आम्ही MOEK मधील लेखा विभागाच्या कामात कशी बदल घडवून आणण्यास मदत केली

आमचे तंत्रज्ञान कसे मदत करतात याबद्दल आम्ही अनेक वेळा लिहिले आहे विविध संस्था आणि अगदी संपूर्ण राज्ये कोणत्याही प्रकारच्या दस्तऐवजांमधून माहितीवर प्रक्रिया करा आणि लेखा प्रणालीमध्ये डेटा प्रविष्ट करा. आज आम्ही तुम्हाला सांगू की आम्ही त्याची अंमलबजावणी कशी केली ABBYY FlexiCapture в मॉस्को युनायटेड एनर्जी कंपनी (MOEK) - मॉस्कोमधील उष्णता आणि गरम पाण्याचा सर्वात मोठा पुरवठादार.

सामान्य अकाउंटंटच्या जागी स्वतःची कल्पना करा. आम्ही समजतो की हे सोपे नाही, परंतु तरीही प्रयत्न करा. दररोज तुम्हाला मोठ्या प्रमाणात कागदी बिले, पावत्या, प्रमाणपत्रे इत्यादी मिळतात. आणि विशेषत: बरेच - अहवाल देण्यापूर्वीच्या दिवसात. सर्व तपशील आणि रक्कम त्वरीत आणि काळजीपूर्वक तपासणे, पुन्हा टाइप करणे आणि लेखा प्रणालीमध्ये प्रविष्ट करणे, व्यक्तिचलितपणे व्यवहार करणे आणि संग्रहणात कागदपत्रे पाठवणे आवश्यक आहे, जेणेकरुन ते तत्काळ अंतर्गत ऑडिटर्सकडे पडताळणीसाठी सबमिट केले जातील, कर सेवा, दरपत्रक. नियामक अधिकारी आणि इतर. अवघड? परंतु ही एक दीर्घकालीन व्यवसाय पद्धत आहे जी अनेक कंपन्यांमध्ये अस्तित्वात आहे. MOEK सह एकत्रितपणे, आम्ही हे कष्टाळू काम सोपे केले आहे आणि ते अधिक सोयीस्कर केले आहे. ते कसे होते याबद्दल आपल्याला स्वारस्य असल्यास, मांजरीमध्ये आपले स्वागत आहे.

फोटो मॉस्को CHPP-21 दर्शवितो, औष्णिक उर्जेचा युरोपमधील सर्वात मोठा उत्पादक. या स्टेशनवर निर्माण होणारी उष्णता MOEK द्वारे मॉस्कोच्या उत्तरेकडील 3 दशलक्ष रहिवाशांना पुरवली जाते. फोटो स्रोत.

MOEK च्या मॉस्कोमध्ये दीड डझन शाखा आहेत. ते 15 किमीचे हीटिंग नेटवर्क, 811 थर्मल स्टेशन आणि बॉयलर हाऊस, 94 हीटिंग पॉइंट आणि 10 पंपिंग स्टेशन सेवा देतात आणि नवीन उष्णता पुरवठा प्रणाली तयार आणि स्थापित करतात. कंपनी व्यावसायिक क्रियाकलापांसाठी विविध उपकरणे आणि सेवा खरेदी करते: दर वर्षी सुमारे 2000 खरेदी. खरेदी सुरू करणार्‍या प्रत्येक विभागातील कागदपत्रांची तयारी विशेष कर्मचारी - कंत्राटी पर्यवेक्षकांद्वारे केली जाते.

मोठ्या कंपनीत करार कसे चालतात? जेव्हा क्युरेटर करार करतात, तेव्हा त्यांना त्यांच्या प्रतिपक्षांकडून अनेक महत्त्वाचे कागदी दस्तऐवज प्राप्त होतात: डिलिव्हरी नोट्स, सेवा तरतुदीची प्रमाणपत्रे, इनव्हॉइस, प्रमाणपत्रे इ. सामान्यतः, क्युरेटर व्यावसायिक कागदपत्रे स्कॅन करतो आणि नंतर एंटरप्राइझ संसाधनातील ऑर्डरमध्ये स्कॅन संलग्न करतो. व्यवस्थापन प्रणाली. आर्थिक नियंत्रक सर्व डेटा व्यक्तिचलितपणे तपासतो. यानंतर, क्युरेटर मूळ कागदपत्रे लेखा विभागात घेऊन जातो. किंवा कुरिअर हे करतो आणि नंतर कागदपत्रे हलवण्यास जास्त वेळ लागू शकतो - कित्येक तासांपासून ते दोन दिवसांपर्यंत.

