Како да се организира хакатон како студент 101. Прв дел

Здраво на сите, веќе неколку пати наидов на написи за хакатоните: зошто луѓето одат таму, што функционира, што не. Можеби луѓето ќе бидат заинтересирани да слушнат за хакатоните од другата страна: од страната на организаторот. Ве молиме имајте предвид дека зборуваме за Велика Британија; организаторите од Русија може да имаат малку поинакво мислење за ова прашање.

Мала позадина: јас сум студент во 3-та година на Империал колеџ во Лондон, програмер, живеам овде веќе 7 години (можеби настрада квалитетот на рускиот текст), лично учествував на 6 хакатони, вклучувајќи го и овој што ќе зборувај за сега. На сите настани присуствував лично јас, така што има малку субјективност. На дотичниот хакатон 2 пати бев учесник и 1 пат организатор. Се вика IC Hack, создаден од студенти волонтери и ми потроши 70-80 часа од слободното време оваа година. Еве ја веб-страницата на проектот и неколку фотографии.

Хакатоните обично се организираат или од компании (големината на самата компанија овде не е важна) или од универзитети. Во првиот случај, има значително помалку прашања за организацијата. Спонзорствата ги обезбедува самата компанија, обично се ангажира агенција за организирање на настанот (понекогаш и самите вработени се вклучени во организацијата 100%), жирито се регрутира од вработените и често добива тема на која се предлага да се направи проект. Сосема друга работа се универзитетските хакатони, кои исто така се поделени во две категории. Првиот е од интерес за малите универзитети со мало искуство во спроведување на вакви настани. Тие се организирани преку MLH (Major League Hacking), кој ја презема одговорноста за речиси целиот процес.

MLH е таа која се справува со спонзорството, зазема најголем дел од местата во жирито и ги учи студентите како да водат хакатони во процесот. Примери за такви настани вклучуваат HackCity, Royal Hackaway и други. Главната предност е стабилноста. Сите хакатони организирани на овој начин се многу слични еден на друг, го следат истото сценарио, имаат слични спонзори и не бараат посебна подготовка од студентите кои ги спроведуваат овие настани. Недостатоците се очигледни: настаните не се многу различни едни од други, дури и до наградните категории. Друг недостаток е малата сума на финансирање (од официјалната веб-страница на Royal Hackaway 2018 можете да видите дека златен спонзор им носи 1500 GBP) и многу слабиот избор на „swag“ (бесплатна стока донесена од компаниите спонзори). Од мое искуство можам да кажам дека ваквите настани не се многу големи по големина, се пријателски расположени за почетници и речиси секогаш можете да набавите билети за нив (се мислев да одам или не 3 дена, но ни половина од билетите не беа продадени ) и многу често имаат слични конкурентски тимови (70-80% од сите проекти се поврзани со веб апликации). Затоа, не е многу тешко за „хипстерските“ тимови да се издвојат од нивната позадина.

PS Билетите се скоро секогаш бесплатни; продажбата на билет за хакатон се смета за лоша форма.

Сега кога накратко зборував за алтернативите, да се вратиме на главната тема на постот: хакатоните организирани од независни студентски ентузијасти. За почеток, кои се овие студенти и која е всушност придобивката од организирање на ваков настан? Повеќето од овие луѓе се чести учесници на хакатоните, знаат што функционира добро, а што не, и сакаат хакатон со предност и идеално искуство за неговите учесници. Главната предност овде е искуството, вклучувајќи лично учество/победа на други хакатони. Возраст и искуство се движат од 1-ва година диплома до 3-та година докторат. Различни се и факултетите: има биохемичари, но во најголем дел тие се студенти-програмери. Во нашиот случај, официјалниот тим броеше 20 луѓе, но реално имавме уште 20-25 волонтери кои помагаа со што е можно помали задачи. Сега е поинтересно прашање: како е можно да се организира настан споредлив во обем со хакатоните што ги одржуваат индустриските гиганти (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - ова се некои од оние хакатони на кои јас лично присуствував, и колосални организациски се работеше таму)?

Да почнеме со првиот очигледен проблем: буџетот. Мал спојлер: организирањето вакви настани дури и на вашиот сопствен универзитет (каде киријата е ниска/без кирија) може лесно да чини 50.000 GBP и да се најде таква сума е многу тешко. Главниот извор на овие пари се спонзорите. Тие можат да бидат или внатрешни (други универзитетски заедници кои сакаат да се рекламираат и регрутираат нови членови) или корпоративни. Процесот со внатрешни спонзори е прилично едноставен: познаници, професори и тутори кои ги администрираат овие заедници. За жал, нивниот буџет е мал и во некои случаи претставува услуги (поставете грицки во нивниот шкаф, позајмувајте 3Д принтер итн.) наместо пари. Затоа, можеме само да се надеваме на корпоративно спонзорство. Која е придобивката за компаниите? Зошто сакаат да вложат пари на овој настан? Вработување на нов перспективен персонал. Во нашиот случај, 420 учесници, што е рекорд за ОК. Од нив, 75% се студенти на Империјалниот колеџ (во моментов број 8 универзитет во светската ранг-листа).

