Kami telah menulis beberapa kali tentang cara teknologi kami membantu dan juga memproses maklumat daripada sebarang jenis dokumen dan memasukkan data ke dalam sistem perakaunan. Hari ini kami akan memberitahu anda bagaimana kami melaksanakan Π² - pembekal terbesar haba dan air panas di Moscow.
Bayangkan diri anda di tempat akauntan biasa. Kami tahu ia tidak mudah, tetapi cuba juga. Setiap hari anda menerima sejumlah besar invois kertas, invois, sijil dan sebagainya. Dan terutamanya banyak - pada hari-hari sebelum penyerahan laporan. Semua butiran dan jumlah mesti disemak dengan cepat dan teliti, ditaip semula dan dimasukkan ke dalam sistem perakaunan, urus niaga yang dijalankan secara manual dan dihantar ke arkib, supaya kemudiannya ia boleh diserahkan untuk pengesahan kepada juruaudit dalaman, perkhidmatan cukai, pihak berkuasa peraturan tarif dan yang lain. Sukar? Tetapi ini adalah amalan perniagaan lama yang wujud di banyak syarikat. Bersama-sama dengan MIPC, kami telah mempermudahkan kerja yang sungguh-sungguh ini dan menjadikannya lebih mudah. Jika anda berminat dengan keadaannya, selamat datang di bawah kucing.
Digambarkan ialah Moscow CHPP-21, pengeluar tenaga haba terbesar di Eropah. Haba yang dijana di stesen ini dibekalkan oleh MIPC kepada 3 juta penduduk utara Moscow. .
MIPC mempunyai sedozen setengah cawangan di Moscow. Ia menyediakan 15 km rangkaian pemanasan, 811 stesen terma dan rumah dandang, 94 titik pemanasan dan 10 stesen pam, dan juga membina dan menyesuaikan sistem bekalan haba baharu. Syarikat membeli pelbagai peralatan dan perkhidmatan untuk aktiviti perniagaan: . Dokumen dalam setiap subbahagian-pemula pembelian dikendalikan oleh pekerja khas - kurator kontrak.
Bagaimanakah pelaksanaan kontrak dalam syarikat besar diatur? Apabila kurator membuat perjanjian, mereka menerima banyak dokumen kertas penting daripada rakan niaga: bil laluan, tindakan perkhidmatan, invois, sijil, dll. Biasanya, kurator mengimbas kertas perniagaan dan kemudian melampirkan imbasan pada pesanan dalam sistem pengurusan sumber perusahaan. Pengawal kewangan menyemak semua data secara manual. Selepas itu, kurator membawa dokumen asal ke jabatan perakaunan. Atau kurier melakukan ini, dan kemudian pemindahan dokumen mungkin mengambil masa yang lebih lama - dari beberapa jam hingga beberapa hari.
Dan semuanya akan baik-baik saja, tetapi, seperti dalam banyak syarikat lain:
- Kertas kerja boleh datang ke jabatan perakaunan beberapa hari sebelum melaporkan. Kemudian akauntan terpaksa siang dan malam di tempat kerja. Anda perlu menyemak secara manual sama ada semua invois, invois, dsb. diisi dengan betul. Kemudian, jika semuanya betul, pekerja menaip semula data ke dalam sistem perakaunan dan membuat pengeposan. Pada masa yang sama, 90% masa akauntan dibelanjakan untuk mencetak semula data - butiran, jumlah, tarikh, nombor item, dll. Kerana ini, terdapat risiko melakukan kesilapan.
- Dokumen mungkin sudah datang dengan ralat. Dan kadangkala beberapa invois atau sijil tiada. Kadang-kadang ia ternyata pada hari-hari terakhir sebelum melaporkan. Disebabkan ini, syarat kelulusan dokumen mungkin ditangguhkan.
- Selepas menghantar, akauntan menyimpan invois, invois dan bertindak dalam kertas dan arkib elektronik yang berbeza. Kenapa susah? Sebagai contoh, MIPC bekerja pada tarif, jadi ia wajib melaporkan kosnya secara tetap kepada pihak berkuasa eksekutif. Dan apabila audit negeri atau cukai seterusnya datang ke jabatan perakaunan, pekerja perlu mencari dokumen untuk masa yang lama.
Bagaimana skema kerja jabatan perakaunan MIPC kelihatan seperti sebelum ini:
MIPC adalah yang pertama dalam industri tenaga untuk mereka bentuk semula dan memudahkan skim ini untuk menutup urus niaga dan menyerahkan laporan dengan lebih cepat, menilai dengan lebih baik perubahan pasaran dalam pemerolehan dan merancang strategi kewangannya. Secara bebas, semata-mata, tidak mudah untuk mengubah skema kerja perakaunan jangka panjang yang telah ditetapkan, jadi syarikat memutuskan untuk mengubahnya bersama-sama dengan rakan kongsi - ABBYY.
