विद्यार्थी म्हणून हॅकाथॉन कसे आयोजित करावे 101. भाग दोन

हॅलो पुन्हा. विद्यार्थी हॅकाथॉन आयोजित करण्याबद्दलचा हा लेख सुरू आहे.
यावेळी मी तुम्हाला हॅकाथॉनच्या वेळी आलेल्या समस्या आणि आम्ही त्या कशा सोडवल्या, स्थानिक इव्हेंट्स ज्या आम्ही मानक “कोड अ लॉट आणि खा पिझ्झा” मध्ये जोडल्या आणि कोणते अॅप्लिकेशन्स सर्वात सहज वापरायचे याबद्दल काही टिप्स सांगेन. या प्रमाणात कार्यक्रम आयोजित करा.

सर्व आर्थिक तयारी पूर्ण झाल्यानंतर, सर्वात मनोरंजक टप्पा सुरू होतो: साइट तयार करणे. येथे तुम्हाला सर्वात जास्त समस्या आणि समस्या सापडतील ज्यांचा तुम्ही विचारही करत नाही. चला विविध स्नॅक्स आणि उपकरणे ऑर्डर करून सुरुवात करूया. यामुळे ताबडतोब दोन मुख्य समस्या उद्भवतात: त्यांना कोण प्राप्त करेल आणि हे सर्व कुठे ठेवावे? मी तुम्हाला पुन्हा एकदा आठवण करून देतो की सर्व आयोजक विद्यार्थी आहेत आणि हॅकाथॉन 26-27 जानेवारी रोजी झाली होती, जी अगदी त्रैमासिकाच्या मध्यावर होती. प्रत्येक ऑर्डरसाठी आम्हाला 4-5 लोकांची गरज होती (इव्हेंटचे प्रमाण पाहता, आम्हाला एका वेळी 20-30 बॉक्स सहज मिळू शकतात) आणि आमचा एकमेव पर्याय होता इतर अभ्यासक्रमांमध्ये स्वयंसेवक शोधणे. तुम्ही अर्थातच फेसबुक ग्रुप्सचा वापर करून त्यांना शोधू शकता, पण स्लॅक हा आमच्या लोकांचा उमेदवार आहे. तुम्ही प्रत्येक डिलिव्हरीसाठी एक वेगळे चॅनल तयार करू शकता, त्यांना ट्रेलोमध्ये समाकलित करू शकता (कृती सूची तयार करण्यासाठी एक ऍप्लिकेशन) आणि नंतर ज्यांनी मदत करण्यास सहमती दर्शविली आहे त्यांना जोडू शकता आणि ट्रेलोमध्ये प्राप्त झालेल्या प्रत्येक गोष्टीची नोंद करू शकता. तर, सर्वकाही प्राप्त झाले आहे, आपण असे गृहीत धरू की वितरण योग्य विद्यापीठाच्या इमारतीत होते (दोन वेळा त्यांनी ते इतर इमारतींमध्ये वितरित केले, आणि ठीक आहे, इम्पीरियल जवळजवळ संपूर्णपणे दक्षिण केन्सिंग्टनमध्ये होते, त्यांना वितरित केले जाऊ शकते. युनिव्हर्सिटी ऑफ लंडन चुकून) आणि विशेषत: जड भार वाहून नेण्यासाठी आमच्याकडे पुरेसे लोक आणि अनेक गाड्या आहेत, पुढे काय? हा सगळा माल कुठे जायचा? अशा कार्यक्रमांसाठी प्रत्येक मोठ्या विद्यापीठ समुदायाचे स्वतःचे छोटे कोठार असते. दुर्दैवाने, सर्व काही कदाचित 2x3 खोलीत बसणार नाही. इथेच विद्यापीठाचे प्रायोजक आमच्या मदतीला आले. विद्यार्थी संघटनेकडून आमच्या भागीदाराला अनेक टन (!) पेये आणि स्नॅक्स वितरित केले गेले. एक लहान विषयांतर. प्रत्येक विद्याशाखेची स्वतःची युनियन असते: अभियांत्रिकी, वैद्यकीय, वैज्ञानिक आणि भूवैज्ञानिक. आमच्या अभियांत्रिकी विभागाकडे सुमारे 2 विनामूल्य खोल्या आहेत (परंतु, मला माहित नाही की हे विद्यापीठाच्या नियमांचे किती पालन करते) एका कार्यक्रमासाठी पूर्णपणे (!) गोदामांमध्ये रूपांतरित केले गेले. पुढे आपण या गोष्टी तिथून कशा मिळवल्या याचा कालबाह्यता असेल. माझ्या पाठीमागे नंतर अजिबात आभार मानले नाहीत. दुवा

