Направи сам дигитална трансформација на малите бизниси

Честа грешка на бизнисмените почетници е тоа што не посветуваат доволно внимание на собирање и анализа на податоци, оптимизирање на работните процеси и следење на клучните индикатори. Ова резултира со намалена продуктивност и неоптимално губење време и ресурси. Кога процесите се лоши, треба да ги коригирате истите грешки неколку пати. Како што се зголемува бројот на клиенти, услугата се влошува, а без анализа на податоци нема јасно разбирање за тоа што треба да се подобри. Како резултат на тоа, одлуките се носат по желба.

За да биде конкурентен, модерен бизнис, покрај квалитетни производи и услуги, мора да има транспарентни процеси и да собира аналитички податоци. Без ова, тешко е да се разбере вистинската состојба на работите во бизнисот и да се донесат правилни одлуки. Затоа, важно е да ги имате во вашиот арсенал потребните алатки кои не само што се погодни за употреба, туку и ви овозможуваат да ја поедноставите вашата работа и да создадете најтранспарентни можни процеси.

Денес има огромен број алатки и решенија. Но, повеќето претприемачи не ги користат затоа што или не ја гледаат вредноста во нив, или не разбираат како да ги користат, или се скапи, или комплицирани, или 100500 повеќе. Но, оние кои го сфатиле, пронашле или создале такви алатки за себе веќе имаат предност на среден рок.

Повеќе од 10 години создавам ИТ производи и решенија кои им помагаат на бизнисите да го зголемат профитот преку автоматизација и дигитална трансформација на процесите. Помогнав да се најдат десетици стартапи и создадов десетици онлајн алатки кои ги користат стотици илјади луѓе ширум светот.

Еве еден од добрите примери во мојата пракса што ги покажува придобивките од дигиталната трансформација. За една мала американска адвокатска фирма, мојот тим и јас создадовме алатка за генерирање правни документи, што им овозможи на адвокатите побрзо да генерираат документи. И подоцна, откако ја проширивме функционалноста на оваа алатка, создадовме онлајн услуга и целосно ја трансформиравме компанијата. Сега тие ги опслужуваат клиентите не само во нивниот град, туку и низ целата земја. Во текот на три години, капитализацијата на компанијата порасна неколку пати.

Во оваа статија ќе споделам со вас вистинско искуство за создавање транспарентен систем за следење на клучните деловни показатели. Ќе се обидам да ја всадам вредноста на користењето дигитални решенија, ќе покажам дека не е тешко и не секогаш скапо. Значи, ајде да одиме!

Како започна сето тоа

Ако сакате да имате нешто што никогаш не сте го имале, ќе мора да направите нешто што никогаш не сте го направиле.
Coco Chanel

На жена ми и здодеа да биде на породилно отсуство и решивме да отвориме мал бизнис - детска игротека. Бидејќи имам сопствен бизнис, мојата сопруга целосно се грижи за просторијата за игри, а јас помагам со стратешки прашања и развој.

Деталите за отворање бизнис се сосема друга приказна, но во фазата на собирање податоци и анализа на конкурентите, освен што ги истакнавме конкретните проблеми на овој бизнис, обрнавме внимание и на проблемите на внатрешните процеси со кои повеќето конкуренти не се мачеа. .

На мое изненадување, во 21 век речиси никој не чуваше CRM во каква било форма; многумина водеа записи во писмена форма, во тетратки. Во исто време, самите сопственици се пожалија дека вработените крадат, грешат при пресметувањето и мораат да потрошат многу време за повторно пресметување и проверка со записи во сметководствената книга, податоците за резервациите и депозитите се губат, клиентите заминуваат од непознати причини. нив.

Анализирајќи ги собраните податоци, сфативме дека не сакаме да ги повторуваме нивните грешки и ни треба транспарентен систем кој ќе ги намали овие ризици на минимум. Како прво, почнавме да бараме готови решенија, но не можевме да најдеме такви што целосно ги задоволуваат нашите барања. И тогаш решив да направам свој систем, иако не идеален, но работен и ефтин (речиси бесплатен).

При изборот на алатка, ги земав предвид следните критериуми: треба да е ефтин, да е флексибилен и достапен и да биде лесен за употреба. Можев да напишам полноправен, моќен и скап систем за овој бизнис, но имавме малку време и мал буџет, плус не разбравме целосно дали нашиот проект ќе работи и би било неразумно да потрошиме многу ресурси на овој систем. Затоа, во моментот на тестирање на хипотезата, решив да започнам со MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) и да направам работна верзија во најкус можен рок со минимална инвестиција, а со текот на времето да ја завршам или повторно да ја направам.

