एका दिवसात 70 कार्ये कशी पूर्ण करावीत: टास्क ट्रॅकर्सवरील जीवन हे चांगले जीवन आहे

मी कदाचित 20-25 वेळा पद्धतशीरपणे कार्ये व्यवस्थापित करण्याचा प्रयत्न केला. आणि प्रत्येक प्रयत्न अयशस्वी झाला, जसे मला आता समजले आहे, दोन कारणांमुळे.

प्रथम, कार्ये पूर्ण करण्यासाठी वेळ घालवण्यासाठी, हे का केले जात आहे हे समजून घेणे आवश्यक आहे.
तुम्ही टास्क मॅनेज करायला सुरुवात करता, त्यावर वेळ घालवता, कमी कामं करता, हे सगळं जमायला लागतं - कशासाठी?

कोणतेही काम करणे कठीण असते जेव्हा तुम्हाला ते का समजत नाही. "आपले जीवन ऑर्डर करणे" हे सर्वात पुरेसे ध्येय नाही, कारण "व्यवस्थित जीवन" ही एक अस्पष्ट घटना आहे. परंतु "अनिश्चिततेची पातळी कमी करून चिंतेची पातळी कमी करणे" हे अधिक विशिष्ट आणि चांगले उद्दिष्ट आहे, ज्यावर दिवसातून एक तास सहज घालवला जाऊ शकतो.

दुसरे म्हणजे, मी वाचलेल्या सर्व पद्धती प्रक्रियेच्या अंतिम स्थितीचे वर्णन करतात. "तुम्हाला ToDoIst घेणे आवश्यक आहे, ते प्रकल्पांमध्ये विभाजित करणे, कॅलेंडरसह एकत्रित करणे, आठवड्यासाठी कार्यांचे पुनरावलोकन करणे, त्यांना प्राधान्य देणे आवश्यक आहे..." हे लगेच करणे कठीण आहे. सॉफ्टवेअर डेव्हलपमेंट प्रमाणे, माझा विश्वास आहे की आपण वापरणे आवश्यक आहे प्रगतीशील jpeg पद्धत - पुनरावृत्तीने.

म्हणून, मी माझ्या "पुनरावृत्ती" मधून जाईन आणि कदाचित त्याच स्वरूपात ते आपल्यासाठी उपयुक्त ठरेल. शेवटी, (तुलनेने) नवीन प्रतिमान वापरून कामावर परत जाण्यासाठी मेच्या सुट्ट्या वापरण्याचे चांगले कारण काय आहे?

मी हे कसे आले ते तुम्ही वाचू शकता येथे.

ट्रेलो, काही याद्या

आम्ही फक्त 4 सूची तयार करतो, डेस्कटॉप आणि मोबाईल ऍप्लिकेशन वापरतो.

याद्या:

• कार्ये - मनात येणारी सर्व कामे येथे लिहा. आणि मनात येताच ते लिहून ठेवा. "कचरा बाहेर फेकणे" एक कार्य आहे. “भांडी धुवा” हे काम आहे. "नियोजन बैठकीचे वेळापत्रक" हे एक कार्य आहे. बरं, वगैरे. अगदी स्पष्ट किंवा महत्त्वाच्या गोष्टी देखील विसरल्या जाऊ शकतात जर काहीतरी अनपेक्षित घडले किंवा तुमचा दिवस कठीण गेला.
• आजसाठी कार्ये - दररोज संध्याकाळी मी गोष्टी "टू-डू" बोर्ड वरून "आजसाठी करा" बोर्डवर हलवतो. तुमचे काही काम संध्याकाळी तिथे राहिल्यास, ते सामान्य आहे; खाली त्याबद्दल अधिक. कालांतराने, आपल्याला सूचीमध्ये किती कार्ये असू शकतात हे समजण्यास सुरवात होते जेणेकरून त्यापैकी बहुतेक नियोजित दिवशी पूर्ण करता येतील.
• आज केले. "मी आज काहीही केले नाही" ची चिंता कमी करण्याचा हा बोर्ड मुख्य मार्ग आहे आणि स्वयं-संस्थेबद्दल अधिक चिंतन करण्याचा एक चांगला मार्ग आहे. मी आज केलेली सर्व कार्ये इथे लिहित आहे, अगदी नियोजित यादीत नसलेलीही. "मी वास्याला कागदपत्रांबद्दल बोलावले," त्याने ते लिहून ठेवले. “त्यांनी मला कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करण्यास सांगितले,” मी लिहिले. “आम्ही अँटोनशी करारावर चर्चा केली,” त्याने लिहिले. अशा प्रकारे, दिवसाच्या शेवटी, तुम्हाला समजेल की तुम्ही खरोखर तुमचा वेळ कशावर घालवला आणि योजना पूर्ण करण्यासाठी तुम्ही त्या कार्यांमधून काय सोडले असेल.
• पूर्ण झाले—सर्व पूर्ण झालेल्या कार्यांची यादी. दिवसाच्या सुरुवातीला किंवा शेवटी, मी त्यांना "आज पूर्ण झाले" वरून "पूर्ण" वर हलवतो. मूलत:, हा एक कचरापेटी आहे जिथे आपण पूर्ण केलेली कार्ये सहजपणे शोधू शकता आणि म्हणून नियमित साफसफाईची आवश्यकता आहे.

