आंतरराष्ट्रीय मानकांमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन: ISO, PMI

सर्वांना नमस्कार. नंतर KnowledgeConf 2019 सहा महिने उलटून गेले आहेत, आणि या काळात, मी आणखी दोन परिषदांमध्ये सादरीकरण केले आहे आणि दोन मोठ्या आयटी कंपन्यांमध्ये ज्ञान व्यवस्थापनावर व्याख्याने दिली आहेत. सहकाऱ्यांशी बोलताना, मला जाणवले की आयटीमध्ये, ज्ञान व्यवस्थापन हा अजूनही "नवशिक्यांचा" विषय आहे; अधिक स्पष्टपणे सांगायचे तर, कोणत्याही कंपनीच्या प्रत्येक विभागासाठी ज्ञान व्यवस्थापन आवश्यक आहे हे समजणे सोपे आहे. आज, मी माझ्या वैयक्तिक अनुभवावर लक्ष केंद्रित करेन - मला ज्ञान व्यवस्थापनातील विद्यमान आंतरराष्ट्रीय मानकांचा आढावा घ्यायचा आहे.

चला मानकीकरणाच्या क्षेत्रातील कदाचित सर्वात लोकप्रिय ब्रँडपासून सुरुवात करूया - ISOकल्पना करा, ज्ञान व्यवस्थापन प्रणालींसाठी समर्पित एक संपूर्ण मानक आहे (ISO 30401:2018). पण मी आज त्यावर लक्ष केंद्रित करणार नाही. ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली कशी दिसावी आणि कशी कार्य करावी हे शोधण्यापूर्वी, आपल्याला हे मान्य करावे लागेल की ती आवश्यक आहे.

उदाहरणार्थ घेऊया, आयएसओ 9001: 2015 (गुणवत्ता व्यवस्थापन प्रणाली). नावाप्रमाणेच, हे मानक गुणवत्ता व्यवस्थापन प्रणालींवर लक्ष केंद्रित करते. या मानकानुसार प्रमाणित होण्यासाठी, एखाद्या संस्थेने तिच्या कार्य प्रक्रिया आणि ती उत्पादित करत असलेल्या उत्पादनांची आणि/किंवा सेवांची पारदर्शकता आणि सुरळीत ऑपरेशन सुनिश्चित केले पाहिजे. दुसऱ्या शब्दांत, प्रमाणन म्हणजे तुमची कंपनी सुरळीत आणि कार्यक्षमतेने काम करते, तिच्या सध्याच्या प्रक्रिया संस्थेद्वारे निर्माण होणारे धोके समजते, हे धोके कसे नियंत्रित करायचे हे माहित आहे आणि ते कमी करण्याचा प्रयत्न करते.

ज्ञान व्यवस्थापनाचा यात काय संबंध आहे? बरं, हे काय आहे:

७.१.६ संघटनात्मक ज्ञान

संघटना तिच्या प्रक्रियांच्या अंमलबजावणीसाठी आणि उत्पादने आणि सेवांची सुसंगतता साध्य करण्यासाठी आवश्यक असलेले ज्ञान निश्चित करेल.

ज्ञान टिकवून ठेवले पाहिजे आणि आवश्यकतेनुसार उपलब्ध करून दिले पाहिजे.

बदलत्या गरजा आणि ट्रेंडचा विचार करताना, एखाद्या संस्थेने तिच्या विद्यमान ज्ञानाचा विचार केला पाहिजे आणि अतिरिक्त ज्ञान कसे मिळवायचे किंवा कसे मिळवायचे आणि ते कसे अपडेट करायचे हे ठरवले पाहिजे.

टीप १ संघटनात्मक ज्ञान हे एखाद्या संस्थेसाठी विशिष्ट ज्ञान असते, जे प्रामुख्याने अनुभवातून मिळवले जाते.

ज्ञान म्हणजे अशी माहिती जी संघटनात्मक उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी वापरली जाते आणि देवाणघेवाण केली जाते.

टीप २. संस्थेच्या ज्ञानाचा आधार असू शकतो:

अ) अंतर्गत स्रोत (उदा. बौद्धिक संपदा; अनुभवातून मिळालेले ज्ञान; अयशस्वी किंवा यशस्वी प्रकल्पांमधून मिळालेले धडे; कागदपत्र नसलेले ज्ञान आणि अनुभवाचे संकलन आणि वाटप; प्रक्रिया, उत्पादने आणि सेवांमध्ये सुधारणांचे परिणाम);

ब) बाह्य स्रोत (उदा. मानके, वैज्ञानिक समुदाय, परिषदा, ग्राहकांकडून आणि बाह्य पुरवठादारांकडून मिळवलेले ज्ञान).

