Бүгдээрээ сайн байна уу, намайг Константин Кузнецов гэдэг, би RocketSales компанийн гүйцэтгэх захирал бөгөөд үүсгэн байгуулагч юм. Мэдээллийн технологийн салбарт хөгжлийн хэлтэс өөрийн гэсэн орчлонд амьдардаг гэсэн нийтлэг түүх байдаг. Энэ орчлонд бүх ширээний компьютер дээр агаар чийгшүүлэгч, монитор, гарт зориулсан олон тооны хэрэгсэл, цэвэрлэгч, магадгүй өөрийн даалгавар, төслийн удирдлагын систем байдаг.
Ямар том асуудал байгаа юм бэ?
Магадгүй зарим хүмүүсийн хувьд энэ нь юу ч биш юм. Гэхдээ бид асуудалтай тулгарсан. Бид борлуулалтын системийг байгуулж, автоматжуулж, CRM-ийг хэрэгжүүлж, бизнесийн үүлэн дэд бүтцийг бий болгодог. Үйлчлүүлэгчийн төслүүдэд хөгжүүлэлт, үйлдвэрлэлийн хэлтсээс гадна зах зээлдүүлэгч, худалдагч, нягтлан бодогч болон бусад ажилтнууд ихэвчлэн багтдаг. Мөн бид төслийн менежментийн үр дүнтэй үйл явцыг хэрхэн зохион байгуулах талаар бодож эхэлсэн.
Хэрэв хөгжүүлэлт, үйлдвэрлэлийн процессыг Jira эсвэл GitLab гэх мэт платформ дээр зохион байгуулдаг бол Юу юу болохыг хөгжлөөс өөр хэн ч ойлгохгүй. Төсөлд гуравдагч этгээдийн ажилтныг татан оролцуулахын тулд та түүнтэй уулзаж, нөхцөл байдлыг тайлбарлаж, даалгавраа хаа нэгтээ тэмдэглэж, дараа нь ажлын чат дахь бэлэн байдлын түвшинг хянаж, чатаар үр дүнг авч, Жира руу оруулах хэрэгтэй. Тэгээд тэр болгонд.
Хөгжил нь компанийн бусад хэлтэсээс тасарсан, тэд биднийг хэрхэн татан оролцуулахаа мэдэхгүй, бидний оролцоо тэдэнд хэрэгтэй эсэхийг бид мэдэхгүй.
Хэдэн жилийн өмнө бид Асана платформыг нээсэн. Энэ материалд би дараахь зорилгоор хөгжил, үйлдвэрлэлийн менежментийн үйл явцыг хэрхэн зохион байгуулсныг танд хэлэхийг хүсч байна.
- Бүхэл бүтэн компани нэг экосистемд ажиллаж байсан,
- хүн бүр хангалттай функцтэй байсан,
- Төсөл бүрийн зардлыг цаг, мөнгөөр тооцоолох боломжтой байсан.
- Үйлчлүүлэгчидтэй ажиллах нь урт хугацааны байсан: нэг ажлын хүрээнд биш, харин байнгын хоцрогдолтой санаа бүхий бүхэл бүтэн төслийн хүрээнд.
Асанатай танилцах талаар бага зэрэг
Төслийн менежментэд тохиромжтой програм хангамж хайж 10 жил зарцуулсан. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 болон бусад олон арван даалгавар хянагч нар хүч чадлын шалгалтанд тэнцээгүй. Дараа нь би Асанаг олсон. Тэгээд бүх зүйл бүтсэн.
Бидний бодлоор энэ бол даалгавар, төслийн менежментийн хамгийн сайн бөгөөд хамгийн хурдан хөгжиж буй платформ юм. Өнөөдөр Асана бол алдартай, хэрэглэгчийн сэтгэл ханамжаараа дэлхийд тэргүүлэгч юм. Үүнийг g2 үнэлгээний график нотолж байна.
