Kerjasama adalah titik kesakitan untuk alatan pejabat tradisional. Apabila sepuluh orang bekerja pada fail pada masa yang sama, lebih banyak masa dan usaha dibelanjakan bukan untuk suntingan, tetapi untuk mencari perubahan dan pengarangnya. Ini rumit oleh banyak aplikasi yang tidak selalu serasi. Satu cara untuk menyelesaikan masalah ini ialah beralih ke suite pejabat berasaskan awan. Jumlahnya tidak banyak, dan kami akan memberitahu anda bagaimana kami mengatasi konservatisme pekerja Forex Club dan dapat memindahkan syarikat yang diedarkan dengan seratus pejabat kepada G Suite dalam masa beberapa bulan sahaja.
Mengapa anda membuat keputusan untuk membuat peralihan?
Kelab Forex biasanya diingati dalam konteks perdagangan dalam talian pada kadar pertukaran asing. Tetapi syarikat ini bekerja dengan beberapa jenis instrumen mata wang di negara yang berbeza di dunia. Oleh sebab itu, ia mempunyai infrastruktur IT yang sangat kompleks dengan platform tersendiri untuk pelanggan.
Pada masa kami bertemu, pejabat belakang syarikat menggunakan beberapa platform dan aplikasi yang berbeza. Alat kerja utama untuk kebanyakan pekerja ialah suite pejabat Microsoft dan mel di Zimbra. Di atas semua ini ialah superstruktur storan tambahan, sandaran, antivirus, pelbagai penyambung dan penyepaduan, serta pengurusan lesen Microsoft dan Zimbra dengan audit berkala.
Ia mahal untuk jabatan IT Kelab Forex untuk mengekalkan sistem ini. Infrastruktur kompleks memerlukan menyewa sejumlah besar pelayan, rancangan DRP sekiranya pelayan ini ditutup atau kegagalan sambungan Internet dan sandaran. Untuk memastikan operasi bebas masalah, dari masa ke masa, jabatan pentadbir khas telah dibentuk, yang masih bertanggungjawab dengan tugas audit lesen.
Disebabkan oleh banyaknya program yang berbeza, masalah timbul di kalangan pekerja Kelab Forex biasa. Tanpa penjejakan versi dokumen, sukar untuk mencari pengarang beberapa semakan dan versi akhir teks atau jadual.
Dalam usaha untuk mengurangkan kos penyelenggaraan, Kelab Forex sedang mencari cara yang lebih mudah untuk menyelesaikan masalah yang sama. Di sinilah interaksi kami bermula.
Mencari alternatif
Untuk melaksanakan kerjasama sepenuhnya, pendekatan itu sendiri perlu diubah - beralih daripada storan tempatan ke awan. Kelab Forex mula mencari penyelesaian awan biasa untuk semua aplikasi pejabat. Terdapat dua calon: Office 365 dan G Suite.
Office 365 adalah keutamaan, kerana banyak lesen Microsoft telah dibeli daripada Kelab Forex. Tetapi Office 365 hanya membawa sebahagian daripada fungsi suite pejabat ke awan. Pengguna masih perlu memuat turun aplikasi daripada akaun peribadi mereka dan menggunakannya untuk bekerja dengan dokumen mengikut skema lama: hantar dan simpan semula salinan dengan indeks versi.
G Suite Google Cloud mempunyai lebih banyak ciri kerjasama dan lebih murah. Dalam kes produk Microsoft, anda perlu menggunakan Perjanjian Perusahaan, dan ini adalah tahap perbelanjaan yang sama sekali berbeza (walaupun mengambil kira perisian yang dibeli). Dan dengan bantuan kami, pelaksanaan G Suite berlaku di bawah program Google, yang memberi pampasan kepada pelanggan besar untuk kos beralih kepada perkhidmatan syarikat.
Ia telah merancang untuk memindahkan kebanyakan perkhidmatan yang digunakan oleh pekerja kepada G Suite:
- Kalendar dan e-mel (Gmail dan Kalendar Google);
- Nota (Google Keep);
- Sembang dan persidangan dalam talian (Sembang, Hangouts);
- Suite pejabat dan penjana tinjauan (Dokumen Google, Borang Google);
- Storan kongsi (GDrive).
