Apabila melaksanakan sistem ERP siap pakai, 53% syarikat cabaran serius yang memerlukan perubahan kepada proses perniagaan dan pendekatan organisasi, dan 44% syarikat menghadapi masalah teknikal yang ketara. Dalam satu siri artikel, kami akan menerangkan apa itu sistem ERP, bagaimana ia berfaedah, cara menentukan keperluan untuk pelaksanaannya, perkara yang perlu anda ketahui semasa memilih penyedia platform dan cara melaksanakannya.
Konsep sistem ERP berasal dari Amerika Syarikat dan diterjemahkan secara literal sebagai perancangan sumber perusahaan - Perancangan Sumber Perusahaan. Dari segi akademik, ia kelihatan seperti ini: βERP ialah strategi organisasi untuk menyepadukan pengeluaran dan operasi, pengurusan buruh, pengurusan kewangan dan pengurusan aset, memberi tumpuan kepada pengimbangan berterusan dan pengoptimuman sumber perusahaan melalui pakej perisian aplikasi bersepadu khusus (perisian) yang menyediakan model dan proses data biasa untuk semua bidang aktiviti."
Setiap pembekal boleh memahami sistem yang dibangunkannya dengan cara tersendiri, berdasarkan fokus dan tugas yang perlu diselesaikan. Sebagai contoh, satu sistem ERP lebih sesuai untuk runcit, tetapi tidak sesuai untuk penapisan minyak. Selain itu, setiap syarikat dan pekerjanya yang menggunakan platform membayangkannya secara berbeza, berdasarkan bahagian yang mereka temui dalam kerja mereka.
Pada terasnya, ERP ialah sistem maklumat untuk mengurus semua proses perniagaan dan sumber syarikat berdasarkan pangkalan data tunggal.
Mengapa anda memerlukan sistem ERP?
Seperti mana-mana sistem maklumat, ERP berfungsi dengan data. Setiap pekerja dan jabatan sentiasa mencipta ratusan megabait maklumat. Dalam organisasi kecil, pengurus mempunyai akses terus kepada semua maklumat dan masa untuk memantau proses. Jika sejumlah besar data dibuat dalam rangka kerja satu atau dua proses perniagaan, maka pengurus hanya perlu mendigitalkannya dengan penyelesaian IT yang disasarkan. Biasanya, organisasi membeli perisian perakaunan dan, sebagai contoh, CRM.
Apabila syarikat berkembang, proses individu yang sebelum ini mengambil masa yang minimum untuk diuruskan diubah menjadi jumlah maklumat yang besar. Bersempena dengan proses perniagaan lain, aliran maklumat yang berbeza memerlukan kakitangan pentadbiran yang besar untuk menggabungkan dan menganalisisnya. Oleh itu, sistem ERP diperlukan bukan oleh kecil, tetapi oleh perniagaan sederhana dan besar.
Bagaimana untuk memahami bahawa syarikat memerlukan sistem ERP
Kisah biasa untuk pelanggan kami adalah seperti ini. Pada satu ketika, menjadi jelas bahawa semua proses utama adalah automatik, dan kecekapan kerja tidak meningkat.
Ternyata setiap proses terletak dalam sistem maklumat tersendiri. Untuk memautkannya, pekerja memasukkan data secara manual ke dalam setiap sistem, dan kemudian pihak pengurusan mengumpul data pendua secara manual untuk menganalisis aktiviti keseluruhan syarikat. Pada dasarnya, mekanik kerja tersebut adalah produktif sehingga satu tahap tertentu. Perkara utama adalah untuk menentukan saat untuk mencapai kecekapan maksimum sebelum ia berlaku, dan bukan apabila perlu untuk menukar mekanisme proses dalam mod kecemasan.
Tiada sistem maklumat akan pernah melaporkan bahawa saatnya telah tiba apabila syarikat telah berkembang ke tahap di mana sistem ERP diperlukan. Pengalaman dunia menunjukkan 4 tanda utama yang membolehkan anda memahami perkara ini:
Tidak ada data yang mencukupi untuk membuat keputusan pengurusan termaklum.
Sebarang keputusan dalam perniagaan mempunyai akibat yang akhirnya mengakibatkan kerugian kewangan atau, sebaliknya, pendapatan. Kualiti keputusan bergantung pada maklumat yang menjadi asasnya. Jika data sudah lapuk, tidak lengkap atau tidak betul, keputusan tersebut akan menjadi tidak betul atau tidak seimbang.
Sebab utama ketidakselarasan maklumat:
-
maklumat kritikal bertaburan di kalangan pekerja dan jabatan individu;
-
tiada peraturan untuk pengumpulan data;
-
Maklumat dikumpul oleh pekerja dengan peranan yang berbeza dan pada masa yang berbeza.
