Во 20 век животот и работата на луѓето оделе според планот. На работа (да поедноставиме, можете да замислите фабрика), луѓето имаа јасен план за неделата, за месецот, за годината што претстои. За да се поедностави: треба да исечете 20 делови. Никој нема да дојде и да каже дека сега треба да се исечат 37 делови, а дополнително, напишете статија во која ќе размислувате зошто обликот на овие делови е токму таков - и по можност вчера.
Во секојдневниот живот на луѓето беше приближно исто: вишата сила беше вистинска виша сила. Нема мобилни телефони, пријателот не може да ви се јави и да ве замоли „итно да дојдете да помогнете во решавањето на проблемот“, живеете на едно место речиси цел живот („движењето е како оган“) и воопшто мислевте да им помогнеш на твоите родители „да дојдат во декември на една недела“.
Под овие услови се формираше културен код каде се чувствувате задоволни доколку сте ги завршиле сите задачи. И тоа беше реално. Неисполнувањето на сите задачи е отстапување од нормата.
Сега се е поинаку. Интелигенцијата стана алатка на трудот, а во работните процеси неопходно е да се користи во различни обвивки. Модерен менаџер (особено врвен менаџер) поминува низ десетици задачи од различни типови во текот на денот. И што е најважно, едно лице не може да го контролира бројот на „дојдовни пораки“. Новите задачи можат да ги поништат старите, да го променат нивниот приоритет и да ја променат самата поставка на старите задачи. Под овие услови, речиси е невозможно однапред да се формулира план, а потоа да се спроведе чекор по чекор. Не можете да одговорите на дојдовната задача „имаме итно барање од даночната служба, мора да одговориме денес, инаку ќе има парична казна“ и кажете „Ќе го закажам за следната недела“.
Како да живеете со ова - за да имате време за живот надвор од работа? И дали е можно да се применат некои работни алгоритми за управување во секојдневниот живот? Пред 3 месеци радикално го сменив целиот систем на поставување задачи и нивно следење. Сакам да ви кажам како дојдов до ова и што се случи на крајот. Претставата ќе биде во 2 дела: во првиот - малку за, така да се каже, идеологија. А вториот е целосно за пракса.
Ми се чини дека проблемот за нас не е што има многу повеќе задачи. Проблемот е што нашиот социо-културен код сè уште е поставен за да ги заврши „сите задачи планирани за денес“. Се грижиме кога плановите се распаѓаат, се грижиме кога не го исполнуваме сето она што било планирано. Во исто време, училиштата и универзитетите сè уште работат во рамките на претходниот код: има даден сет на лекции, јасно се планирани домашни задачи, а детето формира модел во главата што претпоставува дека животот ќе продолжи да биде како ова. Ако ја замислите тешката верзија, тогаш во животот, всушност, на вашиот час по англиски јазик почнуваат да зборуваат за географија, вториот час наместо четириесет минути трае час и половина, третиот час се откажува, а четвртиот во сред лекција ти се јавува мајка ти и итно бара да купиш и да донесеш храна дома.
Овој социо-културен код го прави човекот да се надева дека е можно да се промени дојдовниот тек - и на тој начин да се подобри неговиот живот, а животот опишан погоре е ненормален, бидејќи во него нема јасен план.
Ова е главниот проблем. Треба да сфатиме и прифатиме дека не можеме да го контролираме бројот на дојдовни пораки, можеме само да контролираме како се поврзуваме со него и како всушност ги обработуваме дојдовните пораки.
Нема потреба да се грижите за фактот дека пристигнуваат се повеќе барања за промени во плановите: повеќе не работиме на машини (со ретки исклучоци), писмата не пристигнуваат еден месец (да, јас сум оптимист). а фиксниот телефон стана анахронизам. Затоа, треба да го промените процесот на обработка на пораките, да го прифатите тековниот живот таков каков што е и да сфатите дека претходниот социо-културен код не функционира.
Што можеме да направиме за да го олесниме? Многу е тешко да се „направи добра веб-страница“, но со јасна техничка спецификација (или барем само појасен опис на задачата што е при рака), постигнувањето на вистинскиот резултат (и воопшто, постигнувањето барем одреден резултат) станува многу полесно.
Најдобар пример е мојот, па ќе се обидам да ги разложам моите желби. Јасно разбирам што не е во ред со обработката на животните и работните планови: сега е „лошо“, но сакам да стане „добро“.
Што е „лошо“ и „добро“ на „високо“ ниво на распаѓање?