Tidak cepat berkata daripada selesai
Pasukan pakar ABBYY melaksanakan platform universal untuk pemprosesan maklumat pintar dalam MIPC dan dikonfigurasikan:
- penerangan fleksibel (templat pengekstrakan data) untuk pemprosesan dokumen. Mengenai apa itu dan untuk apa ia, kami bercakap secara terperinci mengenai HabrΓ© ΠΈ . MIPC memproses lebih daripada 30 jenis dokumen menggunakan penyelesaian (contohnya, tindakan memasang peralatan atau tindakan untuk yuran agensi) dan mengekstrak lebih daripada 50 atribut daripadanya (nombor dokumen, jumlah amaun dengan VAT, nama pembeli, penjual, kontraktor, kuantiti barang, dsb.);
- penyambung untuk melakukan semakan dan memuat naik data, yang menghubungkan ABBYY FlexiCapture, SAP dan OpenText. Terima kasih kepada penyambung, ia menjadi mungkin untuk menyemak data secara automatik dari pesanan dan kontrak terhadap pelbagai direktori. Kami akan bercakap tentang perkara ini di bawah;
- eksport dokumen ke arkib elektronik berdasarkan OpenText. Kini semua imbasan dokumen disimpan di satu tempat;
- draf entri perakaunan dalam SAP ERP dengan pautan ke dokumen yang diimbas.
Kemudian pekerja ABBYY dan MIPC membangunkan borang carian supaya akauntan boleh mencari invois penting mengikut mana-mana atribut dalam arkib elektronik dalam beberapa saat dan menyerahkannya untuk pemeriksaan cukai.
Carian boleh dilakukan dengan 26 kriteria berbeza (gambar boleh diklik):
Selepas MIPC berjaya menguji keseluruhan sistem, ia telah mula beroperasi. Keseluruhan projek, termasuk kelulusan, penjelasan dan penambahbaikan, telah dilaksanakan dalam tempoh 10 bulan.
Skim kerja selepas pelaksanaan ABBYY FlexiCapture:
Adakah anda rasa seperti tiada apa yang berubah? Ya, proses perniagaan tetap sama, cuma kebanyakan fungsi kini dilakukan oleh mesin.
Pendawaian, ayuh!
Bagaimana keadaan sekarang? Katakan kurator kontrak menerima satu set dokumen utama untuk perjanjian untuk bekalan pam untuk loji kuasa haba, atau, sebagai contoh, pembinaan rangkaian pemanasan. Pakar tidak lagi perlu menyemak sendiri kelengkapan dan kandungan dokumen, hubungi kurier dan hantar dokumen asal ke jabatan perakaunan. Kurator hanya mengimbas set dokumen utama yang ditandatangani, dan kemudian teknologi mengambil alih.
Menggunakan sistem imbasan rangkaian, pekerja menghantar imbasan dalam format TIFF atau PDF kepada dirinya sendiri dalam folder panas atau melalui mel. Dia kemudian membuka Stesen Web Tangkap FlexiCapture ABBYY dan memilih jenis dokumen yang ditetapkan untuk diproses. Contohnya, "pembelian kerja/perkhidmatan dengan yuran agensi", "penerimaan sumber bahan dan teknikal (MTR)", atau "perakaunan untuk harta".
Jenis set menentukan bilangan dan jenis dokumen dan data yang diperlukan yang sistem mesti mengelas, mengiktiraf dan mengesahkan.
Kurator memuat naik imbasan untuk pengecaman. Sistem secara automatik menyemak ketersediaan semua dokumen, kandungan setiap kertas, dan butiran diiktiraf pada pelayan - tarikh kontrak, jumlah, alamat, TIN, KPP dan data lain. By the way, MIPC ialah syarikat tenaga pertama di Rusia yang menggunakan pendekatan ini.
Jika kurator tidak memuat naik semua dokumen atau beberapa invois tidak mengandungi semua data, sistem menyedari ini dan segera meminta pekerja membetulkan ralat:
Sistem bersumpah dan meminta untuk menambah dokumen yang hilang (selepas ini tangkapan skrin boleh diklik):
Sistem mendapati bahawa dokumen itu telah tamat tempoh:
Oleh itu, pekerja tidak lagi perlu menentukan sama ada dokumen itu dilaksanakan dengan betul. Jika semuanya betul, maka kebanyakan semakan data secara automatik berlaku terus pada stesen input web. Ia cukup untuk memasukkan nombor pesanan yang dinyatakan dalam SAP ERP. Selepas itu, data yang diiktiraf dibandingkan dengan maklumat yang diproses dalam SAP: TIN dan KPP rakan niaga, nombor dan amaun kontrak, VAT, tatanama barangan atau perkhidmatan. Memproses dan menyemak satu dokumen hanya mengambil masa beberapa minit.