आणि सर्व काही ठीक होईल, परंतु, इतर अनेक कंपन्यांप्रमाणे:

• अहवाल सादर होण्यापूर्वी अनेक दिवस लेखा विभागाकडे कागदपत्रे येऊ शकतात. मग लेखापालांना त्यांच्या कामाच्या ठिकाणी दिवस आणि रात्र काढावी लागतात. सर्व पावत्या, पावत्या इ. योग्यरित्या भरल्या आहेत की नाही हे तुम्ही व्यक्तिचलितपणे तपासणे आवश्यक आहे. नंतर, सर्वकाही बरोबर असल्यास, कर्मचारी लेखा प्रणालीमध्ये डेटा पुन्हा टाइप करतो आणि पोस्टिंग करतो. त्याच वेळी, अकाउंटंटचा 90% वेळ डेटा पुनर्मुद्रण करण्यात घालवला जातो - तपशील, रक्कम, तारखा, आयटम नंबर इ. यामुळे, चुका होण्याचा धोका आहे.
• दस्तऐवज त्रुटींसह येऊ शकतात. आणि काही वेळा काही बिले किंवा प्रमाणपत्रे गहाळ होतात. काहीवेळा अहवाल सादर करण्यापूर्वी शेवटच्या दिवसांत हे स्पष्ट होते. त्यामुळे कागदपत्रांच्या मंजुरीला उशीर होऊ शकतो.
• नोंदी केल्यानंतर, अकाउंटंट इन्व्हॉइस, इनव्हॉइस आणि कृती स्वतंत्र पेपर आणि इलेक्ट्रॉनिक आर्काइव्हमध्ये संग्रहित करतात. हे अवघड का आहे? उदाहरणार्थ, MOEK टॅरिफनुसार कार्य करते, आणि म्हणूनच त्याच्या खर्चाची नियमितपणे कार्यकारी अधिकाऱ्यांना तक्रार करण्यास बांधील आहे. आणि जेव्हा पुढील राज्य किंवा कर लेखापरीक्षण लेखा विभागाकडे येते तेव्हा कर्मचार्‍यांना बराच काळ कागदपत्रे शोधावी लागतात.

MOEK लेखा विभाग असे दिसायचे:


MOEK ही ऊर्जा उद्योगातील पहिली होती ज्याने व्यवहार त्वरित बंद करण्यासाठी आणि अहवाल सादर करण्यासाठी, खरेदीमधील बाजारातील बदलांचे अधिक चांगले मूल्यांकन करण्यासाठी आणि आर्थिक धोरणाची योजना करण्यासाठी या योजनेची पुनर्बांधणी आणि सुलभीकरण करण्याचा निर्णय घेतला. लेखा विभागाच्या कामाची दीर्घकाळ चाललेली प्रणाली स्वतःच बदलणे सोपे नव्हते, म्हणून कंपनीने आपल्या भागीदार - ABBYY सह ​​एकत्रितपणे बदलण्याचा निर्णय घेतला.

पूर्ण करण्यापेक्षा लवकर सांगितले नाही

ABBYY तज्ञांच्या टीमने MOEK येथे बुद्धिमान माहिती प्रक्रियेसाठी एक सार्वत्रिक व्यासपीठ लागू केले आहे. ABBYY FlexiCapture आणि कॉन्फिगर केले:

• दस्तऐवज प्रक्रियेसाठी लवचिक वर्णन (डेटा काढणे टेम्पलेट). आम्ही Habré वर ते काय आहे आणि कशासाठी आवश्यक आहे याबद्दल तपशीलवार बोललो येथे и येथे. सोल्यूशनचा वापर करून, MOEK 30 पेक्षा जास्त प्रकारच्या दस्तऐवजांवर प्रक्रिया करते (उदाहरणार्थ, स्थापित उपकरणांचे प्रमाणपत्र किंवा एजन्सी फीचे प्रमाणपत्र) आणि त्यांच्याकडून 50 पेक्षा जास्त गुणधर्म (दस्तऐवज क्रमांक, व्हॅटसह एकूण रक्कम, खरेदीदार, विक्रेत्याचे नाव, कंत्राटदार, मालाचे प्रमाण इ.);
• तपासण्यासाठी आणि डेटा अपलोड करण्यासाठी कनेक्टर, ज्याने ABBYY FlexiCapture, SAP आणि OpenText कनेक्ट केले आहे. कनेक्टरबद्दल धन्यवाद, विविध निर्देशिका वापरून ऑर्डर आणि करारातील डेटा स्वयंचलितपणे तपासणे शक्य झाले. आम्ही खाली याबद्दल बोलू;
• OpenText वर आधारित इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणात दस्तऐवजांची निर्यात. आता सर्व दस्तऐवज स्कॅन एकाच ठिकाणी साठवले जातात;
• दस्तऐवजांच्या स्कॅन केलेल्या प्रतिमांच्या लिंक्ससह SAP ERP मध्ये लेखांकन नोंदींचा मसुदा.

