മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടീമുകൾ, പവർആപ്പുകൾ, പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് എച്ച്ആർ പ്രക്രിയകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക. ജീവനക്കാരുടെ എക്സിറ്റ് അഭ്യർത്ഥനകൾ

എല്ലാവർക്കും ശുഭദിനം! Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate, Teams ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് പുതിയ ജീവനക്കാർക്കായി എക്സിറ്റ് അഭ്യർത്ഥനകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു ചെറിയ ഉദാഹരണം ഇന്ന് ഞാൻ പങ്കിടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. ഈ പ്രക്രിയ നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ വെവ്വേറെ PowerApps, Power Automate ഉപയോക്തൃ പ്ലാനുകൾ എന്നിവ വാങ്ങേണ്ടതില്ല; Office365 E1/E3/E5 സബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷൻ മതിയാകും. ഷെയർപോയിന്റ് സൈറ്റിൽ ഞങ്ങൾ ലിസ്‌റ്റുകളും കോളങ്ങളും സൃഷ്‌ടിക്കും, ഒരു ഫോം സൃഷ്‌ടിക്കാൻ PowerApps നിങ്ങളെ സഹായിക്കും, ബിസിനസ് പ്രക്രിയകളുടെ ലോജിക് ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കാൻ Power Automate അവസരങ്ങൾ നൽകും. MS ടീമുകളുടെ ടീമുമായി ഞങ്ങൾ അന്തിമ പ്രക്രിയ ബന്ധിപ്പിക്കും. സമയം കളയാതെ എന്താണ് സംഭവിക്കുന്നതെന്ന് നോക്കാം.

ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ, ഞങ്ങൾ ലിസ്റ്റുകളും വിശദാംശങ്ങളും സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ഞങ്ങൾക്ക് പട്ടികകൾ ആവശ്യമാണ്:

1. ജീവനക്കാരുടെ എക്സിറ്റ് അഭ്യർത്ഥനകൾ
2. ഉപവിഭാഗങ്ങൾ
3. വകുപ്പ് പ്രകാരം എച്ച്.ആർ
4. അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർ

ഓരോ ലിസ്റ്റും ഭാവിയിൽ അതിന്റെ പങ്ക് വഹിക്കും, ഏതാണ് എന്ന് ഞങ്ങൾ കാണും. വിശദാംശങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ച് നാവിഗേഷൻ മെനു ക്രമീകരിക്കുക:

PowerApps

ഇപ്പോൾ, PowerApps ഉപയോഗിച്ച് "ജീവനക്കാരുടെ എക്സിറ്റ് അഭ്യർത്ഥനകൾ" ലിസ്റ്റിനായി ഒരു ഫോം ഉണ്ടാക്കാം. അന്തിമ രൂപത്തിൽ ഇത് ഇതുപോലെ കാണപ്പെടും:

"എംപ്ലോയി" ഫീൽഡിൽ, ഓഫീസ് 365 ഉപയോക്താക്കളുടെ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു, കലണ്ടറിൽ നിന്ന് "എക്സിറ്റ് തീയതി" സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, "ഡിവിഷൻ" എന്നത് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് ഡയറക്ടറിയിൽ നിന്നും "എച്ച്ആർ" എന്നത് "ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് ബൈ എച്ച്ആർ" എന്നതിൽ നിന്നും തിരഞ്ഞെടുത്തു. ഡയറക്ടറി:

എന്നാൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിന് ലഭ്യമായ എച്ച്ആർ ലിസ്റ്റ് ഫോമിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വകുപ്പ് ഫിൽട്ടർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. PowerApps-ൽ ഡാറ്റ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാൻ നമുക്ക് ഒരു ഫോർമുല ഉപയോഗിക്കാം. "HR" ഫീൽഡിന്റെ "ഇനങ്ങൾ" പ്രോപ്പർട്ടിക്കായി ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു:

കൂടാതെ, ഫോമിലെ സ്റ്റാറ്റസ് ഫീൽഡിനുള്ള ഡിഫോൾട്ട് മൂല്യത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് ചെറിയ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം. "സ്റ്റാറ്റസ്" ഫീൽഡിന്റെ "ഡിഫോൾട്ട്" പ്രോപ്പർട്ടിക്കായി ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു:

ഒരു ഘടകം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഫോം തുറക്കുകയാണെങ്കിൽ, "പുതിയത്" എന്ന മൂല്യം "സ്റ്റാറ്റസ്" ഫീൽഡിൽ എഴുതപ്പെടും, അല്ലാത്തപക്ഷം, നിലവിലെ ഘടകത്തിനായുള്ള ഷെയർപോയിന്റ് കോളത്തിൽ നിന്നുള്ള മൂല്യം ഫോമിലെ സ്റ്റാറ്റസ് ഫീൽഡിൽ പകരം വയ്ക്കും.