Како резултат на тоа, мојот избор падна на услугите на Google (Drive, Sheets, Calendar). Главниот извор на влезно/излезни информации се Google Sheets, бидејќи мојата сопруга има искуство со работа со табели, таа може сама да прави промени доколку е потребно. Го земав предвид и фактот дека алатката ќе ја користат и вработени кои можеби не се многу добри во користење на компјутер, а да ги научиш како да внесуваат податоци во табела ќе биде многу полесно отколку да ги научиш како да работат со некои специјализирани програма како 1C.

Податоците внесени во табелите се менуваат во реално време, односно во секое време можете да ја видите состојбата на работите на компанијата, вградена е безбедноста, можете да го ограничите пристапот до одредени лица.

Развој на архитектура и структура на податоци

Детската игротека обезбедува неколку основни услуги.

• Стандардна посета - кога клиентот купува време поминато во игротеката на неговите деца.
• Надгледувана посета - кога клиентот купува време поминато во игротеката на неговите деца и плаќа дополнително за надзор. Односно, клиентот може да го остави детето и да се занимава со својата работа, а работникот во собата ќе го гледа и ќе си игра со детето за време на отсуството на родителот.
• Отворен роденден — клиентот изнајмува посебна маса за храна и седење гости и плаќа за стандардна посета на просторијата за игри, додека собата работи како и обично.
• Затворен роденден — клиентот го изнајмува целиот простор, за време на периодот на изнајмување собата не прифаќа други клиенти.

Важно е сопственикот да знае колку луѓе ја посетиле собата, на која возраст биле, колку време поминале, колку пари заработиле, колку трошоци имало (често се случува администраторот да треба да купи нешто или да плати за нешто, на пример, испорака или вода), Колку родендени имаше?

Како и секој ИТ проект, започнав со размислување низ архитектурата на идниот систем и разработувајќи ја структурата на податоците. Со оглед на тоа што сопругата е задолжена за бизнисот, таа знае се што треба да види, контролира и владее, па се однесуваше како клиент. Заедно спроведовме бура на идеи и изготвивме барања за системот, врз основа на кои размислував за функционалноста на системот и ја создадов следнава структура на датотеки и папки во Google Drive:

Документот „Резиме“ содржи општи информации за компанијата: приходи, расходи, аналитика

Документот за трошоци содржи информации за месечните трошоци на компанијата. За поголема транспарентност, поделени во категории: канцелариски трошоци, даноци, персонални трошоци, трошоци за рекламирање, други трошоци.

Месечни трошоци

Збирна табела на трошоци за годината

Папката Приходи содржи 12 датотеки на Google Sheets, по една за секој месец. Ова се главните работни документи кои вработените ги пополнуваат секојдневно. Тие содржат задолжителен таб и картички на контролната табла за секој работен ден. Картичката на контролната табла ги прикажува сите потребни информации за тековниот месец за брзо разбирање на работите, а исто така ви овозможува да поставувате цени и да додавате услуги.

Картичка табла

Дневен таб

Во процесот на развој на бизнисот почнаа да се појавуваат дополнителни потреби во форма на попусти, претплати, дополнителни услуги и настани. Сето ова го имплементиравме со текот на времето, но овој пример ја покажува основната верзија на системот.

Создавање на функционалност

Откако ги сфатив главните индикатори, ја разработив архитектурата и размената на податоци помеѓу ентитетите, започнав со имплементација. Првото нешто што го направив беше да создадам документ на Google Sheet во мојата папка за приходи. Направив две јазичиња во него: контролна табла и првиот ден од месецот, во кои ја додадов следната табела.

Главен работен лист

Ова е главниот работен лист со кој ќе работи администраторот. Тој само треба да ги пополни бараните полиња (означени со црвено), а системот автоматски ќе ги пресмета сите потребни индикатори.

За да се намалат грешките во внесувањето и практичноста, полето „Тип на посета“ беше имплементирано како паѓачка листа на обезбедените услуги, кои можеме да ги уредиме на страницата на контролната табла. За да го направите ова, додаваме потврда на податоците во овие ќелии и го означуваме опсегот од кој треба да се земат податоците.

За да ја намалам човечката грешка во пресметките, додадов автоматско пресметување на часовите што клиентот ги поминал во собата и износот на пари што треба да се плати.

За да го направите ова, администраторот мора едноставно да го означи времето на пристигнување на клиентот (колона Е) и времето на поаѓање (колона F) во формат HH: MM. За да го пресметам вкупното време што клиентот го поминува во просторијата за игри, ја користам оваа формула:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

За автоматско пресметување на износот на пари за користење услуги, моравме да користиме посложена формула, бидејќи цената на еден час може да варира во зависност од видот на услугата. Затоа, морав да ги поврзам податоците со табелата за услуги на страницата со контролната табла користејќи ја функцијата QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Покрај главните дејства, додадов дополнителни функции за отстранување на несаканите грешки IFERROR или ISBLANK, како и функцијата ROUNDDOWN - за да не се замарам со ситниците, конечниот износ го заокружив надолу, кон клиентот.

