क्वारंटाईन दरम्यान आम्ही ABBYY कार्यालयांचे संचालन तांत्रिकदृष्ट्या कसे सुनिश्चित करतो

हॅबर, हॅलो! माझे नाव ओलेग आहे आणि मी ABBYY ग्रुप ऑफ कंपन्यांमधील आयटी सेवेसाठी जबाबदार आहे. एक महिन्यापेक्षा जास्त पूर्वी, जगभरातील ABBYY कर्मचारी काम करू लागले आणि फक्त घरीच राहू लागले. यापुढे मोकळ्या जागा किंवा व्यवसायाच्या सहली नाहीत. माझी नोकरी बदलली आहे का? नाही. खरं तर हो, पण २-३ वर्षांपूर्वी बदललं. आणि आता आम्ही तांत्रिकदृष्ट्या 2 देशांमधील कार्यालयांचे कार्य पूर्वीप्रमाणेच सुनिश्चित करतो. आता आपण ते घरी बसून करतो - स्वयंपाकघरात, सोफ्यावर किंवा बाल्कनीत आणि ऑफिसमध्ये फक्त एकच व्यक्ती ड्युटीवर असते. तसे, ते येथे आहे:

आज मी ABBYY च्या IT सेवेला कोणत्या समस्या सोडवायच्या आहेत, ऑफिस अटेंडंट आम्हाला कसे वाचवतात, MS Teams आणि Zoom आता आमचे सर्वस्व का आहेत आणि बरेच काही याबद्दल बोलेन. मांजर मध्ये आपले स्वागत आहे.

खूप वर्षांपूर्वी, अलग ठेवण्यापूर्वी...

5-7 वर्षांपूर्वी ABBYY ही एक कंपनी होती जी अंतर्गत पायाभूत सुविधांच्या विकासावर लक्ष केंद्रित करते. आम्ही क्लाउड उत्पादने कमी वापरली - आम्ही अंतर्गत अनुप्रयोग तैनात करण्याचा प्रयत्न केला, आणि म्हणून त्यांना बाहेरून प्रवेश करणे कठीण होते. पण काळ बदलला...

क्लाउड उत्पादने खूप वेगाने विकसित झाली, त्यांनी अधिक लवचिकता आणि कार्यक्षमतेत विविधता दिली. आणि आता ऑन-प्रिमाइस क्षमतांसह ॲनालॉग्स शोधणे अनेकदा अशक्य आहे.

कर्मचाऱ्यांना गतिशीलता हवी होती. विक्री आणि विक्रेते सतत व्यवसाय सहलीवर असतात, जगभर प्रवास करतात, मीटिंगला जातात - त्यांना कोणत्याही वेळी आणि कुठेही कॉर्पोरेट सिस्टममध्ये प्रवेश आवश्यक असतो.

लोकांची पिढीही बदलली आहे. नवीन तरुण कर्मचारी सहकार्याच्या ठिकाणी, कॅफेमध्ये किंवा घरातून काम करण्यास प्राधान्य देतात. त्यांच्यासाठी गतिशीलता महत्त्वाची आहे. म्हणून, आम्ही तांत्रिकदृष्ट्या दैनंदिन जीवनात अस्तित्वात असलेल्या कामाचे वातावरण तयार केले आहे. सहकाऱ्यांना ऑफिस आणि ते काम करू शकणाऱ्या दुसऱ्या ठिकाणी स्विच करण्याची गरज नसते तेव्हा ते अधिक आरामदायक होतात.

सध्या, ABBYY आंतरराष्ट्रीय कार्यालये यूएसए ते ऑस्ट्रेलिया पर्यंत 13 देशांमध्ये उघडली आहेत. आणि अंतर्गत सेवांद्वारे विशिष्ट स्थानाशी "बांधलेले" असण्यापेक्षा सामान्य क्लाउड इन्फ्रास्ट्रक्चर असणे अधिक सोयीचे आहे.