ट्रेलो, "मिनी-कॅलेंडर"

काही क्षणी, हे स्पष्ट होते की काही कार्ये तंतोतंत कालबद्ध आहेत आणि आपण त्या आठवड्यात विसरू इच्छित नाही, जेणेकरून या वेळेसाठी काहीतरी वेगळे करण्याची योजना करू नये. मला कॅलेंडरमध्ये नेहमीच त्रास होतो, म्हणून मी “सोमवारसाठी कार्ये”, “मंगळवारसाठी कार्ये” इत्यादी नावांसह अनेक बोर्ड जोडले आहेत, ज्यामध्ये मी वेळ-बद्ध करण्याची यादी करण्यास सुरुवात केली. dos

अशा प्रकारे, जेव्हा लोक मला विचारतात, "आम्ही गुरुवारी दुपारी 16:00 वाजता बोलू शकतो का?" - मी फक्त योग्य बोर्डवर जातो आणि या वेळेसाठी आम्ही तिथे काय लिहिले आहे ते पाहतो. आणि आम्ही आठवड्यादरम्यान वेळेवर सूची दरम्यान कार्ये हस्तांतरित करणे विसरू नये: उदाहरणार्थ, गुरुवार येतो तेव्हा "गुरुवारसाठी कार्ये" - "आजसाठी कार्ये" वर.

कॅलेंडर का नाही? माझ्यासाठी, एकाच वेळी दोन उपयुक्तता वापरणे खूप कठीण आहे. मी यासाठी कॅलेंडर वापरत असल्यास, मला त्यात जावे लागेल, ते भरावे लागेल, मी काहीतरी विसरलो आहे का हे तपासण्यासाठी ते नियमितपणे तपासावे लागेल...

या टप्प्यावर मी ट्रेलोची मर्यादा गाठली आहे. मुख्य समस्या अशी होती की दररोज 50 पेक्षा जास्त कार्ये रेकॉर्ड केली जात होती आणि सामान्य सूची आणि दिवसांशी जोडलेल्या याद्या दोन्हीशी जोडलेल्या कार्यांचा एक मोठा पूल होता. मला जे काम करायचे आहे ते मी आधीच लिहून ठेवले आहे हे मला कसे समजेल? डुप्लिकेट दिसू लागले. एकाच वेळी एका प्रकल्पासाठी सर्व कामांना प्राधान्य कसे द्यावे? इतर लोकांना तुमची कॅलेंडर योजना पाहण्याची संधी कशी द्यावी?

मला अशा प्रणालीची आवश्यकता आहे जी, सापेक्ष सहजता राखताना:

1. मी प्रकल्पांनुसार कार्ये गटबद्ध करू शकतो.
2. एक कॅलेंडर लिंक घ्या (उद्या करा), आणि दिवस येईल तेव्हा हे आजच्या कार्यांमध्ये आपोआप हस्तांतरित करा.
3. Google कॅलेंडरसह एकत्रित होईल.

इथेच मी ToDoist वर परतलो आणि या टप्प्यावर तो सर्वात योग्य उपाय ठरला.