या सर्व गोष्टी कोठे ठेवायच्या हे शोधणे खूप कठीण आहे आणि त्याही योग्यरित्या वितरित करणे अधिक कठीण आहे. संदर्भासाठी: एकूण 3 झोन आहेत. लोअर आणि 2 अप्पर हॅकाथॉन. आकार अंदाजे समान आहेत आणि सर्वसाधारणपणे वितरणात कोणतीही समस्या नाही. जोपर्यंत विशेष आहारातील प्राधान्ये असलेले लोक दिसून येत नाहीत. शाकाहारी, शाकाहारी आणि बरेच काही. आम्ही नेहमी एक प्रश्नावली आगाऊ पाठवतो जेणेकरून किती ऑर्डर करायची हे आम्हाला कळते. स्वाभाविकच, ईमेल विसरले जातात आणि हरवले जातात. म्हणूनच आम्ही नेहमी 20% मुख्य ऑर्डरमध्ये अतिरिक्त स्पेशल पर्यायांच्या रूपात जोडतो, जसे की ग्लूटेन-फ्री पीठ असलेल्या मार्गारीटास. महाग? निःसंशयपणे. पण शेवटची गोष्ट म्हणजे अतिरेकी शाकाहारी लोक ज्यांना पुरेसे प्राणीमुक्त अन्न मिळू शकत नाही. आधुनिक समस्यांना आधुनिक उपायांची आवश्यकता असते.

चला असे म्हणूया की सर्वकाही चमत्कारिकरित्या जुळते. जादू, कमी नाही. अगदी रात्रभर सर्व काही त्याच्या जागेवर नेले गेले. पुढे काय? मी "स्वॅग" बद्दल काय बोललो ते आठवते? होय, आणि तसे, प्रत्येक प्रायोजकाचा एक असतो. आणि ते सर्व किमान 200 लोकांसाठी डिझाइन केलेले आहेत आणि मोठ्या प्रायोजकांसाठी ते साधारणपणे 300 लोकांसाठी आहे. ते संग्रहित करणे देखील आवश्यक आहे, परंतु ती मुख्य गोष्ट नाही. मी असेही म्हणालो की आमचा स्वतःचा "स्वॅग" आहे. आणि येथे ते 500 लोकांसाठी आहे. आणि समस्या त्याच्या विखंडन आहे. हॅकाथॉनच्या आदल्या दिवशी संध्याकाळी बर्‍याच गोष्टी आल्या आणि त्यासाठी तयार होण्याची संधी नव्हती. शिवाय, या सर्व गोष्टी काळजीपूर्वक बॅगमध्ये पॅक केल्या पाहिजेत. 500 तुकडे. 500, कार्ल. म्हणून आम्हाला एक तत्पर कन्व्हेयर आयोजित करावा लागला: बारमध्ये मद्यपींसाठी व्हाउचर, टी-शर्ट, पेस्ट आणि ब्रशसह सेट, मग, स्टिकर्स आणि इतर किती गोष्टी मला आठवत नाहीत. आणि आम्ही हे सौंदर्य वेगवेगळ्या पुरवठादारांकडून ऑर्डर केले आणि ते सर्व वेगवेगळ्या वेळी आले हे असूनही. मला कठोर परिश्रम करावे लागले जेणेकरून, कार्यक्रमाचे आयोजन करण्यासाठी बोनस म्हणून, मी एका कारखान्यात अर्धवेळ काम देखील केले. स्पॉयलर: आम्ही सकाळी 4 वाजता तयारी पूर्ण केली आणि 8:30 ला सुरुवात केली. मी फक्त मध्यरात्रीपर्यंतच राहिलो त्यामुळे मी उर्वरित रात्री ड्युटीवर राहू शकलो. मग टेबल्सची व्यवस्था करणे, एक्स्टेंशन कॉर्ड्स आणि इतर अनिवार्य कचरा व्यवस्थित करणे हा कंटाळवाणा भाग येतो.