Лошо: Се чувствувам вознемирено затоа што не сум сигурен дека ќе можам да направам сè што ветив дека ќе им направам на другите луѓе или на себе, се нервирам затоа што едноставно не можам да стигнам до работите што ги планирав долго време , затоа што треба да се одложат или поради горливи задачи или премногу тешко им се пристапува; Не можам да правам се што е интересно, бидејќи поголемиот дел од моето време ми го одзема работата и секојдневниот живот, лошо затоа што не можам да посветам време на семејството и релаксацијата. Посебна точка: не сум во режим на префрлување на постојан контекст, што е во голема мера одговорно за сето горенаведено.
Добро: Не се чувствувам вознемирен затоа што знам што ќе правам во блиска иднина, отсуството на оваа вознемиреност ми овозможува подобро да го поминувам слободното време, не чувствувам редовно чувство на замор (зборот „ константа“ не е погодна за мене, тоа е само редовно), не морам да се гмечам и да се префрлам на какви било дојдовни комуникации.
Општо земено, многу од она што го опишав погоре може да се опише со едноставна фраза: „намалување на неизвесноста и непознатото“.
Така, техничката спецификација станува нешто како:
- Модифицирање на обработката на дојдовните задачи така што контекстот се менува.
- Работа со систем за поставување задачи за барем актуелните работи и идеи да не се заборават и некогаш да бидат обработени.
- Регулирање на предвидливоста на утрешниот ден.
Пред да променам нешто, морам да разберам што можам да променам, а што не.
Тешка и огромна задача е да разберам и признаам дека не можам да го променам самиот дојдовен тек, а овој тек е дел од мојот живот во кој се најдов по своја слободна волја; Добрите страни на таквиот живот ги надминуваат лошите страни.
Можеби, на првото ниво на решавање на проблемот, треба да размислите: дали воопшто го сакате местото во животот во кое се наоѓате или сакате нешто друго? И ако ви се чини дека сакате нешто друго, тогаш можеби вреди да работите на ова паралелно со психолог/психоаналитичар/психотерапевт/гуру/наречете ги со кое било име - ова прашање е толку длабоко и сериозно што нема оди овде.
Значи, јас сум таму каде што сум, ми се допаѓа, имам компанија од 100 луѓе (отсекогаш сакав да работам), работам интересна работа (ова е интеракција со луѓето, вклучително и за постигнување работни цели - и отсекогаш сум бил заинтересирани за „социјален инженеринг“ и технологија), бизнисот е изграден на „решавање проблеми“ (и секогаш ми се допаѓаше да бидам „поправач“), се чувствувам добро дома. Ми се допаѓа овде, освен „несакани ефекти“ наведени во „лошиот“ дел.
Со оглед на тоа што ми се допаѓа овој живот, не можам да го променам (со исклучок на делегирањето задачи, за што се дискутира подолу) дојдовниот тек, но можам да ја променам неговата обработка.
Како? Јас сум поддржувач на концептот дека треба да одиме од помалку кон повеќе - прво да ги решаваме најгорливите проблеми, кои можат да се решат со едноставни промени и да се движиме кон поголеми промени.
Сите промени што ги направив може да се сведуваат на три области; Ќе ги наведам од едноставни (за мене) промени до сложени:
1. Обработка и зачувување задачи.
Никогаш не сум бил во можност правилно (и сè уште не можам) да водам хартиени дневници; запишувањето и формулирањето на задачата е многу тешка задача за мене, а редовното седење во некој вид на следење на задачи е многу тешко.
Го прифатив ова, а мојот главен концепт беше дека работите што ми се во глава се најважни.
Моите задачи беа обработени во овој режим:
- задачата на која се сеќавам е да ја завршам веднаш штом ќе ми дојде во рака;
- дојдовна задача - ако се заврши брзо, завршете ја веднаш како што е примена, ако трае долго време - ветете дека ќе го сторам;
- задачи што сте ги заборавиле - правете ги само кога ќе ве потсетат за нив.
Со ова живеев повеќе или помалку нормално некое време, додека „задачите што ги заборавив“ не се претворија во проблем.
Ова стана проблем во две форми:
- Речиси секој ден, пристигнуваа заборавени задачи кои требаше да се завршат денес (хардкор, кој заврши - СМС порака од извршителите за отпишување пари од сметките за казна од сообраќајната полиција пред да полетаат за САД и итната потреба да се открие дали воопшто би ми било дозволено да излетам).