आणि खाली, परिशिष्टांमध्ये:

संघटनात्मक ज्ञानाशी संबंधित आवश्यकता यासाठी सादर केल्या गेल्या:

अ) संस्थेचे ज्ञान गमावण्यापासून संरक्षण करणे, उदाहरणार्थ:

• कर्मचाऱ्यांची बदली;
• माहिती प्राप्त करणे आणि देवाणघेवाण करणे अशक्य;

ब) संस्थेला ज्ञान मिळविण्यास उत्तेजन देणे, उदाहरणार्थ, खालील आधारावर:

• अनुभवातून शिकणे;
• मार्गदर्शन;
• बेंचमार्किंग.

म्हणून, आयएसओ गुणवत्ता व्यवस्थापन मानक असे सांगते की तिच्या कामकाजाची गुणवत्ता सुनिश्चित करण्यासाठी, कंपनीने ज्ञान व्यवस्थापनात गुंतले पाहिजे. बरोबर आहे, दुसरा पर्याय नाही. "असायलाच हवे"अन्यथा, असंगतता आणि अलविदा. या वस्तुस्थितीवरून असे दिसून येते की हा संस्थेचा पर्यायी पैलू नाही, कारण आयटीमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन बहुतेकदा मानले जाते, परंतु व्यवसाय प्रक्रियेचा एक अनिवार्य घटक आहे.

शिवाय, ज्ञान व्यवस्थापन कोणत्या जोखमी कमी करण्याचा प्रयत्न करते हे मानक स्पष्ट करते. खरं तर, ते अगदी स्पष्ट आहेत.

कल्पना करूया... नाही, तसं नाहीये - तुमच्या कारकिर्दीतील अशी एक परिस्थिती आठवा जेव्हा तुम्हाला कामासाठी खरोखर काही माहितीची आवश्यकता होती, पण ज्या व्यक्तीकडे ती माहिती होती ती फक्त सुट्टीवर किंवा व्यवसायाच्या सहलीवर होती, कंपनी सोडली होती किंवा फक्त आजारी होती. तुम्हाला आठवते का? मला वाटते की आपल्यापैकी जवळजवळ सर्वांनीच याचा सामना केला आहे. त्या क्षणी तुम्हाला कसे वाटले?

जर काही काळानंतर, विभागाच्या व्यवस्थापनाने प्रकल्पाच्या चुकलेल्या डेडलाइनची चौकशी केली, तर ते अर्थातच, दोषी ठरवण्यासाठी कोणीतरी शोधतील आणि त्यांचे व्यवहार मिटवतील. पण ज्या क्षणी तुम्हाला त्या ज्ञानाची आवश्यकता होती, त्या क्षणी तुम्हाला हे समजण्यास काहीच मदत झाली नाही की "ही पंतप्रधानांची चूक आहे, कारण ते बालीला गेले आणि प्रश्नांच्या बाबतीत कोणतेही निर्देश दिले नाहीत." अर्थात, तो दोषी आहे. पण त्यामुळे तुमची समस्या सुटणार नाही.

जर ज्ञानाची गरज असलेल्यांसाठी उपलब्ध असलेल्या प्रणालीमध्ये दस्तऐवजीकरण केले गेले, तर वर्णन केलेले "रिसॉर्ट" परिस्थिती जवळजवळ अशक्य होते. यामुळे व्यवसाय प्रक्रियांची सातत्य सुनिश्चित होते, म्हणजेच सुट्ट्या, कर्मचाऱ्यांचे निघून जाणे आणि कुप्रसिद्ध "व्यस्त घटक" यापुढे कंपनीसाठी चिंतेचा विषय राहणार नाहीत - उत्पादन/सेवेची गुणवत्ता त्याच्या नेहमीच्या पातळीवर राहील.

जर एखाद्या कंपनीकडे माहिती आणि अनुभवाची देवाणघेवाण आणि साठवणूक करण्यासाठी एक व्यासपीठ असेल आणि या व्यासपीठाचा वापर करण्याची संस्कृती (सवय) तयार झाली असेल, तर कर्मचाऱ्यांना सहकाऱ्याकडून प्रतिसाद मिळण्यासाठी अनेक दिवस वाट पाहावी लागत नाही (किंवा या सहकाऱ्याला शोधण्यात अनेक दिवस घालवावे लागत नाहीत) आणि यामुळे त्यांची कामे थांबवावी लागत नाहीत.