ToDoist मधील वर्तमान धागा

इनबॉक्स

मी इनबॉक्समध्ये येणारी कोणतीही कार्ये लिहितो, जी मी त्वरित सोडवण्याचा प्रयत्न करतो. पार्सिंग म्हणजे:

• कार्य केव्हा पूर्ण होईल याची तारीख निश्चित करणे (लहान कार्यांसाठी, मी बहुतेकदा आज सेट करतो आणि संध्याकाळपर्यंत मला समजते की ते कधी केले जाऊ शकते).
• ज्या प्रकल्पाचे श्रेय दिले जाऊ शकते ते प्रकल्प निश्चित करणे (आकडेवारीसाठी आणि प्रकल्पातील सर्व कार्यांचे प्राधान्य कसे तरी बदलण्याची क्षमता).

मनात येणारी आणि नजीकच्या भविष्यात करण्याची गरज नसलेली कामे प्रकल्पांमध्ये जातात अवर्गीकृत वैयक्तिक ("कप धारकांना कारमध्ये घ्या") आणि अवर्गीकृत कार्य ("आम्ही धोरणात्मक PR सत्र कधी आयोजित करू शकतो याचा विचार करा"). ToDoist तुम्हाला आवर्ती कार्ये नियुक्त करण्यास अनुमती देते, म्हणून प्रत्येक शनिवार व रविवार माझ्याकडे "अवर्गीकृत वैयक्तिक" आणि दर सोमवारी "अवर्गीकृत कार्य" नावाचे कार्य असते.

कॅलेंडर एकत्रीकरण
ToDoist दोन्ही दिशांनी Google Calendar सह उत्तम प्रकारे समाकलित होते. मी माझे कॅलेंडर माझ्या सहकार्‍यांसोबत शेअर करतो जेणेकरून ते माझ्यापर्यंत कधी पोहोचू शकत नाहीत ते पाहू शकतील.

त्याच वेळी, कॅलेंडरमधील कार्ये उलट दिशेने हस्तांतरित केली जातात: मी असे म्हणू शकतो की "सरयोगा, माझी शुक्रवारची वेळ पहा आणि तेथे मीटिंग लिहा," जे कॅलेंडर आणि ToDoist मध्ये दोन्ही दिसेल. म्हणून, खरं तर, मी प्रथमच कॅलेंडर वापरण्यास सुरुवात केली त्यात कार्यक्रम न बनवता.

नॉन-ऑपरेटिव्ह इनकमिंग कार्यांवर प्रक्रिया करणे

मी बळजबरीने त्वरित कार्ये करण्यासाठी घाई करत नाही, ती कार्ये वगळता जिथे आग स्पष्ट आहे. “आम्हाला एबीसी कंपनीच्या व्यवस्थापनाशी त्वरित संपर्क साधण्याची आवश्यकता आहे, कारण सर्व्हर डाउन आहे आणि त्यांच्या कर्मचार्‍यांकडून कोणताही प्रतिसाद मिळत नाही” हे स्पष्टपणे एक दबावपूर्ण कार्य आहे जे पुढे ढकलले जाऊ शकत नाही, परंतु “झेन्या, मी आता तुम्हाला याबद्दल बोलण्यासाठी कॉल करू शकतो का? नवीन प्रोजेक्ट” चे रूपांतर “तुम्ही X बरोबर Y बद्दल कधी बोलू शकाल ते वेळापत्रक” मध्ये बदलेल, जे आधीच “Tell X ला सांगा की आम्ही नंतर बोलू” आणि टास्क “Talk to X about Y”, आधीच कालबद्ध होईल. जवळजवळ कोणतेही येणारे कार्य प्रथम "शेड्यूल..." मध्ये बदलते.

कामांना प्राधान्य देणे
दिवसात समाविष्ट केलेली सर्व कामे पूर्ण होऊ शकत नाहीत. स्वतःचे निरीक्षण करताना, मला खालील लक्षात आले (प्रत्येक संख्या भिन्न असेल, परंतु मुख्य गोष्ट म्हणजे निष्कर्ष काढणे).