Многу компании нудат летна/годишна пракса за студенти и ова е одлична шанса да најдете луѓе кои веќе имаат искуство и желба да работат во оваа индустрија. Како што рече нашиот претседател: зошто на агенциите за регрутирање им плаќате 8000 за 2-3 потенцијални кандидати кога можете директно да ни платите 2000 за 20 нови кандидати? Цените зависат од големината на хакатонот, угледот на организаторите и многу други фактори. Нашите почнуваат од 1000 GBP за мали стартапи, а одат до 10.000 GBP за главниот спонзор. Што точно добиваат спонзорите целосно зависи од тоа колку се подготвени да понудат: бронзените спонзори ќе добијат лого на страницата, можност да зборуваат на отворањето, пристап до резимеата на сите учесници и можност да ни ја испратат својата стока за нас. да се дистрибуираат до учесниците. Сите статуси, почнувајќи од сребро, даваат можност да ги испратите вашите инженери да регрутираат директно на лице место, да креирате своја категорија на награди и работилница за учесниците како бонус за сите бронзени поволности. Од лично искуство можам да кажам дека една од компаниите на сребрено ниво регрутираше 3 лица (2 за лето и едно за постојана позиција) токму за време на хакатонот, а јас не ни броев уште колку може да вработат по поштата. на крај. Создавањето сопствена категорија на награди ви овозможува да ги најдете оние кои прават проекти слични на производите на компанијата. Или видете кој може да одговори на многу отворено прашање на најкреативен начин (Најетички хакирање напојувано од Visa на пример). Зависи од компанијата. Секоја година собираме 15-20 спонзори, меѓу кои Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg и други. Работиме со сите: од стартапи до индустриски гиганти, главното правило е профитот за нашите студенти. Ако треба да одбиеме спонзор затоа што нашите студенти не оставиле најдобри критики за стажирање/постојана работа во оваа компанија, тогаш најверојатно ќе одбиеме.

Како да најдеме спонзори? Ова е процес достоен за кратка статија, но еве краток алгоритам: најдете регрутер на LinkedIn / најдете лице со контакт во оваа компанија; се согласуваме со организацискиот одбор колку е голема компанијата, колку е добра нејзината репутација (се трудиме да не работиме со оние кои имаат лоша репутација во студентските кругови, било да е тоа нивниот однос кон практикантите или обидот да се заштеди на нивните плати) и кој ќе биде главната точка на контакт. Следува долга дебата за тоа колку оваа компанија може да ни понуди и и се испраќа комерцијален предлог. Имаме многу флексибилен спонзорски систем и затоа преговорите може да траат многу долго: спонзорот мора да разбере за што плаќа и затоа го задржуваме правото да додадеме/отстраниме некои ставки од понудата доколку спонзорот верува дека тие ќе не донесе голем профит за компанијата. По преговорите, ја договараме сумата со универзитетот, потпишуваме договор и ги покануваме на состанок на организаторите за да разговараме што точно сакаат да добијат од настанот и како точно сакаат да се рекламираат пред студентите. Има случаи кога компаниите плаќале помалку од 3000 фунти и добиле десетина потенцијални вработени за редовен работен однос по дипломирањето.

Зошто воопшто ни се потребни овие пари? Дали сте премногу алчни за да барате 3000 за спонзорство? Всушност, ова е многу скромна сума според стандардите на настанот. Потребни се пари за огромен број неопходни (ручек x2, ужина, вечера x2, пица, појадок и пијалоци за цело 48 часа) а не толку неопходни (вафли, чај со меурчиња, кирија на конзоли, тричасовна кирија на бар , караоке итн.) работи. Се трудиме сите да го паметат настанот само со добри работи, па затоа купуваме еден тон вкусна храна (Nandos, Dominos, Pret a Manger), огромна количина грицки и пијалоци и додаваме нова забава секоја година. Годинава никнав пуканки за 500 луѓе, лани направив бонбони од памук. Буџетот за ова, имајќи ги предвид 420 учесници, 50 организатори и 60 спонзори, лесно може да надмине 20.000 GBP.

А има и струја, безбедност, награди (многу добри според студентските стандарди: PS4 на пример) за сите членови на тимот. И ова е максимум 5 луѓе во минута. Следува „свага“ од спонзорите и од нас. Маици, термални чаши, ранци и еден тон други корисни предмети за домаќинството. Со оглед на размерот, лесно би можеле да потрошите уште неколку илјади. Иако сме домаќини на IC Hack на кампусот, ние плаќаме кирија. Помалку од трета компанија, но сепак. Плус трошоците за готвачи за ручек (универзитетот забранува одржување ручек сам, а кој знае зошто), изнајмување проектор (бидејќи цената му е неколку пати поголема од цената на самиот хакатон) и други трошоци за кои многумина не мислат за. Повеќето од наградните категории се измислени од нас, а наградите ги избираме и купуваме и ние (повеќе за ова во следниот дел). Овој пат буџетот за награди надмина 7000 GBP. Не можам да ја дадам точната сума, но ќе кажам дека оваа година трошоците лесно надминаа 60.000 фунти. Еве ги фотографиите на победниците.

Парите се собрани, буџетот договорен, нарачани награди и храна. Што е следно? Тотален пекол и содомија, исто така познат како поставување на сцената. Сета оваа убавина започнува 2 месеци пред хакатонот. Мора да се премести огромно количество мебел, да се пополнат проценките на ризикот, да се примат товари, да се потпишат планови и така натаму. Списокот е огромен. Затоа повикуваме огромен број волонтери да ни помогнат во процесот на организирање. Па дури и тие не се секогаш доволни. Но, ова е тема за следната статија.

Ова е првиот дел од мојата приказна за организацијата IC Hack. Доколку има доволно интерес, ќе објавам уште 2 дела за главните проблеми и блокади во организирањето на самата страница и ќе зборувам малку за наградите, категориите и искуството на спонзорите, организаторите и учесниците (вклучувајќи известување во живо на BBC од местото на настанот). Ако сте заинтересирани да дознаете повеќе за IC Hack, ве молиме е-пошта ми [заштитена по е-пошта], или ако сте заинтересирани да го спонзорирате најголемиот хакатон во ОК, тогаш сте добредојдени. Се враќам уште еднаш во седиштето на организаторите.

Извор: www.habr.com