Saya percaya bahawa kita semua pergi ke restoran bersama rakan atau rakan sekerja. Dan selepas masa yang menyeronokkan, pelayan membawa cek. Isu itu kemudiannya boleh diselesaikan dalam beberapa cara:
- Kaedah pertama, "lemah lembut". “Petua” 10–15% kepada pelayan ditambahkan pada jumlah cek, dan jumlah yang terhasil dibahagikan sama rata antara semua lelaki.
- Kaedah kedua ialah "sosialis". Cek dibahagikan sama rata kepada semua orang, tidak kira berapa banyak mereka makan dan minum.
- Kaedah ketiga adalah "adil". Semua orang menghidupkan kalkulator pada telefon mereka dan mula mengira kos hidangan mereka serta sejumlah "petua", juga individu.
Situasi restoran sangat serupa dengan situasi dengan kos IT dalam syarikat. Dalam post kali ini kita akan bercakap tentang agihan perbelanjaan antara jabatan.
Tetapi sebelum kita menyelam ke dalam jurang IT, mari kita kembali kepada contoh restoran. Setiap kaedah "peruntukan kos" di atas mempunyai kebaikan dan keburukan. Kelemahan jelas kaedah kedua: seseorang boleh makan salad Caesar vegetarian tanpa ayam, dan yang lain boleh makan stik ribeye, jadi jumlahnya boleh berbeza dengan ketara. Kelemahan kaedah "adil" ialah proses pengiraan adalah sangat panjang, dan jumlah wang sentiasa kurang daripada apa yang ada dalam cek. Keadaan biasa?
Sekarang mari kita bayangkan bahawa kami sedang berseronok di sebuah restoran di China, dan cek itu dibawa dalam bahasa Cina. Yang jelas ada jumlahnya. Walaupun ada yang mungkin mengesyaki bahawa ini bukan jumlahnya sama sekali, tetapi tarikh semasa. Atau, andaikan ini berlaku di Israel. Mereka membaca dari kanan ke kiri, tetapi bagaimana mereka menulis nombor? Siapa yang boleh menjawab tanpa Google?
Mengapakah peruntukan diperlukan untuk IT dan perniagaan?
Jadi, jabatan IT menyediakan perkhidmatan kepada semua bahagian syarikat, dan sebenarnya menjual perkhidmatannya kepada bahagian perniagaan. Dan, walaupun mungkin tidak ada hubungan kewangan formal antara jabatan dalam syarikat, setiap unit perniagaan sekurang-kurangnya harus memahami berapa banyak yang dibelanjakan untuk IT, berapa kos untuk melancarkan produk baharu, menguji inisiatif baharu, dsb. Jelas sekali bahawa pemodenan dan pengembangan infrastruktur tidak dibayar oleh mitos "pemoden, penaung penyepadu sistem dan pengeluar peralatan," tetapi oleh perniagaan, yang mesti memahami keberkesanan kos ini.
Unit perniagaan berbeza dari segi saiz serta keamatan penggunaan sumber IT mereka. Oleh itu, membahagikan kos menaik taraf infrastruktur IT secara sama rata antara jabatan adalah kaedah kedua dengan segala kelemahannya. Kaedah "adil" lebih disukai dalam kes ini, tetapi ia terlalu intensif buruh. Pilihan yang paling optimum nampaknya adalah pilihan "kuasi-adil", apabila kos diperuntukkan bukan kepada sen, tetapi dengan ketepatan yang munasabah, sama seperti dalam geometri sekolah kita menggunakan nombor π sebagai 3,14, dan bukan keseluruhan urutan nombor selepas titik perpuluhan.
Menganggarkan kos perkhidmatan IT sangat berguna dalam pegangan dengan infrastruktur IT tunggal apabila menggabungkan atau memisahkan sebahagian pegangan ke dalam struktur yang berasingan. Ini membolehkan anda mengira dengan segera kos perkhidmatan IT untuk mengambil kira jumlah ini semasa merancang. Selain itu, memahami kos perkhidmatan IT membantu membandingkan pilihan yang berbeza untuk menggunakan dan memiliki sumber IT. Apabila lelaki dalam saman berbilang ribu dolar bercakap tentang bagaimana produk mereka boleh mengoptimumkan kos IT, meningkatkan apa yang perlu ditingkatkan dan mengurangkan apa yang perlu dikurangkan, menilai kos berterusan perkhidmatan IT membolehkan CIO tidak mempercayai janji pemasaran secara membabi buta , tetapi untuk menilai dengan tepat kesan yang dijangkakan dan mengawal hasilnya.
Untuk perniagaan, peruntukan adalah peluang untuk memahami kos perkhidmatan IT terlebih dahulu. Sebarang keperluan perniagaan tidak dinilai sebagai peningkatan dalam keseluruhan belanjawan IT sebanyak begitu banyak peratus, tetapi ditentukan sebagai amaun untuk keperluan atau perkhidmatan tertentu.
