Здраво на сите. По Поминаа шест месеци и за тоа време успеав да зборувам на уште две конференции и да одржам предавања на тема менаџмент на знаење во две големи ИТ компании. Комуницирајќи со колегите, сфатив дека во ИТ сè уште е можно да се зборува за управување со знаење на „почетно“ ниво, поточно, само за да сфатам дека управувањето со знаење му е потребно на кој било оддел на која било компанија. Денес ќе има минимум сопствено искуство - би сакал да ги разгледам постоечките меѓународни стандарди во областа на управувањето со знаењето.
Да почнеме со веројатно најпопуларниот бренд во областа на стандардизацијата - ИСО. Замислете, постои цел посебен стандард посветен на системите за управување со знаење (ISO 30401:2018). Но, денес не би се задржувал на тоа. Пред да разберете „како“ треба да изгледа и да функционира системот за управување со знаење, треба да се согласите дека тоа, во принцип, е потребно.
Да земеме на пример ISO 9001: 2015 (Системи за управување со квалитет). Како што сугерира името, ова е стандард посветен на системите за управување со квалитет. За да биде сертифицирана според овој стандард, организацијата мора да се погрижи нејзините деловни процеси и производи и/или услуги да бидат транспарентни и беспрекорни. Со други зборови, сертификатот значи дека сè во вашата компанија функционира јасно и непречено, разбирате какви ризици носи моменталната организација на процесите, знаете како да ги контролирате овие ризици и се трудите да ги минимизирате.
Каква врска има управувањето со знаењето? Еве каква врска има тоа:
7.1.6 Организациско знаење
Организацијата ќе го одреди знаењето потребно за управување со нејзините процеси и за постигнување усогласеност на производите и услугите.
Знаењето мора да се одржува и да биде достапно до степенот што се бара.
Кога се разгледуваат променливите потреби и трендови, организацијата мора да го земе предвид своето постојно знаење и да определи како да добие или да обезбеди пристап до дополнително знаење и да го ажурира.
ЗАБЕЛЕШКА 1: Организациското знаење е знаење специфично за една организација; главно потекнува од искуство.
Знаењето е информација која се користи и разменува за постигнување на организациските цели.
ЗАБЕЛЕШКА 2 Базата на знаење на една организација може да биде:
а) внатрешни извори (на пр. интелектуална сопственост; знаење стекнато од искуство; лекции научени од неуспешни или успешни проекти; собирање и размена на недокументирани знаења и искуства; резултати од подобрувања на процесите, производите и услугите);
б) надворешни извори (на пр. стандарди, академски кругови, конференции, знаење стекнато од клиенти и надворешни добавувачи).
А подолу, во прилозите:
Барањата за организациско знаење се воведени за:
а) заштита на организацијата од губење на знаењето, на пример поради:
- промет на персоналот;
- неможност за добивање и размена на информации;
б) поттикнување на организацијата да стекне знаење, на пример преку:
- учење од правење;
- менторство;
- бенчмаркинг.
Значи, ISO стандардот во областа на управувањето со квалитетот вели дека за да се обезбеди квалитетот на своите активности, претпријатието мора да се вклучи во управувањето со знаење. Така е, нема алтернатива - "мора". Инаку несообразност, и збогум. Овој факт сам по себе се чини дека навестува дека ова не е изборен аспект во организацијата, бидејќи управувањето со знаење во ИТ често се третира, туку задолжителна компонента на деловните процеси.
Покрај тоа, стандардот опишува кои ризици е дизајнирано да ги елиминира управувањето со знаење. Всушност, тие се сосема очигледни.
Ајде да замислиме... не, не така - ве молам запомнете ситуација од вашата кариера кога навистина ви требале некои информации за работа, а единствениот носител бил во тој момент на одмор/службен пат, целосно ја напуштил компанијата или едноставно бил болен . Дали се сеќаваш? Мислам дека скоро сите моравме да се справиме со ова. Како се чувствувавте во тој момент?
