आंतरराष्ट्रीय मानकांमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन: ISO, PMI

सर्वांना नमस्कार. नंतर KnowledgeConf 2019 सहा महिने उलटून गेले, त्या काळात मी आणखी दोन परिषदांमध्ये बोलू शकलो आणि दोन मोठ्या आयटी कंपन्यांमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन या विषयावर व्याख्याने देऊ शकलो. सहकाऱ्यांशी संवाद साधताना, मला जाणवले की आयटीमध्ये ज्ञान व्यवस्थापनाबद्दल "नवशिक्या" स्तरावर किंवा त्याऐवजी, कोणत्याही कंपनीच्या कोणत्याही विभागासाठी ज्ञान व्यवस्थापन आवश्यक आहे हे लक्षात घेणे अद्याप शक्य आहे. आज माझा स्वतःचा अनुभव किमान असेल - मला ज्ञान व्यवस्थापन क्षेत्रात विद्यमान आंतरराष्ट्रीय मानकांचा विचार करायचा आहे.

मानकीकरणाच्या क्षेत्रातील कदाचित सर्वात लोकप्रिय ब्रँडसह प्रारंभ करूया - ISO. कल्पना करा, नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टीमसाठी समर्पित संपूर्ण स्वतंत्र मानक आहे (ISO 30401:2018). पण आज मी त्यावर बसणार नाही. ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली "कशी" दिसली पाहिजे आणि कार्य करावे हे समजून घेण्याआधी, आपण सहमत असणे आवश्यक आहे की तत्त्वतः, ती आवश्यक आहे.

उदाहरण घेऊ आयएसओ 9001: 2015 (गुणवत्ता व्यवस्थापन प्रणाली). नावाप्रमाणेच, हे गुणवत्ता व्यवस्थापन प्रणालींना समर्पित एक मानक आहे. या मानकानुसार प्रमाणित होण्यासाठी, संस्थेने याची खात्री करणे आवश्यक आहे की तिच्या व्यवसाय प्रक्रिया आणि उत्पादने आणि/किंवा सेवा पारदर्शक आणि अखंड आहेत. दुसऱ्या शब्दांत, प्रमाणपत्राचा अर्थ असा आहे की तुमच्या कंपनीतील प्रत्येक गोष्ट स्पष्टपणे आणि सुरळीतपणे कार्य करते, तुम्हाला हे समजले आहे की प्रक्रियेच्या सध्याच्या संस्थेला कोणते धोके आहेत, तुम्हाला हे धोके कसे नियंत्रित करायचे हे माहित आहे आणि तुम्ही ते कमी करण्याचा प्रयत्न करता.

ज्ञान व्यवस्थापनाचा त्याच्याशी काय संबंध? त्याचा त्याच्याशी काय संबंध आहे ते येथे आहे:

7.1.6 संस्थात्मक ज्ञान

संस्था तिच्या प्रक्रिया चालविण्यासाठी आणि उत्पादने आणि सेवांच्या अनुरूपता प्राप्त करण्यासाठी आवश्यक ज्ञान निश्चित करेल.

ज्ञान राखले पाहिजे आणि आवश्यक प्रमाणात उपलब्ध केले पाहिजे.

बदलत्या गरजा आणि ट्रेंडचा विचार करताना, संस्थेने तिचे विद्यमान ज्ञान विचारात घेतले पाहिजे आणि अतिरिक्त ज्ञान कसे मिळवावे किंवा कसे प्रदान करावे आणि ते अद्यतनित करावे हे निर्धारित केले पाहिजे.

टीप 1: संस्थात्मक ज्ञान हे संस्थेसाठी विशिष्ट ज्ञान असते; बहुतेक अनुभवातून घेतलेले.

ज्ञान ही माहिती आहे जी संस्थात्मक उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी वापरली जाते आणि देवाणघेवाण केली जाते.

टीप 2 संस्थेचा ज्ञान आधार असू शकतो:

अ) अंतर्गत स्रोत (उदा. बौद्धिक संपदा; अनुभवातून मिळालेले ज्ञान; अयशस्वी किंवा यशस्वी प्रकल्पांमधून शिकलेले धडे; कागदोपत्री नसलेले ज्ञान आणि अनुभव यांचे संकलन आणि देवाणघेवाण; प्रक्रिया, उत्पादन आणि सेवा सुधारणांचे परिणाम);

b) बाह्य स्रोत (उदा. मानके, शैक्षणिक, परिषदा, ग्राहक आणि बाह्य पुरवठादारांकडून मिळवलेले ज्ञान).