एक्स-तास आला आहे. प्रायोजक लवकर येतात, स्थायिक होतात, अधिकाधिक विद्यार्थ्यांना आकर्षित करण्यासाठी त्यांचे "स्वॅग" तयार करतात. संस्मरणीय: उद्घाटनादरम्यान एका कंपनीने सांगितले की दोन प्रकारचे नियोक्ते आहेत. जे चांगले पगार देतात ते त्यांच्या कर्मचार्‍यांचा आदर करतात आणि त्यांना सर्जनशीलपणे विकसित करण्याची परवानगी देतात. जसे की (कंपनीचे नाव). आणि इतर सर्व प्रायोजक त्यांचे स्वतःचे उदाहरण वापरून नंतरचे सांगू शकतात. हा वाक्यांश सर्वोत्कृष्ट मेमच्या पुरस्कारासाठी उमेदवार बनला (शेवटच्या लेखाच्या अगदी शेवटी त्याच्या पुरस्काराबद्दल). विद्यार्थी शक्य तितक्या लवकर पोचतात आणि त्यांना शक्य तितक्या गोष्टी मोफत मिळवता येतात. आम्ही त्यांना कसे आत जाऊ देतो याबद्दल येथे काही शब्द आहेत. तिकिटे इव्हेंटब्राइडकडून खरेदी केली जातात आणि सर्व आयोजकांकडे स्कॅनिंग अॅप आहे. जेव्हा सहभागी अटी वाचत नाहीत तेव्हा समस्या सुरू होतात: किमान वय 18 वर्षे आहे, उदाहरणार्थ, किंवा तुमचा पासपोर्ट तुमच्यासोबत आणा, किंवा अंतिम मुदतीनंतर (हॅकॅथॉनच्या तीन दिवस आधी) तिकिटे देखील हस्तांतरित केली जाऊ शकत नाहीत. अनेकांना, दुर्दैवाने, नकार द्यावा लागतो. पण मला काय आठवते: दोन लंडनहून त्यांचे पासपोर्ट विसरले, म्हणून ते घरी गेले आणि त्यांना सोबत घेऊन गेले. ज्यांना तिकिटे दिली होती त्यांना आम्ही इतर सर्वांनंतर पास होऊ दिले; त्यांनी तिकिटे स्कॅन केली जेणेकरून नंतर त्यांचे मालक बोनस देऊन पुढे जाण्याचा प्रयत्न करू नये.