Mengatasi negatif
Pelaksanaan mana-mana alat, walaupun yang paling mudah, sentiasa menghadapi reaksi negatif daripada pengguna akhir. Sebab utama adalah konservatisme, kerana orang tidak mahu mengubah apa-apa dan membiasakan diri dengan pendekatan baru untuk bekerja. Keadaan ini menjadi rumit oleh persepsi khusus tentang kehadiran web sebagai hanya berjalan di tapak (tetapi tidak bekerja di tapak ini), biasa di kalangan pekerja bukan IT. Mereka hanya tidak faham bagaimana untuk bekerja dengannya.
Di sisi Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov bertanggungjawab untuk pelaksanaan projek itu. Dia memantau peringkat pelaksanaan, mengumpul maklum balas pengguna dan mengutamakan tugas. Persediaan bersama, tinjauan pekerja dan penjelasan peraturan syarikat memudahkan kami untuk bermula.
Tugas utama Softline dalam projek ini adalah untuk melatih pengguna dan pentadbir sistem dan menyediakan sokongan teknikal pada peringkat pertama. Kami menerangkan cara produk harus berfungsi melalui satu siri latihan. Secara keseluruhan, kami menjalankan 15 latihan selama 4 jam setiap satu. Yang pertama - sebelum perintis - untuk pentadbir sistem yang sedang menyediakan asas untuk transformasi. Dan yang seterusnya adalah untuk pekerja biasa.
Sebagai sebahagian daripada program latihan utama, kami menekankan faedah, yang mengimbangi kesukaran pengguna akhir untuk membiasakan diri dengan alat baharu. Dan pada akhir setiap latihan, pekerja boleh mengemukakan soalan mereka sendiri, yang menghilangkan perangkap pada permulaan kerja.
Walaupun Kelab Forex menjalankan seminar latihan untuk pelanggannya sendiri, syarikat itu tidak dapat melancarkan latihan pada G Suite sendiri kerana kekurangan guru yang mempunyai kecekapan yang diperlukan. Untuk menilai kesan latihan kami, Kelab Forex menjalankan tinjauan pelajar sebelum latihan dan beberapa ketika selepas itu. Tinjauan pertama menunjukkan kebanyakannya persepsi negatif terhadap perubahan yang akan datang. Yang kedua adalah, sebaliknya, peningkatan positif. Orang ramai mula menyedari bahawa ini digunakan untuk kerja mereka.
Pejabat juruterbang
Projek ini bermula pada penghujung 2017, apabila sepuluh pentadbir sistem bertukar kepada G Suite. Mereka ini terpaksa menjadi perintis yang mengenal pasti kebaikan dan keburukan penyelesaian dan menetapkan peringkat untuk transformasi. Kami mengambil maklum balas dan cadangan mereka dan pada Januari 2018 kami memilih cawangan bersaiz sederhana dengan pentadbir sistem tempatan untuk peralihan percubaan pertama pekerja bukan IT.
Peralihan dibuat serentak. Ya, sukar untuk orang ramai beralih kepada alatan baharu, jadi memandangkan pilihan antara penyelesaian awan dan aplikasi desktop, pengguna akan cenderung ke desktop yang lebih biasa dan memperlahankan rancangan peningkatan global. Oleh itu, setelah selesai latihan pejabat perintis, kami dengan cepat mengalihkan semua orang kepada G Suite. Dalam beberapa minggu pertama, terdapat beberapa rintangan; ia ditangani oleh pentadbir sistem tempatan, yang menerangkan dan menunjukkan semua perkara yang sukar.
Mengikuti pejabat perintis, kami memindahkan sepenuhnya seluruh jabatan IT Kelab Forex ke G Suite.
Menukar rangkaian cawangan
Selepas menganalisis pengalaman projek perintis, bersama-sama dengan jabatan IT Kelab Forex, kami membangunkan pelan peralihan untuk seluruh syarikat. Ia pada asalnya dirancang bahawa proses itu akan berlaku dalam dua peringkat. Pada peringkat pertama, kami ingin melatih hanya pekerja Kelab Forex yang paling setia kepada produk, yang akan mempromosikan projek di pejabat mereka dan membantu rakan sekerja beralih ke platform baharu sebagai sebahagian daripada peringkat kedua. Untuk memilih "penginjil" dalam syarikat, kami menjalankan tinjauan, yang hasilnya melebihi semua jangkaan: kira-kira separuh daripada keseluruhan Kelab Forex memberi maklum balas. Kemudian kami memutuskan untuk tidak menyeret keluar proses dan melangkau peringkat "pelaksanaan melalui pekerja".
