Шинэхэн бизнесменүүдийн нийтлэг алдаа бол өгөгдөл цуглуулах, дүн шинжилгээ хийх, ажлын процессыг оновчтой болгох, үндсэн үзүүлэлтүүдийг хянахад хангалттай анхаарал хандуулдаггүй явдал юм. Үүний үр дүнд бүтээмж буурч, цаг хугацаа, нөөцийг оновчтой бус үрэх болно. Процесс муу байгаа үед та ижил алдааг хэд хэдэн удаа засах хэрэгтэй. Үйлчлүүлэгчдийн тоо нэмэгдэхийн хэрээр үйлчилгээ муудаж, өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийхгүйгээр юуг сайжруулах шаардлагатай талаар тодорхой ойлголтгүй болно. Үүний үр дүнд аливаа шийдвэрийг дур зоргоороо гаргадаг.
Орчин үеийн бизнес өрсөлдөх чадвартай байхын тулд чанартай бүтээгдэхүүн, үйлчилгээнээс гадна ил тод үйл явцтай, аналитик мэдээлэл цуглуулдаг байх ёстой. Үүнгүйгээр бизнесийн бодит байдлыг ойлгож, зөв шийдвэр гаргахад хэцүү байдаг. Тиймээс таны зэвсэглэлд ашиглахад тохиромжтой төдийгүй ажлаа хялбарчилж, хамгийн ил тод үйл явцыг бий болгох боломжийг олгодог шаардлагатай хэрэгслүүд байх нь чухал юм.
Өнөөдөр асар олон тооны хэрэгсэл, шийдэл байдаг. Гэвч ихэнх бизнес эрхлэгчид үнэ цэнийг нь олж хардаггүй, хэрхэн ашиглахаа ойлгодоггүй, эсвэл үнэтэй, төвөгтэй, эсвэл 100500 илүү байдаг учраас ашигладаггүй. Харин өөрсдөдөө зориулж ийм хэрэгслийг олж мэдсэн, олж мэдсэн эсвэл бүтээсэн хүмүүс дунд хугацаанд аль хэдийн давуу талтай болсон.
Би 10 гаруй жилийн турш үйл явцыг автоматжуулах, дижитал хувиргах замаар бизнесүүдэд ашгаа нэмэгдүүлэхэд тусалдаг мэдээллийн технологийн бүтээгдэхүүн, шийдлүүдийг бүтээж байна. Би олон арван гарааны бизнесийг олоход тусалж, дэлхийн өнцөг булан бүрт хэдэн зуун мянган хүмүүсийн ашигладаг олон арван онлайн хэрэгслийг бий болгосон.
Миний практикт дижитал өөрчлөлтийн ашиг тусыг харуулсан сайн жишээнүүдийн нэг нь энд байна. Америкийн нэгэн жижиг хуулийн фирмийн хувьд миний баг бид хоёр хууль эрх зүйн баримт бичгийг бүрдүүлэх хэрэгсэл бүтээсэн нь хуульчдад баримт бичгийг хурдан гаргах боломжийг олгосон. Дараа нь энэ хэрэгслийн функцийг өргөжүүлснээр бид онлайн үйлчилгээг бий болгож, компанийг бүрэн өөрчилсөн. Одоо тэд зөвхөн хотод төдийгүй улс даяар үйлчлүүлэгчдэд үйлчилдэг. Гурван жилийн хугацаанд компанийн хөрөнгийн хэмжээ хэд дахин өссөн.
Энэ нийтлэлд би бизнесийн гол үзүүлэлтүүдийг хянах ил тод системийг бий болгох бодит туршлагаас хуваалцах болно. Би дижитал шийдлүүдийг ашиглах үнэ цэнийг бий болгохыг хичээх болно, энэ нь хэцүү биш, үргэлж үнэтэй биш гэдгийг харуулах болно. За, явцгаая!
Энэ бүхэн хэрхэн эхэлсэн
Хэрэв та хэзээ ч байгаагүй зүйлтэй болохыг хүсч байвал хэзээ ч хийж байгаагүй зүйлээ хийх хэрэгтэй болно.
Коко Шанель
Эхнэр маань жирэмсний амралтанд байхаас залхаж байсан тул бид хүүхдийн тоглоомын өрөө гэсэн жижиг бизнес нээхээр шийдсэн. Би хувийн бизнестэй болохоор эхнэр маань тоглоомын өрөөг бүхэлд нь хариуцдаг, би стратегийн асуудал, бүтээн байгуулалтад тусалдаг.