आता तिकिटांच्या समस्यांबद्दल थोडेसे: त्यापैकी फक्त 400 आहेत. तसेच काही पदवीधरांसाठी, विभक्त भेट म्हणून. सुरुवातीला, आम्ही त्यांना विद्यापीठाच्या वेबसाइटवर ठेवले, परंतु विक्री सुरू होण्याच्या 10 मिनिटांपूर्वी सुरू झाल्यानंतर 30 मिनिटांपर्यंत ते सतत घसरले आणि ते सहभागींमध्ये पूर्णपणे यादृच्छिकपणे वितरित केले गेले. मी आधीपासून शर्यतीच्या परिस्थितीबद्दल मौन बाळगतो कारण आम्ही आमच्याकडे असल्‍यापेक्षा सरासरी 20-30 अधिक विकले. उपाय होता Eventbride वेबसाइट. हे भार उत्तम प्रकारे हाताळते, सरासरी तिकिटे प्रति बॅच 1-3 सेकंदात उडून जातात आणि ती वेळेनुसार जारी केली जातात. परंतु येथे आणखी एक समस्या उद्भवते: सहभागींची प्रामाणिकता. पहिल्या Google लिंकवरून तुम्ही बॉट डाउनलोड आणि कॉन्फिगर करू शकता आणि आदर्शपणे आम्ही अशा हुशार लोकांना त्यांची तिकिटे रद्द करण्यासाठी धमकावण्याचा प्रयत्न करतो. प्रत्यक्षात, तुम्ही बॉट वापरला/वापरला नाही हे सिद्ध करणे जवळजवळ अशक्य आहे. तिकिट, बदल्यात, इम्पीरियल/इतर सर्वांमध्ये विभागले गेले आहेत आणि आमच्या विद्यार्थ्यांसाठी (थोडा भेदभाव) त्यापैकी थोडे अधिक आहेत. विभागाला मदत करण्यासाठी हे नियम आहेत.

पुढील अधिक विशिष्ट तयारी समस्या आहेत. आम्ही मध्यरात्री जवळ ठेवलेल्या कार्यक्रमांपैकी एक म्हणजे एक ओपन बार. स्वाभाविकच, हॅकाथॉन संस्कृतीत आणि झोपेची कमतरता, ही नेहमीच चांगली कल्पना नसते. त्यामुळे फार कमी लोक भेट देतात. पण जे येतात ते नेहमी आनंदी असतात, पेये मोफत असतात (5 GBP पर्यंत समावेश), व्हाउचरचा बऱ्यापैकी मोठा पुरवठा, तसेच दिवसभराच्या नॉन-स्टॉप हॅकाथॉननंतर आराम करण्याचा हा एक उत्तम मार्ग आहे. आयोजकांसाठी तोटे अधिक संभवतात: बरेचजण, शांतपणे, तर आयोजक सर्वकाही पाहण्यात कंटाळलेले असतात, ते पूर्णपणे मद्यपान करतात. अर्थात, त्यांच्याशी सामना करणे आपल्यावर अवलंबून आहे. पण त्यात कधीच गंभीर समस्या आल्या नाहीत. हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की, हॅकाथॉनप्रमाणे, संध्याकाळच्या बारला प्रायोजक असतो. आणि या वर्षी त्यांनी उपस्थित असलेल्या प्रत्येकासाठी “जेगर बॉम्ब” खरेदी करून धमाका केला. हे समजावून सांगणे फार कठीण होते (ज्यासाठी मी आहे, अधिक ओतणे) हे कॅम्पसमधील अर्ध-मृत सहभागी त्यांच्यापेक्षा थोडे वेगळे आहेत ज्यांना ते त्यांच्या कंपनीत कामावर घेऊ इच्छितात आणि सुमारे 30 व्या कॉकटेलला हा गोंधळ थांबवू इच्छित आहेत. त्यानंतर पौराणिक नंदोस चिकन डिलिव्हरी होती.