Seperti dalam projek perintis, ibu pejabat telah berhijrah terlebih dahulu, di mana terdapat pentadbir sistem tempatan - dia membantu mengatasi kesulitan yang muncul. Di setiap pejabat, peralihan kepada alat baru didahului dengan latihan. Latihan perlu dirancang mengikut jadual yang fleksibel yang mengambil kira zon waktu dan jadual kerja yang berbeza. Sebagai contoh, untuk pejabat di Kazakhstan dan China, latihan perlu bermula pada pukul 5 pagi waktu Moscow (by the way, G Suite berfungsi hebat di China, tidak kira apa pun).
Mengikuti ibu pejabat, rangkaian cawangan bertukar kepada G Suite - kira-kira 100 mata. Keistimewaan peringkat terakhir projek ialah cawangan ini kebanyakannya dikendalikan oleh jurujual yang banyak bekerja dengan hamparan. Kami menjalankan latihan untuk mereka selama dua minggu untuk membantu memindahkan data.
Pada masa yang sama, pakar kami bekerja "di belakang" untuk menyokong Kelab Forex itu sendiri, kerana sejurus selepas peralihan kepada G Suite, bilangan panggilan kepada sokongan teknikal meningkat seperti yang dijangkakan. Puncak permintaan berlaku semasa peralihan rangkaian cawangan, tetapi secara beransur-ansur bilangan permintaan mula berkurangan. Permintaan untuk produk pejabat dan e-mel, pengurusan lesen perisian, kerja dengan pelayan dan peralatan rangkaian, serta saluran komunikasi sandaran telah menurun terutamanya. Iaitu, pelaksanaan telah mengurangkan beban pada baris pertama sokongan dan pejabat belakang.
Secara keseluruhan, pemindahan pejabat mengambil masa kira-kira dua bulan: pada Februari 2018, kerja telah disiapkan di ketua jabatan, dan pada bulan Mac - di seluruh rangkaian cawangan.
Perangkap
Kepantasan pemindahan e-mel telah menjadi masalah utama. Ia mengambil masa 1 saat untuk memindahkan satu e-mel daripada Zimbra ke Gmail menggunakan IMAP Sync. Kira-kira 700 pekerja bekerja di seratus pejabat Kelab Forex, dan setiap daripada mereka mempunyai beribu-ribu surat (secara keseluruhan mereka berkhidmat lebih daripada 2 juta pelanggan). Jadi, untuk mempercepatkan pemindahan, kami menggunakan Alat Penghijrahan G Suite; dengan itu, proses penyalinan e-mel berjalan lebih pantas.
Tidak perlu memindahkan data daripada kalendar dan tugasan. Walaupun terdapat beberapa penyelesaian dalam infrastruktur lama, ia tidak digunakan sepenuhnya oleh pekerja. Sebagai contoh, kalendar korporat telah dilaksanakan dalam bentuk portal di Bitrix, yang menyusahkan, jadi pekerja mempunyai alat mereka sendiri, dan pekerja menjalankan pemindahan data sendiri.
Juga, pemindahan dokumen operasi berada di tangan pengguna (kita hanya bercakap tentang data mengenai kerja semasa - penyelesaian yang berbeza digunakan untuk pangkalan pengetahuan syarikat). Tiada soalan di sini. Cuma pada satu ketika garis pentadbiran telah dibuatβtanggungjawab untuk maklumat yang disimpan secara setempat diserahkan kepada pengguna sendiri, manakala keselamatan dan keselamatan data pada Google Drive telah dipantau oleh jabatan IT.
Malangnya, tidak mungkin mencari analog dalam G Suite untuk semua aliran kerja. Contohnya, peti mel umum, yang biasa digunakan oleh pekerja Kelab Forex, tidak mempunyai penapis dalam Gmail, jadi sukar untuk mencari surat tertentu. Terdapat kesukaran yang sama dengan kebenaran SSO dalam Google Chat, tetapi masalah ini telah diselesaikan melalui permintaan kepada sokongan Google.
Masalah utama untuk pengguna adalah berkaitan dengan fakta bahawa perkhidmatan Google belum mempunyai beberapa fungsi pesaing, contohnya, Skype atau Office 365. Hangouts hanya membenarkan anda membuat panggilan, Google Chat tidak mempunyai petikan dan Helaian Google tidak mempunyai sokongan. untuk makro Microsoft Excel.