काही वर्षांपूर्वी, आम्ही आमच्या धोरणात सुधारणा केली आणि आमच्या कामासाठी क्लाउड ऍप्लिकेशन्स सक्रियपणे वापरण्यास सुरुवात केली. उदाहरणार्थ, आम्हाला ऑफिस 365 पॅकेज - MS टीम, OneDrive, SharePoint आणि इतर खूप आवडतात.

याचा अर्थ असा नाही की सर्व कर्मचारी क्लाउड सोल्यूशन्सवर अवलंबून असतात. ABBYY मध्ये समृद्ध अंतर्गत पायाभूत सुविधा आहे, उदाहरणार्थ, विकासक न्यूरल नेटवर्कला प्रशिक्षित करण्यासाठी स्थानिक सुविधा वापरतात. मी म्हणेन की आम्ही क्लाउड उत्पादने आणि आमच्या स्वतःच्या अंतर्गत पायाभूत सुविधा सुमारे 50/50 वापरतो.

RDP च्या लोकप्रियतेबद्दल

आम्ही नेहमी अंतर्गत नेटवर्कसह दूरस्थपणे कार्य करण्याची परवानगी दिली आहे आणि प्रत्येकाने त्यांच्यासाठी सोयीची पद्धत निवडली आहे. जे अधिक वेळा ऑफिसमध्ये असतात ते RDP (रिमोट डेस्कटॉप) पसंत करतात. नियमानुसार, प्रत्येकाचे स्वतःचे उपकरण घरी असते: ते नेहमीच शक्तिशाली नसते आणि संपूर्ण कुटुंब ते वापरू शकते. आणि कामावर एक आधुनिक संगणक आहे जो कॉन्फिगर केलेला आहे आणि प्रत्येक गोष्टीशी कनेक्ट केलेला आहे. म्हणून, आपल्या वैयक्तिक संगणकावर काय आहे याकडे लक्ष न देता घरातून आणि कामावरून RDP शी कनेक्ट करणे अधिक सोयीचे आहे.

मॉस्कोमध्ये असलेल्या कार्यालयासाठी (R&D केंद्र, ABBYY रशिया आणि ABBYY इमर्जिंग मार्केट्सची कार्यालये येथे आहेत), आमच्याकडे नेहमी रिमोट कनेक्शनसाठी दोन रिमोट डेस्कटॉप गेटवे (RD गेटवे) असतात, त्यांनी सामना केला. पण आता ही जोडणी पद्धत खूप लोकप्रिय झाली आहे. लोड संतुलित करण्यासाठी, आयटी सेवेने दोन अतिरिक्त गेटवे तैनात केले. मार्चपासून आम्ही केलेला हा एकमेव पायाभूत सुविधा बदल आहे.

यापुढे, मी ABBYY च्या मॉस्को कार्यालयावर आकडेवारी प्रदान करेन, कारण येथे 800 हून अधिक लोक काम करतात आणि डेटा सर्वात सूचक आहे.

व्हीपीएन

असे सहकारी आहेत ज्यांना काम करण्याची सवय आहे व्हीपीएनअनेक लोक त्यांचे कॉर्पोरेट उपकरणे घरी घेऊन गेले आहेत. ते बहुतेक लॅपटॉप आणि मॉनिटर घेऊन गेले आहेत. जेव्हा तुम्ही सतत रिमोट पद्धतीने काम करत असता, तेव्हा एक अतिरिक्त मोठा मॉनिटर असणे अधिक सोयीस्कर असते. आम्ही आमच्या कर्मचाऱ्यांसाठी कोणतेही अतिरिक्त उपकरण खरेदी केलेले नाही.

कर्तव्यदक्ष अधिकारी

क्वारंटाईन दरम्यान देखील कार्यालयातील लोकांशिवाय करणे अशक्य आहे. आम्ही कर्तव्यावर दोन सिस्टम प्रशासक नियुक्त केले - युरा आणि स्टास. त्यापैकी प्रत्येकजण आठवडाभर ऑफिसमध्ये आणि आठवडाभर घरून काम करतो. मुलांचे एक सामान्य वेळापत्रक आहे - 10 ते 19 पर्यंत.

