Здраво повторно. Ова е продолжение на статијата за организирање студентски хакатон.
Овој пат ќе ви кажам за проблемите што се појавија токму за време на хакатонот и како ги решивме, локалните настани што ги додадовме во стандардот „кодирајте многу и јадете пица“ и неколку совети за тоа кои апликации да ги користите за најлесно. организираат настани од ваков размер.
Откако ќе се завршат сите финансиски подготовки, започнува најинтересната фаза: подготовка на локацијата. Овде можете да најдете најголем број проблеми и проблеми за кои не ни помислувате. Да почнеме со нарачување различни закуски и опрема. Ова веднаш води до два главни проблеми: кој ќе ги добие и каде да го стави сето тоа? Уште еднаш да потсетам дека сите организатори се студенти, а самиот хакатон се одржа на 26-27 јануари, што е точно во средината на триместарот. За секоја нарачка ни требаа 4-5 луѓе (со оглед на обемот на настанот, лесно можевме да добиеме 20-30 кутии пијалоци одеднаш) и нашата единствена опција беше да бараме волонтери меѓу другите курсеви. Се разбира, можете да ги користите групите на Фејсбук за да ги најдете, но Slack е кандидатот на нашите луѓе. Можете да креирате посебен канал за секоја испорака, да ги интегрирате во Trello (апликација за креирање акциони списоци) и потоа да ги додадете оние што се согласиле да помогнат и да снимате сè што е примено во Trello. Значи, сè е примено, дури и да претпоставиме дека испораката била до вистинската зграда на универзитетот (неколку пати ја доставувале во други згради, и во ред, Империјалот бил речиси целосно во Јужен Кенсингтон, можеле да бидат доставени до Универзитетот во Лондон по грешка) и дека имаме доволно луѓе и неколку колички за превоз на особено тешки товари, што понатаму? Каде треба да оди сиот овој товар? Секоја голема универзитетска заедница има свој мал магацин за вакви настани. За жал, сè веројатно нема да се вклопи во соба 2x3. Тука ни дојдоа на помош универзитетските спонзори. На нашиот партнер од студентскиот сојуз му беа доставени неколку тони (!) пијалоци и грицки. Мала дигресија. Секој факултет има свој синдикат: инженерски, медицински, научен и геолошки. Нашиот инженерски оддел има околу 2 бесплатни соби (но шшш, не знам колку ова ги следи правилата на универзитетот) кои беа целосно (!) претворени во магацини за еден настан. Следно ќе има временски пропуст за тоа како ги извадивме овие работи од таму. Мојот грб воопшто не ми се заблагодари потоа.
Многу е тешко да се најде каде да се чуваат сите овие работи, а уште потешко е правилно да се распределат. За референца: има вкупно 3 зони: Долниот и 2 горниот хакатон. Големините се приближно еднакви и генерално нема проблеми со дистрибуцијата. Се додека не се појават луѓе со посебни преференци во исхраната. Вегани, вегетаријанци и многу повеќе. Секогаш испраќаме прашалник однапред за да знаеме колку да нарачаме. Нормално, мејловите се забораваат и губат. Затоа секогаш додаваме 20% во главната нарачка во форма на резервни специјални опции, како маргарити со тесто без глутен. Скапо? Несомнено. Но, последното нешто што ни треба се милитантните вегани кои не можат да се заситат од храна без животни. Современите проблеми бараат модерни решенија.
Да речеме дека сè за чудо одговара. Магија, ни помалку ни повеќе. Дури и дека сè беше однесено на своето место преку ноќ. Што е следно? Се сеќавате што кажав за „swag“? Да, и патем, секој спонзор има по еден. И сите тие се дизајнирани за најмалку 200 луѓе, а за големи спонзори тоа е генерално за 300. Исто така, треба да се складира, но тоа не е главната работа. Реков и дека имаме своја „свага“. И еве го за 500 луѓе. А проблемот е во неговата фрагментација. Многу работи пристигнаа вечерта пред хакатонот, а немаше шанси да бидеме подготвени за него. Покрај тоа, сите овие работи мора внимателно да се пакуваат во вреќи. 500 парчиња. 500, Карл. Затоа моравме да организираме импровизиран транспортер: имаше ваучери за алкохолни пијалоци во барот, маици, комплети со паста за заби и четка, чаши, налепници и не се сеќавам ни колку други работи. И покрај фактот што ја нарачавме оваа убавица од различни добавувачи и сите пристигнаа во различно време. Морав да работам напорно, така што, како бонус за организирање на самиот настан, работев и со скратено работно време во фабрика. Спојлер: завршивме со подготовките во 4 часот наутро, а почнавме во 8:30 часот. Останав само до полноќ за да можам да дежурам до крајот на ноќта. Потоа доаѓа прилично досадниот дел за уредување на маси, уредување продолжни кабли и друго задолжително ѓубре.
Дојде „Х-часот“. Незаборавно: една компанија за време на отворањето рече дека има два вида работодавачи. Оние кои добро плаќаат ги почитуваат своите вработени и им дозволуваат креативно да се развиваат. Како на пример (име на компанијата). И сите други спонзори можат да кажат за второто користејќи свој пример. Оваа фраза стана кандидат за наградата за најдобар мем (за нејзината награда на самиот крај на последната статија). Студентите пристигнуваат што е можно порано за да зграпчат што повеќе работи бесплатно. Еве неколку зборови за тоа како ги пуштивме да влезат. Билетите се купуваат од Eventbride и сите организатори имаат апликација за скенирање. Проблемите започнуваат кога учесниците не ги читаат условите: минималната возраст е 18 години, на пример, или го носите вашиот пасош со вас, или дури и билетите не можат да се префрлат по истекот на рокот (три дена пред хакатонот). Многумина, за жал, мора да бидат одбиени. Но, од она што го паметам: двајца што ги заборавија пасошите од Лондон, па само си отидоа дома и ги земаа со себе. Им дозволивме на оние на кои им беа дадени билетите да поминат по сите други, тие ги скенираа билетите за подоцна нивниот сопственик да не се обиде да се провлече со бонус.