Mengikut butiran - TIN dan KPP - anda boleh memilih syarikat yang dikehendaki dari direktori:
Jika terdapat ralat dalam invois atau bil laluan, maka ia tidak akan membenarkan dokumen itu dieksport ke arkib. Sebagai contoh, jika dokumen dibuat dengan salah atau salah satu aksara tidak dikenali, sistem akan menunjukkan ini dan meminta pekerja membetulkan semua ketidaktepatan. Berikut ialah contoh:
Sistem mengesan bahawa CJSC Vasilek tidak termasuk dalam senarai pembekal MIPC.
Ini membolehkan pekerja menjejaki kesilapan walaupun sebelum dokumen itu memasuki jabatan perakaunan.
Jika semua semakan berjaya diluluskan, maka dalam satu klik salinan imbasan dokumen dihantar ke arkib elektronik OpenText, dan pautan dan kad dengan metadatanya muncul dalam SAP. Akauntan atau kurator sentiasa boleh melihat dalam arkib elektronik untuk senarai dokumen untuk pesanan dan maklumat yang diperlukan tentang siapa, dalam jangka masa apa dan dengan keputusan yang memproses dokumen tersebut.
Pyotr Petrovich melihat ke dalam arkib elektronik, ...
β¦untuk melihat siapa yang memuat naik dokumen untuk pesanan #1111.
Selepas memuat naik data dan imbasan daripada ABBYY FlexiCapture ke SAP, transaksi draf muncul dengan data pra-isi dan pautan ke dokumen yang diimbas.
Draf pendawaian:
Kemudian akauntan menerima pemberitahuan e-mel dengan pautan ke draf selesai dan imbasan. Pakar tidak lagi perlu menderita dengan kertas. Apa yang dia perlu lakukan ialah menyemak jumlah akhir transaksi dalam imbasan, kehadiran meterai, tandatangan dan membuat transaksi. Akauntan kini menghabiskan kurang daripada satu minit untuknya.
Hasil projek
- Dengan bantuan teknologi ABBYY, MIPC telah memudahkan dan mempercepatkan bukan sahaja perakaunan, tetapi juga kawalan kewangan. Untuk membuat pendawaian, pekerja tidak perlu lagi menunggu kurier dengan dokumen asal - cukup untuk menerima imbasan dengan data yang telah disahkan dari arkib elektronik dalam satu klik. Benar, dokumen kertas masih diperlukan. Tetapi sekarang ia boleh dihantar ke perakaunan kemudian. Apabila dia tiba di sana, pekerja akan menandakan kotak semak "Asal diterima" dalam sistem perakaunan.
- Pekerja segera menerima semua data yang diperlukan tentang transaksi daripada imbasan, membuat urus niaga tepat pada masanya dan menyediakan semua dokumen untuk dilaporkan lebih awal. Kini mereka tidak takut sama ada pemeriksaan dalaman atau luaran.
- Akauntan menjalankan transaksi kewangan 3 kali lebih cepat, dan MIPC menutup tempoh pelaporan 10 hari lebih awal.
- Semua cawangan MIPC menyimpan dokumen perakaunan dalam satu arkib elektronik. Terima kasih kepada ini, anda boleh menemui sebarang invois, kontrak atau sijil penyiapan, serta sebarang sifat daripada mereka (jumlah, VAT, tatanama barangan atau perkhidmatan) 4 kali lebih cepat daripada sebelumnya.
- Penyelesaian itu memproses lebih daripada 2,6 juta halaman dokumen setiap tahun.
Daripada kesimpulan
MIPC menggunakan selama 2 tahun dan selama ini saya mengumpul statistik. Ternyata akauntan membuat 95% siaran tanpa membuat perubahan pada draf. Dan ini bermakna siaran sedemikian pada masa hadapan boleh dilangkau sepenuhnya secara automatik. Kebetulan bahawa produk ini sebenarnya menjadi langkah pertama syarikat dalam cara untuk memperkenalkan elemen "kecerdasan buatan" ke dalam proses perniagaan syarikat: MIPC sedang membangunkan program yang sesuai.
Syarikat Rusia lain juga mengautomasikan kerja perakaunan: mereka menjadikannya lebih mudah dan lebih mudah. Sebagai contoh, dengan bantuan teknologi ABBYY, perkhidmatan kawalan kewangan "Β» Dapatkan maklumat perniagaan kritikal sehingga 2x lebih pantas dan kurangkan 20% masa untuk mencari invois dan nota penghantaran yang betul. Teknologi pemprosesan maklumat pintar membantu pekerja jabatan perakaunan induk "Β» segera cari dokumen kewangan yang diperlukan semasa audit cukai besar-besaran. Pada 2019, pakar syarikat merancang untuk memproses kira-kira 10 juta halaman dokumen.
Adakah anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang projek MIPC dan ABBYY? Pada 3 April jam 11:00, Vladimir Feoktistov, Timbalan Ketua Pusat Teknologi Maklumat MIPC, akan bercakap tentang butiran kes secara percuma . Sertai jika anda ingin bertanya soalan.
Elizabeth Titanenko,
Editor blog korporat ABBYY
Sumber: www.habr.com