Kes sebenar
"Kesakitan" utama CIO sebuah syarikat besar ialah perlu memahami cara mengagihkan kos antara unit perniagaan dan menawarkan penyertaan dalam pembangunan IT mengikut kadar penggunaan.
Sebagai penyelesaian, kami membangunkan kalkulator perkhidmatan IT yang dapat memperuntukkan jumlah kos IT terlebih dahulu kepada perkhidmatan IT dan kemudian kepada unit perniagaan.
Sebenarnya terdapat dua tugas: mengira kos perkhidmatan IT dan mengagihkan kos di kalangan unit perniagaan yang menggunakan perkhidmatan ini mengikut pemacu tertentu (kaedah "quasi-fair").
Pada pandangan pertama, ini mungkin kelihatan mudah jika, dari awal lagi, perkhidmatan IT diterangkan dengan betul, maklumat telah dimasukkan ke dalam pangkalan data konfigurasi CMDB dan sistem pengurusan aset IT ITAM, model sumber dan perkhidmatan dibina dan katalog perkhidmatan IT telah dibangunkan. Malah, dalam kes ini, untuk mana-mana perkhidmatan IT adalah mungkin untuk menentukan sumber yang digunakan dan berapa kos sumber ini, dengan mengambil kira susut nilai. Tetapi kami berurusan dengan perniagaan Rusia biasa, dan ini mengenakan beberapa sekatan. Oleh itu, tiada CMDB dan ITAM, hanya ada katalog perkhidmatan IT. Setiap perkhidmatan IT secara amnya mewakili sistem maklumat, akses kepadanya, sokongan pengguna, dsb. Perkhidmatan IT menggunakan perkhidmatan infrastruktur seperti "Pelayan DB", "Pelayan Aplikasi", "Sistem Penyimpanan Data", "Rangkaian Data", dll. Sehubungan itu, untuk menyelesaikan tugasan yang diberikan adalah perlu:
- menentukan kos perkhidmatan infrastruktur;
- mengagihkan kos perkhidmatan infrastruktur kepada perkhidmatan IT dan mengira kosnya;
- tentukan pemacu (pekali) untuk mengagihkan kos perkhidmatan IT kepada unit perniagaan dan memperuntukkan kos perkhidmatan IT kepada unit perniagaan, dengan itu mengagihkan jumlah kos jabatan IT antara bahagian lain syarikat.
Semua kos IT tahunan boleh diwakili sebagai beg wang. Sebahagian daripada beg ini dibelanjakan untuk peralatan, kerja migrasi, pemodenan, lesen, sokongan, gaji pekerja, dll. Walau bagaimanapun, kerumitan terletak pada prosedur perakaunan untuk perakaunan aset tetap dan aset tidak ketara dalam IT.
Mari kita ambil contoh projek untuk memodenkan infrastruktur SAP. Sebagai sebahagian daripada projek, peralatan dan lesen dibeli, dan kerja dijalankan dengan bantuan penyepadu sistem. Semasa menutup projek, pengurus mesti menyediakan kertas kerja supaya peralatan perakaunan dimasukkan ke dalam aset tetap, lesen dimasukkan ke dalam aset tidak ketara, dan kerja reka bentuk dan pentauliahan lain dihapus kira sebagai perbelanjaan tertunda. Masalah nombor satu: apabila mendaftar sebagai aset tetap, akauntan pelanggan tidak peduli apa namanya. Oleh itu, dalam aset tetap kami menerima aset "UpgradeSAPandMigration". Jika, sebagai sebahagian daripada projek, tatasusunan cakera telah dimodenkan, yang tiada kaitan dengan SAP, ini merumitkan lagi pencarian kos dan peruntukan selanjutnya. Malah, sebarang peralatan boleh disembunyikan di sebalik aset "UpgradeSAPandMigration", dan semakin banyak masa berlalu, semakin sukar untuk memahami perkara yang sebenarnya dibeli di sana.
Perkara yang sama berlaku untuk aset tidak ketara, yang mempunyai formula pengiraan yang lebih kompleks. Kerumitan tambahan ditambah dengan fakta bahawa saat memulakan peralatan dan meletakkannya pada kunci kira-kira mungkin berbeza kira-kira setahun. Tambahan pula, susut nilai adalah 5 tahun, tetapi sebenarnya peralatan boleh berfungsi lebih atau kurang, bergantung pada keadaan.
Oleh itu, secara teorinya adalah mungkin untuk mengira kos perkhidmatan IT dengan ketepatan 100%, tetapi dalam praktiknya ini adalah latihan yang panjang dan tidak berguna. Oleh itu, kami memilih kaedah yang lebih mudah: kos yang boleh dikaitkan dengan mudah kepada mana-mana infrastruktur atau perkhidmatan IT dikaitkan terus dengan perkhidmatan yang sepadan. Baki kos diagihkan di kalangan perkhidmatan IT mengikut peraturan tertentu. Ini akan membolehkan anda mendapatkan ketepatan kira-kira 85%, yang cukup mencukupi.