Бид Асанагийн шүтэн бишрэгчид, бид үүнийг үйлчлүүлэгчиддээ хэрэгжүүлэх чадвартай байх гэрчилгээ авсан.
Би борлуулалтаас эхлээд төслийг хэрэгжүүлэх хүртэлх үйл явцыг товч тайлбарлах болно
Бид мэдээллийн технологийн үйлчилгээг борлуулдаг тул манай юүлүүр нэлээд урт бөгөөд төгсгөлд нь үйлдвэрлэл, заримдаа хөгжлийн хэлтэст ордог.
Борлуулалтын алба нь стандарт залруулга хийдэг: аудит, CP-ийг батлах, гэрээнд гарын үсэг зурах, гүйлгээг үйлдвэрлэлд шилжүүлэх. Үйлдвэрлэл нь гэрээг хүлээж авахгүй байж болно: төсөв, үйлдвэрлэлд шилжүүлэх огноо, төслийг хэрэгжүүлэх тооцоолсон хугацааны санг зааж өгөх ёстой.
amoCRM + Asana хослолын ачаар борлуулалтын хэлтсээс гүйлгээг үйлдвэрлэл болон буцааж шилжүүлэх үед ажил хаана ч тасалддаггүй. Цэнхэр нь борлуулалтын хэлтсийн хариуцах хэсгийг, улбар шар нь үйлдвэрлэлийн хэсгийг, ягаан нь хөгжлийн хэлтсийг заана.
Хөгжлийн хэлтэс нь дизайны хэлтсээс ялгаатай нь төсөл болгонд оролцохгүй байх нь чухал юм. Заримдаа системийг тохируулах нь тусгай шийдэл шаарддаггүй.
Тиймээс, менежер төслийг үйлдвэрлэлд оруулахад борлуулалтын менежер 1 товшилтоор Асана руу очно (дэлгэцийн агшин). amoCRM-ээс төсөл нь Asana-д автоматаар үүсгэгддэг.
Төслийн газрын зураг, арилжааны санал бүхий даалгавар (даалгавар) нь нийтлэг үйлчлүүлэгч төслийн самбар дээр автоматаар үүсгэгддэг. Одоогоор үйлдвэрлэж байгаа бүх үйлчлүүлэгчид энд харагдана. Энд хариуцлагатай менежерийг томилж, эцсийн хугацааг тогтоож, ажлын төрлийг сонгож, ажлын статусыг өөрчилдөг.
Менежер даалгаварт санал болгож буй автомат бизнесийн үйл явцын аль нэгийг эхлүүлэх боломжтой.
- Үйлчлүүлэгчийн төслийг олох/үүсгэх + Тэнд даалгавраа хавсаргана уу
- Гүйлгээний мэдээллээр даалгаврыг бөглөнө үү
- Одоогийн даалгавараас хэлцэл үүсгэ
Төсөл нь amoCRM-д заасан бүх мэдээллээр дүүрэн байна. Үйлчилгээний төрлөөс хамааран ажлын бодит блокуудыг хэрэгжүүлэх дэд даалгаврын багцыг нэн даруй үүсгэдэг. Төслийн менежер нарийвчилсан даалгавруудыг задлах, үүрэг хариуцлага, эцсийн хугацааг хуваарилах хэвээр байна.
Энэхүү зөвлөл нь шинэ төслүүдийг хэрэгжүүлэхэд тусалдаг. Гэхдээ одоогийн байдал, эрсдэлтэй төслүүд байгаа эсэхийг хянах нь тохиромжгүй юм.
Бид үйлчлүүлэгчдийн даалгавар, төслүүдийг хэрхэн бүлэглэдэг
Бүх төслийн ерөнхий зөвлөлөөс менежер уг төслийг өөр 3 самбарт нэмдэг.
- үйлчлүүлэгчийн хувийн самбар;
- идэвхтэй үйлчлүүлэгчдийн багц;
- менежерийн багц.
Байгууллага бүр яагаад хэрэгтэй байгааг олж мэдье.