Покрај главниот приход (време за изнајмување), во детската игротека има дополнителен приход во вид на услуги или продажба на играчки, а вработените прават некои ситни трошоци, на пример, плаќање вода за пиење или купување бонбони за комплименти, сето ова исто така мора да се земе предвид.

Затоа, додадов уште две табели во кои ќе ги запишеме овие податоци:

За полесно да се работи со знаците, ги обоив и додадов условно форматирање на ќелиите.

Главните табели се подготвени, сега треба да ги ставите главните показатели во посебна табела за да можете јасно да видите колку сте заработиле во еден ден и колку од овие пари има во касата и колку има на картичката.

За да ги вкупам парите по тип на плаќање, повторно ја користев функцијата QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

На крајот на работниот ден, администраторот треба само да ги провери повторно приходите и да не мора да прави рачна повторна пресметка. Не присилуваме лице да врши дополнителна работа, а сопственикот може да ја погледне и контролира ситуацијата во секое време.

Сите потребни табели се подготвени, сега само ќе ја дуплираме картичката за секој ден, ќе ја нумерираме и ќе го добиеме следново.

Одлично! Скоро сè е подготвено, останува само да се прикажат сите главни индикатори за месецот на табот на контролната табла.

За да го добиете вкупниот приход за месецот, можете да ја напишете следната формула

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

каде што D1 е ќелијата со дневен приход, а „1“, „2“ и така натаму се името на јазичето. На истиот начин добивам податоци за дополнителни приходи и расходи.

За јасност, решив да ја прикажам вкупната профитабилност по категорија. За да го направам ова, морав да направам комплексен избор и групирање од сите јазичиња, а потоа да ги филтрирам и отстранам празните и непотребните линии.

Профитабилност по категорија

Главната алатка за сметководство за приходи е подготвена, сега само ќе ја дуплираме датотеката за секој месец од годината.

Откако создадов алатка за сметководство и следење на приходите, се зафатив со креирање табела за расходи во која ќе ги земеме предвид сите месечни трошоци: кирија, платен список, даноци, набавка на стоки и други трошоци.

Во папката за тековната година, создадов документ на Google Sheet и додадов 13 јазичиња, контролна табла и дванаесет месеци на него.

Картичка табла

За јасност, во табот на контролната табла ги сумирав сите потребни информации за финансиските трошоци за годината.

И во секоја месечна картичка создадов табела во која ќе ги следиме сите парични трошоци на компанијата по категорија.

Картичка за месец

Се покажа дека е многу погодно, сега можете да ги видите и контролирате сите трошоци на компанијата, а доколку е потребно, да ја погледнете историјата, па дури и да направите аналитика.

Бидејќи информациите за приходите и расходите се наоѓаат во различни датотеки и не се многу погодни за следење, решив да создадам една датотека во која ги составив сите релевантни информации потребни за сопственикот да ја контролира и управува компанијата. Оваа датотека ја нареков „Резиме“.

стожерна табела

Во оваа датотека создадов табела која прима месечни податоци од табели, за ова ја користев стандардната функција:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

каде што го пренесувам ID на документот како прв аргумент, а увезениот опсег како втор параметар.

Потоа го составив годишниот биланс: колку е заработено, колку е потрошено, колкав е профитот, профитабилност. Визуелизирани потребни податоци.

И за погодност, така што сопственикот на бизнисот може да ги види сите податоци на едно место и да не поминува низ датотеки, ја интегрирав можноста за избор на кој било месец од годината и прикажување на клучните индикатори во реално време.

За да го направите ова, создадов врска помеѓу месецот и ID на документот

Потоа создадов паѓачка листа користејќи „Податоци -> Валидација на податоци“, го наведов опсегот на врската и го конфигурирав увозот со динамична врска до документот

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Заклучок

Како што можете да видите, подобрувањето на процесите во вашиот бизнис не е толку тешко како што може да изгледа и не треба да имате никакви супер вештини за да го направите тоа. Се разбира, овој систем има многу недостатоци и како што расте бизнисот ќе биде невозможно да се користи, но за мал бизнис или на почеток кога се тестира хипотеза, ова е одлично решение.

Оваа соба за игри работи на ова решение веќе трета година, а дури оваа година, кога веќе јасно ги разбираме сите процеси, го познаваме нашиот клиент и пазарот. Решивме да создадеме полноправна алатка за управување со онлајн бизнис. Демо апликација во Google Drive

PS

Користењето на Google Sheets за следење на вашиот бизнис не е многу погодно, особено од вашиот телефон. Така направив PWA апликација, кој ги прикажува сите клучни деловни показатели во реално време во пригоден формат

Извор: www.habr.com