Сега малку за проблемите со самите билети: ги има само околу 400. Плус неколку за матуранти, како подарок за разделба. Првично ги чувавме на веб-страницата на универзитетот, но постојано опаѓаше 10 минути пред почетокот на продажбата до 30 минути по почетокот и тие беа дистрибуирани сосема случајно меѓу учесниците. Веќе молчам за условите на трката поради кои продадовме во просек 20-30 повеќе отколку што требаше. Решението беше веб-страницата Eventbride. Совршено се справува со товарот, билетите во просек летаат за 1-3 секунди по серија и се издаваат точно на распоред. Но, тука се јавува уште еден проблем: искреноста на учесниците. Од првата врска на Google можете да го преземете и конфигурирате ботот, а идеално е да се обидеме да ги заплашиме таквите паметни луѓе да ги откажат своите билети. Во реалноста, речиси е невозможно да се докаже дека не сте користеле/користеле бот. Билетите, пак, се поделени на Империјални/сите други и (мала дискриминација) за нашите студенти ги има малку повеќе. За да помогне одделот, ова се правилата.
Следни се поконкретни проблеми со подготовката. Еден од настаните што ги одржуваме поблиску до полноќ е отворен бар. Секако, во хакатонската култура и недостатокот на сон, ова не е секогаш добра идеја. Затоа ретко кој го посетува. Но, оние кои доаѓаат се секогаш среќни, пијалоците се бесплатни (до 5 GBP), прилично голема понуда на ваучери, плус ова е одличен начин да се опуштите по цел ден нон-стоп хакатон. Недостатоците се поверојатни за организаторите: многумина, на тивко, додека организаторите се уморни да гледаат сè, успеваат прилично да се опијанат. Се разбира, наше е да се справиме со нив. Но, никогаш не дојде до сериозни проблеми. Важно е да се напомене дека, како хакатон, вечерниот бар има спонзор. И оваа година тие имаа експлозија, купувајќи „јегер бомби“ за сите присутни. Беше многу тешко да се објасни (за што сум за сите, истурете повеќе) дека полумртвите учесници во кампусот се малку поинакви од оние што сакаат да ги вработат во нивната компанија и да го запрат овој хаос на околу 30-тиот коктел. Потоа следеше легендарната испорака на пилешко Нандос.
Легендарно е затоа што сопствениците на локалните ресторани дојдоа заедно со нивните доставувачи да видат кој решил да потроши неколку илјади на пилешко во сабота навечер. Вкупно ни беа потребни 2 часа и 30 волонтери да растовараме сè и да го дистрибуираме меѓу зоните. Фотографиите се прикачени. Не заборавајте да викате „вегани овде“, во спротивно тие ќе јадат вегетаријанска храна наместо веганска храна, а потоа ќе ве пцујат. Друг незаборавен настан беше караокето. Таму веќе сите се забавуваа, вклучително и ние. Замислете: 200 луѓе заземаат предавална во 2 часот по полноќ, пеат сосема случајни песни (јас пеев Let It Go, сестра ми ќе се гордее). Беше прекрасно, но повторно типични проблеми: носење опрема, нејзино поставување, преговарање со обезбедувањето и библиотеката (сабота навечер е многу популарно време за посета) за да не бидеме избркани. Од обезбедувањето било побарано да пее, но тие одбиле.
Сето ова е забавно, се разбира. Но. Хакатонот трае два дена: учесниците можат да доаѓаат и да си одат. Организаторите не се. Вкупно спиев 3.5 часа за два дена и 5 часа претходниот ден. И тоа е затоа што други волонтери го принудија тоа (и одењето до барот се чувствуваше). Може да спиете или во посебна просторија со јога душеци или каде и да можете. Спиев на стол, не е забрането со закон, спијам каде сакам. Главната работа е дека треба да има 3 луѓе будни за секоја хакзона. Друга задача беше периодично да го проверуваме проекторот, бидејќи може да се прегрее и дефинитивно немавме дополнителни пари за поправки. За да го поставиме, ни требаа 6 луѓе и 2 колички. Во принцип, крајниците беа зафатени речиси цело време. Во одреден момент почнавме да делиме пуканки и бонбони од памук, повторно, ние бевме тие што готвеа. Оценката за безбедност од пожар значително се намали кога ги извадив пуканките додека се загревав „затоа што сега ќе летаат и нема да ми остане“.
Овој дел помина низ многу проблеми во организацијата и нивните решенија. Инженери на крајот на краиштата. Но, огромен број работи останаа зад сцената: какви проблеми имаше за време на самиот хакатон, изборот на награди и награди, како функционираше „паметното“ гласање, критики од спонзорите и како се справивме со чистењето на просториите една недела по настанот. И, исто така, мал флекс: ова е првиот студентски хакатон што добива покриеност на Би-Би-Си. Исто така, ќе пишувам за ова во следната епизода од оваа хакатонска сага. Наскоро ќе почнам да пишувам, но засега еве ја мојата е-пошта: [заштитена по е-пошта] и веб-страницата на проектот:
Извор: www.habr.com