आणि खाली, संलग्नकांमध्ये:

संस्थात्मक ज्ञानाची आवश्यकता ओळखली गेली आहे:

अ) संस्थेचे ज्ञान गमावण्यापासून संरक्षण करणे, उदाहरणार्थ:

• कर्मचारी उलाढाल;
• माहिती प्राप्त करण्यास आणि देवाणघेवाण करण्यास असमर्थता;

b) संस्थेला ज्ञान प्राप्त करण्यासाठी प्रोत्साहित करणे, उदाहरणार्थ:

• करून शिकणे;
• मार्गदर्शन
• बेंचमार्किंग

तर, गुणवत्ता व्यवस्थापन क्षेत्रातील आयएसओ मानक सांगते की त्याच्या क्रियाकलापांची गुणवत्ता सुनिश्चित करण्यासाठी, एखाद्या एंटरप्राइझने ज्ञान व्यवस्थापनात गुंतले पाहिजे. बरोबर आहे, पर्याय नाही - "हे केलेच पाहिजे". अन्यथा गैर-अनुरूपता, आणि गुडबाय. केवळ ही वस्तुस्थिती सूचित करते की संस्थेमध्ये ही एक पर्यायी बाब नाही, कारण आयटीमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन हे सहसा हाताळले जाते, परंतु व्यवसाय प्रक्रियेचा एक अनिवार्य घटक आहे.

शिवाय, मानक हे वर्णन करते की ज्ञान व्यवस्थापन कोणत्या जोखीम दूर करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे. खरं तर, ते अगदी स्पष्ट आहेत.

चला कल्पना करूया... नाही, असे नाही - कृपया तुमच्या कारकिर्दीतील एक परिस्थिती लक्षात ठेवा जेव्हा तुम्हाला कामासाठी खरोखर काही माहितीची आवश्यकता होती आणि त्या क्षणी फक्त वाहक सुट्टी/व्यवसाय सहलीवर होता, कंपनी पूर्णपणे सोडली होती किंवा फक्त आजारी होती . आठवतंय का? मला वाटतं की आपल्या सगळ्यांनाच याचा सामना करावा लागला आहे. त्या क्षणी तुम्हाला कसे वाटले?

जर काही काळानंतर विभागाचे व्यवस्थापन प्रकल्पाची मुदत पूर्ण करण्यात अपयशी ठरत असेल, तर त्यांना नक्कीच कोणीतरी दोषी सापडेल आणि त्याबद्दल शांत होईल. परंतु वैयक्तिकरित्या तुमच्यासाठी, ज्या क्षणी तुम्हाला ज्ञानाची गरज आहे, "आरएम दोषी आहे, जो बालीला गेला आणि प्रश्नांच्या बाबतीत कोणतीही सूचना सोडली नाही." अर्थात तो दोषी आहे. परंतु हे आपल्या समस्येचे निराकरण करण्यात मदत करणार नाही.

जर ज्ञान आवश्यक असलेल्या लोकांसाठी प्रवेशयोग्य प्रणालीमध्ये दस्तऐवजीकरण केले गेले असेल तर वर्णन केलेली "रिसॉर्ट" कथा जवळजवळ अशक्य होते. अशा प्रकारे, व्यवसाय प्रक्रियेची सातत्य सुनिश्चित केली जाते, याचा अर्थ असा की सुट्ट्या, कर्मचारी निर्गमन आणि कुख्यात बस घटक एंटरप्राइझसाठी धोका नसतात - उत्पादन/सेवेची गुणवत्ता नेहमीच्या पातळीवर राहील.

जर कंपनीकडे माहिती आणि अनुभवाची देवाणघेवाण आणि संग्रहित करण्यासाठी एक व्यासपीठ असेल आणि त्यांनी हे प्लॅटफॉर्म वापरण्याची संस्कृती (सवय) तयार केली असेल, तर कर्मचार्‍यांना सहकाऱ्याच्या प्रतिसादासाठी बरेच दिवस प्रतीक्षा करावी लागणार नाही (किंवा अनेक दिवस शोधण्याची गरज नाही. या सहकाऱ्यासाठी) आणि तुमची कार्ये थांबवा.