मग ABBYY आणि MOEK कर्मचार्‍यांनी एक शोध फॉर्म विकसित केला ज्यामुळे अकाउंटंट काही सेकंदात, इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणातील कोणत्याही विशेषताद्वारे महत्त्वाची खाती शोधू शकेल आणि कर तपासणीसाठी सबमिट करू शकेल.

26 भिन्न निकष वापरून शोध शक्य आहे (चित्र क्लिक करण्यायोग्य आहे):

MOEK ने संपूर्ण प्रणालीची यशस्वी चाचणी केल्यानंतर, ती कार्यान्वित करण्यात आली. मंजूरी, स्पष्टीकरण आणि सुधारणांसह संपूर्ण प्रकल्प 10 महिन्यांत पूर्ण झाला.

ABBYY FlexiCapture लागू केल्यानंतर कामाची योजना:


काहीही बदलले नाही असे तुम्हाला वाटते का? होय, व्यवसाय प्रक्रिया तशीच राहिली आहे, आता बहुतेक कार्ये मशीनद्वारे केली जातात.

वायरिंग, झाले!

आता परिस्थिती कशी आहे? समजा कराराच्या क्युरेटरला थर्मल पॉवर प्लांट्ससाठी पंपांच्या पुरवठ्यासाठी किंवा उदाहरणार्थ, हीटिंग नेटवर्कच्या बांधकामासाठी व्यवहारासाठी प्राथमिक कागदपत्रांचा संच प्राप्त झाला. तज्ञांना यापुढे कागदपत्रांची पूर्णता आणि सामग्री स्वतः तपासण्याची, कुरिअरला कॉल करण्याची आणि लेखा विभागाकडे मूळ कागदपत्रे पाठविण्याची आवश्यकता नाही. क्युरेटर फक्त प्राथमिक दस्तऐवजांचा स्वाक्षरी केलेला संच स्कॅन करतो आणि नंतर तंत्रज्ञान हाती घेते.

नेटवर्क स्कॅनिंग प्रणाली वापरून, कर्मचारी त्याच्या हॉट फोल्डर किंवा ईमेलवर TIFF किंवा PDF स्वरूपात स्कॅन पाठवतो. मग तो ABBYY FlexiCapture वेब इनपुट स्टेशन उघडतो आणि प्रक्रिया करण्यासाठी सेट केलेल्या दस्तऐवजाचा प्रकार निवडतो. उदाहरणार्थ, “एजन्सी शुल्कासह कामे/सेवांची खरेदी”, “साहित्य आणि तांत्रिक संसाधनांची पावती (MTR)” किंवा “मालमत्ता लेखा”.

सेटचा प्रकार आवश्यक दस्तऐवज आणि डेटाची संख्या आणि प्रकार निर्धारित करतो जे सिस्टमने वर्गीकृत करणे, ओळखणे आणि सत्यापित करणे आवश्यक आहे.

क्युरेटर ओळखण्यासाठी स्कॅन अपलोड करतो. सिस्टम आपोआप सर्व कागदपत्रांची उपस्थिती, प्रत्येक कागदाची सामग्री तपासते आणि सर्व्हर तपशील ओळखतो - कराराची तारीख, रक्कम, पत्ता, कर ओळख क्रमांक, चेकपॉईंट आणि इतर डेटा. तसे, हा दृष्टिकोन वापरणारी MOEK ही रशियामधील पहिली ऊर्जा कंपनी आहे.