मी सवयीबद्दल का बोलत आहे? कारण ज्ञानाचा आधार तयार करणे पुरेसे नाही जेणेकरून लोक त्याचा वापर करू शकतील. आपल्या सर्वांना गुगलवर उत्तरे शोधण्याची सवय आहे आणि इंट्रानेट बहुतेकदा सुट्टीच्या विनंत्या आणि बुलेटिन बोर्डशी जोडलेले असते. आपल्याला इंट्रानेटवर "अ‍ॅजाइल फ्रेमवर्कबद्दल माहिती शोधण्याची" सवय नाही (उदाहरणार्थ). म्हणूनच, आपल्याकडे एका सेकंदाला एक किलर ज्ञानाचा आधार असला तरी, कोणीही पुढच्या (किंवा पुढच्या महिन्यातही) ते वापरण्यास सुरुवात करणार नाही - अशी कोणतीही सवय नाही. सवयी बदलणे वेदनादायक आहे आणि वेळ लागतो. प्रत्येकजण त्यासाठी तयार नाही, विशेषतः जर ते १५ वर्षांपासून "त्याच प्रकारे काम करत असतील". परंतु त्याशिवाय, कंपनीमधील कोणताही ज्ञान व्यवस्थापन उपक्रम अयशस्वी होईल. म्हणूनच ज्ञान व्यवस्थापन तज्ञ ज्ञान व्यवस्थापनाला बदल व्यवस्थापनाशी अविभाज्यपणे जोडतात.

हे देखील लक्षात घेण्यासारखे आहे की "बदलत्या गरजा आणि ट्रेंडचा विचार करताना, संस्थेने तिचे विद्यमान ज्ञान विचारात घेतले पाहिजे..." म्हणजेच, बदलत्या जगात निर्णय घेताना मागील अनुभवांचा संदर्भ घेण्याची संस्कृती विकसित करा. आणि पुन्हा लक्षात ठेवा, "असायलाच हवे".

योगायोगाने, मानकाचा हा छोटासा भाग अनुभवाबद्दल खूप काही सांगतो. सामान्यतः, जेव्हा ज्ञान व्यवस्थापनाचा विचार केला जातो तेव्हा स्टिरियोटाइप्स शेकडो कागदपत्रे (नियम, आवश्यकता) मध्ये व्यवस्थित केलेल्या ज्ञानाच्या आधाराच्या प्रतिमा निर्माण करण्यास सुरुवात करतात. परंतु ISO अनुभवाबद्दल बोलतो. कंपनी आणि तिच्या प्रत्येक कर्मचाऱ्याच्या मागील अनुभवातून मिळालेले ज्ञान आपल्याला चुका पुन्हा होण्याचा धोका टाळण्यास, त्वरित अधिक प्रभावी निर्णय घेण्यास आणि नवीन उत्पादने तयार करण्यास अनुमती देते. ज्ञान व्यवस्थापनाच्या क्षेत्रातील सर्वात प्रौढ कंपन्यांमध्ये (तसे, रशियन कंपन्यांसह), ज्ञान व्यवस्थापन हे कंपनी भांडवलीकरण वाढवण्याचे, नवीन उत्पादने तयार करण्याचे, नवीन कल्पना विकसित करण्याचे आणि प्रक्रिया ऑप्टिमायझ करण्याचे साधन म्हणून पाहिले जाते. ते ज्ञान आधार नाही; ते नवोपक्रमासाठी एक यंत्रणा आहे. हा लेख आपल्याला हे अधिक तपशीलवार समजून घेण्यास मदत करेल. पीएमआयचे पीएमबीओके मार्गदर्शक.

पीएमबोक – हे ज्ञानाच्या प्रकल्प व्यवस्थापन संस्थेसाठी एक मार्गदर्शक आहे, एक पंतप्रधानांची हँडबुक. या मार्गदर्शकाच्या सहाव्या आवृत्तीत (२०१६) प्रकल्प एकत्रीकरण व्यवस्थापनावर एक विभाग जोडला गेला, ज्यामध्ये, प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापनावर एक उपविभाग समाविष्ट होता. हा विभाग "मार्गदर्शिकेच्या वापरकर्त्यांच्या टिप्पण्यांवर आधारित" तयार करण्यात आला होता, म्हणजेच तो वास्तविक-जगातील परिस्थितीत मार्गदर्शकाच्या मागील आवृत्त्या वापरण्याच्या अनुभवाचा परिणाम होता. आणि वास्तवाने ज्ञान व्यवस्थापनाची मागणी केली!