मी सवयीबद्दल का बोलत आहे? कारण लोकांचा वापर सुरू करण्यासाठी ज्ञानाचा आधार तयार करणे पुरेसे नाही. आम्हा सर्वांना आमच्या प्रश्नांची उत्तरे Google वर शोधण्याची सवय आहे आणि आम्ही बहुतेक वेळा इंट्रानेटला सुट्टीतील अर्ज आणि सूचना फलकांसह जोडतो. आम्हाला इंट्रानेटवर "चपळ फ्रेमवर्कबद्दल माहिती शोधण्याची" सवय नाही (उदाहरणार्थ) त्यामुळे एका सेकंदात अगदी छान ज्ञानाचा आधार असला तरी पुढच्या सेकंदात (किंवा पुढच्या महिन्यातही) कोणीही त्याचा वापर सुरू करणार नाही - सवय नाही. आपल्या सवयी बदलणे वेदनादायक आणि वेळखाऊ आहे. प्रत्येकजण यासाठी तयार नाही. विशेषतः जर त्यांनी 15 वर्षे "तसेच काम केले" तर. परंतु याशिवाय कंपनीचा ज्ञानाचा उपक्रम अयशस्वी होईल. म्हणूनच KM तज्ञ ज्ञान व्यवस्थापनाला बदल व्यवस्थापनाशी जोडतात.

या वस्तुस्थितीकडे देखील लक्ष देणे योग्य आहे की "बदलत्या गरजा आणि ट्रेंडचा विचार करताना, एखाद्या संस्थेने त्याचे विद्यमान ज्ञान विचारात घेतले पाहिजे ...", म्हणजे. बदलत्या जगात निर्णय घेताना मागील अनुभवाचा संदर्भ घेण्याची संस्कृती विकसित करा. आणि पुन्हा लक्ष द्या "हे केलेच पाहिजे".

तसे, मानकाचा हा छोटा परिच्छेद अनुभवाबद्दल बरेच काही सांगतो. सहसा, जेव्हा ज्ञान व्यवस्थापनाचा विचार केला जातो तेव्हा स्टिरियोटाइप फायलींच्या स्वरूपात (नियम, आवश्यकता) ठेवलेल्या शेकडो दस्तऐवजांसह ज्ञान बेसचे चित्र सुचवू लागतात. पण ISO अनुभवाबद्दल बोलतो. कंपनीच्या आणि त्याच्या प्रत्येक कर्मचार्‍यांच्या भूतकाळातील अनुभवातून मिळालेले ज्ञान आपल्याला चुकांची पुनरावृत्ती होण्याचा धोका टाळण्यास, त्वरित अधिक फायदेशीर निर्णय घेण्यास आणि नवीन उत्पादन तयार करण्यास अनुमती देते. नॉलेज मॅनेजमेंटच्या क्षेत्रातील सर्वात प्रौढ कंपन्यांमध्ये (रशियन कंपन्यांसह), ज्ञान व्यवस्थापन हे कंपनीचे भांडवल वाढवणे, नवीन उत्पादने तयार करणे, नवीन कल्पना विकसित करणे आणि प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करण्याचे साधन मानले जाते. हा ज्ञानाचा आधार नाही, ती नवनिर्मितीची यंत्रणा आहे. आम्हाला हे अधिक तपशीलवार समजून घेण्यात मदत करते PMI चे PMBOK मार्गदर्शक.

पीएमबोक प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट वरील ज्ञानाच्या मुख्य भागासाठी मार्गदर्शक आहे, एक पीएम हँडबुक. या मार्गदर्शकाच्या सहाव्या आवृत्तीत (2016) प्रकल्प एकीकरण व्यवस्थापनावर एक विभाग सादर केला आहे, ज्यामध्ये प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापनावरील उपविभागाचा समावेश आहे. हा परिच्छेद "मॅन्युअलच्या वापरकर्त्यांच्या टिप्पण्यांवर आधारित" तयार केला गेला आहे, म्हणजे. वास्तविक परिस्थितीत मार्गदर्शकाच्या मागील आवृत्त्या वापरण्याच्या अनुभवाचे उत्पादन बनले. आणि वास्तव मागणी ज्ञान व्यवस्थापन!