Бизнес нээх нарийн ширийн зүйл бол огт өөр түүх боловч мэдээлэл цуглуулах, өрсөлдөгчдийн дүн шинжилгээ хийх үе шатанд бид энэ бизнесийн тодорхой асуудлуудыг тодруулахаас гадна ихэнх өрсөлдөгчид тэмцэж байгаагүй дотоод үйл явцын асуудлуудад анхаарлаа хандуулсан. .
Миний гайхшрал нь XNUMX-р зуунд бараг хэн ч CRM-ийг ямар ч хэлбэрээр хөтлөөгүй; ихэнх нь тэмдэглэлийн дэвтэр, бичгээр тэмдэглэл хөтөлдөг байв. Үүний зэрэгцээ, эзэд нь ажилчид хулгай хийдэг, тооцоо хийхдээ алдаа гаргадаг, нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр дэх бичилтүүдийг дахин тооцоолох, шалгахад маш их цаг зарцуулдаг, захиалга, хадгаламжийн мэдээлэл алдагдсан, үйлчлүүлэгчид үл мэдэгдэх шалтгаанаар орхидог гэж гомдолложээ. тэд.
Цуглуулсан мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийхдээ бид тэдний алдааг давтахыг хүсэхгүй байгаа бөгөөд эдгээр эрсдлийг хамгийн бага хэмжээнд хүртэл бууруулах ил тод систем хэрэгтэй байгааг ойлгосон. Юуны өмнө бид бэлэн шийдлүүдийг хайж эхэлсэн боловч бидний шаардлагыг бүрэн хангасан шийдлийг олж чадаагүй. Тэгээд дараа нь би өөрийн системийг бүтээхээр шийдсэн, гэхдээ хамгийн тохиромжтой биш боловч ажиллах боломжтой, хямд (бараг үнэ төлбөргүй).
Багаж хэрэгсэл сонгохдоо хямд үнэтэй, уян хатан, хүртээмжтэй, хэрэглэхэд хялбар байх ёстой гэсэн шалгуурыг харгалзан үзсэн. Би энэ бизнест зориулж бүрэн эрхт, хүчирхэг, үнэтэй системийг бичиж чадах байсан ч бидэнд цаг хугацаа бага, төсөв бага байсан, мөн бидний төсөл хэрэгжих эсэхийг бүрэн ойлгоогүй байсан бөгөөд үүнд маш их нөөц зарцуулах нь үндэслэлгүй юм. энэ систем. Тиймээс таамаглалыг шалгах үед би MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) -ээс эхэлж, хамгийн богино хугацаанд хамгийн бага хөрөнгө оруулалтаар ажлын хувилбарыг хийж, цаг хугацааны явцад дуусгах эсвэл дахин хийхээр шийдсэн.
Үүний үр дүнд миний сонголт Google-ийн үйлчилгээнүүдэд унасан (Драйв, Шийт, Хуанли). Оролт/гаралтын мэдээллийн гол эх сурвалж нь Google Sheets юм. Миний эхнэр хүснэгтэн дээр ажиллаж байсан туршлагатай тул шаардлагатай бол өөрөө өөрчлөх боломжтой. Энэ хэрэгслийг компьютер ашиглахдаа тийм ч сайн биш ажилчид ч ашиглах бөгөөд хүснэгтэд өгөгдөл оруулахыг заах нь зарим тусгай мэргэжилтнүүдтэй хэрхэн ажиллахыг зааснаас хамаагүй хялбар байх болно гэдгийг би анхаарч үзсэн. 1С гэх мэт програм.
Хүснэгтэд оруулсан өгөгдөл нь бодит цаг хугацаанд өөрчлөгддөг, өөрөөр хэлбэл та ямар ч үед компанийн үйл ажиллагааны нөхцөл байдлыг харж, аюулгүй байдлыг хангаж, тодорхой хүмүүсийн хандалтыг хязгаарлаж болно.
Архитектур ба өгөгдлийн бүтцийг хөгжүүлэх
Хүүхдийн тоглоомын өрөө нь хэд хэдэн үндсэн үйлчилгээг үзүүлдэг.
- Стандарт айлчлал - үйлчлүүлэгч хүүхдийнхээ тоглоомын өрөөнд цагийг худалдаж авах үед.