Доколку по некое време раководството на одделот го разгледува неисполнувањето на роковите на проектот, тие, се разбира, ќе најдат некој да обвинат и ќе се смират за тоа. Но, за вас лично, во моментот кога ви требаше знаење, разбирањето дека „виновна е РМ, која отиде на Бали и не остави инструкции во случај на прашања“. Секако дека тој е виновен. Но, ова нема да помогне да се реши вашиот проблем.
Ако знаењето е документирано во систем достапен за луѓето на кои можеби им треба, тогаш опишаната приказна за „одморалиште“ станува речиси невозможна. Така, се обезбедува континуитет на деловните процеси, што значи дека одморите, заминувањата на вработените и озлогласениот фактор на автобус не се закана за претпријатието - квалитетот на производот/услугата ќе остане на вообичаеното ниво.
Доколку компанијата има платформа за размена и складирање информации и искуство, а исто така има формирано култура (навика) за користење на оваа платформа, тогаш вработените не мора да чекаат неколку дена за одговор од колегата (или дури и да бараат неколку дена за овој колега) и ставете ги на чекање вашите задачи.
Зошто зборувам за навика? Затоа што не е доволно да се создаде база на знаење за луѓето да почнат да ја користат. Сите сме навикнати да бараме одговори на нашите прашања на Google, а интранетот најчесто го поврзуваме со апликации за одмор и огласни табли. Немаме навика да „пребаруваме информации за Agile рамки“ (на пример) на интранет. Затоа, дури и ако ја имаме најкул базата на знаење во една секунда, никој нема да почне да ја користи следната секунда (или дури и следниот месец) - нема навика. Промената на вашите навики е болна и одзема многу време. Не се сите подготвени за ова. Особено ако тие „работеле на ист начин“ 15 години. Но, без ова, иницијативата за знаење на компанијата ќе пропадне. Ова е причината зошто експертите за KM нераскинливо го поврзуваат управувањето со знаење со управувањето со промените.
Исто така, вреди да се обрне внимание на фактот дека „Кога се размислува за промена на потребите и трендовите, организацијата мора да го земе предвид своето постојно знаење ...“, т.е. развиваат култура на повикување на претходното искуство при донесување одлуки во променлив свет. И повторно забележете "мора".
Патем, овој мал став од стандардот кажува многу за искуството. Обично, кога станува збор за управување со знаење, стереотипите почнуваат да сугерираат слика на база на знаење со стотици документи поставени во форма на датотеки (прописи, барања). Но, ISO зборува за искуство. Знаењето добиено од минатото искуство на компанијата и на секој нејзин вработен е она што ви овозможува да го избегнете ризикот од повторување на грешките, веднаш да донесете попрофитабилни одлуки, па дури и да создадете нов производ. Во најзрелите компании во областа на управувањето со знаење (вклучувајќи ги и руските, патем), управувањето со знаење се смета како средство за зголемување на капитализацијата на компанијата, создавање нови производи, развој на нови идеи и оптимизирање на процесите. Ова не е база на знаење, тоа е механизам за иновации. Ни помага да го разбереме ова подетално Водич PMBOK на PMI.
ПМБОК е водич за целото знаење за управување со проекти, прирачник за ПМ. Шестото издание (2016) на овој водич воведе дел за управување со интеграција на проекти, кој пак вклучува потсекција за управување со знаењето на проектот. Овој став е создаден „врз основа на коментари од корисниците на прирачникот“, т.е. стана производ на искуство во користењето на претходните верзии на водичот во реални услови. А реалноста бараше управување со знаење!
Главниот излез на новата ставка е „Регистар на научени лекции“ (патем, исто така е споменат и во стандардот ISO опишан погоре). Притоа, според раководството, составувањето на овој регистар треба да се врши во текот на целата реализација на проектот, а не при неговото завршување, кога ќе дојде време да се анализира резултатот. Според мене, ова е многу слично на ретроспективите во агилни, но ќе напишам посебен пост за ова. Дословниот текст во ПМБОК гласи вака:
Управување со проектното знаење е процес на користење на постојното знаење и создавање на ново знаење за постигнување на целите на проектот и промовирање на учењето во организацијата
Областа на знаење за управување со проектната интеграција бара интеграција на резултатите добиени од сите други области на знаење.