नवीन आयटमचे मुख्य आउटपुट म्हणजे "रजिस्टर ऑफ लेसन लर्नड" (वर वर्णन केलेल्या ISO मानकात, तसे, ते देखील नमूद केले आहे). शिवाय, व्यवस्थापनाच्या मते, या नोंदवहीचे संकलन प्रकल्पाच्या संपूर्ण अंमलबजावणीदरम्यान केले पाहिजे, आणि जेव्हा निकालाचे विश्लेषण करण्याची वेळ येईल तेव्हा पूर्ण झाल्यावर नाही. माझ्या मते, हे चपळ पूर्वलक्ष्य सारखे आहे, परंतु मी याबद्दल एक स्वतंत्र पोस्ट लिहीन. PMBOK मधील शब्दशः मजकूर असे वाचतो:

प्रोजेक्ट नॉलेज मॅनेजमेंट ही सध्याच्या ज्ञानाचा वापर करून प्रकल्पाची उद्दिष्टे साध्य करण्यासाठी आणि संस्थेमध्ये शिक्षणाला चालना देण्यासाठी नवीन ज्ञान तयार करण्याची प्रक्रिया आहे

प्रोजेक्ट इंटिग्रेशन मॅनेजमेंट नॉलेज एरियासाठी इतर सर्व ज्ञान क्षेत्रांमधून मिळालेल्या परिणामांचे एकत्रीकरण आवश्यक आहे.

एकत्रीकरण प्रक्रियेतील उदयोन्मुख ट्रेंडमध्ये हे समाविष्ट आहे, परंतु इतकेच मर्यादित नाही:

...

• प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापन

कर्मचार्‍यांच्या वाढत्या मोबाइल आणि बदलत्या स्वरूपामुळे संपूर्ण प्रकल्प जीवन चक्रात ज्ञान परिभाषित करण्यासाठी आणि लक्ष्यित प्रेक्षकांपर्यंत हस्तांतरित करण्यासाठी अधिक कठोर प्रक्रिया आवश्यक आहे जेणेकरून ज्ञान गमावले जाणार नाही.

***

या प्रक्रियेचे मुख्य फायदे असे आहेत की संस्थेचे पूर्वी मिळवलेले ज्ञान प्रकल्पाचे परिणाम प्राप्त करण्यासाठी किंवा सुधारण्यासाठी वापरले जाते आणि सध्याच्या प्रकल्पातून मिळवलेले ज्ञान संस्थेच्या कार्यांना आणि भविष्यातील प्रकल्पांना किंवा त्याच्या टप्प्यांना समर्थन देण्यासाठी उपलब्ध राहते. ही प्रक्रिया संपूर्ण प्रकल्पात सुरू राहते.

मी येथे मॅन्युअलचा संपूर्ण मोठा भाग कॉपी-पेस्ट करणार नाही. आपण त्याच्याशी परिचित होऊ शकता आणि योग्य निष्कर्ष काढू शकता. वर सादर केलेले अवतरण माझ्या मते पुरेसे आहेत. मला असे वाटते की प्रकल्प ज्ञान व्यवस्थापित करण्याच्या पंतप्रधानांच्या कार्यामध्ये अशा तपशीलांची उपस्थिती प्रकल्पांवर काम करताना या पैलूचे महत्त्व आधीच सूचित करते. तसे, मी अनेकदा प्रबंध ऐकतो: "इतर विभागांमध्ये आमच्या ज्ञानाची कोणाला गरज आहे?" म्हणजे, कोणाला हे धडे शिकण्याची गरज आहे?

किंबहुना, हे सहसा पाहिले जाते की एकक स्वतःला "व्हॅक्यूममधील एकक" म्हणून पाहतो. इथे आमची लायब्ररी आहे, पण बाकीची कंपनी आहे आणि आमच्या लायब्ररीबद्दलच्या ज्ञानाचा तिला काही उपयोग नाही. लायब्ररीबद्दल - कदाचित. सोबतच्या प्रक्रियेचे काय?