Dengan platform ERP yang sesuai dengan proses perniagaan anda, anda boleh memusatkan semua data anda. Semua maklumat dicipta oleh setiap pekerja dan jabatan dalam satu sistem dalam masa nyata. Ini bermakna bahawa data yang anda dan sesiapa sahaja dalam syarikat mungkin perlukan sentiasa tepat dan terkini yang mungkin.
Kekurangan integrasi antara sistem IT membawa kepada kegagalan operasi dan menghalang pertumbuhan syarikat.
Setiap sistem IT mempunyai keperluan sendiri untuk format data, dibina pada masa yang berbeza dan menggunakan teknologi, prinsip dan bahasa pengaturcaraan yang berbeza. Ini tercermin dalam kerja pekerja, yang berinteraksi seolah-olah dalam bahasa yang berbeza, dan dalam kelajuan interaksi.
Sistem ERP menggabungkan fungsi individu ke dalam satu ruang bersepadu dan mudah difahami. Sistem ERP bertindak sebagai penterjemah, bercakap pelbagai bahasa pengaturcaraan untuk memastikan kerjasama dan konsistensi.
Pelanggan anda tidak berpuas hati dengan perkhidmatan tersebut.
Jika pelanggan mengadu atau pergi, anda harus memikirkan tentang kecekapan. Ini disebabkan oleh permintaan yang melebihi bekalan, penghantaran lewat, perkhidmatan yang lambat, atau hanya perasaan umum bahawa perniagaan tidak mempunyai sumber atau masa untuk menjaga setiap pelanggan.
Apabila perniagaan telah berkembang kepada saiz sederhana atau besar, ERP menukar pelanggan yang tidak berpuas hati menjadi pelanggan yang setia. Pelanggan mula merasakan peningkatan dalam perkhidmatan dan mengalami perubahan bersama-sama dengan syarikat.
Anda menggunakan sistem yang lapuk.
Menurut Laporan Trend Perlindungan Data Veeam 2020, halangan utama kepada transformasi perniagaan digital ialah teknologi lapuk. Sekiranya syarikat masih bekerja dengan sistem kemasukan manual atau dokumen kertas, maka dalam tempoh pasca pandemik pasti akan ketinggalan.
Di samping itu, sistem IT syarikat mungkin agak moden tetapi hancur. Dalam kes ini, setiap jabatan mencipta bunker maklumat sendiri, data yang keluar dalam dos atau tidak betul. Jika penyepaduan sistem individu adalah sangat mahal atau mustahil, maka adalah perlu untuk menukarnya kepada sistem ERP tunggal.
Apakah faedah yang diberikan oleh sistem ERP kepada perniagaan?
Sistem ERP ialah produk yang dibeli oleh syarikat dengan perbelanjaannya sendiri. Pelaksanaannya dilihat sebagai pelaburan yang sepatutnya mendatangkan keuntungan. Tiada pengeluar sistem ERP menjamin bahawa ia akan membawa pertumbuhan hasil kepada syarikat. Dan ini terpakai bukan sahaja untuk sistem ERP, tetapi juga untuk sebarang penyelesaian IT. Walau bagaimanapun, semua kelebihan pelaksanaan secara tidak langsung mempengaruhi keuntungan:
Penjimatan pada sistem IT
Daripada membelanjakan sumber pada beberapa sistem yang berbeza, setiap satunya memerlukan sokongan khusus, infrastruktur, lesen dan latihan pekerja, anda boleh menumpukan semua kos pada satu platform ERP. Ia terdiri daripada modul yang menggantikan sistem yang berbeza dengan bahagian bersepadu.
Jika sistem ERP dibangunkan dari awal untuk memenuhi keperluan syarikat tertentu, ia boleh termasuk sistem dan perkhidmatan pihak ketiga yang memudahkan rakan kongsi perniagaan, pembekal, pelanggan dan rakan niaga lain untuk bekerjasama.
Ketelusan penuh
ERP menyediakan pengurusan dengan akses penuh kepada setiap proses perniagaan mana-mana jabatan 24/7. Contohnya, anda boleh menjejaki inventori setiap hari, termasuk penghantaran yang dirancang dan penghantaran dalam transit. Mempunyai gambaran lengkap tahap inventori membolehkan anda mengawal modal kerja dengan lebih tepat.
Laporan automatik dan perancangan yang berkuasa
ERP mencipta satu sistem pelaporan bersatu untuk semua proses. Ia secara automatik menjana laporan dan analitik yang berguna pada bila-bila masa. Dengan itu, pihak pengurusan tidak perlu mengumpul hamparan dan surat secara manual.