ते कर्मचाऱ्यांना येणाऱ्या तांत्रिक समस्यांचे निवारण करण्यात मदत करतात. आमच्याकडे बरीच उपकरणे आहेत आणि कधीकधी ती खराब होते. बहुतेक वेळा, एखाद्याचा संगणक गोठतो. आठवड्यातून दोन वेळा हार्ड ड्राइव्ह खराब होते, काहीतरी जळते आणि ते बदलणे किंवा दुरुस्त करणे आवश्यक आहे.

पॉवर आउटेजच्या अनेक घटना घडल्या आहेत, म्हणजे एखाद्याला संगणक रीस्टार्ट करणे आवश्यक आहे कारण कर्मचारी ते दूरस्थपणे करू शकत नाहीत. सर्वसाधारणपणे, त्यांचा 90% वेळ कार्यालयीन उपकरणे चालू ठेवण्यात खर्च होतो.

क्वारंटाईन दरम्यान कर्तव्य अधिकारी करू लागलेली अनेक असामान्य कार्ये देखील आहेत.

1. प्रिंटरमध्ये कागद घाला आणि मुद्रित दस्तऐवज काढा. येणाऱ्या दस्तऐवजांवर प्रक्रिया करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांसाठी हे आवश्यक आहे आणि ते घरच्या संगणकावरून वर्क प्रिंटरवर मुद्रित करतात. ते कार्यालयात परतल्यावर 100500 पानांची छपाई करण्याऐवजी ते लगेच सर्व कागदपत्रे उचलतील. अर्थात, नंतर हे करणे शक्य होते, परंतु आम्ही आमच्या सहकार्यांना नेहमीच्या प्रक्रियेत बदल न करण्यास मदत करतो - आता बर्याच असामान्य गोष्टी आहेत.
2. आम्ही स्कॅनर आणि प्रिंटर पॅक केले आणि कामासाठी आवश्यक असलेल्या सहकार्यांना वितरित केले. एका कर्मचाऱ्याने, ज्याने स्वत: ला त्याच्या डॅचमध्ये एकांत दिला होता, त्याला एक केबल जोडण्यास मदत केली गेली जेणेकरून त्याला स्थिर इंटरनेट मिळू शकेल.

   तसे, ABBYY FineScanner AI मोबाईल ऍप्लिकेशन दस्तऐवज स्कॅन करण्यास, तसेच त्यातील मजकूर ओळखणे, स्वाक्षरी जोडणे, फायली 12 लोकप्रिय स्वरूपांमध्ये रूपांतरित करणे आणि बरेच काही करण्यास मदत करते. 31 जुलैपर्यंत सर्वसमावेशक, आम्ही द्या ABBYY FineScanner AI वर प्रीमियम प्रवेश.

आठवड्याच्या शेवटी काय?

शनिवार व रविवारच्या दिवशी कार्यालयात कर्मचारी नसतात. आम्ही आमच्या सिस्टम प्रशासकाशी सहमत झालो, जो Otradny मध्ये राहतो (जिथे आमचे कार्यालय आहे), काही झाले तर तो येईल आणि मदत करेल. आणि त्याची मदत उपयोगी आली: आठवड्याच्या शेवटी वीज खंडित होण्याची अनेक प्रकरणे होती आणि उपकरणांचे ऑपरेशन पुनर्संचयित करणे आवश्यक होते.

पास होतो

मार्चमध्ये, आम्ही सर्व कर्मचाऱ्यांसाठी mos.ru वर पास जारी केले ज्यांना अलग ठेवण्याच्या वेळी कार्यालयात येणे आवश्यक आहे. आता, तुम्हाला कामावर जाण्याची आवश्यकता असल्यास, कर्मचारी QR कोडसह पास देखील जारी करतो. पण ऑफिसमध्ये येण्याची क्षमता आहे याचा अर्थ सहकारी रोज तिथे जातात असे नाही. इमारतीत सहसा एकच व्यक्ती ड्युटीवर असते. बाकीच्यांना फक्त आपत्कालीन परिस्थितीत येण्याची परवानगी आहे.