हे पौराणिक आहे कारण स्थानिक रेस्टॉरंट्सचे मालक त्यांच्या डिलिव्हरी मुलांसह शनिवारी रात्री चिकनवर हजारो रुपये खर्च करण्याचे ठरवले होते हे पाहण्यासाठी आले होते. एकूण, सर्व काही उतरवायला आणि झोनमध्ये वितरित करण्यासाठी आम्हाला 2 तास आणि 30 स्वयंसेवक लागले. फोटो जोडलेले आहेत. "येथे शाकाहारी" असे ओरडायला विसरू नका, अन्यथा ते शाकाहारी अन्नाऐवजी शाकाहारी अन्न खातील आणि नंतर तुम्हाला शाप देतील. आणखी एक संस्मरणीय कार्यक्रम म्हणजे कराओके. आमच्यासह सर्वजण तिथे आधीच पार्टी करत होते. जरा कल्पना करा: 200 लोक पहाटे 2 वाजता एका लेक्चर हॉलमध्ये बसतात, पूर्णपणे यादृच्छिक गाणी गातात (मी गायले लेट इट गो, माझ्या बहिणीला अभिमान वाटेल). हे आश्चर्यकारक होते, परंतु पुन्हा सामान्य समस्या: उपकरणे आणणे, ते सेट करणे, सुरक्षितता आणि लायब्ररीशी वाटाघाटी करणे (शनिवारची रात्र भेट देण्याची खूप लोकप्रिय वेळ आहे) जेणेकरून आम्हाला बाहेर काढले जाऊ नये. सिक्युरिटीला गाण्यास सांगितले, पण त्यांनी नकार दिला.

हे सर्व नक्कीच मजेदार आहे. परंतु. हॅकाथॉन दोन दिवस चालते: सहभागी येऊ शकतात आणि जाऊ शकतात. आयोजक नाहीत. एकूण, मी दोन दिवसांत ३.५ तास आणि आदल्या दिवशी ५ तास झोपलो. आणि त्याचे कारण म्हणजे इतर स्वयंसेवकांनी जबरदस्ती केली (आणि बारमध्ये जाऊन स्वतःला जाणवले). तुम्ही एकतर योगा मॅट्ससह वेगळ्या खोलीत झोपू शकता, किंवा जिथे तुम्हाला झोपता येईल. मी खुर्चीवर झोपलो, कायद्याने ते निषिद्ध नाही, मला पाहिजे तेथे मी झोपतो. मुख्य म्हणजे प्रत्येक हॅकझोनसाठी 3.5 लोक जागृत असावेत. दुसरे काम वेळोवेळी प्रोजेक्टर तपासणे होते, कारण ते जास्त गरम होऊ शकते आणि आमच्याकडे दुरुस्तीसाठी निश्चितपणे कोणतेही अतिरिक्त पैसे नव्हते. ते ठेवण्यासाठी, आम्हाला 5 लोक आणि 3 गाड्या लागतील. सर्वसाधारणपणे, टॉन्सिल जवळजवळ सर्व वेळ व्यस्त होते. कधीतरी आम्ही पॉपकॉर्न आणि कॉटन कँडी देऊ लागलो, पुन्हा आम्हीच स्वयंपाक करत होतो. जेव्हा मी वॉर्मअप करताना पॉपकॉर्न काढले तेव्हा अग्निसुरक्षा रेटिंग लक्षणीयरीत्या घसरले “कारण आता ते उडणार आहेत आणि माझ्याकडे काही उरणार नाही.”

संस्थेतील अनेक समस्या आणि त्यांचे निराकरण यातून हा भाग गेला. अखेर अभियंते. परंतु बर्याच गोष्टी पडद्यामागे राहिल्या: हॅकाथॉन दरम्यानच कोणत्या समस्या होत्या, बक्षिसे आणि पुरस्कारांची निवड, "स्मार्ट" मतदान कसे कार्य करते, प्रायोजकांकडून पुनरावलोकने आणि आम्ही एका आठवड्यानंतर परिसर स्वच्छतेचा सामना कसा केला. कार्यक्रम. आणि एक छोटासा फ्लेक्स: बीबीसीवर कव्हरेज मिळवणारा हा पहिला विद्यार्थी हॅकाथॉन आहे. या हॅकाथॉन गाथेच्या पुढील भागात मी याबद्दल देखील लिहीन. मी लवकरच लिहायला सुरुवात करेन, पण आत्तासाठी हा माझा ईमेल आहे: [ईमेल संरक्षित] आणि प्रकल्प वेबसाइट: ichack.org.

स्त्रोत: www.habr.com