Oleh itu, platform ini membebaskan masa untuk perancangan strategik, analisis yang lebih baik dan perbandingan prestasi jabatan. Sistem ERP membantu mencari arah aliran dalam analitik yang tidak disedari sebelum ini dan tidak berpeluang untuk menyedarinya.
Peningkatan kecekapan
ERP sendiri bukanlah ubat penawar. Adalah penting bukan sahaja untuk mematuhi spesifik perniagaan, tetapi juga untuk melaksanakannya dengan betul. mengikut Dengan 315 pembekal sistem ERP luar biasa, bahagian pelaksanaan yang hanya berjaya sebahagiannya dianggarkan antara 25 dan 41 peratus, bergantung pada industri. ERP yang betul mengurangkan dengan ketara masa dan usaha yang dibelanjakan untuk kerja rutin.
Perkhidmatan pelanggan
Perkhidmatan pelanggan adalah bahagian penting dalam perniagaan. Sistem ERP mengalihkan tumpuan pekerja daripada mengekalkan daftar pelanggan kepada membina dan mengekalkan hubungan dengan pelanggan.
Statistik menunjukkan bahawa 84 peratus daripada pelanggan dalam syarikat jika mereka tidak menerima jawapan yang mencukupi untuk pertanyaan. ERP menyediakan pekerja dengan semua maklumat yang diperlukan dan sejarah pelanggan tepat pada saat dihubungi. Dengan itu, pekerja tidak berurusan dengan birokrasi, tetapi dengan menarik dan mengekalkan pelanggan. Pelanggan merasai manfaat pelaksanaannya, walaupun tanpa mengetahui tentang perubahan dalam syarikat.
Perlindungan Data
Hampir tidak ada sistem maklumat yang dapat memberikan jaminan mutlak keselamatan data. Data peribadi pelanggan dan pekerja, e-mel, harta intelek, data kewangan, invois, kontrak - semakin banyak sistem yang memproses maklumat ini, semakin sukar untuk menjejaki risiko. Sistem ERP memperkenalkan piawaian seragam untuk akses, input dan output data, dan penyimpanan maklumat berpusat.
Walau bagaimanapun, lebih besar bahagian pasaran sistem ERP sedia, lebih kerap ia tertakluk kepada serangan penggodam. Adalah lebih baik untuk membangunkan sistem ERP anda sendiri, asas kod yang hanya anda boleh akses. Jika sistem ERP syarikat anda dibangunkan dari awal, penggodam tidak akan dapat mencari salinan sistem untuk menguji kelemahannya terlebih dahulu.
Produktiviti Kerjasama
Selalunya minat untuk bekerjasama antara jabatan atau pekerja semakin pudar kerana pemindahan data memerlukan banyak operasi rutin atau disebabkan oleh iklim psikologi dalam syarikat. Sistem bersatu mengautomasikan akses kepada maklumat, menghapuskan pengalaman negatif faktor manusia dan mempercepatkan komunikasi dalam syarikat.
Proses perniagaan bersatu
Sistem ERP pra-bina dibangunkan mengikut amalan terbaik industri. Ini membolehkan perniagaan menyeragamkan proses mereka sendiri.
Walau bagaimanapun, pada hakikatnya, sebuah perusahaan perlu membuat pilihan yang sukar: sama ada ia mengambil masa yang lama dan mahal untuk menyediakan dan mengubah suai sistem ERP untuk memenuhi piawaian perusahaan, atau ia adalah menyakitkan untuk menyesuaikan proses perniagaannya sendiri kepada piawaian sistem ERP.
Terdapat cara ketiga - untuk mula-mula membangunkan sistem untuk proses perniagaan anda sendiri.
Kebolehskalaan
Sama ada anda mengembangkan pangkalan pelanggan anda, berkembang ke pasaran baharu, memperkenalkan proses, jabatan atau produk baharu atau sebaliknya meningkatkan perniagaan anda, dengan vendor yang betul, platform ERP anda boleh menyesuaikan diri dengan perubahan.
Memandangkan sistem ERP sedang dilaksanakan ke dalam semua proses syarikat, senarai faedah boleh meningkat bergantung pada spesifiknya. Terdapat berpuluh-puluh dan beratus-ratus penyelesaian siap sedia dibangunkan di pasaran yang memaksa pembeli ke dalam rangka kerja langganan, kelajuan kemas kini dan sokongan, fungsi tertutup dan seni bina - dalam rangka kerja pembekal tunggal. Hanya pembangunan sistem ERP anda sendiri memberikan peluang maksimum tanpa sebarang sekatan.
Baca artikel berikut untuk mengetahui cara memilih pengeluar sistem ERP, soalan apa yang perlu ditanya supaya tidak kehilangan wang, dan perkara yang perlu dipertimbangkan semasa merancang pelaksanaan.
Sumber: www.habr.com