- Хяналттай айлчлал - Үйлчлүүлэгч хүүхдийнхээ тоглоомын өрөөнд цагийг худалдан авч, хяналт тавихдаа нэмэлт мөнгө төлдөг. Өөрөөр хэлбэл, үйлчлүүлэгч хүүхдээ орхиж, ажлаа хийх боломжтой бөгөөд өрөөний ажилтан эцэг эх нь байхгүй үед хүүхдийг харж, тоглох болно.
- Нээлттэй төрсөн өдөр - Үйлчлүүлэгч нь хоол хүнс, зочдод зориулсан тусдаа ширээ түрээсэлж, тоглоомын өрөөнд стандарт зочлох зардлыг төлдөг бол өрөө ердийнхөөрөө ажилладаг.
- Хаалттай төрсөн өдөр - Үйлчлүүлэгч байрыг бүхэлд нь түрээслүүлдэг; түрээсийн хугацаанд өрөө бусад үйлчлүүлэгчдийг хүлээж авдаггүй.
Эзэмшигч нь өрөөнд хэдэн хүн зочилсон, хэдэн настай байсан, хэр их цаг зарцуулсан, хэр их мөнгө олсон, хэдэн зардал гарсан зэргийг мэдэх нь чухал юм (администратор ямар нэгэн зүйл худалдаж авах эсвэл төлөх шаардлагатай болдог. ямар нэг зүйл, жишээлбэл, хүргэлт эсвэл ус), Хэдэн төрсөн өдөр байсан бэ?
Аливаа мэдээллийн технологийн төслийн нэгэн адил би ирээдүйн системийн архитектурыг бодож, өгөгдлийн бүтцийг боловсруулж эхэлсэн. Эхнэр нь бизнес эрхэлдэг болохоор харах, хянах, захирах бүхнээ мэддэг учраас захиалагчийн үүрэг гүйцэтгэсэн. Бид хамтдаа оюун санааны шуурга хийж, системд тавигдах шаардлагуудыг гаргасан бөгөөд үүний үндсэн дээр би системийн үйл ажиллагааны талаар бодож, Google Драйв дахь дараах файл, хавтасны бүтцийг бий болгосон.
"Хураангуй" баримт бичиг нь компанийн талаархи ерөнхий мэдээллийг агуулдаг: орлого, зардал, дүн шинжилгээ
Зардлын баримт бичигт компанийн сарын зардлын талаарх мэдээллийг агуулсан болно. Илүү ил тод болгохын тулд оффисын зардал, татвар, боловсон хүчний зардал, сурталчилгааны зардал, бусад зардал гэсэн ангилалд хуваагдана.
Сарын зардал
Жилийн зардлын хураангуй хүснэгт
Орлогын хавтсанд сар бүр нэг Google хуудасны 12 файл агуулагддаг. Эдгээр нь ажилчдын өдөр бүр бөглөдөг үндсэн ажлын баримт бичиг юм. Эдгээр нь ажлын өдөр бүрийн хувьд заавал хянах самбар болон табуудыг агуулдаг. Хяналтын самбарын таб нь тухайн сард шаардлагатай бүх мэдээллийг харуулахаас гадна үнийг тохируулах, үйлчилгээ нэмэх боломжийг олгодог.
Хяналтын самбарын таб
Өдөр тутмын таб
Бизнесийг хөгжүүлэх явцад хөнгөлөлт, захиалга, нэмэлт үйлчилгээ, арга хэмжээ зэрэг нэмэлт хэрэгцээ гарч эхэлсэн. Бид мөн энэ бүгдийг цаг хугацааны явцад хэрэгжүүлсэн боловч энэ жишээ нь системийн үндсэн хувилбарыг харуулж байна.
Функцийг бий болгох
Би үндсэн үзүүлэлтүүдийг тодорхойлж, бүтэц зохион байгуулалт, аж ахуйн нэгжүүдийн хооронд өгөгдөл солилцох ажлыг боловсруулсны дараа би хэрэгжүүлж эхэлсэн. Миний хийсэн хамгийн эхний зүйл бол орлогын хавтсандаа Google Sheet документ үүсгэх явдал байв. Би үүнд хоёр таб үүсгэсэн: хяналтын самбар болон сарын эхний өдөр, үүнд би дараах хүснэгтийг нэмсэн.
Үндсэн ажлын хуудас
Энэ бол администраторын ажиллах үндсэн ажлын хуудас юм. Тэр зүгээр л шаардлагатай талбаруудыг (улаанаар тэмдэглэсэн) бөглөх хэрэгтэй бөгөөд систем нь шаардлагатай бүх үзүүлэлтийг автоматаар тооцоолох болно.