Дэлгэцийн агшинд та харж байна үйлчлүүлэгчийн хувийн самбар.
Яагаад энэ самбар гэж?
Өмнө нь бид даалгаврын талаар боддог байсан. Би даалгавраа дуусгаад өөр ажил хийхээр явлаа. Үйлчлүүлэгчийн төлөө бид яг түүний хүссэн хэмжээний ажлыг хийж байсан нь тогтоогдсон. Гэхдээ бид урт хугацааны харилцаа тогтоохыг хүссэн тул даалгавартай ажиллахаас татгалзаж, үйлчлүүлэгчидтэй ажиллах болсон.
Үйлчлүүлэгчдээ сайжруулах бүх санааг бид бичиж үлдээдэг. Үйлчлүүлэгчийн санамсаргүй байдлаар агаарт шидэгдсэн бодол байсан ч бид үүнийг засч, дуусгадаг. Ийнхүү ажлын хоцрогдол бий болж, үйлчлүүлэгчтэй хийх ажил дуусахгүй.
Энэ самбар дээр юу байгаа вэ?
Манай Асана хэд хэдэн үйлчилгээнд холбогдсон:
- CRM систем (борлуулалтын хэлтэстэй харилцах),
- TimeDoctor (цаг хянах зориулалттай),
- ERP систем (нэг интерфэйс дэх бүх өгөгдлийг нэгтгэх зориулалттай).
Бид Асана хотод хурдан нөөцийн хяналтын самбарыг нэвтрүүлсэн. Та даалгаврын дээрх хавтан руу чиглүүлж, даалгаврын дээр хэн, хэр удаан ажилласан, ямар урамшуулал авсныг хараарай.
Үйлдвэрлэлийн хэлтсийн ажлыг цаг цагаар тооцдог тул ажилтан бүр үйлчлүүлэгчийн асуудлыг шийдвэрлэхэд хэр их цаг зарцуулж байгаад хатуу хяналт тавих нь бидний хувьд чухал байсан.
Самбар ашиглах нь ямар давуу талтай вэ?
Үүний үр дүнд ERP системд бид харж байна Төслийн тайлан. Гүйлгээний байдал, төслийн оролцогчид, төслийн төсөв, ажилласан цаг, эцсийн хугацаа.
Бид ижил төстэй бүтээн байгуулалтын төслүүдийн өртөгийг урьдчилан таамаглах боломжтой, KPI тооцоо нь туйлын ил тод болж, бүтээн байгуулалтад хэдхэн цаг зарцуулдаг гэсэн хуурмаг зүйл байхгүй. Шаардлагатай бол бид үргэлж үйлчлүүлэгчид тайлагнах боломжтой интерфэйстэй байдаг.
Асана цүнх
Энэ функцийг Асана хотод удаан хугацаанд хэрэгжүүлсэн. Гэхдээ бид үүнийг шууд үнэлээгүй. Эхлээд бид менежерүүдийнхээ бүх төслүүдийг багц болгон цуглуулсан. Денис Киселев компанид ажиллах хугацаандаа 61 үйлчлүүлэгчтэй ажиллаж байсан нь тогтоогджээ.
Мэдэх нь сайхан боловч үүнийг цуглуулахад зарцуулсан цаг хугацааг зөвтгөхөд хангалтгүй юм. Тэгээд бид цүнхэндээ оноо авлаа. Бид Асана дахь төслийг CRM систем дэх нэг гүйлгээтэй адилтгаснаар бүх зүйл өөрчлөгдсөн.
Өмнө нь менежер бүх төслүүдэд бүртгүүлж, Ирсэн имэйл хайрцагт (мэдэгдэлийн тэжээл) бүх өөрчлөлтийн тухай мэдэгдлийг хүлээн авдаг байсан. Статусын шинэчлэлт, шинэ сэтгэгдэл бүрийг хамгийн сүүлийнхээс нь эхлэн тэжээлд харуулсан. Даваа гаригт менежер суугаад ирсэн имэйл хайрцагны даалгавруудыг дараалан гүйцэтгэсэн. Тэргүүлэх асуудлын талаар яриагүй, заримдаа чухал ажлуудад хэзээ ч хүрч байгаагүй.