Новите трендови во процесите на интеграција вклучуваат, но не се ограничени на:
...
• Управување со проектното знаење
Сè помобилната и променлива природа на работната сила, исто така, бара поригорозен процес за дефинирање на знаењето во текот на животниот циклус на проектот и негово пренесување до целната публика за да не се изгуби знаењето.
***
Клучните придобивки од овој процес се тоа што претходно стекнатото знаење на организацијата се користи за добивање или подобрување на резултатите од проектот, а знаењето стекнато од тековниот проект останува достапно за поддршка на операциите на организацијата и идните проекти или фази од нив. Овој процес продолжува во текот на целиот проект.
Нема да го копирам-залепи целиот голем дел од прирачникот овде. Можете да се запознаете со него и да извлечете соодветни заклучоци. Цитатите презентирани погоре, според мое мислење, се сосема доволни. Ми се чини дека присуството на такви детали во задачата на премиерот да управува со проектното знаење веќе укажува на важноста на овој аспект кога се работи на проекти. Патем, често ја слушам тезата: „Кому му треба нашето знаење во другите катедри? Мислам, кому му требаат овие научени лекции?
Всушност, често се гледа дека единицата се гледа себеси како „единица во вакуум“. Тука сме со нашата библиотека, но тука е и останатото друштво, а знаењето за нашата библиотека не ѝ користи. За библиотеката - можеби. Што е со придружните процеси?
Тривијален пример: за време на работата на проектот имаше интеракција со изведувачот. На пример, со дизајнер. Изведувачот испадна така-така, пропушти рокови и одби да ја заврши работата без доплата. РМ забележа во научените лекции дека не вреди да се работи со овој несигурен изведувач. Во исто време, некаде во маркетинг барале и дизајнер и наишле на истиот изведувач. И во овој момент има две опции:
а) ако компанијата има добро воспоставена култура на повторна употреба на искуство, колега од маркетинг ќе погледне во регистарот на научени лекции за да види дали некој веќе го контактирал овој изведувач, ќе види негативни повратни информации од нашиот премиер и нема да губи време и пари во комуникацијата со овој несигурен изведувач.
б) ако компанијата нема таква култура, продавачот ќе се обрати до истиот несигурен изведувач, ќе ги изгуби парите, времето на компанијата и може да ја наруши важната и итна промотивна кампања, на пример.
Која опција изгледа поуспешна? И забележете дека не беа корисни информациите за производот што се развива, туку за процесите што го придружуваат развојот. И испадна дека е корисно не за друга РМ, туку за вработен од сосема друга насока. Оттука и заклучокот: развојот не може да се разгледува одвоено од продажбата, техничката поддршка од деловната анализа и ИТ од административниот менаџмент. Секој во компанијата има работно искуство кое ќе биде корисно за некој друг во компанијата. И овие не мора да бидат претставници на сродни области.
Сепак, техничката страна на проектот може да биде корисна. Обидете се да извршите ревизија на проекти во вашата компанија во изминатите неколку години. Ќе се изненадите колку велосипеди се измислени за да се решат слични проблеми. Зошто? Бидејќи процесите за споделување знаење не се воспоставени.
Значи, управувањето со знаењето, според прирачникот PMI, е една од задачите на PM. Како што можеме да видиме, две познати организации кои спроведуваат платени сертификати според нивните стандарди го вклучуваат управувањето со знаење во нивните списоци на алатки кои мора да ги има за контрола на квалитетот и работа на проекти. Зошто менаџерите во ИТ компаниите сè уште веруваат дека управувањето со знаење е документација? Зошто ладилникот и просторијата за пушење остануваат центри на размена на знаење? Се е прашање на разбирање и навики. Се надевам дека ИТ менаџерите постепено ќе станат посвесни за полето на управување со знаење, а усната традиција повеќе нема да служи како алатка за зачувување на знаењето во компанијата. Проучете ги вашите работни стандарди - има многу интересни работи во нив!
Извор: www.habr.com