Оролтын алдааг багасгах, тав тухтай байдлыг хангахын тулд "Айлчлалын төрөл" талбарыг үзүүлж буй үйлчилгээний унадаг жагсаалт болгон оруулсан бөгөөд бид хяналтын самбарын хуудсан дээр засварлаж болно. Үүнийг хийхийн тулд бид эдгээр нүднүүдэд өгөгдлийн баталгаажуулалтыг нэмж, өгөгдөл авах хүрээг зааж өгдөг.
Тооцоололд хүний алдааг багасгахын тулд би үйлчлүүлэгчийн өрөөнд зарцуулсан цаг, төлөх ёстой мөнгөний хэмжээг автоматаар тооцоолсон.
Үүнийг хийхийн тулд Администратор нь үйлчлүүлэгчийн ирэх цаг (E багана) ба явах цагийг (F багана) HH: MM форматаар тэмдэглэх ёстой. Үйлчлүүлэгч тоглоомын өрөөнд өнгөрүүлсэн нийт хугацааг тооцоолохын тулд би дараах томъёог ашигладаг.
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Үйлчилгээг ашиглахад шаардагдах мөнгөний хэмжээг автоматаар тооцоолохын тулд нэг цагийн үнэ үйлчилгээний төрлөөс хамаарч өөр өөр байж болох тул илүү төвөгтэй томъёог ашиглах шаардлагатай болсон. Тиймээс би QUERY функцийг ашиглан хяналтын самбар дээрх үйлчилгээний хүснэгтэд өгөгдлийг холбох шаардлагатай болсон.
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Үндсэн үйлдлүүдээс гадна би хүсээгүй IFERROR эсвэл ISBLANK алдааг арилгах нэмэлт функц, түүнчлэн ROUNDDOWN функцийг нэмсэн - жижиг зүйлд төвөг учруулахгүйн тулд би эцсийн дүнг үйлчлүүлэгч рүү чиглүүлэв.
Хүүхдийн тоглоомын өрөөнд үндсэн орлого (түрээслэх хугацаа) -аас гадна үйлчилгээ, тоглоом зарах хэлбэрээр нэмэлт орлого олдог бөгөөд ажилчид бага зэрэг зардал гаргадаг, жишээлбэл, ундны ус уух, магтаалын төлөө чихэр худалдаж авах, энэ бүгдийг бас анхаарч үзэх хэрэгтэй.
Тиймээс би энэ өгөгдлийг бүртгэх хоёр хүснэгтийг нэмсэн:
Тэмдгүүдтэй ажиллахад хялбар болгохын тулд би тэдгээрийг өнгөөр будаж, нүднүүдэд нөхцөлт формат нэмсэн.
Үндсэн хүснэгтүүд бэлэн болсон, одоо та үндсэн үзүүлэлтүүдийг тусад нь хүснэгтэд оруулах хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр та өдөрт хэдэн төгрөгийн орлого олсон, энэ мөнгөний хэд нь кассанд, хэдэн төгрөг нь картанд байгааг тодорхой харж болно.
Төлбөрийн төрлөөр мөнгөө нэгтгэхийн тулд би дахин QUERY функцийг ашигласан:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ажлын өдрийн төгсгөлд администратор зөвхөн орлогыг давхар шалгах шаардлагатай бөгөөд гараар дахин тооцоо хийх шаардлагагүй болно. Бид хүнийг нэмэлт ажил хийхийг албаддаггүй бөгөөд эзэн нь нөхцөл байдлыг хүссэн үедээ харж, хянах боломжтой.
Шаардлагатай бүх хүснэгтүүд бэлэн болсон, одоо бид табыг өдөр бүр хуулбарлаж, дугаарлаж, дараахь зүйлийг авах болно.
Агуу их! Бараг бүх зүйл бэлэн болсон тул тухайн сарын бүх үндсэн үзүүлэлтүүдийг хяналтын самбарын таб дээр харуулах л үлдлээ.
Сарын нийт орлогыг авахын тулд дараах томъёог бичиж болно
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1Энд D1 нь өдрийн орлоготой нүд, '1', '2' гэх мэт нь табын нэр юм. Яг үүнтэй адил би нэмэлт орлого, зардлын мэдээллийг авдаг.
Тодорхой болгохын тулд би нийт ашиг орлогыг ангиллаар харуулахаар шийдсэн. Үүнийг хийхийн тулд би бүх табуудаас нарийн төвөгтэй сонголт, бүлэглэл хийж, дараа нь хоосон, шаардлагагүй мөрүүдийг шүүж, арилгах хэрэгтэй болсон.