Одоо ажилчдын багц, төслийн хэлтсийн багц байдаг. Эхнийх нь менежер төслүүдээ удирддаг, хоёр дахь нь менежерт бүх ажилчдын одоогийн ажлын ачааллыг хянах функцийг өгдөг.
Дизайны хэлтсийн багц
Дэлгэцийн агшинд та ажилтнаар эрэмбэлэгдсэн төслүүдийг харж болно.
Долоо хоногт нэг удаа төслийн менежер төсөл бүрийн статусыг шинэчилдэг. Өнгөрсөн долоо хоногт юу хийсэн, дараагийн долоо хоногт юу хийхээр төлөвлөж байгаагаа бичнэ. Гурван шошгын аль нэгийг тохируулна: хяналтан дор, эрсдэлтэй, асуудал гардаг.
Менежер дараахь зүйлийг хурдан үнэлэх боломжтой.
- дизайны хэлтэст үйлчлүүлэгчдийн одоогийн хэмжээ,
- менежер бүрийн ажлын тоо,
- төслийн хугацаа хэтэрсэн ажлын тоо,
- асуудал байгаа эсэх, төслүүдэд оролцох хэрэгцээ,
- төслийн эцсийн хугацаа, зарцуулсан хугацаа, юүлүүр үе шат, төслийн тэргүүлэх чиглэл.
Портфолио нь тайлан гаргахад бидэнд тусалдаг. Төслийн статусыг шинэчилсний дараа дууссан болон төлөвлөсөн ажлын тайланг автоматаар үйлчлүүлэгчийн чат руу илгээдэг.
Ажилчдын багц
Загварын албаны дарга хүртэл өөрийн гэсэн багцтай. Хэрэв пах-пах-пах, тэр эрх мэдлээ хасвал шинэ хүн өөрийн хяналтанд байгаа бүх төслүүдийг харах болно, тэр үргэлжлүүлэн хянах ёстой.
Шугамын ажилчид мөн багцын ачааллыг төлөвлөхөд тохиромжтой гэдгийг үнэлэв. "Ачаалал" таб дээр Асана эцсийн хугацааг харгалзан даалгаврын хэмжээг шинжилж, хэрэв ажилтан хэт их ажил төлөвлөсөн бол анхааруулдаг. Та энэ табаас гаралгүйгээр эцсийн хугацааг өөрчилж, дэлгэрэнгүй мэдээллийг тохируулах боломжтой.
Алдаа шийдвэрлэх, захиалгат хөгжүүлэлт
Бид хөгжлийг хариуцдаг тусдаа багтай. Бизнесийн үйл явцын нэг хэсэг болгон хоёр төрлийн даалгаврыг хүлээн авдаг.
- алдаа,
- шинэ хөгжил.
Алдааг шалгаж, ноцтой байдлыг үнэлж, техникийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнд шилжүүлдэг.
Хөгжлийн ажлууд нь компанийн дотоод бүтээгдэхүүний нөөцөөс эсвэл үйлчлүүлэгчээс холбогдох хүсэлт байвал төслийн менежерээс ирдэг.
Хөгжлийн үйл явц нь ерөнхийдөө иймэрхүү харагдаж байна.
Даалгаварууд нь Асана дахь хөгжлийн самбарт унадаг. Тэр энд байна.
Даалгаврын захирал нь "Алдаа" эсвэл "Онцлог" төрлийг сонгож, эгзэгтэй байдлын түвшинг тогтоож, үйлчлүүлэгч болон тухайн даалгаварт нөлөөлж буй компанийн дотоод хэлтсүүдийг зааж өгдөг. Даалгавар нь дотоод журмын бүх шаардлагыг хангасан тохиолдолд захирал даалгаврын дээд талд байрлах аянгын дүрс дээр дарж, "Хөгжлийн явцад үнэлэх" автомат бизнес процессыг эхлүүлнэ.