क्युरेटरने सर्व दस्तऐवज अपलोड केले नसल्यास किंवा काही बीजकांमध्ये सर्व डेटा नसल्यास, सिस्टम हे लक्षात घेते आणि कर्मचार्‍याला त्वरित त्रुटी सुधारण्यास सांगते:

सिस्टम तक्रार करते आणि गहाळ कागदपत्रे जोडण्यास सांगते (यानंतर स्क्रीनशॉट क्लिक करण्यायोग्य आहेत):

दस्तऐवज कालबाह्य झाल्याचे सिस्टमच्या लक्षात आले:

अशा प्रकारे, कर्मचार्‍याला यापुढे कागदपत्र योग्यरित्या काढले आहे की नाही हे निर्धारित करण्याची आवश्यकता नाही. जर सर्व काही बरोबर असेल, तर बहुतेक डेटा तपासण्या वेब एंट्री स्टेशनवर आपोआप होतात. SAP ERP मध्ये निर्दिष्ट केलेला ऑर्डर क्रमांक प्रविष्ट करणे पुरेसे आहे. यानंतर, मान्यताप्राप्त डेटाची SAP मध्ये प्रक्रिया केलेल्या माहितीशी तुलना केली जाते: प्रतिपक्षाचा TIN आणि KPP, करार क्रमांक आणि रक्कम, VAT, उत्पादन किंवा सेवा नामांकन. एक दस्तऐवज प्रक्रिया आणि तपासण्यासाठी फक्त दोन मिनिटे लागतात.

तपशील वापरून - INN आणि KPP - आपण निर्देशिकेतून इच्छित कंपनी निवडू शकता:

इनव्हॉइस किंवा इनव्हॉइसमध्ये त्रुटी असल्यास, ते दस्तऐवज संग्रहणात निर्यात करण्यास अनुमती देणार नाही. उदाहरणार्थ, एखादे दस्तऐवज चुकीचे संकलित केले असल्यास किंवा वर्णांपैकी एक चुकीचा ओळखला गेला असल्यास, सिस्टम हे सूचित करेल आणि कर्मचार्‍यांना सर्व अयोग्यता दुरुस्त करण्यास सांगेल. येथे एक उदाहरण आहे:

MOEK पुरवठादारांच्या यादीमध्ये Vasilek CJSC समाविष्ट नसल्याचे सिस्टीमला आढळून आले.

हे दस्तऐवज लेखा विभागापर्यंत पोहोचण्यापूर्वी कर्मचार्यांना त्रुटींचा मागोवा घेण्यास अनुमती देते.

जर सर्व तपासण्या यशस्वीरित्या पूर्ण झाल्या असतील, तर एका क्लिकवर दस्तऐवजाची स्कॅन केलेली प्रत OpenText इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणावर पाठवली जाते आणि SAP मध्ये एक लिंक आणि मेटाडेटा असलेले कार्ड दिसून येते. लेखापाल किंवा क्युरेटर नेहमी इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणात आवश्यक ऑर्डरसाठी कागदपत्रांची सूची पाहू शकतो आणि कागदपत्रांवर कोणी प्रक्रिया केली, कोणत्या कालावधीत आणि काय परिणाम झाला याबद्दलची माहिती.

पायटर पेट्रोविचने इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणात पाहिले, ...

...आदेश क्रमांक ११११ साठी कागदपत्रे कोणी अपलोड केली हे पाहण्यासाठी.

ABBYY FlexiCapture वरून SAP वर डेटा आणि स्कॅन अपलोड केल्यानंतर, पूर्व-भरलेला डेटा आणि कागदपत्रांच्या स्कॅन केलेल्या प्रतिमांच्या लिंक्ससह एक मसुदा व्यवहार दिसून येतो.

मसुदा वायरिंग:

त्यानंतर अकाउंटंटला पूर्ण झालेल्या मसुद्याच्या लिंकसह ईमेल सूचना प्राप्त होते आणि स्कॅन होते. तज्ञांना यापुढे कागदासह संघर्ष करण्याची आवश्यकता नाही. त्याला फक्त व्यवहाराची एकूण रक्कम, सील आणि स्वाक्षरीची उपस्थिती तपासणे आणि व्यवहार करणे आवश्यक आहे. अकाउंटंट आता त्यावर एका मिनिटापेक्षा कमी वेळ घालवतो.