इतर देशांतील कार्यालयांमध्ये

इतर ABBYY कार्यालयांमध्ये परिस्थिती सामान्यतः सारखीच असते - ती बंद असतात आणि कर्मचारी घरून काम करतात आणि समान साधने वापरतात. उदाहरणार्थ, अमेरिकन कार्यालयात एकही कर्तव्य अधिकारी नसतो. स्थानिक प्रणाली प्रशासकाने अलग ठेवण्यापूर्वी गोदामातून काही उपकरणे घेतली आणि जेव्हा एखादा नवीन कर्मचारी येतो तेव्हा तो फक्त मेलद्वारे कॉन्फिगर केलेला लॅपटॉप पाठवतो.

कसे कनेक्ट राहायचे

लोक जेव्हा ऑफिसमध्ये काम करायचे तेव्हाच्या तुलनेत आता संपर्क वाहिन्यांवरील भार कमी झाला आहे. मुख्य रहदारी - फायली डाउनलोड करणे आणि व्हिडिओ पाहणे - आता होम प्रोव्हायडरवर आहे. वाहिन्यांचा विस्तार करण्याची गरज नव्हती, जरी आम्ही या वर्षी त्याचे नियोजन केले.

क्वारंटाईन दरम्यान, आम्ही सर्वप्रथम संप्रेषण पुनर्संचयित करण्याच्या नियमांचे काळजीपूर्वक पुनरावलोकन केले - आम्ही अनेक देखरेख चाचण्या जोडल्या, बॅकअप चॅनेलवर स्विच करण्यासाठी योजना तयार केली आणि लोड बॅलेंसिंग नियम पाहिले.

तुम्ही दूरस्थपणे सुरक्षितता कशी सुनिश्चित केली?

निःसंशयपणे, सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे सुरक्षा सुनिश्चित करणे. पण त्यासाठी आम्ही तयारीही केली आहे. वर्षभरापूर्वी टू-फॅक्टर ऑथेंटिकेशन सुरू करण्यात आले होते. मला वाटते की जेव्हा लोक कॉर्पोरेट वातावरणाच्या बाहेर बरेच काम करतात तेव्हा ही एक अनिवार्य गोष्ट आहे. आणि ही अशी गोष्ट आहे जी आपण पटकन स्थापित करू शकत नाही. आजकाल, कोणत्याही कॉर्पोरेट संसाधनांमध्ये प्रवेश करण्यासाठी दोन-घटकांची आवश्यकता असते. जर एखाद्याने रिमोट कामावर स्विच करण्याची योजना आखली असेल, तर माहिती सुरक्षिततेच्या दृष्टिकोनातून हे असणे आवश्यक आहे.

आम्ही पाहतो की स्कॅमर कसे अधिक सक्रिय झाले आहेत आणि त्यांची ओळखपत्रे मिळविण्याचा प्रयत्न करत आहेत. हे प्रामुख्याने फिशिंग हल्ले आहेत. आणि जरी ईमेल संरक्षित आहे, फिशिंग तांत्रिकदृष्ट्या पूर्णपणे प्रतिबंधित केले जाऊ शकत नाही. कर्मचाऱ्यांनी स्वतःला समजून घेणे महत्त्वाचे आहे की त्यांनी संशयास्पद लिंकवर क्लिक करू नये किंवा त्यांना अपेक्षित नसलेल्या संदेशांमधील फायली उघडू नयेत. हे करण्यासाठी, आम्ही कर्मचाऱ्यांसाठी एक वेबिनार आयोजित केला आणि त्यांना अशा परिस्थितीत काय करावे याची आठवण करून दिली. अशा वेबिनारसाठी आता खूप चांगली वेळ आहे, कारण लोक, असामान्य परिस्थितीत असल्याने, माहिती गोळा करतात, लक्ष केंद्रित करतात, माहितीसाठी अधिक खुले असतात आणि ते अधिक चांगल्या प्रकारे समजतात.