Pada peringkat pertama Untuk mengagihkan kos untuk perkhidmatan infrastruktur, laporan kewangan dan perakaunan untuk projek IT dan "sukarela yang kukuh" digunakan dalam kes di mana tidak mungkin untuk mengaitkan kos kepada mana-mana perkhidmatan infrastruktur. Kos diperuntukkan sama ada secara terus kepada perkhidmatan IT atau kepada perkhidmatan infrastruktur. Hasil daripada pengagihan kos tahunan, kami memperoleh jumlah perbelanjaan untuk setiap perkhidmatan infrastruktur.
Pada peringkat kedua pekali pengedaran antara perkhidmatan IT ditentukan untuk perkhidmatan infrastruktur seperti "Pelayan Aplikasi", "Pelayan Pangkalan Data", "Storan Data", dsb. Sesetengah perkhidmatan infrastruktur, contohnya, "Tempat Kerja", "Akses Wi-Fi", "Persidangan video" tidak diedarkan di kalangan perkhidmatan IT dan diperuntukkan terus kepada unit perniagaan.
Pada peringkat ini keseronokan bermula. Sebagai contoh, pertimbangkan perkhidmatan infrastruktur seperti "Pelayan Aplikasi". Ia hadir dalam hampir setiap perkhidmatan IT, dalam dua seni bina, dengan dan tanpa virtualisasi, dengan dan tanpa redundansi. Cara paling mudah adalah dengan memperuntukkan kos mengikut perkadaran dengan teras yang digunakan. Untuk mengira "burung kakak tua yang sama" dan tidak mengelirukan teras fizikal dengan yang maya, dengan mengambil kira lebihan langganan, kami menganggap bahawa satu teras fizikal adalah sama dengan tiga teras maya. Kemudian formula pengagihan kos untuk perkhidmatan infrastruktur "Pelayan Aplikasi" untuk setiap perkhidmatan IT akan kelihatan seperti ini:
,
dengan Rsp ialah jumlah kos perkhidmatan infrastruktur "Pelayan Aplikasi", dan Kx86 dan Kr ialah pekali yang menunjukkan bahagian pelayan x86 dan siri P.
Pekali ditentukan secara empirikal berdasarkan analisis infrastruktur IT. Kos perisian kluster, perisian virtualisasi, sistem pengendalian dan perisian aplikasi dikira sebagai perkhidmatan infrastruktur yang berasingan.
Mari kita ambil contoh yang lebih rumit. Perkhidmatan infrastruktur "Pelayan Pangkalan Data". Ia termasuk kos perkakasan dan kos lesen pangkalan data. Oleh itu, kos peralatan dan lesen boleh dinyatakan dalam formula:
di mana РHW dan РLIC ialah jumlah kos peralatan dan jumlah kos lesen pangkalan data, masing-masing, dan KHW dan KLIC ialah pekali empirikal yang menentukan bahagian kos untuk perkakasan dan lesen.
Selanjutnya, dengan perkakasan ia serupa dengan contoh sebelumnya, tetapi dengan lesen keadaannya sedikit lebih rumit. Landskap syarikat mungkin menggunakan beberapa jenis pangkalan data yang berbeza, seperti Oracle, MSSQL, Postgres, dsb. Oleh itu, formula untuk mengira peruntukan pangkalan data tertentu, contohnya, MSSQL, kepada perkhidmatan tertentu kelihatan seperti ini:
di mana KMSSQL ialah pekali yang menentukan bahagian pangkalan data ini dalam landskap IT syarikat.
Keadaan ini lebih rumit dengan pengiraan dan peruntukan sistem storan data dengan pengeluar tatasusunan yang berbeza dan jenis cakera yang berbeza. Tetapi penerangan bahagian ini adalah topik untuk jawatan yang berasingan.
Hasilnya?
Hasil daripada latihan ini mungkin kalkulator Excel atau alat automasi. Semuanya bergantung kepada kematangan syarikat, proses yang dilancarkan, penyelesaian yang dilaksanakan dan keinginan pihak pengurusan. Kalkulator sedemikian atau perwakilan visual data membantu mengagihkan kos dengan betul antara unit perniagaan dan menunjukkan bagaimana dan apakah belanjawan IT diperuntukkan. Alat yang sama boleh menunjukkan dengan mudah bagaimana meningkatkan kebolehpercayaan perkhidmatan (kelebihan) meningkatkan kosnya, bukan dengan kos pelayan, tetapi mengambil kira semua kos yang berkaitan. Ini membolehkan perniagaan dan CIO "bermain di papan yang sama" mengikut peraturan yang sama. Apabila merancang produk baharu, kos boleh dikira lebih awal dan kebolehlaksanaan dinilai.
Igor Tyukachev, perunding di Jet Infosystems
Sumber: www.habr.com