मायक्रोसॉफ्ट टीम्स, पॉवर अॅप्स आणि पॉवर ऑटोमेट वापरून एचआर प्रक्रिया स्वयंचलित करा. कर्मचारी बाहेर पडण्याच्या विनंत्या

सर्वांना शुभ दिवस! आज मी Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate आणि Teams उत्पादने वापरून नवीन कर्मचार्‍यांसाठी एक्झिट विनंत्या तयार करण्याची प्रक्रिया स्वयंचलित करण्याचे एक छोटेसे उदाहरण शेअर करू इच्छितो. या प्रक्रियेची अंमलबजावणी करताना, तुम्हाला वेगळे PowerApps आणि Power Automate वापरकर्ता योजना खरेदी करण्याची आवश्यकता नाही; Office365 E1/E3/E5 सदस्यता पुरेसे असेल. आम्ही SharePoint साइटवर सूची आणि स्तंभ तयार करू, PowerApps तुम्हाला एक फॉर्म तयार करण्यात मदत करेल आणि Power Automate व्यवसाय प्रक्रियांचे तर्क सानुकूलित करण्यासाठी संधी प्रदान करेल. आम्ही अंतिम प्रक्रिया एमएस टीम्स टीमशी जोडू. चला वेळ वाया घालवू नका आणि काय होते ते पाहूया.

पहिल्या टप्प्यावर, आम्ही सूची आणि तपशील तयार करतो. आम्हाला याद्या आवश्यक आहेत:

1. कर्मचारी बाहेर पडण्याच्या विनंत्या
2. उपविभाग
3. विभागानुसार एचआर
4. प्रशासक

प्रत्येक यादी भविष्यात आपली भूमिका बजावेल आणि कोणती यादी आपण पाहू. तपशील तयार करा आणि नेव्हिगेशन मेनू कॉन्फिगर करा:

PowerApps

आता, PowerApps वापरून "कर्मचारी एक्झिट रिक्वेस्ट्स" यादीसाठी एक फॉर्म बनवू. अंतिम स्वरूपात ते असे दिसेल:

"कर्मचारी" फील्डमध्ये, तुम्ही Office 365 वापरकर्त्यांच्या सूचीमधून निवडता, कॅलेंडरमधून "बाहेर पडण्याची तारीख" दर्शविली जाते, विभाग निर्देशिकेतून "विभाग" दर्शविला जातो आणि "एचआर" "विभागानुसार एचआर" मधून निवडला जातो. निर्देशिका:

परंतु निवडीसाठी उपलब्ध HR ची यादी फॉर्मवर दर्शविलेल्या विभागाद्वारे फिल्टर केली आहे याची खात्री करणे आवश्यक आहे. PowerApps मध्ये डेटा फिल्टर करण्यासाठी एक सूत्र वापरू या. "HR" फील्डच्या "आयटम" गुणधर्मासाठी आम्ही लिहितो:

याव्यतिरिक्त, तुम्ही फॉर्मवरील स्थिती फील्डसाठी डीफॉल्ट मूल्यामध्ये लहान समायोजन करू शकता. "स्थिती" फील्डच्या "डीफॉल्ट" गुणधर्मासाठी आम्ही लिहितो:

घटक तयार करण्याचा फॉर्म उघडल्यास, "स्थिती" फील्डमध्ये "नवीन" मूल्य लिहिले जाईल, अन्यथा, वर्तमान घटकासाठी शेअरपॉईंट स्तंभातील मूल्य फॉर्मवरील स्थिती फील्डमध्ये बदलले जाईल.

PowerApps मधील समस्यांपैकी एक म्हणजे SharePoint गटांमधून डेटा सहजपणे पुनर्प्राप्त करण्यात अक्षमता. यामुळे, जर तुम्हाला शेअरपॉईंट ग्रुपचा सदस्य असल्‍यावर वापरकर्त्‍यावर विसंबून राहायचे असेल तर फॉर्मवर फील्‍ड किंवा ऑब्‍जेक्‍टची दृश्‍यमानता/उपलब्धता सहजतेने कॉन्फिगर करणे शक्‍य नाही. परंतु आपण एक उपाय करू शकता. विशेषत: या उद्देशासाठी, आम्ही अगोदर प्रशासकांची यादी तयार केली आहे:

या सूचीमध्ये "वापरकर्ता किंवा गट" प्रकारासह "कर्मचारी" फील्ड आहे, फक्त फॉर्मवर प्रदर्शित केले जाते आणि "नाव" फील्ड आहे, ज्यामध्ये निवडलेल्या कर्मचार्‍याचे नाव लिहिलेले आहे, फक्त सूची दृश्यात प्रदर्शित केले जाते. आता, PowerApps मध्ये एक छोटी युक्ती वापरून पाहू. उदाहरणार्थ, वर्तमान वापरकर्ता प्रशासक सूचीमध्ये असल्यास आपण कोणत्याही फील्डची उपलब्धता कॉन्फिगर करू शकता. "रिलीज डेट" फील्डचा "डिस्प्ले मोड" गुणधर्म शोधा आणि लिहा:

या सूत्रानुसार, प्रशासक सूचीमध्ये किमान एक कर्मचारी असल्यास ज्याचे लॉगिन सध्याच्या वापरकर्त्याच्या लॉगिनशी जुळत असेल, तर फील्ड संपादनासाठी उपलब्ध असेल, अन्यथा, पाहण्यासाठी. अधिक विश्वासार्हतेसाठी, आम्ही लॉगिन लोअर केसमध्ये कमी करतो, अन्यथा सर्व प्रकारची प्रकरणे होऊ शकतात.

तुमच्या लक्षात आले असेल की फॉर्मच्या हेडरमध्ये “Actions on the application” हे बटण आहे:

हे बटण दुसर्‍या स्क्रीनवर जाईल, जेथे, सोयीसाठी, अनुप्रयोगावरील सर्व संभाव्य क्रिया एकत्रित केल्या जातात:

प्रत्येक बटणावर क्लिक केल्यानंतर, अतिरिक्त कृती विंडो उघडते, उदाहरणार्थ, "अॅप्लिकेशन रद्द करा" कृती निवडल्यास, टिप्पणी प्रविष्ट करण्याच्या क्षमतेसह एक अतिरिक्त विंडो उघडेल:

"पुष्टी करा" बटणावर क्लिक केल्यानंतर, ऍप्लिकेशनची स्थिती बदलते आणि हे पॉवर ऑटोमेट फ्लो लाँच न करता देखील केले जाऊ शकते. बटणाच्या "ऑनसिलेक्ट" गुणधर्मासाठी "पॅच" फंक्शन वापरू:

पॅच फंक्शन वापरून, आम्ही ऑर्डर सूची आयटम वर्तमान आयटमच्या आयडीद्वारे फिल्टर करून अद्यतनित करतो. आम्ही "स्थिती" फील्डचे मूल्य बदलतो आणि मुख्य स्क्रीनवर जातो. इतर क्रिया बटणांसाठी तर्कशास्त्र समान आहे.

फक्त मंजूरी प्रवाह कॉन्फिगर करणे बाकी आहे. चला ते सर्वात सोप्या स्वरूपात करूया.

उर्जा स्वयंचलित

तिकीट तयार झाल्यावर आमचा मंजुरी प्रवाह आपोआप चालू होईल. अंमलबजावणी दरम्यान, अर्जाची स्थिती बदलेल, विभाग प्रमुखांना ते प्राप्त होईल आणि नवीन अर्जाची ईमेल सूचना प्रमुखांना पाठविली जाईल. नेता निश्चित करण्यासाठी, आमच्याकडे "विभाग" निर्देशिका आहे:

पॉवर ऑटोमेट प्रवाह तयार करा:

या प्रवाहाच्या अंमलबजावणीदरम्यान, विभाग प्रमुखांना नवीन अनुप्रयोग तयार करण्याबद्दल ईमेल सूचना प्राप्त होते आणि बटणावर क्लिक करून निर्णय घेण्यासाठी दुव्याचे अनुसरण करू शकतात:

“सहमत” किंवा “नकार” बटणावर क्लिक केल्याने पॉवर ऑटोमेट प्रवाह देखील सुरू होतो, जो अनुप्रयोगाची स्थिती बदलतो आणि एचआर तज्ञांना ईमेल सूचना पाठवतो:

प्रक्रिया तयार आहे.

संघ

आणि अंतिम स्पर्श या प्रक्रियेसह सहकार्याची संघटना आहे. हे करण्यासाठी, प्रक्रिया एमएस टीम कमांडशी कनेक्ट करा:

आता, सर्व MS टीम टीम सदस्यांना वेगळ्या टॅबवर नवीन कर्मचारी साइन-आउट प्रक्रियेत प्रवेश आहे.

अर्थात, तुम्ही तुमच्या फ्लो लॉजिकमध्ये मल्टी-स्टेप मंजूरी देऊ शकता, तसेच तुम्ही पॉवर ऑटोमेट कार्ये नियुक्त करण्यासाठी मंजूरी घटक वापरू शकता. तुम्ही अहवाल सानुकूलित करू शकता आणि Microsoft Teams चॅटबॉटला पाठवल्या जाणार्‍या सूचना व्युत्पन्न करू शकता. परंतु भविष्यातील लेखांमध्ये याबद्दल अधिक. आपले लक्ष दिल्याबद्दल धन्यवाद आणि प्रत्येकाचा दिवस चांगला जावो!

स्त्रोत: www.habr.com