- Огромен број луѓе сметаат дека е неточно повторно да прашаат за некое барање и да го задржат за себе. Луѓето се навредуваат што сте заборавиле нешто ако тоа е лично барање, а ако е работно барање, на крајот се претвора во пожар што треба да се направи денес (види точка еден).
Мораше да се направи нешто околу ова.
Колку и да бевме необични за мене, почнав да запишувам сè. Всушност сè. Имав среќа сам да дојдам до тоа, но генерално, целата идеја е многу слична на концептот .
Првата фаза беше едноставно растоварување на сите работи од мојата глава во наједноставниот систем за мене. ѝ испадна : интерфејсот е многу брз, процедурата за креирање задача е минимална со време, има едноставна апликација на телефонот (потоа се префрлив на Todoist, но повеќе за тоа во вториот, технички дел).
Фала му на Бога, 10 години сум вклучен во управувањето со ИТ на еден или друг начин и разбирам дека „создавањето апликација“ е осудена задача, исто како „да се оди на лекар“. Затоа, почнав да ги разложувам задачите на распаднати задачи во форма на акции.
Јасно разбирам дека сум личност многу зависна од позитивни повратни информации, кои можам да си ги дадам во форма на повратни информации „погледни колку направи денес“ (ако го видам). Затоа, задачата за „одење на лекар“ се претвора во задачи „да се избере кај кој лекар да се оди“, „да се избере време кога да се оди на лекар“, „повикување и закажување термин“. Во исто време, не сакам да се напрегам: секоја од задачите може да се заврши еден ден во неделата и бидете среќни што веќе сте завршиле некоја фаза од задачата.
Клучна точка: разложување задачи и снимање задачи во форма на кратки дејства.
Сè додека задачата е во вашата глава, додека мислите дека некогаш мора да се заврши, нема да бидете мирни.
Ако сè уште не е запишано, а сте го заборавиле, ќе страдате кога ќе се сетите и ќе се сетите дека сте заборавиле.
Ова важи за сите работи, вклучително и за домаќинството: заминувањето на работа и сеќавањето на патот дека сте заборавиле да го исфрлите ѓубрето не е воопшто кул.
Овие искуства едноставно не се неопходни. Така почнав да запишувам се што правев.
Целта е дека, откако сте обучени да ги прикачувате сите (апсолутно сите) работи на кој било тракер, следниот чекор е да престанете да размислувате за запишаните работи во вашата глава.
Кога ќе сфатите дека се што сте размислувале да направите е запишано и порано или подоцна ќе стигнете до тоа, за мене лично анксиозноста исчезнува.
Престанувате да се грчете затоа што среде денот се сеќавате дека сте сакале да ги смените сијалиците во ходникот, да разговарате со вработен или да напишете документ (и итно брзате да го напишете).
Со минимизирање на бројот на заборавени (во овој контекст, непишани) задачи, ја минимизирам вознемиреноста што се јавува кога се сеќавам на оние најзаборавените задачи.
Не можете да запишете или запомните сè, но ако порано имало 100 такви задачи, тогаш до одреден момент остануваат 10 од нив, а едноставно има помалку „инциденти“ за загриженост.
Клучна точка: запишуваме сè, сè, дури и ако сме сигурни дека ќе се сеќаваме.
Не можете да запомните сè: колку и да звучи глупаво, јас запишувам сè, веднаш за да го „прошетам кучето“.
Што решив на овој начин? Вознемиреноста поради тоа што постојано се плашев да заборавам нешто се намали (во глава минував планови, задачи, ветувања и сл.) и воопшто непотребното префрлање во мојата глава за „размислување што друго. можеше да ветува“ исчезна.
2. Намалена реактивност.
Не можеме да го намалиме протокот на влез, но можеме да го промениме начинот на кој реагираме на него.
Отсекогаш сум била реактивна личност и добивав возбуда од тоа, веднаш одговорив на барањето на една личност да направам нешто преку телефон, се обидов веднаш да завршам задача зададена во животот или во секојдневниот живот, генерално бев брз како можно, почувствував возбуда од ова. Ова не е проблем, но станува проблем кога таквата реакција ќе се претвори во инстинкт. Престанувате да разликувате каде сте навистина потребни во моментов и каде луѓето лесно можат да чекаат.
Проблемот е што тоа предизвикува и негативни чувства: прво, ако немав време да направам нешто или заборавив дека ветив дека ќе реагирам, повторно се вознемирив, но тоа поединечно не беше критично. Ова стана критично во моментот кога бројот на задачи на кои сакав инстантно инстинктивно да реагирам стана поголем од физичката способност за тоа.
