот што многу помалку ги вчитуваат каналите за комуникација, многу вработени честопати едноставно се срамат да комуницираат во видео формат и честопати дури и ја прикриваат веб камерата на нивните лаптопи.

Покрај видео разговорите и аудио повиците со вработените, тимот на Zextras ви овозможува да креирате видео разговори и аудио повици со кој било корисник кој не е вработен во претпријатието со генерирање и испраќање специјална врска за да се приклучи на состанокот. Бидејќи тимот на Zextras бара само модерен прелистувач, користејќи ја оваа функција секогаш можете брзо да комуницирате со клиент или друга страна во случаи кога редовната кореспонденција би одземала премногу време. Дополнително, тимот на Zextras поддржува споделување датотеки, кое вработените може да го испраќаат еден на друг директно за време на видео повик или текстуален разговор.

Невозможно е да не се спомене специјалната мобилна апликација Zextras Team, која им овозможува на вработените да учествуваат во корпоративни разговори додека не се на своето работно место. Апликацијата е достапна за платформите iOS и Android, а во моментов им овозможува на корисниците:

• Водете кореспонденција со примање и испраќање пораки на вашиот паметен телефон
• Креирајте, бришете и придружете се на приватни разговори
• Креирајте, бришете и придружете се на групни разговори
• Приклучете се на виртуелни простори и разговори, како и креирајте и бришете ги
• Поканете ги корисниците на виртуелни простори и разговори, или обратно, отстранете ги од таму
• Примајте притисни известувања и воспоставете сигурна врска со корпоративниот сервер.

Во иднина, апликацијата ќе додаде можности за приватна видео комуникација, како и видео конференции и функција за споделување датотеки.

Друга интересна карактеристика на Zextras Team е можноста за емитување на содржината на екранот на компјутерот во реално време, како и пренос на контролата врз него на друг корисник. Оваа функција може да биде многу корисна при спроведување на вебинари за обука, за време на кои е неопходно вработените да се запознаат со новиот интерфејс. Оваа функција може да му помогне и на одделот за ИТ на претпријатието да им помогне на вработените да ги решат проблемите со нивните компјутери без физичко присуство на ИТ лице.

Така, Zeextras Team е комплетно решение за организирање удобна онлајн комуникација помеѓу вработените и во внатрешната мрежа на претпријатието и пошироко. Поради фактот што Zextras Backup е способен целосно да направи резервна копија на сите информации што се генерираат во тимот на Zextras, информациите од таму нема да се изгубат никаде, а во зависност од сериозноста на безбедносните политики, администраторот на системот ќе може самостојно да го конфигурира различни ограничувања за корисниците.

За сите прашања поврзани со Zextras Suite, можете да контактирате со Претставникот на Zextras Екатерина Триандафилиди преку е-пошта [заштитена по е-пошта]

Извор: www.habr.com