आम्ही घरून काम करण्याच्या सोप्या नियमांकडे देखील लक्ष दिले, उदाहरणार्थ, कामाचे सत्र बंद करण्याची आवश्यकता, तुम्ही बाहेर पडता तेव्हा संगणक लॉक करा, स्वतंत्र खाती: तुम्ही एकाच्या खाली काम करता, मूल दुसऱ्याच्या हाताखाली खेळते. हे खूप महत्वाचे आहे, कारण मुलाला कीबोर्डवर बाबा किंवा आई टॅप करताना दिसतात आणि त्यालाही ते करायचे आहे. तो येईल आणि ठोकेल, परंतु तो तिथे काय ठोकेल आणि कोणत्या प्रोग्राममध्ये तो डेटा हटवेल किंवा बदलेल हे आम्हाला माहित नाही.

आम्ही आमच्या सहकाऱ्यांना त्यांचे घरचे इंटरनेट कसे कॉन्फिगर केले आहे, पासवर्ड काय आहे आणि अजिबात आहे की नाही हे तपासण्यास सांगितले. अर्थात, त्यांनी आरक्षण केले: जर एखाद्या व्यक्तीला काय करावे हे समजत नसेल तर ते न करणे चांगले. कनेक्ट राहणे जास्त महत्वाचे आहे. त्यांनी कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या घरातील वाय-फाय राउटरही तपासण्यास सांगितले. काहींना दुसरे काहीतरी खरेदी करण्याची शिफारस देखील करण्यात आली होती, कारण त्यांच्याकडे अशी प्राचीन उपकरणे होती जी त्यांना प्रदात्यांच्या सध्याच्या गतीसह कार्य करू देत नाहीत.

सर्वात लोकप्रिय रिमोट अनुप्रयोगांबद्दल

तुम्ही कदाचित आधीच अंदाज लावला असेल की ही संप्रेषणाची साधने आहेत. आम्ही Office 365 वापरत असल्याने, कर्मचारी टीम्स मेसेंजरद्वारे एकमेकांशी आणि बाहेरील लोकांशी संवाद साधतात. त्याने स्वतःला खूप चांगले सिद्ध केले आहे.

सर्व कार्यालयातील कर्मचाऱ्यांनी टीममध्ये पाठवलेल्या ग्रुप मेसेजची संख्या वाढली आहे:

• 21 फेब्रुवारी ते 20 मार्चपर्यंत आम्ही >689 हजार संदेश पाठवले.
• 21 मार्च ते 19 एप्रिल पर्यंत, आम्ही 1 दशलक्षपेक्षा जास्त संदेश पाठवले.

कॉलची संख्या (एक ते एक) देखील वाढली आहे:

• 21 फेब्रुवारी ते 20 मार्चपर्यंत 11,5 हजार होते.
• 21 मार्च ते 19 एप्रिल - >16 हजार.

टीम्स व्यतिरिक्त, आम्ही झूम देखील वापरतो, कारण या सेवेची ऑडिओ आणि व्हिडिओ गुणवत्ता बाजारातील सर्वोत्तम आहे. याव्यतिरिक्त, झूम तुम्हाला कॉन्फरन्समध्ये "कॉल इन" करण्याची आणि फोनद्वारे कनेक्ट करण्याची परवानगी देते.