Почнав да учам да не реагирам веднаш на работите. На почетокот тоа беше само чисто техничка одлука: на секое пристигнато барање „направете го тоа“, „те молам помогнете“, „да се сретнеме“, „да се јавиме“, наместо да реагирам, па дури и наместо да анализирам кога ќе го направам тоа, јас. стана прва Задачата е едноставно да се обработи ова дојдовно барање и распоред кога ќе го завршам. Односно, првата задача во тракерот не е задачата да го направам она што е побарано, туку задачата „утре прочитајте што напиша Вања во телеграмата и разберете дали можам да го сторам тоа и кога ќе го сторам, ако можам. ” Најтешкото нешто овде е да се борите со вашите инстинкти: огромен број луѓе стандардно бараат брз одговор, а ако сте навикнати да живеете во ритамот на таков одговор, се чувствувате непријатно ако не одговорите на барањето на личноста. веднаш.
Но, се случи чудо: излегува дека 9 од 10 луѓе кои бараат од вас да направите нешто „вчера“ лесно можат да почекаат до „утре“ кога ќе стигнете до нивната задача, ако само им кажавте дека ќе стигнете до тоа утре. Ова, заедно со запишување работи што треба да се направат и исполнување на ветувањата дека ќе стигнете до таму, го прави животот толку многу полесен што почнувате да се чувствувате како да живеете сега во структуриран план (а можеби и вие). Се разбира, ви треба многу обука, но, всушност, во услови кога сте прифатиле такво правило за себе, можете брзо да го научите ова. И ова во голема мера ги решава проблемите со менувањето на контекстот и неисполнувањето на поставените планови. Се обидувам да ги поставам сите нови задачи за утре, сите барања на кои претходно реагирав реактивно, ги поставив и за утре, а веќе „утре“ наутро сфаќам што и кога може да се направи за тоа. Плановите за „денес“ стануваат помалку течни.
3. Приоритизација и евидентирање на неочекувани задачи.
Како што реков на почетокот, си признав дека протокот на задачи секој ден е повеќе отколку што можам да поднесам. Сè уште останува збир на реактивни задачи. Затоа, секое утро се занимавам со задачите доделени за денес: кои навистина треба да се завршат денес, кои може да се одложат за утре наутро, за да одлучам кога треба да се завршат, кои да се делегираат, а кои. може да се исфрли целосно. Но, работата не застанува тука.
Огромна фрустрација настанува кога навечер ќе сфатите дека не сте ги завршиле критичните задачи планирани за денес. Но најчесто тоа настанува затоа што денеска се појавија непланирани работи, на кои и покрај сите напори да се одложи реакцијата, денеска требаше да се одговори. Почнав да ги запишувам сите работи што ги направив денес веднаш откако ги направив. И вечерта го погледнав списокот со завршени задачи. Адвокат влезе да разговара и го запиша, се јави клиент и го запиша. Се случи несреќа на која треба да се одговори - го запишав. Се јавиле од автосервис и рекле дека денеска треба да се донесе автомобилот за да се поправи до недела - го запишал. Ова ми овозможува и да разберам зошто не стигнав до задачите доделени за денес и да не се грижам за тоа (ако вредеа ненадејните задачи), и да снимам каде би можел да ги обработувам дојдовните задачи помалку реактивно (кажете на услугата дека јас не можам да го сторам тоа и ќе го донесам автомобилот дури утре и ќе дознаам дека сè уште ќе биде можно да се заврши до недела, дури и да го испорачам утре). Се обидувам да ги запишам апсолутно сите завршени задачи, до „потпишани два труда од одделот за сметководство“ и минутен разговор со колега.
4. Делегирање.
Најтешка тема за мене. И овде уште повеќе ми е драго што добивам отколку што давам совет. Само што учам како да го направам ова правилно.
Проблемот со делегирањето е организирањето на процесите на делегирање. Онаму каде што се изградени овие процеси, ние лесно ги пренесуваме задачите. Онаму каде што процесите не се дебагирани, делегирањето се чини или премногу долго (во споредба со кога сами ја извршувате задачата) или едноставно невозможно (никој освен мене дефинитивно не може да ја заврши оваа задача).
Овој недостаток на процеси создава блокада во мојата глава: помислата дека можам да делегирам задача не ми ни паѓа на памет. Пред само неколку недели, кога решив да се префрлам од Трело на Тодоист, се најдов себеси како три часа префрлам задачи од еден систем на друг, без воопшто да помислам дека некој друг може да го направи тоа.