1. प्रत्येक दिवसासाठी मी सुमारे 50-70 कार्ये लिहितो.
2. मी 30 पर्यंत कामे आरामात करू शकतो (दिवसाच्या शेवटी पूर्णपणे थकल्याशिवाय).
3. 50 पर्यंत कार्ये पूर्ण केल्यानंतर, मी थकून जाईन, परंतु गंभीरपणे नाही.
4. मी 70 कार्ये पूर्ण करू शकतो, परंतु त्यानंतर मला “वर्कहोलिझमच्या प्रवाहातून” बाहेर पडण्यास त्रास होईल, मला झोप येण्यास त्रास होईल आणि सर्वसाधारणपणे, थोडे सामाजिक असेल.

याच्या आधारे मी आज काय करायचे ते ठरवतो. ToDoist कडे प्रत्येक कार्याचे प्राधान्य असते, म्हणून मी सकाळी पूर्ण करण्यासाठी महत्वाची कार्ये निवडतो आणि बाकीची माझ्या क्षमता आणि इच्छांवर आधारित पूर्ण करतो. दररोज मी सुमारे 40-20 कार्ये पुढीलकडे हस्तांतरित करतो: मनोरंजक गोष्ट म्हणजे पुढील दिवसाची कार्ये पुन्हा 60-70 होतात.

आकडेवारी राखणे

आज कामाशी संबंधित बाबींवर किती वेळ घालवला गेला आणि कोणत्या गोष्टींवर मला सर्वसाधारणपणे समजून घ्यायचे आहे. यासाठी मी ऍप्लिकेशन वापरतो बचाव वेळ, जे फोन आणि लॅपटॉप या दोन्हींवर आहे आणि Google नकाशे स्थान इतिहास (होय, मी पागल नाही).

आपण शहराबाहेर राहतो, त्यामुळे रस्त्यावर घालवलेला वेळ हुशारीने वापरता येतो. आता, जेव्हा मी थकलो नाही, तेव्हा मी जाता जाता ऑडिओबुक ऐकतो जेणेकरून मी या 40 मिनिटांचा कसा तरी उपयोग करू शकेन.

मी अद्याप डेटा एकत्रित करत नाही, एक प्रकारचा वैयक्तिक डेटा तलाव तयार करतो; जेव्हा वेळ येईल तेव्हा मी ते मिळवेन.

कोणताही निष्कर्ष निघणार नाही

1. आधुनिक व्यक्तीचे जीवन हे येणार्‍या कार्यांचा एक मोठा प्रवाह आहे. ते कमी करणे शक्य होणार नाही; हा प्रवाह व्यवस्थापित करायला शिकले पाहिजे.
2. बहुतेक चिंता भविष्याच्या अज्ञाततेतून येतात. येत्या काही दिवसांत आपली काय प्रतीक्षा आहे हे समजून घेतल्यास, चिंता कमी होईल.
3. या कारणास्तव, आपण आपला दिवस आयोजित करण्यात वेळ घालवू शकता. मला माहित आहे की आज काय होईल, उद्या काय होईल आणि मी त्या कार्यांबद्दल विसरत नाही ज्याबद्दल मी विसरलो होतो.
4. टास्क ट्रॅकिंग आयोजित करणे हा स्वतःचा शेवट नाही, परंतु, तुम्हाला आवडल्यास, स्व-शिक्षणाचा एक मार्ग आहे. ज्या गोष्टी करण्यासाठी तुम्ही पूर्वी खूप आळशी होता किंवा ज्या गोष्टी तुम्ही कधीच करू शकल्या नाहीत त्या करणे खूप सोपे झाले आहे. जेव्हा बाहेरच्या जगातून कार्ये सेट केली जातात तेव्हा बर्‍याच लोकांना (माझ्यासह) सामान्यतः बरे वाटते. टास्क ट्रॅकिंग हा स्वतःसाठी टास्क सेट करण्याचा आणि तुमच्या इच्छेनुसार जगायला शिकण्याचा एक मार्ग आहे.
5. काम हा स्वतःचा अंत नाही. तुमचे कामाचे वेळापत्रक व्यवस्थित करणे हे उद्दिष्ट आहे जेणेकरुन तुम्‍हाला तुमच्‍या, तुमच्‍या कुटुंबाची आणि तुमच्‍या हितसंबंधांची काळजी घेता येईल तेव्हा तुम्‍हाला अंदाजे मोकळा वेळ मिळेल.

स्त्रोत: www.habr.com