एक क्षुल्लक उदाहरण: प्रकल्पाच्या कामादरम्यान कंत्राटदाराशी संवाद झाला. उदाहरणार्थ, डिझाइनरसह. कंत्राटदार तसाच निघाला, मुदत चुकली आणि अतिरिक्त पैसे न देता काम पूर्ण करण्यास नकार दिला. आरएमने धडे शिकलेल्या रजिस्टरमध्ये नोंदवले की या अविश्वसनीय कंत्राटदारासोबत काम करणे योग्य नाही. त्याच वेळी, कुठेतरी मार्केटिंगमध्ये ते डिझायनर शोधत होते आणि तोच कंत्राटदार समोर आला. आणि या क्षणी दोन पर्याय आहेत:

अ) कंपनीकडे अनुभवाचा पुनर्वापर करण्याची प्रस्थापित संस्कृती असल्यास, मार्केटिंगमधील एक सहकारी या कंत्राटदाराशी आधीच कोणी संपर्क साधला आहे का हे पाहण्यासाठी शिकलेल्या धड्यांच्या रजिस्टरमध्ये पाहील, आमच्या पंतप्रधानांकडून नकारात्मक प्रतिक्रिया दिसेल आणि वेळ वाया घालवणार नाही. या अविश्वसनीय कंत्राटदाराशी संवाद साधणारे पैसे.

b) जर कंपनीकडे अशी संस्कृती नसेल, तर मार्केटर त्याच अविश्वसनीय कंत्राटदाराकडे वळेल, कंपनीचा पैसा, वेळ गमावेल आणि एखाद्या महत्त्वाच्या आणि त्वरित प्रचार मोहिमेत व्यत्यय आणू शकेल, उदाहरणार्थ.

कोणता पर्याय अधिक यशस्वी वाटतो? आणि लक्षात घ्या की विकसित होत असलेल्या उत्पादनाची माहिती ही उपयुक्त नव्हती, तर विकासासोबतच्या प्रक्रियांबद्दल होती. आणि ते दुसर्‍या आरएमसाठी नाही तर पूर्णपणे भिन्न दिशेने असलेल्या कर्मचार्यासाठी उपयुक्त ठरले. त्यामुळे निष्कर्ष: विकासाचा विक्री, व्यवसाय विश्लेषकांकडून तांत्रिक सहाय्य आणि प्रशासकीय व्यवस्थापनाकडून IT पासून वेगळा विचार केला जाऊ शकत नाही. कंपनीतील प्रत्येकाला कामाचा अनुभव आहे जो कंपनीतील इतर कोणाला तरी उपयोगी पडेल. आणि हे संबंधित क्षेत्राचे प्रतिनिधी असतीलच असे नाही.

मात्र, प्रकल्पाची तांत्रिक बाजूही उपयुक्त ठरू शकते. तुमच्या कंपनीतील गेल्या काही वर्षांतील प्रकल्पांचे ऑडिट करण्याचा प्रयत्न करा. तुम्हाला आश्चर्य वाटेल की अशाच प्रकारच्या समस्या सोडवण्यासाठी किती सायकलींचा शोध लावला गेला आहे. का? कारण ज्ञानाची देवाणघेवाण करण्याच्या प्रक्रियेची स्थापना झालेली नाही.

तर, पीएमआय मॅन्युअलनुसार ज्ञान व्यवस्थापन हे पीएमच्या कार्यांपैकी एक आहे. जसे आपण पाहू शकतो, दोन सुप्रसिद्ध संस्था ज्या त्यांच्या मानकांनुसार सशुल्क प्रमाणपत्रे आयोजित करतात त्यांच्या गुणवत्ता नियंत्रण आणि प्रकल्प कार्यासाठी आवश्यक साधनांच्या सूचीमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन समाविष्ट करते. आयटी कंपन्यांमधील व्यवस्थापक अजूनही ज्ञान व्यवस्थापन हे दस्तऐवजीकरण आहे असे का मानतात? कूलर आणि स्मोकिंग रूम ही ज्ञानाच्या देवाणघेवाणीची केंद्रे का राहतात? हे सर्व समजून घेण्याची आणि सवयींची बाब आहे. मला आशा आहे की आयटी व्यवस्थापक हळूहळू ज्ञान व्यवस्थापनाच्या क्षेत्रात अधिक जागरूक होतील आणि मौखिक परंपरा यापुढे कंपनीमध्ये ज्ञान टिकवून ठेवण्याचे साधन म्हणून काम करणार नाही. आपल्या कामाच्या मानकांचा अभ्यास करा - त्यामध्ये बरीच मनोरंजक सामग्री आहे!

स्त्रोत: www.habr.com