Главниот експеримент за мене сега е да го надминам сопствениот блок да барам од луѓето да направат нешто во случаи кога сум сигурен дека нема да се согласат или не знаат како да го направат тоа. Поминете време објаснувајќи. Прифатете дека работите ќе потрае подолго за да се завршат. Ако го споделите вашето искуство, ќе ми биде многу мило.
Замки
Сите горенаведени промени се опишани со доста технички препораки за работа со софтвер, за кои ќе пишувам во следниот дел, а на крајот на овој - околу две замки во кои западнав во текот на целиот овој живот реорганизација на мојата.
Концепт на замор.
Поради фактот што работиме не физички, туку психички, се јавува огромен и неочекуван проблем - да го разбереме и фатиме моментот кога почнуваш да се заморуваш. Ова ви дава можност да се одморите навреме.
Условниот работник на машината во принцип немал таков проблем. Прво, чувството на физички замор ни е разбирливо уште од детството, а освен тоа, доста е тешко да продолжиме да правиме нешто физички кога телото не е способно за тоа. Не можеме, откако направивме 10 пристапи во салата, да направиме уште 5 „бидејќи тоа е она што треба да го направиме“. Оваа мотивација нема да работи од многу очигледни биолошки причини.
Ситуацијата со размислувањето е нешто поинаква: ние никогаш не престануваме да размислуваме. Не сум ја опфатил оваа област, но генерално хипотезите се следни:
- Човек кој е во постојано лудило не забележува веднаш ментален замор. Ова не се случува во форма на „Не можам повеќе да размислувам, ќе легнам“ - прво влијае на емоционалниот спектар, способноста за размислување, потоа перцепцијата, но некаде овде можете да почувствувате што доаѓа.
- За да се исклучите од протокот, не е доволно едноставно да престанете да работите. Забележав дека ако на пример престанам да работам, лажам и зјапам во телефонот, читам, гледам, а сепак мојот мозок продолжи да работи, заморот не поминува. Навистина помага да легнете и да се присилувате да не правите ништо (вклучувајќи и ѕиркање во телефонот). Во првите 10 минути е многу тешко да се излезе од протокот на активност, следните 10 минути ми паѓаат на ум милион идеи за тоа како да се направи сè како што треба, но потоа е чистота.
Важно и неопходно е да му дадете одмор на вашиот мозок, а бидејќи е многу тешко да го фатите овој момент, само треба да го правите тоа редовно.
Време за одмор/живот/семејство.
Јас, како што веќе напишав, сум личност зависна од позитивни повратни информации, но можам да ги генерирам за себе: ова е и бонус и проблем.
Од моментот кога почнав да ги следам сите мои задачи, се фалам себеси што ги завршив. Во одреден момент, отидов од состојба на „среден работен век“ во состојба на „сега сум суперхерој и можам да правам што е можно повеќе работи“, достигнувајќи 60 задачи на ден.
Ги балансирав работата и домашните обврски и се погрижив да ги вклучам задолжените во мојот дневен список, но проблемот беше токму тоа што тие беа задолженија. И дефинитивно ви треба време за одмор и семејство.
Работникот е исфрлен од работилницата во 6 часот, но и претприемачот добива клоци од работа. Излегува дека е отприлика истиот проблем како и неможноста да се фати моментот на „ментален замор“: во максимумот од завршени задачи, заборавате дека всушност треба да живеете.
Многу е тешко да испаднете од протокот кога сè функционира и кога ќе добиете зуи од тоа, исто така треба да се присилите себеси.
Заморот не доаѓа од желбата за „лежење“, туку од нарушување на емоциите („сè е досадно уште од утрото“), тешкотии во перцепцијата на информациите и влошување на способноста за менување контексти.
Од клучно значење е да одвоите време за одмор, дури и ако тоа е непријатно. Важно е тоа да не влијае на вас подоцна. Не е кул да се радувате на вашата продуктивност два месеци, а потоа да бидете во состојба во која сè е досадно и не можете да ги гледате луѓето.
На крајот на краиштата, не живееме само за продуктивност, има огромен број интересни и неверојатни работи во светот 😉
Генерално, тоа се приближно размислувања за тоа како, воопшто, вреди да се (ре)организираат работните и неработните процеси. Во вториот дел ќе ви кажам кои алатки ги користев за ова и какви резултати беа постигнати.
П.С. Оваа тема се покажа толку важна за мене што дури и отворив посебен телеграмски канал, каде што ги споделувам моите размислувања за ова прашање, придружете ни се -
Извор: www.habr.com