Selain itu, produk Microsoft dan Google Cloud mendekati alat pengeditan jadual secara berbeza. Fail perkataan yang mengandungi jadual kadangkala dibuka dalam Dokumen Google dengan pemformatan yang salah.
Memandangkan kami membiasakan diri dengan infrastruktur baharu, beberapa kesukaran telah diselesaikan melalui pendekatan alternatif. Sebagai contoh, bukannya makro dalam hamparan, skrip digunakan, yang pekerja Kelab Forex mendapati lebih mudah. Tidak mungkin untuk mencari analog hanya untuk jabatan kewangan Forex Club, yang berurusan dengan laporan 1C (dengan skrip, pemformatan kompleks). Jadi dia beralih kepada Helaian Google sahaja untuk kerjasama. Untuk dokumen lain, pakej pejabat (Excel) masih digunakan.
Secara keseluruhan, Kelab Forex mengekalkan kira-kira 10% daripada lesen Microsoft Office. Ini adalah amalan biasa untuk projek sedemikian: minoriti pekerja menggunakan fungsi lanjutan suite pejabat, jadi yang lain mudah menerima penggantian.
Perlu diingatkan bahawa tiada transformasi berskala besar dilakukan pada seluruh infrastruktur. Kelab Forex tidak meninggalkan Jira dan Confluence, walaupun ia telah melaksanakan Google Keep untuk tugasan operasi. Untuk menyepadukan Jira dan Confluence dengan G Suite, kami menggunakan pemalam yang membolehkan anda memindahkan data dengan cepat. Sistem pemantauan telah dipelihara, serta banyak alat tambahan: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, dll. Sememangnya, pentadbir sistem kekal dalam cawangan.
Percubaan Chromebook
Mencari cara untuk mengurangkan kos, Kelab Forex membayangkan memindahkan semua orang ke stesen kerja mudah alih yang dikuasakan oleh Chromebook. Peranti itu sendiri sangat murah, dan dengan penggunaan perkhidmatan awan adalah mungkin untuk menggunakan stesen kerja dengan cepat di atasnya.
Kami menguji stesen kerja mudah alih pada sekumpulan kecil pengguna 25 orang di bahagian jualan. Pekerja di jabatan ini tidak mempunyai tugas yang akan menghalang mereka daripada bekerja hanya melalui web, jadi penghijrahan ini sepatutnya berjalan lancar untuk mereka. Tetapi berdasarkan keputusan ujian, ternyata perkakasan Chromebook yang murah tidak mencukupi untuk operasi yang betul bagi semua aplikasi korporat Kelab Forex. Dan model yang lebih mahal yang sesuai dengan parameter teknikal ternyata mempunyai kos yang setanding dengan komputer riba berasaskan Windows klasik. Akibatnya, mereka memutuskan untuk meninggalkan projek itu.
Perkara yang telah berubah dengan ketibaan G Suite
Bertentangan dengan semua prasangka dan ketidakpercayaan, sudah 3 bulan selepas latihan, 80% pekerja menyatakan dalam tinjauan bahawa G Suite benar-benar memudahkan mereka bekerja dengan dokumen. Selepas peralihan, mobiliti pekerja meningkat dan mereka mula bekerja lebih banyak menggunakan peranti boleh pakai:
Statistik penggunaan peranti mudah alih mengikut Kelab Forex
Borang Google telah mendapat populariti yang hebat. Di dalam jabatan, mereka memungkinkan untuk menjalankan tinjauan dengan cepat yang sebelum ini memerlukan penggunaan mel, mengumpul hasil secara manual. Peralihan kepada Google Chat dan Hangouts Meet menyebabkan paling banyak soalan dan aduan, kerana ia biasanya mempunyai lebih sedikit fungsi, tetapi penggunaannya memungkinkan untuk meninggalkan banyak pemesej segera dalam syarikat.
Keputusan projek telah dirumuskan oleh Dmitry Ostroverkhov, dengan siapa kami bekerja: "Projek ini mengurangkan kos Kelab Forex untuk infrastruktur IT dan memudahkan sokongannya. Seluruh lapisan tugas penyelenggaraan proses telah hilang, kerana isu ini diselesaikan di pihak Google. Kini semua perkhidmatan boleh dikonfigurasikan dari jauh, ia disokong oleh beberapa pentadbir Google dan jabatan IT telah membebaskan masa dan sumber untuk perkara lain.β
Sumber: www.habr.com