SharePoint ഗ്രൂപ്പുകളിൽ നിന്ന് എളുപ്പത്തിൽ ഡാറ്റ വീണ്ടെടുക്കാനുള്ള കഴിവില്ലായ്മയാണ് PowerApps-ലെ ഒരു പ്രശ്‌നം. ഇക്കാരണത്താൽ, ഒരു ഷെയർപോയിന്റ് ഗ്രൂപ്പിലെ അംഗമായ ഉപയോക്താവിനെ ആശ്രയിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഫോമിലെ ഫീൽഡുകളുടെയോ ഒബ്‌ജക്റ്റുകളുടെയോ ദൃശ്യപരത/ലഭ്യത എളുപ്പത്തിൽ കോൺഫിഗർ ചെയ്യാൻ സാധ്യമല്ല. എന്നാൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പരിഹാരമുണ്ടാക്കാം. പ്രത്യേകിച്ചും ഈ ആവശ്യത്തിനായി, ഞങ്ങൾ മുൻകൂറായി അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിച്ചിട്ടുണ്ട്:

ഈ ലിസ്റ്റിൽ "ഉപയോക്താവ് അല്ലെങ്കിൽ ഗ്രൂപ്പ്" തരം ഉള്ള ഒരു "എംപ്ലോയി" ഫീൽഡ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, ഫോമിൽ മാത്രം പ്രദർശിപ്പിക്കും, കൂടാതെ തിരഞ്ഞെടുത്ത ജീവനക്കാരന്റെ പേര് എഴുതിയിരിക്കുന്ന "പേര്" ഫീൽഡും ലിസ്റ്റ് കാഴ്‌ചയിൽ മാത്രം പ്രദർശിപ്പിക്കും. ഇപ്പോൾ, നമുക്ക് PowerApps-ൽ ഒരു ചെറിയ ട്രിക്ക് പരീക്ഷിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, നിലവിലെ ഉപയോക്താവ് അഡ്‌മിനിസ്‌ട്രേറ്റേഴ്‌സ് ലിസ്റ്റിലാണെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഏത് ഫീൽഡിന്റെയും ലഭ്യത കോൺഫിഗർ ചെയ്യാം. "റിലീസ് ഡേറ്റ്" ഫീൽഡിന്റെ "ഡിസ്പ്ലേ മോഡ്" പ്രോപ്പർട്ടി കണ്ടെത്തി എഴുതുക:

ഈ ഫോർമുല അനുസരിച്ച്, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാരുടെ ലിസ്റ്റിൽ കുറഞ്ഞത് ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അവരുടെ ലോഗിൻ നിലവിലെ ഉപയോക്താവിന്റെ ലോഗിനുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ, ഫീൽഡ് എഡിറ്റുചെയ്യാനും അല്ലെങ്കിൽ കാണാനും ലഭ്യമാകും. കൂടുതൽ വിശ്വാസ്യതയ്ക്കായി, ഞങ്ങൾ ലോഗിൻ ചെറിയക്ഷരത്തിലേക്ക് ചുരുക്കുന്നു, അല്ലാത്തപക്ഷം എല്ലാത്തരം കേസുകളും സംഭവിക്കാം.

ഫോമിന്റെ തലക്കെട്ടിൽ "അപ്ലിക്കേഷനിലെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ" എന്ന ബട്ടൺ ഉണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ചിരിക്കാം:

ഈ ബട്ടൺ മറ്റൊരു സ്ക്രീനിലേക്ക് പോകും, ​​അവിടെ സൗകര്യാർത്ഥം, ആപ്ലിക്കേഷനിൽ സാധ്യമായ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ശേഖരിക്കും:

ഓരോ ബട്ടണിലും ക്ലിക്കുചെയ്‌തതിനുശേഷം, ഒരു അധിക പ്രവർത്തന വിൻഡോ തുറക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്, “അപ്ലിക്കേഷൻ റദ്ദാക്കുക” പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു അഭിപ്രായം നൽകാനുള്ള കഴിവോടെ ഒരു അധിക വിൻഡോ തുറക്കുന്നു:

"സ്ഥിരീകരിക്കുക" ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്തതിനുശേഷം, ആപ്ലിക്കേഷന്റെ നില മാറുന്നു, പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഫ്ലോ സമാരംഭിക്കാതെ തന്നെ ഇത് ചെയ്യാൻ കഴിയും. ബട്ടണിന്റെ "OnSelect" പ്രോപ്പർട്ടിക്കായി നമുക്ക് "Patch" ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കാം:

പാച്ച് ഫംഗ്‌ഷൻ ഉപയോഗിച്ച്, നിലവിലെ ഇനത്തിന്റെ ഐഡി ഉപയോഗിച്ച് ഓർഡർ ലിസ്റ്റ് ഇനം ഫിൽട്ടർ ചെയ്‌ത് ഞങ്ങൾ അത് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഞങ്ങൾ "സ്റ്റാറ്റസ്" ഫീൽഡിന്റെ മൂല്യം മാറ്റുകയും പ്രധാന സ്ക്രീനിലേക്ക് പോകുകയും ചെയ്യുന്നു. മറ്റ് പ്രവർത്തന ബട്ടണുകൾക്കും യുക്തി സമാനമാണ്.

അംഗീകാര ഫ്ലോ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക മാത്രമാണ് അവശേഷിക്കുന്നത്. നമുക്ക് ഏറ്റവും ലളിതമായ രൂപത്തിൽ ചെയ്യാം.

പവർ ഓട്ടോമേറ്റ്

ഒരു ടിക്കറ്റ് സൃഷ്‌ടിക്കുമ്പോൾ ഞങ്ങളുടെ അംഗീകാര ഫ്ലോ സ്വയമേവ പ്രവർത്തിക്കും. നിർവ്വഹിക്കുന്ന സമയത്ത്, അപേക്ഷയുടെ നില മാറും, ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് തലവൻ അത് സ്വീകരിക്കും, പുതിയ അപേക്ഷയുടെ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് തലയ്ക്ക് അയയ്ക്കും. നേതാവിനെ നിർണ്ണയിക്കാൻ, ഞങ്ങൾക്ക് "ഡിവിഷനുകൾ" എന്ന ഒരു ഡയറക്ടറി ഉണ്ട്:

ഒരു പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഫ്ലോ സൃഷ്ടിക്കുക:

ഈ ഫ്ലോ നിർവ്വഹിക്കുമ്പോൾ, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് മേധാവിക്ക് ഒരു പുതിയ ആപ്ലിക്കേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് ലഭിക്കും കൂടാതെ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് തീരുമാനമെടുക്കാൻ ലിങ്ക് പിന്തുടരാനാകും:

"സമ്മതിക്കുക" അല്ലെങ്കിൽ "നിരസിക്കുക" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നത് ഒരു പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഫ്ലോ സമാരംഭിക്കുന്നു, അത് ആപ്ലിക്കേഷന്റെ നില മാറ്റുകയും എച്ച്ആർ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റിന് ഒരു ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു:

പ്രക്രിയ തയ്യാറാണ്.

ടീമുകൾ

ഈ പ്രക്രിയയുമായുള്ള സഹകരണത്തിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനാണ് അന്തിമ സ്പർശം. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, MS ടീമുകളുടെ കമാൻഡിലേക്ക് പ്രക്രിയ ബന്ധിപ്പിക്കുക:

ഇപ്പോൾ, എല്ലാ MS ടീംസ് ടീം അംഗങ്ങൾക്കും ഒരു പ്രത്യേക ടാബിൽ പുതിയ ജീവനക്കാരുടെ സൈൻ ഔട്ട് പ്രക്രിയയിലേക്ക് ആക്‌സസ് ഉണ്ട്.

തീർച്ചയായും, നിങ്ങളുടെ ഫ്ലോ ലോജിക്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് മൾട്ടി-സ്റ്റെപ്പ് അംഗീകാരങ്ങൾ നൽകാം, കൂടാതെ പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ടാസ്‌ക്കുകൾ അസൈൻ ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് അംഗീകാര ഘടകം ഉപയോഗിക്കാം. നിങ്ങൾക്ക് റിപ്പോർട്ടുകൾ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും Microsoft Teams chatbot-ലേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന അറിയിപ്പുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും കഴിയും. എന്നാൽ ഭാവിയിലെ ലേഖനങ്ങളിൽ അതിനെക്കുറിച്ച് കൂടുതൽ. നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയ്ക്ക് നന്ദി, എല്ലാവർക്കും നല്ലൊരു ദിവസം ആശംസിക്കുന്നു!

അവലംബം: www.habr.com