प्रकल्प परिणाम

• ABBYY तंत्रज्ञानाचा वापर करून, MOEK ने केवळ लेखाच नव्हे तर आर्थिक नियंत्रण देखील सोपे आणि वेगवान केले आहे. पोस्टिंग करण्यासाठी, कर्मचार्‍यांना यापुढे मूळ कागदपत्रांसह कुरिअरची प्रतीक्षा करण्याची आवश्यकता नाही - त्यांना फक्त एका क्लिकवर इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणातून आधीच सत्यापित डेटासह स्कॅन प्राप्त करणे आवश्यक आहे. खरे आहे, कागदी दस्तऐवज अद्याप आवश्यक आहे. मात्र आता ते नंतर लेखा विभागाकडे पाठवता येणार आहे. ते तेथे पोहोचल्यावर, कर्मचारी लेखा प्रणालीमध्ये "मूळ प्राप्त" बॉक्स तपासेल.
• कर्मचार्‍यांना तत्काळ स्कॅनमधून व्यवहाराबद्दल सर्व आवश्यक डेटा प्राप्त होतो, वेळेवर व्यवहार करतात आणि आगाऊ अहवाल देण्यासाठी सर्व कागदपत्रे तयार करतात. आता त्यांना अंतर्गत किंवा बाह्य तपासणीची भीती वाटत नाही.
• लेखापाल 3 पट वेगाने आर्थिक व्यवहार करतात आणि MOEK अहवाल कालावधी 10 दिवस आधी बंद करतो.
• सर्व MOEK शाखा एकाच इलेक्ट्रॉनिक संग्रहणात लेखा दस्तऐवज संग्रहित करतात. याबद्दल धन्यवाद, तुम्ही कोणतेही बीजक, करार किंवा पूर्णत्वाची कृती तसेच त्यांच्याकडील कोणतेही गुणधर्म (रक्कम, VAT, उत्पादन किंवा सेवा श्रेणी) पूर्वीपेक्षा 4 पट वेगाने शोधू शकता.
• सोल्यूशन दर वर्षी 2,6 दशलक्ष पृष्ठांपेक्षा जास्त दस्तऐवजांवर प्रक्रिया करते.

त्याऐवजी एक निष्कर्ष

MOEK वापरते ABBYY FlexiCapture आता 2 वर्षांपासून आणि या काळात मी आकडेवारी गोळा केली आहे. असे दिसून आले की लेखापाल ड्राफ्टमध्ये बदल न करता 95% नोंदी करतात. याचा अर्थ भविष्यात अशा पोस्टिंग पूर्णपणे आपोआप वगळल्या जाऊ शकतात. असे घडले की हे उत्पादन कंपनीच्या व्यवसाय प्रक्रियेत "कृत्रिम बुद्धिमत्ता" च्या घटकांचा परिचय करून देण्याच्या दिशेने कंपनीचे पहिले पाऊल होते: MOEK एक संबंधित कार्यक्रम विकसित करत आहे.

इतर रशियन कंपन्या देखील अकाउंटिंगचे काम स्वयंचलित करत आहेत: ते सोपे आणि अधिक सोयीस्कर बनवून. उदाहरणार्थ, ABBYY तंत्रज्ञान वापरणे, आर्थिक नियंत्रण सेवा "ख्लेबप्रॉम» महत्त्वाची व्यवसाय माहिती 2 पट वेगाने प्राप्त होते आणि आवश्यक पावत्या आणि वितरण नोट्स शोधण्यात 20% कमी वेळ घालवतो. हुशार माहिती प्रक्रिया तंत्रज्ञान होल्डिंगच्या लेखा विभागाच्या कर्मचाऱ्यांना मदत करतात "गंज» मास टॅक्स ऑडिट दरम्यान आवश्यक आर्थिक कागदपत्रे त्वरित शोधा. 2019 मध्ये, कंपनीच्या तज्ञांनी सुमारे 10 दशलक्ष पृष्ठांच्या कागदपत्रांवर प्रक्रिया करण्याची योजना आखली आहे.

तुम्हाला MOEK आणि ABBYY प्रकल्पाबद्दल अधिक जाणून घ्यायचे आहे का? 3 एप्रिल रोजी 11:00 वाजता, MOEK माहिती तंत्रज्ञान केंद्राचे उपप्रमुख व्लादिमीर फेओक्टिस्टोव्ह या प्रकरणाच्या तपशीलाबद्दल विनामूल्य बोलतील. वेबिनार "कृत्रिम बुद्धिमत्ता तंत्रज्ञान ऊर्जा उद्योगातील कंपन्यांना विकसित करण्यास कशी मदत करते". तुम्हाला प्रश्न विचारायचे असल्यास सामील व्हा.

एलिझावेटा टिटारेन्को,
ABBYY कॉर्पोरेट ब्लॉग संपादक

स्त्रोत: www.habr.com