Хөгжлийн хэлтсийн дарга үнэлгээний шинэ даалгаврын талаар мэдэгдэл хүлээн авдаг бөгөөд уг даалгавар нь үнэлгээний хугацаанд ижил нэртэй тусдаа самбарт шилждэг.
Үнэлгээ хийсний дараа менежер даалгаврыг төлөвлөсөн дуусгах сартай тохирох спринт руу шилжүүлдэг. Даалгаврууд үргэлж хэд хэдэн самбар дээр нэгэн зэрэг байдаг:
- төслийн менежерийн хувийн самбар дээр,
- техникийн дэмжлэгийн самбар дээр,
- хөгжлийн самбар дээр.
Даалгаврыг хянаж буй бүх оролцогчид болон ажилчид даалгаврын явцын явцыг харж, мэдэгдэл хүлээн авч, даалгаврын тайлбарт шууд хэлэлцүүлэг явуулна. Даалгавар дуусмагц төслийн менежер эсвэл техникийн дэмжлэг хариуцсан мэргэжилтэн төсөл дээр үргэлжлүүлэн ажиллахын тулд үүнийг "авдаг".
Хөгжил, үйлдвэрлэлийн хэлтсүүдийг багтайгаа нэг орчинд эргүүлэн авчрахад юу болсон бэ?
Юуны өмнө, үйлчлүүлэгчийн төслүүд илүү урт хугацаатай болсон. Байнгын хоцрогдолтой байдлаас болж дундаж төлбөр нэмэгдсэн.
Хоёрдугаарт, Хөгжлийн хэлтэс нь маркетинг, борлуулалт, нягтлан бодох бүртгэл гэх мэт асуултуудыг хүссэн үедээ асууж болох тул төслийн чанар эрс сайжирсан. Бид багийн шаардлагатай ур чадварыг цаг тухайд нь холбож, огт өөр түвшний шийдлүүдийг санал болгож чадсан.
Гуравдугаарт, ажилчид, менежерүүд болон үйлчлүүлэгчид төлөвлөсөн болон гүйцэтгэсэн ажлуудад бүрэн ил тод байдлыг хүлээн авсан. Бид төслүүдийг хэрхэн УДИРДАХ талаар суралцаж, энэ нь хүний хүчин зүйлийг бараг бүрэн арилгах боломжтой туйлын техникийн процесс гэдгийг ойлгосон.
Дөрөвдүгээрт, баг илүү эв нэгдэлтэй болсон. Өмнө нь ажилчид үлгэр домогт бүтээн байгуулалт, үйлдвэрлэлийн хэлтэс юу хийж байгаа талаар бага ойлголттой байсан.
Одоо системийн хөгжүүлэлт, техникийн тохиргооны үйл явцыг харвал:
- борлуулалтын хэлтэс нь үүнээс хэрхэн зарах талаархи санаа, урам зоригийг олж авдаг.
- маркетерууд нийтлэл, нийтлэл, байршил тогтоох, сурталчилгааны бичвэрт хэрэгтэй контентыг тогтмол авдаг.
- Менежерүүд хэрэглэгчийн хэрэгцээ, зан төлөвт дүн шинжилгээ хийж, стратегийг тохируулдаг.
Үүний үр дүнд бид, үйлчлүүлэгчид, түншүүд маань ашиг хүртэж, хож-хож-хож хувирсан. Хэрэв та сэтгэгдлээ сэтгэгдэл дээр хуваалцвал би баяртай байх болно: миний нийтлэлд хэрэгтэй зүйл байсан уу, та төсөл боловсруулахдаа төслийн менежментийн ямар аргыг ашигладаг вэ?
Эх сурвалж: www.habr.com