Ангилалаар ашигт ажиллагаа
Орлогын нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн хэрэгсэл бэлэн болсон, одоо бид файлыг жилийн сар бүрээр хуулбарлах болно.
Орлогыг нягтлан бодох бүртгэл, хянах хэрэгслийг бий болгосны дараа би сарын бүх зардлыг харгалзан үзэх зардлын хүснэгтийг бий болгохоор шийдсэн: түрээс, цалин, татвар, бараа худалдан авах болон бусад зардал.
Энэ жилийн хавтсанд би Google Sheet баримт бичгийг үүсгэж, түүнд 13 таб, хяналтын самбар, арван хоёр сар нэмсэн.
Хяналтын самбарын таб
Тодорхой болгохын тулд хяналтын самбарын таб дээр би жилийн санхүүгийн зардлын талаархи шаардлагатай бүх мэдээллийг нэгтгэн харуулав.
Сар бүрийн таб дээр би компанийн бүх бэлэн мөнгөний зардлыг ангиллаар нь бүртгэх хүснэгтийг бий болгосон.
Сарын таб
Энэ нь маш тохиромжтой болсон тул одоо та компанийн бүх зардлыг харж, хянаж, шаардлагатай бол түүхийг харж, аналитик хийх боломжтой болсон.
Орлого, зарлагын мэдээлэл нь өөр өөр файлд байрладаг бөгөөд хянахад тийм ч тохиромжтой биш тул би эзэмшигч нь компанийг хянах, удирдахад шаардлагатай бүх мэдээллийг нэгтгэсэн нэг файл үүсгэхээр шийдсэн. Би энэ файлыг "Товч мэдээлэл" гэж нэрлэсэн.
тэнхлэгийн хүснэгт
Энэ файлд би хүснэгтээс сарын өгөгдлийг хүлээн авдаг хүснэгтийг үүсгэсэн бөгөөд үүний тулд би стандарт функцийг ашигласан:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")Би баримт бичгийн ID-г эхний аргумент болгон, импортын мужийг хоёр дахь параметр болгон дамжуулдаг.
Дараа нь би жилийн балансыг гаргасан: хэдэн төгрөг олсон, хэдийг зарцуулсан, ямар ашиг, ашиг орлоготой байсан. Шаардлагатай өгөгдлийг дүрсэлсэн.
Тохиромжтой болгохын тулд бизнес эрхлэгч бүх өгөгдлийг нэг дороос харж, файлуудыг ажиллуулахгүй байхын тулд би жилийн аль ч сарыг сонгож, үндсэн үзүүлэлтүүдийг бодит цаг хугацаанд харуулах боломжийг нэгтгэсэн.
Үүнийг хийхийн тулд би сар болон баримт бичгийн ID хооронд холбоос үүсгэсэн
Дараа нь би "Өгөгдөл -> Өгөгдлийн баталгаажуулалт" ашиглан доош унах жагсаалт үүсгэж, холбоосын хүрээг зааж, баримт бичгийн динамик холбоосоор импортыг тохируулсан.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")дүгнэлт
Таны харж байгаагаар бизнесийнхээ үйл явцыг сайжруулах нь санагдсан шиг тийм ч хэцүү биш бөгөөд үүнийг хийхийн тулд танд ямар ч супер ур чадвар байх шаардлагагүй. Мэдээжийн хэрэг, энэ систем нь маш олон дутагдалтай талтай бөгөөд бизнес өсөх тусам үүнийг ашиглах боломжгүй болно, гэхдээ жижиг бизнес эсвэл таамаглалыг туршиж үзэхэд энэ нь маш сайн шийдэл юм.
Энэхүү тоглоомын өрөө нь энэ шийдэл дээр гурав дахь жилдээ ажиллаж байгаа бөгөөд зөвхөн энэ жил л бид бүх үйл явцыг тодорхой ойлгосноор үйлчлүүлэгч болон зах зээлээ мэддэг. Бид онлайн бизнесийн удирдлагын бүрэн хэмжээний хэрэгсэл бүтээхээр шийдсэн.
PS
Бизнесээ хянахын тулд Google Sheets ашиглах нь тийм ч тохиромжтой биш, ялангуяа таны утаснаас. Би тэгсэн , энэ нь бизнесийн бүх гол үзүүлэлтүүдийг бодит цаг хугацаанд тохиромжтой форматаар харуулдаг
Эх сурвалж: www.habr.com