नवीन कलमाचा मुख्य आऊटपुट "लेसन्स लर्न्ड रजिस्टर" आहे (योगायोगाने, वर वर्णन केलेल्या ISO मानकात देखील याचा उल्लेख आहे). शिवाय, मार्गदर्शक तत्त्वांनुसार, हे रजिस्टर प्रकल्पाच्या अंमलबजावणीदरम्यान संकलित केले पाहिजे, पूर्ण झाल्यावर नाही, जेव्हा निकालांचे विश्लेषण करण्याची वेळ येते. माझ्या मते, हे अ‍ॅजाईलमधील रेट्रोस्पेक्टिव्हसारखेच आहे, परंतु मी त्याबद्दल एक स्वतंत्र पोस्ट लिहीन. PMBOK मजकूर, शब्दशः, खालीलप्रमाणे वाचतो:

प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापन ही प्रकल्प उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी आणि संस्थेमध्ये शिक्षणाला प्रोत्साहन देण्यासाठी विद्यमान ज्ञानाचा वापर करण्याची आणि नवीन ज्ञान निर्माण करण्याची प्रक्रिया आहे.

प्रोजेक्ट इंटिग्रेशन मॅनेजमेंट नॉलेज एरियासाठी इतर सर्व ज्ञान क्षेत्रांमध्ये मिळालेल्या निकालांचे इंटिग्रेशन आवश्यक आहे.

एकात्मता प्रक्रियेतील उदयोन्मुख ट्रेंडमध्ये हे समाविष्ट आहे, परंतु ते इतकेच मर्यादित नाही:

...

• प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापन

कामाच्या व्याप्तीच्या वाढत्या गतिमान आणि बदलत्या स्वरूपामुळे प्रकल्पाच्या संपूर्ण जीवनचक्रात ज्ञान ओळखण्यासाठी आणि ते लक्ष्यित प्रेक्षकांपर्यंत अशा प्रकारे हस्तांतरित करण्यासाठी अधिक कठोर प्रक्रिया आवश्यक आहे ज्यामुळे ज्ञानाचे नुकसान टाळता येईल.

***

या प्रक्रियेचे मुख्य फायदे म्हणजे संस्थेचे पूर्वी मिळवलेले ज्ञान प्रकल्पाचे निकाल साध्य करण्यासाठी किंवा सुधारण्यासाठी वापरले जाते, तर सध्याच्या प्रकल्पादरम्यान मिळवलेले ज्ञान संस्थेच्या कामकाजासाठी आणि भविष्यातील प्रकल्पांना किंवा त्यांच्या टप्प्यांना समर्थन देण्यासाठी उपलब्ध राहते. ही प्रक्रिया संपूर्ण प्रकल्पात सुरू राहते.

मी मॅन्युअलचा संपूर्ण लांब भाग येथे कॉपी-पेस्ट करणार नाही. तुम्ही ते स्वतः वाचू शकता आणि तुमचे स्वतःचे निष्कर्ष काढू शकता. माझ्या मते, वरील उद्धरण पुरेसे आहेत. मला वाटते की पंतप्रधानांच्या प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापनाच्या कार्याचे इतके तपशीलवार वर्णन प्रकल्पांवर काम करताना या पैलूचे महत्त्व आधीच सांगते. योगायोगाने, मी अनेकदा ही म्हण ऐकतो, "इतर विभागांमध्ये आपल्या ज्ञानाची कोणाला गरज आहे?" म्हणजेच, हे धडे कोणाला शिकण्याची गरज आहे?

खरं तर, तुम्हाला अनेकदा एखादा विभाग स्वतःला "पोकळीतील एकक" म्हणून पाहताना दिसतो. आमच्या लायब्ररीसोबत आम्ही आहोत, आणि मग बाकीची कंपनी आहे, आणि आमच्या लायब्ररीबद्दलचे ज्ञान त्यांना काही उपयोगाचे नाही. कदाचित लायब्ररीबद्दल. पण संबंधित प्रक्रियांबद्दल काय?