15 मार्च पर्यंत, झूम मीटिंगची संख्या जवळजवळ दररोज 100 पेक्षा जास्त नव्हती आणि महिन्याच्या दुसऱ्या सहामाहीपासून आम्ही ABBYY येथे ही सेवा अधिक सक्रियपणे वापरण्यास सुरुवात केली:

एप्रिलमध्ये, जवळजवळ प्रत्येक कामकाजाच्या दिवशी झूमवर 100 किंवा त्याहून अधिक बैठका होत्या:

आता इंटरनेटवर झूमच्या अविश्वसनीयतेबद्दल अनेक अहवाल आहेत. हे आश्चर्यकारक नाही की सर्वात लोकप्रिय साधन आता इतके लक्ष वेधून घेत आहे. आम्ही झूमच्या आमच्या प्रतिनिधींच्या संपर्कात आहोत आणि कंपनी सर्व निष्कर्ष किती गांभीर्याने घेते ते पाहतो. आम्ही अनेक उपाययोजनाही केल्या. त्यापैकी सर्वात सोपा आणि सर्वात प्रभावी म्हणजे क्लाउड स्टोरेजमध्ये मीटिंग रेकॉर्डिंग जतन करण्यावर बंदी आहे.

इंटरनेट सुरक्षा ही सर्व प्रथम, कर्मचाऱ्याची स्वतःची सावधगिरी आहे. आम्हाला विश्वास आहे की झूम सामना करेल आणि ही परिस्थिती केवळ ही सेवा अधिक मजबूत करेल.

मार्चच्या दुसऱ्या सहामाहीपासून झूम मीटिंगमधील सहभागींची संख्या कशी वाढू लागली हे आलेख दाखवते. तसेच मिनिटांची संख्या.

अधिकाधिक कर्मचारी वेबिनार आणि झूम मीटिंगमध्ये सामील होऊन एप्रिलमध्ये हा ट्रेंड चालू राहिला.

आमच्यासाठी, झूम आणि टीम या सेवा आहेत ज्या एकमेकांना डुप्लिकेट करतात. परंतु दूरसंचारावरील भार प्रचंड असल्याने संवादासाठी दोन साधने असणे आता अनिवार्य झाले आहे. अशी प्रकरणे होती जेव्हा सर्वात अयोग्य क्षणी एक सेवा अयशस्वी होऊ लागली, त्यानंतर कर्मचाऱ्यांनी त्वरीत दुसरी सेवा कॉल केली आणि काम सुरू ठेवले.

याव्यतिरिक्त, ही संप्रेषणाची साधने आहेत. लोकांसाठी आता कनेक्ट राहणे महत्त्वाचे आहे. ABBYY ला बहुतेक कॉल कॅमेरे चालू असताना केले जातात. मी ऑफिसमध्ये काम केल्यावर कॅमेरा ऑन केला असे मला वाटत नाही. आता, तुम्ही कोणत्याही फॉर्ममध्ये असलात तरीही, तुम्ही ते नेहमी चालू करता. जवळजवळ नेहमीच.

त्याऐवजी एक निष्कर्ष

तांत्रिकदृष्ट्या दूरस्थ कामासाठी कंपनी तयार करणे हे काही दिवसांत करता येणार नाही. यासाठी आगाऊ तयारी करणे चांगले. आम्ही क्लाउड सेवांमध्ये संक्रमणाची सुरुवात फार पूर्वीपासून केली आहे कारण आम्हाला आमच्या कर्मचाऱ्यांना अधिक मोबाइल बनविण्यात मदत करायची होती. परंतु, जसे असे झाले की, ही गतिशीलता अशा परिस्थितीत देखील उपयुक्त आहे जिथे अलग ठेवण्याची घोषणा केली जाते.

बहुधा, आता आम्ही आमची सर्व श्रमिक खर्चाची परतफेड केली आहे आणि पायाभूत सुविधांचे अंतर्गत ते अधिक बाह्य बदल करण्यासाठी, कारण लोकांनी त्यांची उपकरणे घेतली, त्यांची कार्यालये सोडली, त्यांच्या घरी आणि घरांमध्ये गेले ... आणि काहीही बदललेले नाही.

या पोस्टमधील फोटोंसाठी आमचे सिस्टम प्रशासक युरा अनिकीव यांचे आभार.

स्त्रोत: www.habr.com