एक क्षुल्लक उदाहरण: एका प्रकल्पावर काम करत असताना, मी एका कंत्राटदाराशी संवाद साधला. उदाहरणार्थ, एक डिझायनर. कंत्राटदार सामान्य दर्जाचा असल्याचे दिसून आले, त्याने डेडलाइन चुकवल्या आणि अतिरिक्त पैसे न देता काम पूर्ण करण्यास नकार दिला. पंतप्रधानांनी धडे शिकलेल्या नोंदीमध्ये असे नमूद केले की या अविश्वसनीय कंत्राटदारासोबत काम करणे योग्य नाही. दरम्यान, मार्केटिंगमधील कोणीतरी डिझायनर शोधत होता आणि त्याच कंत्राटदाराला तोच सापडला. यावेळी, दोन पर्याय होते:

अ) जर कंपनीकडे पुनर्वापराचा अनुभव सुस्थापित असेल, तर मार्केटिंगमधील एक सहकारी या कंत्राटदाराशी कोणी संपर्क साधला आहे का हे पाहण्यासाठी धडे शिकलेल्या रजिस्ट्रीमध्ये शोध घेईल, आमच्या आरएमकडून नकारात्मक प्रतिक्रिया पाहील आणि या अविश्वसनीय कंत्राटदाराशी व्यवहार करण्यात वेळ आणि पैसा वाया घालवणार नाही.

ब) जर कंपनीकडे अशी संस्कृती नसेल, तर मार्केटर त्याच अविश्वसनीय कंत्राटदाराकडे वळेल, कंपनीचे पैसे, वेळ वाया घालवेल आणि उदाहरणार्थ, एखाद्या महत्त्वाच्या आणि तातडीच्या प्रचार मोहिमेत व्यत्यय आणू शकेल.

कोणता पर्याय अधिक यशस्वी वाटतो? आणि लक्षात ठेवा की विकसित होत असलेल्या उत्पादनाबद्दलची माहिती उपयुक्त नव्हती, तर त्याभोवती असलेल्या प्रक्रियांबद्दल होती. आणि ते दुसऱ्या पंतप्रधानांना उपयुक्त वाटले नाही, तर पूर्णपणे वेगळ्या कार्यात असलेल्या कर्मचाऱ्याला. म्हणूनच, निष्कर्ष: तुम्ही विक्रीपासून, व्यवसाय विश्लेषणापासून तंत्रज्ञान समर्थनापासून किंवा ऑपरेशन्स मॅनेजमेंटपासून आयटीपर्यंत विकासाचा विचार करू शकत नाही. कंपनीतील प्रत्येकाकडे असा अनुभव आहे जो कंपनीतील इतर कोणासाठी तरी उपयुक्त ठरेल. आणि हे लोक संबंधित कार्यांचे प्रतिनिधी नसतात.

तथापि, प्रकल्पाची तांत्रिक बाजू देखील उपयुक्त ठरू शकते. गेल्या काही वर्षांत तुमच्या कंपनीच्या प्रकल्पांचे ऑडिट करून पहा. अशाच समस्या सोडवण्यासाठी किती नवीन कल्पनांचा शोध लागला आहे हे पाहून तुम्हाला आश्चर्य वाटेल. का? कारण ज्ञान सामायिकरण प्रक्रिया सुस्थापित नाहीत.

म्हणून, पीएमआय मार्गदर्शक तत्त्वांनुसार, ज्ञान व्यवस्थापन हे आरएमच्या कामांपैकी एक आहे. आपण पाहू शकतो की, त्यांच्या मानकांवर आधारित सशुल्क प्रमाणपत्रे देणाऱ्या दोन प्रसिद्ध संस्था त्यांच्या आवश्यक गुणवत्ता नियंत्रण आणि प्रकल्प व्यवस्थापन साधनांच्या यादीत ज्ञान व्यवस्थापन समाविष्ट करतात. आयटी व्यवस्थापकांना अजूनही ज्ञान व्यवस्थापन हे फक्त कागदपत्रे का वाटते? वॉटर कूलर आणि स्मोकिंग रूम अजूनही ज्ञान सामायिकरणाचे केंद्र का आहेत? हे सर्व समज आणि सवयींबद्दल आहे. मला आशा आहे की आयटी व्यवस्थापक हळूहळू ज्ञान व्यवस्थापनाच्या क्षेत्राची चांगली समज प्राप्त करतील आणि ती मौखिक परंपरा कंपनीमध्ये ज्ञान टिकवून ठेवण्याचे साधन म्हणून काम करणे थांबवेल. तुमच्या कामाच्या मानकांचा अभ्यास करा - त्यामध्ये बरीच मनोरंजक माहिती आहे!

स्त्रोत: www.habr.com